技能培訓(xùn)檔案管理制度總則一、目的為規(guī)范公司技能培訓(xùn)檔案的管理，確保培訓(xùn)檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高培訓(xùn)工作的效率和質(zhì)量，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于公司全體員工的技能培訓(xùn)檔案管理，包括新員工入職培訓(xùn)、在職員工崗位技能培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)等各類培訓(xùn)活動(dòng)。三、管理職責(zé)1.人事部門負(fù)責(zé)制定公司技能培訓(xùn)檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。負(fù)責(zé)組織和協(xié)調(diào)公司各類技能培訓(xùn)活動(dòng)，收集和整理培訓(xùn)相關(guān)資料，建立員工培訓(xùn)檔案。負(fù)責(zé)培訓(xùn)檔案的日常管理，包括檔案的歸檔、保管、借閱、更新等工作。定期對(duì)培訓(xùn)檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，為公司培訓(xùn)工作的決策提供數(shù)據(jù)支持。2.培訓(xùn)部門負(fù)責(zé)制定公司培訓(xùn)計(jì)劃和培訓(xùn)大綱，組織實(shí)施各類培訓(xùn)活動(dòng)。負(fù)責(zé)培訓(xùn)過程中的資料收集和整理，包括培訓(xùn)通知、培訓(xùn)簽到表、培訓(xùn)講義、培訓(xùn)考核試卷等。及時(shí)將培訓(xùn)相關(guān)資料移交人事部門，配合人事部門做好培訓(xùn)檔案的管理工作。3.各部門負(fù)責(zé)本部門員工的培訓(xùn)需求申報(bào)，配合人事部門和培訓(xùn)部門做好培訓(xùn)工作。協(xié)助人事部門和培訓(xùn)部門做好培訓(xùn)檔案的管理工作，提供相關(guān)培訓(xùn)資料和信息。四、培訓(xùn)檔案的內(nèi)容1.員工基本信息包括員工姓名、性別、出生日期、入職日期、所在部門、崗位等基本信息。2.培訓(xùn)記錄包括培訓(xùn)名稱、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)地點(diǎn)、培訓(xùn)講師、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)方式、培訓(xùn)考核結(jié)果等詳細(xì)信息。3.培訓(xùn)證書包括員工參加各類培訓(xùn)所獲得的證書、資格證書、職稱證書等相關(guān)資料。4.培訓(xùn)費(fèi)用包括員工參加各類培訓(xùn)所產(chǎn)生的費(fèi)用，如培訓(xùn)報(bào)名費(fèi)、培訓(xùn)教材費(fèi)、培訓(xùn)差旅費(fèi)等。5.其他資料包括與培訓(xùn)相關(guān)的其他資料，如培訓(xùn)需求調(diào)研表、培訓(xùn)評(píng)估報(bào)告、培訓(xùn)改進(jìn)計(jì)劃等。培訓(xùn)檔案的建立與歸檔一、培訓(xùn)檔案的建立1.人事部門應(yīng)在員工入職后及時(shí)建立員工培訓(xùn)檔案，將員工基本信息錄入檔案系統(tǒng)。2.培訓(xùn)部門在組織實(shí)施各類培訓(xùn)活動(dòng)后，應(yīng)及時(shí)將培訓(xùn)相關(guān)資料移交人事部門，由人事部門負(fù)責(zé)建立培訓(xùn)檔案。3.培訓(xùn)檔案應(yīng)按照員工姓名進(jìn)行分類歸檔，每個(gè)員工建立一個(gè)獨(dú)立的檔案文件夾。二、培訓(xùn)檔案的歸檔要求1.培訓(xùn)檔案應(yīng)采用電子檔案和紙質(zhì)檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行管理，電子檔案應(yīng)備份存儲(chǔ)，確保檔案的安全性。2.培訓(xùn)檔案應(yīng)按照培訓(xùn)時(shí)間順序進(jìn)行歸檔，每年底對(duì)培訓(xùn)檔案進(jìn)行整理和歸檔，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.培訓(xùn)檔案應(yīng)采用統(tǒng)一的檔案格式和標(biāo)準(zhǔn)，檔案內(nèi)容應(yīng)填寫完整、準(zhǔn)確、清晰，不得涂改和遺漏。4.培訓(xùn)檔案應(yīng)定期進(jìn)行更新和維護(hù)，及時(shí)將員工參加的各類培訓(xùn)信息錄入檔案系統(tǒng)，確保檔案的及時(shí)性和有效性。培訓(xùn)檔案的保管與借閱一、培訓(xùn)檔案的保管1.人事部門應(yīng)設(shè)立專門的培訓(xùn)檔案保管室，配備必要的檔案保管設(shè)施，如檔案柜、滅火器、溫濕度計(jì)等，確保檔案的安全保管。2.培訓(xùn)檔案保管室應(yīng)實(shí)行專人負(fù)責(zé)制度，由專人負(fù)責(zé)檔案的保管、借閱、更新等工作，確保檔案的安全和保密。3.培訓(xùn)檔案保管室應(yīng)建立檔案借閱登記制度，嚴(yán)格控制檔案的借閱范圍和借閱時(shí)間，未經(jīng)批準(zhǔn)不得將檔案帶出保管室。4.培訓(xùn)檔案保管室應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清理，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案保管過程中出現(xiàn)的問題，確保檔案的安全和完整。二、培訓(xùn)檔案的借閱1.公司內(nèi)部員工因工作需要借閱培訓(xùn)檔案，應(yīng)填寫《培訓(xùn)檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和人事部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱培訓(xùn)檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案借閱規(guī)定，不得擅自涂改、損壞或丟失檔案資料。3.借閱培訓(xùn)檔案的時(shí)間一般不得超過7個(gè)工作日，如需延長借閱時(shí)間，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱培訓(xùn)檔案的員工應(yīng)妥善保管檔案資料，不得將檔案資料轉(zhuǎn)借他人或用于與工作無關(guān)的用途。5.借閱培訓(xùn)檔案的員工應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還檔案資料，如因工作需要需延長歸還時(shí)間，應(yīng)辦理延期手續(xù)。培訓(xùn)檔案的更新與維護(hù)一、培訓(xùn)檔案的更新1.人事部門應(yīng)定期對(duì)培訓(xùn)檔案進(jìn)行更新，及時(shí)將員工參加的各類培訓(xùn)信息錄入檔案系統(tǒng)，確保檔案的及時(shí)性和有效性。2.培訓(xùn)部門在組織實(shí)施各類培訓(xùn)活動(dòng)后，應(yīng)及時(shí)將培訓(xùn)相關(guān)資料移交人事部門，由人事部門負(fù)責(zé)更新培訓(xùn)檔案。3.員工個(gè)人信息發(fā)生變化時(shí)，如姓名、性別、出生日期、入職日期、所在部門、崗位等，應(yīng)及時(shí)通知人事部門，由人事部門負(fù)責(zé)更新員工培訓(xùn)檔案。二、培訓(xùn)檔案的維護(hù)1.人事部門應(yīng)定期對(duì)培訓(xùn)檔案進(jìn)行清理和整理，刪除過期或無用的檔案資料，確保檔案的簡潔和高效。2.培訓(xùn)部門應(yīng)定期對(duì)培訓(xùn)檔案進(jìn)行檢查和評(píng)估，發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的問題及時(shí)進(jìn)行整改，提高檔案管理水平。3.人事部門和培訓(xùn)部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)培訓(xùn)檔案