機(jī)關(guān)部門收文管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)機(jī)關(guān)部門收文管理，確保文件傳遞及時、處理準(zhǔn)確、歸檔規(guī)范，提高工作效率和質(zhì)量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于機(jī)關(guān)各部門收文的簽收、登記、傳閱、辦理、催辦、歸檔等環(huán)節(jié)的管理。（三）基本原則1.及時高效原則對收到的文件要及時處理，減少文件在流轉(zhuǎn)過程中的積壓，確保各項(xiàng)工作按時推進(jìn)。2.準(zhǔn)確規(guī)范原則文件處理過程中要嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行，保證文件內(nèi)容準(zhǔn)確傳達(dá)，處理結(jié)果規(guī)范。3.安全保密原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，確保文件在傳遞、處理和保管過程中的安全，防止文件泄露。二、收文簽收（一）簽收人員機(jī)關(guān)各部門指定專人負(fù)責(zé)收文簽收工作，簽收人員應(yīng)具備認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度和一定的文字處理能力。（二）簽收流程1.外部來文送達(dá)機(jī)關(guān)時，由收發(fā)室或相關(guān)接收部門負(fù)責(zé)初步接收。2.簽收人員對來文進(jìn)行清點(diǎn)，檢查文件的數(shù)量、封裝等是否完好。3.核對來文的發(fā)送單位、文號、標(biāo)題、密級等信息，確保準(zhǔn)確無誤。4.在《收文登記簿》上詳細(xì)記錄收文日期、來文單位、文號、標(biāo)題、密級、份數(shù)、附件等內(nèi)容，并簽字確認(rèn)。（三）特殊情況處理1.對于破損、缺頁的文件，簽收人員應(yīng)及時與發(fā)文單位聯(lián)系，說明情況并要求補(bǔ)發(fā)。2.如發(fā)現(xiàn)來文與本機(jī)關(guān)無關(guān)或不屬于本部門職責(zé)范圍，簽收人員應(yīng)及時退回發(fā)文單位，并說明原因。三、收文登記（一）登記內(nèi)容收文登記應(yīng)包括以下詳細(xì)信息：1.收文日期：記錄文件收到的具體年月日。2.來文單位：填寫文件的發(fā)文機(jī)關(guān)名稱。3.文號：文件的發(fā)文字號。4.標(biāo)題：文件的具體標(biāo)題。5.密級：標(biāo)注文件的秘密等級，如絕密、機(jī)密、秘密等。6.份數(shù)：文件的份數(shù)。7.附件：如有附件，注明附件的名稱和數(shù)量。8.傳閱范圍：明確文件需要傳閱的部門和人員。9.處理情況：記錄文件的辦理進(jìn)度和結(jié)果。（二）登記方式收文登記可采用紙質(zhì)登記簿或電子表格的形式進(jìn)行。紙質(zhì)登記簿應(yīng)便于查閱和保存，電子表格應(yīng)定期備份，確保數(shù)據(jù)安全。（三）登記要求1.登記信息要準(zhǔn)確、完整，不得遺漏重要內(nèi)容。2.字跡要清晰，書寫規(guī)范，便于日后查詢。3.及時更新登記信息，保證登記內(nèi)容與文件實(shí)際處理情況一致。四、收文傳閱（一）傳閱范圍確定1.根據(jù)文件內(nèi)容和工作需要，由文件處理部門提出傳閱范圍建議，報部門負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)。2.傳閱范圍應(yīng)明確具體的部門和人員，避免擴(kuò)大或縮小傳閱范圍。（二）傳閱方式1.紙質(zhì)文件傳閱：將文件放置在專門的傳閱夾內(nèi)，按照傳閱順序依次傳遞給相關(guān)人員。傳閱人員在文件上簽字，注明傳閱日期。2.電子文件傳閱：通過內(nèi)部辦公系統(tǒng)或電子郵件等方式將文件發(fā)送給傳閱人員。傳閱人員應(yīng)及時查看并回復(fù)確認(rèn)，表明已閱讀文件。（三）傳閱要求1.傳閱人員應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成文件傳閱，不得積壓文件。2.如遇緊急文件或重要事項(xiàng)，應(yīng)優(yōu)先處理，確保文件及時傳遞。3.傳閱過程中要注意保護(hù)文件的安全和完整，不得隨意涂改、損壞文件。4.傳閱完畢后，傳閱人員應(yīng)將文件及時退回文件處理部門。五、收文辦理（一）辦理流程1.文件處理部門收到傳閱后的文件后，根據(jù)文件內(nèi)容和職責(zé)分工，確定具體的承辦人員。2.承辦人員對文件進(jìn)行認(rèn)真研究，提出辦理意見和建議，并填寫《文件處理單》。3.《文件處理單》應(yīng)包括文件基本信息、承辦人員意見、辦理措施、辦理期限等內(nèi)容。4.承辦人員將《文件處理單》連同文件一并報部門負(fù)責(zé)人審批。5.部門負(fù)責(zé)人根據(jù)承辦人員意見進(jìn)行審核，簽署審批意見。如同意承辦人員意見，應(yīng)明確辦理要求和期限；如不同意，應(yīng)提出修改意見，退回承辦人員重新辦理。6.承辦人員按照審批意見進(jìn)行文件辦理，辦理過程中要及時與相關(guān)部門和人員溝通協(xié)調(diào)，確保辦理工作順利進(jìn)行。7.辦理完畢后，承辦人員應(yīng)將辦理結(jié)果填寫在《文件處理單》上，并將文件和《文件處理單》一并歸檔。（二）辦理要求1.承辦人員要認(rèn)真負(fù)責(zé)，對文件內(nèi)容進(jìn)行深入分析，提出切實(shí)可行的辦理意見。2.辦理文件要嚴(yán)格遵守法律法規(guī)和相關(guān)政策規(guī)定，確保辦理結(jié)果合法合規(guī)。3.辦理期限要明確合理，不得無故拖延。如遇特殊情況需要延長辦理期限，承辦人員應(yīng)及時向部門負(fù)責(zé)人說明原因，并申請延期。4.辦理過程中要注重溝通協(xié)調(diào)，涉及多個部門的文件，主辦部門要主動與協(xié)辦部門溝通，共同推進(jìn)辦理工作。六、收文催辦（一）催辦職責(zé)1.文件處理部門負(fù)責(zé)對承辦人員的文件辦理情況進(jìn)行催辦。2.催辦人員應(yīng)定期檢查文件辦理進(jìn)度，及時發(fā)現(xiàn)和解決辦理過程中存在的問題。（二）催辦方式1.電話催辦：對于辦理期限臨近的文件，催辦人員可通過電話與承辦人員溝通，了解辦理進(jìn)展情況，提醒其按時完成辦理工作。2.書面催辦：對于重要文件或辦理期限較長的文件，催辦人員可發(fā)送書面催辦通知，明確辦理要求和期限，督促承辦人員加快辦理進(jìn)度。（三）催辦記錄催辦人員應(yīng)做好催辦記錄，記錄催辦時間、催辦對象、催辦內(nèi)容、承辦人員反饋情況等信息。催辦記錄應(yīng)妥善保存，以備查閱。七、收文歸檔（一）歸檔范圍1.本機(jī)關(guān)收到的各類文件，包括上級機(jī)關(guān)文件、下級機(jī)關(guān)文件、平行機(jī)關(guān)文件、內(nèi)部文件等。2.與文件辦理相關(guān)的《收文登記簿》、《文件處理單》等資料。（二）歸檔要求1.歸檔文件應(yīng)齊全完整，符合文件形成規(guī)律和特點(diǎn)。2.歸檔文件應(yīng)分類準(zhǔn)確，按照文件的來源、時間、內(nèi)容等進(jìn)行合理分類。3.歸檔文件應(yīng)裝訂整齊，采用統(tǒng)一的裝訂方式，確保文件牢固、整齊、美觀。4.歸檔文件應(yīng)編制頁碼，便于查閱和管理。5.歸檔文件應(yīng)填寫《歸檔文件目錄》，詳細(xì)記錄文件的編號、名稱、日期、保管期限等信息。（三）歸檔流程1.文件辦理完畢后，承辦人員應(yīng)及時將文件整理好，交本部門檔案管理人員。2.檔案管理人員對歸檔文件進(jìn)行審核，檢查文件是否齊全完整、分類是否準(zhǔn)確、裝訂是否規(guī)范等。3.審核無誤后，檔案管理人員將歸檔文件按照分類順序放入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)注相關(guān)信息。4.檔案管理人員將《歸檔文件目錄》錄入檔案管理系統(tǒng)，建立電子檔案目錄，便于查詢和利用。八、保密管理（一）保密措施1.對涉及國家秘密、商業(yè)秘密和內(nèi)部敏感信息的文件，要嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。2.收文人員應(yīng)妥善保管文件，不得擅自將文件帶出辦公場所或轉(zhuǎn)借他人。3.在文件傳閱和辦理過程中，要注意控制知悉范圍，不得隨意擴(kuò)大。4.對于廢棄文件，要按照規(guī)定進(jìn)行銷毀，防止文件信息泄露。（二）保密教育1.定期組織收文人員參加保密教育培訓(xùn)，提高保密意識和技能。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括國家保密法律法規(guī)、保密制度、文件保密處理方法等。（三）保密檢查1.定期對收文管理中的保密工作進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.檢查內(nèi)容包括文件保管情況、傳閱范圍控制情況、廢棄文件銷毀情況等。九、信息化管理（一）電子文件接收1.建立電子文件接收渠道，確保外部來文能夠及時、準(zhǔn)確地接收。2.對接收的電子文件進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換和元數(shù)據(jù)提取，保證電子文件的可讀性和可管理性。（二）電子文件存儲1.采用安全可靠的存儲設(shè)備和存儲方式，對電子文件進(jìn)行集中存儲。2.定期對電子文件進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）電子文件處理1.利用辦公自動化系統(tǒng)對電子文件進(jìn)行簽收、登記、傳閱、辦理、催辦等操作，提高文件處理效率。2.建立電子文件審批流程，實(shí)現(xiàn)文件審批的電子化。（四）電