建筑經(jīng)營(yíng)部檔案管理制度總則一、目的為加強(qiáng)建筑經(jīng)營(yíng)部檔案管理工作，規(guī)范檔案的收集、整理、保管、利用和銷毀等環(huán)節(jié)，提高檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案在建筑經(jīng)營(yíng)部工作中的作用，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于建筑經(jīng)營(yíng)部及其所屬各部門、項(xiàng)目組的檔案管理工作。三、檔案管理的基本原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理：建筑經(jīng)營(yíng)部檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，由建筑經(jīng)營(yíng)部綜合辦公室負(fù)責(zé)全部門檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)，各部門、項(xiàng)目組設(shè)專人負(fù)責(zé)本部門、項(xiàng)目組的檔案管理工作。2.完整準(zhǔn)確、安全保密：檔案管理工作應(yīng)確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和保密，不得損毀、丟失、泄密或擅自銷毀檔案。3.便于利用、規(guī)范管理：檔案管理工作應(yīng)注重檔案的利用價(jià)值，便于檔案的查閱和使用，同時(shí)應(yīng)規(guī)范檔案管理流程，提高檔案管理效率。四、檔案管理的職責(zé)分工1.建筑經(jīng)營(yíng)部綜合辦公室（1）負(fù)責(zé)制定建筑經(jīng)營(yíng)部檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。（2）負(fù)責(zé)建筑經(jīng)營(yíng)部檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)，對(duì)各部門、項(xiàng)目組的檔案管理工作進(jìn)行考核和評(píng)估。（3）負(fù)責(zé)建筑經(jīng)營(yíng)部各類檔案的收集、整理、保管、利用和銷毀等工作，建立健全檔案管理臺(tái)賬，確保檔案的安全和完整。（4）負(fù)責(zé)組織開展檔案管理培訓(xùn)和宣傳工作，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和檔案利用效率。2.各部門、項(xiàng)目組（1）設(shè)專人負(fù)責(zé)本部門、項(xiàng)目組的檔案管理工作，明確檔案管理人員的職責(zé)和權(quán)限。（2）按照本制度的要求，及時(shí)收集、整理本部門、項(xiàng)目組的各類檔案，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。（3）定期向建筑經(jīng)營(yíng)部綜合辦公室移交本部門、項(xiàng)目組的檔案，辦理移交手續(xù)，并接受建筑經(jīng)營(yíng)部綜合辦公室的監(jiān)督和檢查。（4）配合建筑經(jīng)營(yíng)部綜合辦公室開展檔案管理培訓(xùn)和宣傳工作，提高本部門、項(xiàng)目組檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和檔案利用效率。檔案的分類與編號(hào)一、檔案的分類建筑經(jīng)營(yíng)部檔案分為文書檔案、工程檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案、客戶檔案等五類。1.文書檔案：包括建筑經(jīng)營(yíng)部的各種文件、報(bào)告、通知、紀(jì)要、合同等。2.工程檔案：包括建筑經(jīng)營(yíng)部所承擔(dān)的工程項(xiàng)目的設(shè)計(jì)圖紙、施工方案、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等。3.財(cái)務(wù)檔案：包括建筑經(jīng)營(yíng)部的各種財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、審計(jì)報(bào)告等。4.人事檔案：包括建筑經(jīng)營(yíng)部員工的個(gè)人簡(jiǎn)歷、勞動(dòng)合同、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核記錄等。5.客戶檔案：包括建筑經(jīng)營(yíng)部的客戶信息、客戶合同、客戶投訴記錄等。二、檔案的編號(hào)1.文書檔案編號(hào)：文書檔案編號(hào)采用年度部門流水號(hào)的方式，如2023BJ001，表示2023年度建筑經(jīng)營(yíng)部的第1份文書檔案。2.工程檔案編號(hào)：工程檔案編號(hào)采用年度項(xiàng)目名稱流水號(hào)的方式，如2023XX項(xiàng)目001，表示2023年度XX項(xiàng)目的第1份工程檔案。3.財(cái)務(wù)檔案編號(hào)：財(cái)務(wù)檔案編號(hào)采用年度會(huì)計(jì)科目流水號(hào)的方式，如20231001001，表示2023年度1001會(huì)計(jì)科目的第1份財(cái)務(wù)檔案。4.人事檔案編號(hào)：人事檔案編號(hào)采用員工工號(hào)的方式，如001表示員工工號(hào)為001的人事檔案。5.客戶檔案編號(hào)：客戶檔案編號(hào)采用客戶名稱的拼音首字母流水號(hào)的方式，如ABC001表示客戶名稱為ABC的第1份客戶檔案。檔案的收集與整理一、檔案的收集1.各部門、項(xiàng)目組應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，及時(shí)收集本部門、項(xiàng)目組產(chǎn)生的各類檔案。2.檔案收集應(yīng)遵循及時(shí)、完整、準(zhǔn)確的原則，確保檔案的真實(shí)性和可靠性。3.對(duì)于重要的檔案資料，應(yīng)采取復(fù)印、掃描等方式進(jìn)行備份，以防原件丟失或損壞。二、檔案的整理1.文書檔案的整理（1）按照文件的類別、年度、文號(hào)等進(jìn)行分類整理，將同一類別的文件裝訂成冊(cè)，并編制目錄。（2）對(duì)于未裝訂的文件，應(yīng)按照文件的類別、年度、文號(hào)等進(jìn)行分類存放，并編制文件清單。2.工程檔案的整理（1）按照工程項(xiàng)目的類別、年度、施工階段等進(jìn)行分類整理，將同一類別的工程檔案裝訂成冊(cè)，并編制目錄。（2）對(duì)于未裝訂的工程檔案，應(yīng)按照工程項(xiàng)目的類別、年度、施工階段等進(jìn)行分類存放，并編制工程檔案清單。3.財(cái)務(wù)檔案的整理（1）按照會(huì)計(jì)科目、年度、憑證號(hào)等進(jìn)行分類整理，將同一類別的財(cái)務(wù)檔案裝訂成冊(cè)，并編制目錄。（2）對(duì)于未裝訂的財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)按照會(huì)計(jì)科目、年度、憑證號(hào)等進(jìn)行分類存放，并編制財(cái)務(wù)檔案清單。4.人事檔案的整理（1）按照員工工號(hào)、姓名等進(jìn)行分類整理，將同一員工的人事檔案裝訂成冊(cè)，并編制目錄。（2）對(duì)于未裝訂的人事檔案，應(yīng)按照員工工號(hào)、姓名等進(jìn)行分類存放，并編制人事檔案清單。5.客戶檔案的整理（1）按照客戶名稱的拼音首字母、年度等進(jìn)行分類整理，將同一客戶的檔案裝訂成冊(cè)，并編制目錄。（2）對(duì)于未裝訂的客戶檔案，應(yīng)按照客戶名稱的拼音首字母、年度等進(jìn)行分類存放，并編制客戶檔案清單。檔案的保管與利用一、檔案的保管1.建筑經(jīng)營(yíng)部綜合辦公室應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)施，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)備，確保檔案的安全。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)，定期進(jìn)行消毒和防蟲處理，防止檔案霉變和蟲蛀。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)檔案損壞、丟失或泄密等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。4.檔案的借閱應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進(jìn)行，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自借閱檔案。借閱檔案應(yīng)填寫借閱登記表，注明借閱檔案的名稱、借閱時(shí)間、借閱人等信息。5.檔案的復(fù)制應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進(jìn)行，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自復(fù)制檔案。復(fù)制檔案應(yīng)填寫復(fù)制登記表，注明復(fù)制檔案的名稱、復(fù)制時(shí)間、復(fù)制人等信息。二、檔案的利用1.建筑經(jīng)營(yíng)部各部門、項(xiàng)目組及員工在工作中需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱檔案的名稱、查閱時(shí)間、查閱人等信息，經(jīng)檔案管理人員審核批準(zhǔn)后，方可查閱檔案。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)檔案查閱申請(qǐng)表的要求，及時(shí)提供所需的檔案資料，并對(duì)查閱檔案的過程進(jìn)行監(jiān)督和管理。3.檔案的利用應(yīng)遵循節(jié)約、高效的原則，不得濫用檔案資料。對(duì)于利用檔案資料進(jìn)行的工作，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行總結(jié)和反饋，提高檔案利用效率。4.對(duì)于涉及商業(yè)秘密、國(guó)家機(jī)密等重要檔案資料，應(yīng)嚴(yán)格控制利用范圍，未經(jīng)批準(zhǔn)不得向外部單位或個(gè)人提供檔案資料。檔案的鑒定與銷毀一、檔案的鑒定1.建筑經(jīng)營(yíng)部綜合辦公室應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保存價(jià)值和保管期限。2.檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期三種，其中永久保管的檔案是指具有重要?dú)v史價(jià)值和長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案；長(zhǎng)期保管的檔案是指具有較高歷史價(jià)值和較長(zhǎng)利用價(jià)值的檔案；短期保管的檔案是指具有一定歷史價(jià)值和較短利用價(jià)值的檔案。3.檔案的鑒定工作應(yīng)由檔案管理人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和專業(yè)人員組成鑒定小組共同進(jìn)行，鑒定結(jié)果應(yīng)經(jīng)建筑經(jīng)營(yíng)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后生效。二、檔案的銷毀1.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)由檔案管理人員填寫檔案銷毀申請(qǐng)表，注明銷毀檔案的名稱、銷毀時(shí)間、銷毀人等信息，經(jīng)建筑經(jīng)營(yíng)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。2.檔案的銷毀應(yīng)在指定