機(jī)關(guān)收閱文件管理制度總則目的為加強(qiáng)機(jī)關(guān)文件收閱管理，確保文件傳遞及時(shí)、準(zhǔn)確、安全，提高工作效率，特制定本制度。適用范圍本制度適用于機(jī)關(guān)各部門及全體工作人員?；驹瓌t1.及時(shí)高效原則：確保文件及時(shí)收閱、傳遞和處理，不得積壓延誤。2.準(zhǔn)確規(guī)范原則：嚴(yán)格按照規(guī)定程序和要求處理文件，保證文件內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，格式規(guī)范統(tǒng)一。3.安全保密原則：妥善保管文件，防止文件丟失、泄密和損壞。文件收閱流程文件接收1.專人負(fù)責(zé)：設(shè)立專門的文件收發(fā)崗位，配備責(zé)任心強(qiáng)、業(yè)務(wù)熟悉的工作人員負(fù)責(zé)文件接收工作。2.簽收登記：對(duì)收到的文件進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確認(rèn)文件數(shù)量、種類、來源等信息無誤后，在文件傳遞單上簽字并登記。登記內(nèi)容包括文件標(biāo)題、文號(hào)、發(fā)文機(jī)關(guān)、日期、份數(shù)、密級(jí)等。3.分類整理：按照文件的性質(zhì)、內(nèi)容和緊急程度進(jìn)行分類整理，以便于后續(xù)處理。文件分發(fā)1.擬定分發(fā)清單：根據(jù)文件內(nèi)容和工作需要，擬定文件分發(fā)清單，明確文件的主送、抄送部門及人員。2.領(lǐng)導(dǎo)審批：分發(fā)清單報(bào)經(jīng)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，按照審批意見進(jìn)行文件分發(fā)。3.文件傳遞：通過專人送達(dá)、機(jī)要交換、電子郵件等方式將文件傳遞給相關(guān)部門和人員，并做好交接記錄。文件傳閱1.確定傳閱順序：根據(jù)文件內(nèi)容和工作需要，確定文件傳閱順序，一般按照先主要領(lǐng)導(dǎo)、后其他領(lǐng)導(dǎo)，先承辦部門、后協(xié)辦部門的順序進(jìn)行傳閱。2.設(shè)置傳閱標(biāo)識(shí)：在文件首頁右上角加蓋“傳閱”章，并注明傳閱順序和傳閱時(shí)間。3.跟蹤催辦：對(duì)傳閱的文件進(jìn)行跟蹤催辦，及時(shí)掌握文件傳閱情況，確保文件在規(guī)定時(shí)間內(nèi)傳閱完畢。對(duì)傳閱過程中出現(xiàn)的問題及時(shí)協(xié)調(diào)解決。文件辦理1.明確承辦部門和人員：根據(jù)文件內(nèi)容和職責(zé)分工，明確文件的承辦部門和人員。承辦部門和人員應(yīng)及時(shí)對(duì)文件進(jìn)行研究處理，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將辦理結(jié)果反饋給發(fā)文機(jī)關(guān)或交辦部門。2.辦理要求：承辦部門和人員應(yīng)認(rèn)真閱讀文件，領(lǐng)會(huì)文件精神，按照規(guī)定的程序和要求辦理文件。對(duì)需要請(qǐng)示報(bào)告的事項(xiàng)，應(yīng)及時(shí)提出請(qǐng)示報(bào)告意見；對(duì)需要協(xié)調(diào)解決的問題，應(yīng)積極主動(dòng)與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，提出解決方案。3.文件歸檔：文件辦理完畢后，承辦部門和人員應(yīng)及時(shí)將文件整理歸檔，確保文件資料的完整性和規(guī)范性。文件保管與保密文件保管1.設(shè)立專門檔案庫：機(jī)關(guān)設(shè)立專門的檔案庫，配備必要的檔案保管設(shè)備，如文件柜、保險(xiǎn)柜、防潮防蟲設(shè)備等，確保文件安全存放。2.分類存放：按照文件的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。3.定期盤點(diǎn)：定期對(duì)檔案庫內(nèi)的文件進(jìn)行盤點(diǎn)，核對(duì)文件數(shù)量、種類、保管期限等信息，確保文件賬實(shí)相符。對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行處理。文件保密1.保密制度：建立健全文件保密制度，明確保密責(zé)任和保密措施，加強(qiáng)對(duì)文件保密工作的管理。2.密級(jí)劃分：根據(jù)文件內(nèi)容和重要程度，對(duì)文件進(jìn)行密級(jí)劃分，分為絕密、機(jī)密、秘密三級(jí)。絕密級(jí)文件應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定進(jìn)行管理，機(jī)密級(jí)文件應(yīng)嚴(yán)格控制知悉范圍，秘密級(jí)文件應(yīng)妥善保管，防止泄露。3.保密措施：對(duì)涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的文件，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專人保管、限制訪問等保密措施。在文件傳遞、處理過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自擴(kuò)大知悉范圍。對(duì)因工作需要查閱、借閱保密文件的，應(yīng)履行嚴(yán)格的審批手續(xù)，并在指定地點(diǎn)閱讀和使用，不得擅自復(fù)制、摘抄、轉(zhuǎn)借。文件清退與銷毀文件清退1.定期清退：根據(jù)文件管理規(guī)定和工作需要，定期對(duì)已辦理完畢的文件進(jìn)行清退。清退范圍包括上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的文件、本機(jī)關(guān)制發(fā)的文件、其他機(jī)關(guān)抄送的文件等。2.清退要求：清退文件時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)文件數(shù)量、種類、文號(hào)等信息，確保清退文件完整無缺。對(duì)清退過程中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行處理。清退文件應(yīng)統(tǒng)一交回文件收發(fā)部門，由文件收發(fā)部門負(fù)責(zé)與發(fā)文機(jī)關(guān)或相關(guān)部門進(jìn)行核對(duì)和交接。文件銷毀1.銷毀范圍：對(duì)已清退的文件、超過保管期限的文件、無保存價(jià)值的文件等，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.銷毀程序：文件銷毀前，應(yīng)填寫《文件銷毀審批表》，報(bào)經(jīng)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀。文件銷毀應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行，確保文件內(nèi)容無法恢復(fù)。銷毀過程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀工作安全、徹底。銷毀完畢后，應(yīng)在《文件銷毀審批表》上注明銷毀情況，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。文件管理監(jiān)督與考核監(jiān)督檢查1.定期檢查：機(jī)關(guān)辦公室定期對(duì)文件收閱管理情況進(jìn)行檢查，重點(diǎn)檢查文件收發(fā)登記、傳閱、辦理、保管、清退、銷毀等環(huán)節(jié)的工作是否符合規(guī)定要求。2.不定期抽查：機(jī)關(guān)辦公室不定期對(duì)文件收閱管理情況進(jìn)行抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)責(zé)令相關(guān)部門和人員限期整改，并跟蹤檢查整改情況?？己嗽u(píng)價(jià)1.建立考核機(jī)制：將文件收閱管理工作納入機(jī)關(guān)工作人員績(jī)效考核體系，制定具體的考核指標(biāo)和評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)文件收閱管理工作進(jìn)行量化考核。2.考核結(jié)果運(yùn)用：考核結(jié)果作為機(jī)關(guān)工作人員評(píng)先評(píng)優(yōu)、職務(wù)晉升、獎(jiǎng)勵(lì)懲處的重要依據(jù)。對(duì)文件收閱管理工作成績(jī)突出的部門和人員，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)工作不力、造成文件丟失、泄密等嚴(yán)重后果的部門