光盤檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司光盤檔案的科學(xué)管理，確保光盤檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于開發(fā)利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門形成的各類光盤檔案的管理。（三）定義1.光盤檔案：指公司在各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中直接形成的、具有保存價(jià)值的以光盤為載體的各種記錄。2.歸檔光盤：經(jīng)過整理、編目等程序，按照規(guī)定向檔案部門移交的光盤。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司光盤檔案由檔案部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.全程管理原則：對(duì)光盤檔案的形成、積累、整理、歸檔、保管、利用等全過程進(jìn)行有效管理。3.有效利用原則：充分開發(fā)利用光盤檔案資源，為公司各項(xiàng)工作提供服務(wù)。4.確保安全原則：采取有效措施，確保光盤檔案的實(shí)體安全和信息安全。二、光盤檔案的形成與積累（一）形成部門職責(zé)1.各部門負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)活動(dòng)中光盤檔案的形成和積累工作。2.明確專人負(fù)責(zé)光盤檔案的收集、整理和初步編目工作，確保光盤檔案的質(zhì)量。（二）形成要求1.光盤的選擇：應(yīng)選用質(zhì)量可靠、耐久性好的光盤，如一次性寫入光盤（CDR、DVDR等）或可擦寫光盤（CDRW、DVDRW等）。2.錄制內(nèi)容：光盤應(yīng)清晰、完整地記錄公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中的重要信息，如會(huì)議記錄、培訓(xùn)資料、項(xiàng)目文件、產(chǎn)品資料、客戶資料等。3.標(biāo)識(shí)要求：光盤表面應(yīng)標(biāo)注清晰的標(biāo)識(shí)，包括光盤編號(hào)、形成部門、日期、內(nèi)容簡(jiǎn)介等信息。（三）積累期限各部門應(yīng)及時(shí)將形成的光盤檔案進(jìn)行積累，一般在業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成初步整理，并移交檔案部門。三、光盤檔案的整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）整理步驟1.分類：根據(jù)光盤檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，進(jìn)行分類。如可分為行政文件類、業(yè)務(wù)合同類、技術(shù)資料類、財(cái)務(wù)報(bào)表類等。2.編號(hào)：為每盤歸檔光盤編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于識(shí)別和管理。編號(hào)格式可采用“年份+部門代碼+順序號(hào)”，如“202301001”。3.編目：編制光盤檔案目錄，目錄應(yīng)包括光盤編號(hào)、題名、形成部門、日期、內(nèi)容簡(jiǎn)介、密級(jí)等信息。編目應(yīng)準(zhǔn)確、完整，便于檢索。（三）整理質(zhì)量要求1.整理后的光盤檔案應(yīng)分類準(zhǔn)確、編號(hào)規(guī)范、編目清晰。2.確保光盤內(nèi)容的可讀性和完整性，對(duì)有問題的光盤應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或重新錄制。四、光盤檔案的歸檔（一）歸檔時(shí)間各部門應(yīng)在每年的[X]月底前，將上一年度形成的光盤檔案向檔案部門歸檔。（二）歸檔手續(xù)1.填寫《光盤檔案歸檔清單》，一式兩份，一份由檔案部門留存，一份由移交部門留存。2.移交雙方應(yīng)在《光盤檔案歸檔清單》上簽字確認(rèn)，明確交接責(zé)任。（三）歸檔要求1.歸檔的光盤檔案應(yīng)經(jīng)過整理，符合整理質(zhì)量要求。2.檔案部門應(yīng)對(duì)歸檔的光盤檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保歸檔光盤的數(shù)量、編號(hào)、內(nèi)容等與《光盤檔案歸檔清單》一致。五、光盤檔案的保管（一）保管環(huán)境1.檔案部門應(yīng)設(shè)置專門的光盤檔案保管庫，保管庫應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度控制在[X]%[X]%之間。2.保管庫應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜、防磁等設(shè)施，確保光盤檔案的安全。（二）保管方式1.光盤檔案應(yīng)采用專柜存放，按類別、編號(hào)順序排列，便于查找和管理。2.對(duì)于重要的光盤檔案，應(yīng)進(jìn)行備份，備份光盤應(yīng)與原光盤分開保管。（三）保管期限光盤檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況確定，一般分為短期、中期和長(zhǎng)期。短期保管期限為[X]年，中期保管期限為[X]年，長(zhǎng)期保管期限為[X]年以上。（四）保管檢查1.檔案部門應(yīng)定期對(duì)光盤檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括光盤的外觀、存儲(chǔ)內(nèi)容、保管環(huán)境等。2.發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，如對(duì)光盤進(jìn)行修復(fù)、更換存儲(chǔ)設(shè)備等。六、光盤檔案的利用（一）利用原則1.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司保密制度，確保光盤檔案的安全和保密。2.本著方便、快捷、高效的原則，為公司各項(xiàng)工作提供服務(wù)。（二）利用手續(xù)1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱光盤檔案，應(yīng)填寫《光盤檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案部門應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，提供相應(yīng)的光盤檔案，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱日期、查閱人、查閱內(nèi)容、歸還日期等信息。3.查閱人應(yīng)在檔案部門指定的地點(diǎn)查閱光盤檔案，不得擅自將光盤帶出檔案部門。如需復(fù)制光盤檔案，應(yīng)填寫《光盤檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，經(jīng)檔案部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制。（三）利用范圍1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱、復(fù)制光盤檔案。2.外單位因工作需要查閱、復(fù)制公司光盤檔案，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司相關(guān)制度辦理審批手續(xù)。七、光盤檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對(duì)光盤檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的真實(shí)性、完整性和有效性。2.根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，確定檔案的存毀。（二）鑒定組織成立由檔案部門、業(yè)務(wù)部門等相關(guān)人員組成的光盤檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)對(duì)光盤檔案進(jìn)行鑒定。（三）鑒定內(nèi)容1.檢查光盤檔案的完整性和可讀性，對(duì)有問題的光盤進(jìn)行修復(fù)或重新錄制。2.根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，確定檔案的存毀。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，對(duì)確無保存價(jià)值的光盤檔案，填寫《光盤檔案銷毀清單》，一式兩份，一份由檔案部門留存，一份由銷毀執(zhí)行部門留存。2.銷毀執(zhí)行部門應(yīng)按照規(guī)定的程序?qū)獗P檔案進(jìn)行銷毀，銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀日期、銷毀人、監(jiān)銷人等信息。3.銷毀完畢后，銷毀執(zhí)行部門應(yīng)在《光盤檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)，并將銷毀清單交檔案部門存檔。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案部門負(fù)責(zé)對(duì)公司光盤檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，定期對(duì)各部門光盤檔案的形成、積累、整理、歸檔、保管、利用等情況進(jìn)行檢查。2.對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出整改意見，督促相關(guān)部門進(jìn)行整改。（二）考核機(jī)制1.將光盤檔案管理工作納入公司績(jī)效考核體系，對(duì)在光盤檔案管理工作中表現(xiàn)突出的部門和個(gè)人給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。2.對(duì)違反本制度規(guī)定，導(dǎo)致光盤檔案丟失、損壞、泄密等事故的部門