廣告公司入庫管理制度一、總則（一）目的為了加強廣告公司物資入庫管理，規(guī)范入庫流程，確保物資的數(shù)量準確、質(zhì)量合格、入庫及時，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于廣告公司所有采購物資的入庫管理，包括但不限于原材料、成品、辦公用品、設備等。（三）基本原則1.準確性原則：確保入庫物資的數(shù)量、規(guī)格、型號等信息準確無誤。2.及時性原則：采購物資到達后應及時辦理入庫手續(xù)，不得拖延。3.質(zhì)量檢驗原則：所有入庫物資必須經(jīng)過質(zhì)量檢驗，合格后方可入庫。4.責任明確原則：明確各部門及人員在入庫管理中的職責，做到責任到人。二、入庫流程（一）到貨通知1.采購部門在物資采購完成后，應及時將到貨信息通知倉庫管理部門，包括物資名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預計到貨時間等。2.倉庫管理部門接到到貨通知后，應做好接收準備工作，安排好倉庫倉位，準備好驗收工具等。（二）物資驗收1.物資到貨后，倉庫管理人員應首先核對送貨單與采購訂單的一致性，包括物資名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等。2.對物資的外觀、包裝進行檢查，如有破損、變形等情況，應及時記錄并拍照留存。3.按照相關質(zhì)量標準和檢驗規(guī)范對物資進行質(zhì)量檢驗，對于需要進行功能測試的物資，應進行相應測試。4.質(zhì)量檢驗合格的物資，倉庫管理人員應在送貨單上簽字確認；質(zhì)量檢驗不合格的物資，應填寫不合格報告，注明不合格原因，并及時通知采購部門與供應商協(xié)商處理。（三）入庫登記1.驗收合格的物資，倉庫管理人員應根據(jù)送貨單和采購訂單，在庫存管理系統(tǒng)中錄入物資入庫信息，包括物資編號、名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、入庫日期、供應商等。2.同時，在紙質(zhì)入庫單上填寫相關信息，并由倉庫管理人員、送貨人員簽字確認。入庫單一式三聯(lián)，一聯(lián)倉庫留存，一聯(lián)交采購部門，一聯(lián)交財務部門。（四）物資存儲1.倉庫管理人員應根據(jù)物資的性質(zhì)、特點和用途，將物資分類存放，并做好標識。2.對于有特殊存儲要求的物資，如易燃易爆物品、易腐物品等，應按照相關規(guī)定進行存儲。3.定期對庫存物資進行盤點，確保賬實相符。如發(fā)現(xiàn)賬實不符情況，應及時查明原因并進行處理。三、入庫管理職責（一）采購部門1.負責與供應商溝通協(xié)調(diào)物資采購事宜，確保物資按時、按質(zhì)、按量供應。2.在物資到貨前，及時將到貨信息通知倉庫管理部門。3.負責處理物資采購過程中的質(zhì)量問題，與供應商協(xié)商解決不合格物資的退換貨等事宜。（二）倉庫管理部門1.負責倉庫的日常管理工作，包括物資的驗收、入庫、存儲、盤點等。2.按照規(guī)定對入庫物資進行質(zhì)量檢驗，確保入庫物資質(zhì)量合格。3.負責庫存物資的保管和安全，防止物資損壞、丟失、變質(zhì)等情況發(fā)生。4.定期向采購部門和財務部門提供庫存物資報表。（三）質(zhì)量檢驗部門1.制定物資質(zhì)量檢驗標準和檢驗規(guī)范。2.對入庫物資進行質(zhì)量檢驗，出具檢驗報告。3.對質(zhì)量檢驗不合格的物資提出處理意見。（四）財務部門1.負責審核入庫單及相關憑證，確保入庫物資的賬務處理準確無誤。2.根據(jù)入庫單和采購發(fā)票進行付款結(jié)算。3.定期與倉庫管理部門核對庫存物資賬目，監(jiān)督庫存管理情況。四、入庫物資的質(zhì)量控制（一）檢驗標準1.廣告公司應制定明確的物資質(zhì)量檢驗標準，包括外觀、尺寸、性能、功能等方面的要求。2.對于采購的原材料、成品等物資，應符合國家相關標準和行業(yè)規(guī)范。（二）檢驗方法1.質(zhì)量檢驗人員應根據(jù)物資的特點和檢驗標準，選擇合適的檢驗方法，如目視檢查、量具測量、功能測試等。2.對于一些重要物資或批量采購的物資，可委托專業(yè)檢測機構進行檢驗。（三）不合格處理1.經(jīng)檢驗不合格的物資，倉庫管理人員應立即將其隔離存放，并做好標識。2.質(zhì)量檢驗部門應填寫不合格報告，注明不合格原因，提交給采購部門。3.采購部門負責與供應商聯(lián)系，協(xié)商不合格物資的退換貨、補貨或降價處理等事宜。4.對于因不合格物資給公司造成損失的，采購部門應追究供應商的責任。五、入庫數(shù)據(jù)管理（一）數(shù)據(jù)錄入1.倉庫管理人員應在物資入庫后及時、準確地在庫存管理系統(tǒng)中錄入入庫數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)的完整性和準確性。2.錄入的數(shù)據(jù)應包括物資編號、名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、入庫日期、供應商等信息。（二）數(shù)據(jù)審核1.財務部門應定期對入庫數(shù)據(jù)進行審核，確保數(shù)據(jù)與入庫單、采購發(fā)票等憑證一致。2.如發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)有誤，應及時通知倉庫管理部門進行更正。（三）數(shù)據(jù)備份1.庫存管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)應定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。2.備份數(shù)據(jù)應存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。六、入庫相關文件管理（一）文件分類1.入庫管理相關文件包括采購訂單、送貨單、入庫單、質(zhì)量檢驗報告、不合格報告等。2.這些文件應按照類別進行分類存放，便于查閱和管理。（二）文件保存期限1.采購訂單、送貨單、入庫單等文件應保存至少[X]年，以備查詢和審計。2.質(zhì)量檢驗報告、不合格報告等文件應根據(jù)實際情況保存適當期限，直至問題處理完畢。（三）文件查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱入庫相關文件的，應填寫文件查閱申請表，經(jīng)部門負責人批準后，到倉庫管理部門查閱。2.查閱文件時應愛護文件，不得涂改、損壞或丟失。如需復印文件，應經(jīng)倉庫管理部門同意。七、入庫工作的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.公司設立專門的監(jiān)督小組，定期對入庫管理工作進行檢查和監(jiān)督。2.監(jiān)督小組應檢查入庫流程的執(zhí)行情況、物資質(zhì)量檢驗情況、入庫數(shù)據(jù)的準確性等。（二）考核指標1.入庫及時率：考核采購物資是否按時入庫，計算公式為：入庫及時率=按時入庫的物資批次/應入庫的物資批次×100%。2.物資驗收合格率：考核入庫物資的質(zhì)量檢驗情況，計算公式為：物資驗收合格率=驗收合格的物資數(shù)量/驗收物資總數(shù)量×100%。3.數(shù)據(jù)準確率：考核入庫數(shù)據(jù)的準確性，計算公式為：數(shù)據(jù)準確率=準確錄入的入庫數(shù)據(jù)項數(shù)/應錄入的入庫數(shù)據(jù)項數(shù)×100%。（三）考核結(jié)果應用1.對于入庫管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人，公司給予表彰和獎勵。2.對于未達到考核指標要求的部門和個人，公司將進行批評教育，并要求其限期整改