空白儲值卡管理制度一、總則（一）目的為加強公司空白儲值卡的管理，規(guī)范空白儲值卡的領(lǐng)用、保管、使用及核銷流程，確保公司資金安全，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及空白儲值卡管理及使用的部門和人員。（三）基本原則1.安全性原則：確?？瞻變χ悼ǖ拇鎯?、流轉(zhuǎn)過程安全，防止丟失、被盜用等情況發(fā)生。2.規(guī)范性原則：嚴格按照規(guī)定的流程進行空白儲值卡的各項操作，保證管理工作規(guī)范有序。3.責(zé)任明確原則：明確各環(huán)節(jié)相關(guān)人員的職責(zé)，做到責(zé)任到人。二、職責(zé)分工（一）財務(wù)部門1.負責(zé)空白儲值卡的統(tǒng)一采購、登記入賬及資金管理。2.定期對空白儲值卡的庫存進行盤點，確保賬實相符。3.審核空白儲值卡的領(lǐng)用、使用及核銷記錄，進行賬務(wù)處理。（二）業(yè)務(wù)部門1.根據(jù)業(yè)務(wù)需求，提出空白儲值卡的領(lǐng)用申請。2.負責(zé)本部門領(lǐng)用空白儲值卡的保管、發(fā)放及使用，并對使用情況進行記錄。3.配合財務(wù)部門進行空白儲值卡的盤點及核銷工作。（三）信息管理部門1.保障空白儲值卡相關(guān)信息系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運行，確保數(shù)據(jù)準確無誤。2.根據(jù)業(yè)務(wù)需求，對空白儲值卡信息系統(tǒng)進行必要的維護和升級。（四）審計部門1.定期對空白儲值卡的管理情況進行審計監(jiān)督，檢查制度執(zhí)行情況及內(nèi)部控制有效性。2.對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。三、空白儲值卡的采購（一）采購計劃1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需要，提前制定空白儲值卡采購計劃，詳細說明采購數(shù)量、用途、預(yù)計使用時間等信息，并提交至財務(wù)部門。2.財務(wù)部門對采購計劃進行審核，結(jié)合公司資金狀況、庫存情況等因素，確定最終采購計劃。（二）供應(yīng)商選擇1.財務(wù)部門負責(zé)空白儲值卡供應(yīng)商的選擇工作。應(yīng)選擇具有良好信譽、資質(zhì)齊全、技術(shù)實力強且能提供優(yōu)質(zhì)售后服務(wù)的供應(yīng)商。2.對潛在供應(yīng)商進行調(diào)查評估，包括其經(jīng)營狀況、財務(wù)狀況、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、服務(wù)能力等方面，形成評估報告。3.根據(jù)評估結(jié)果，確定供應(yīng)商名單，并簽訂采購合同。合同中應(yīng)明確空白儲值卡的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標準、售后服務(wù)等條款。（三）采購實施1.財務(wù)部門按照采購合同要求，向供應(yīng)商下達采購訂單，并跟蹤訂單執(zhí)行情況，確保按時、按質(zhì)、按量收到空白儲值卡。2.空白儲值卡到貨后，由財務(wù)部門會同相關(guān)人員進行驗收。驗收內(nèi)容包括數(shù)量、規(guī)格、外觀、質(zhì)量等方面，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通解決。3.驗收合格后，財務(wù)部門辦理入庫手續(xù)，將空白儲值卡登記入賬，并建立庫存臺賬。四、空白儲值卡的領(lǐng)用（一）領(lǐng)用申請1.業(yè)務(wù)部門如需領(lǐng)用空白儲值卡，應(yīng)填寫《空白儲值卡領(lǐng)用申請表》，詳細注明領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人、用途、預(yù)計領(lǐng)用數(shù)量、預(yù)計使用時間等信息，并提交至財務(wù)部門。2.申請表應(yīng)由部門負責(zé)人簽字審批，確保領(lǐng)用需求合理、必要。（二）審批流程1.財務(wù)部門收到領(lǐng)用申請表后，對申請內(nèi)容進行審核。審核重點包括領(lǐng)用用途的合理性、預(yù)計使用時間的準確性、庫存情況等。2.如申請符合規(guī)定，財務(wù)部門負責(zé)人簽字批準；如申請存在問題，應(yīng)及時與業(yè)務(wù)部門溝通，要求其補充或修改相關(guān)信息，直至審核通過。（三）領(lǐng)用發(fā)放1.經(jīng)審批通過后，財務(wù)部門根據(jù)申請表發(fā)放空白儲值卡。發(fā)放時應(yīng)做好記錄，包括領(lǐng)用日期、領(lǐng)用人、領(lǐng)用數(shù)量、卡號范圍等信息。2.領(lǐng)用人需在《空白儲值卡領(lǐng)用登記表》上簽字確認，領(lǐng)取空白儲值卡。五、空白儲值卡的保管（一）存放要求1.空白儲值卡應(yīng)存放在安全、保密的場所，如專用保險柜或文件柜等，并確保存放環(huán)境干燥、通風(fēng)良好，防止卡片受損或丟失。2.存放場所應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如監(jiān)控設(shè)備、報警裝置等，以保障空白儲值卡的安全。（二）保管責(zé)任1.領(lǐng)用人負責(zé)所領(lǐng)用空白儲值卡的保管工作，應(yīng)妥善保管，不得隨意轉(zhuǎn)借、贈送他人。2.如因工作調(diào)動等原因不再負責(zé)空白儲值卡保管工作，應(yīng)及時將所領(lǐng)用的空白儲值卡交回財務(wù)部門，并辦理交接手續(xù)。（三）定期盤點1.財務(wù)部門應(yīng)定期對空白儲值卡進行盤點，每月至少盤點一次。盤點內(nèi)容包括庫存數(shù)量、卡號、卡片狀態(tài)等信息。2.盤點結(jié)束后，應(yīng)編制《空白儲值卡盤點表》，如發(fā)現(xiàn)賬實不符情況，應(yīng)及時查明原因，并進行相應(yīng)處理。六、空白儲值卡的使用（一）使用范圍1.空白儲值卡僅用于公司規(guī)定的業(yè)務(wù)場景，如客戶充值、消費優(yōu)惠等，不得挪作他用。2.業(yè)務(wù)部門應(yīng)嚴格按照規(guī)定的使用范圍使用空白儲值卡，確保資金使用合規(guī)、透明。（二）使用記錄1.領(lǐng)用人在使用空白儲值卡時，應(yīng)詳細記錄使用情況，包括使用日期、使用對象、金額、用途等信息。2.使用記錄應(yīng)及時、準確地錄入相關(guān)信息系統(tǒng)或臺賬，以便財務(wù)部門進行核對和管理。（三）授權(quán)審批1.根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)和金額大小，對空白儲值卡的使用設(shè)定相應(yīng)的授權(quán)審批流程。2.一般情況下，使用金額較小的由部門負責(zé)人審批；使用金額較大的，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)或更高層級領(lǐng)導(dǎo)審批。七、空白儲值卡的核銷（一）核銷申請1.業(yè)務(wù)部門在空白儲值卡使用完畢后，應(yīng)及時填寫《空白儲值卡核銷申請表》，注明卡片使用情況、剩余金額（如有）等信息，并提交至財務(wù)部門。2.申請表應(yīng)由部門負責(zé)人簽字確認。（二）核銷審核1.財務(wù)部門收到核銷申請表后，對使用記錄、金額等信息進行審核。審核通過后，辦理核銷手續(xù)。2.如發(fā)現(xiàn)使用記錄不完整、金額不符等問題，應(yīng)及時與業(yè)務(wù)部門溝通核實，要求其補充或更正相關(guān)信息，直至審核通過。（三）賬務(wù)處理1.財務(wù)部門根據(jù)核銷情況進行賬務(wù)處理，沖減相應(yīng)的庫存及資金記錄。2.核銷后的空白儲值卡應(yīng)妥善保管，以備后續(xù)審計或查詢使用。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計1.審計部門定期對空白儲值卡的管理情況進行內(nèi)部審計，檢查制度執(zhí)行情況、流程合規(guī)性、內(nèi)部控制有效性等方面。2.審計過程中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時提出審計意見和建議，并跟蹤整改落實情況。（二）日常監(jiān)督1.財務(wù)部門、業(yè)務(wù)部門等相關(guān)部門應(yīng)加強對空白儲值卡管理各環(huán)節(jié)的日常監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。2.建立舉報機制，鼓勵員工對空白儲值卡管理中的違規(guī)行為進行舉報，對舉報屬實的給予相應(yīng)獎勵。九、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未按規(guī)定流程領(lǐng)用、保管、使用或核銷空白儲值卡。2.擅自更改空白儲值卡信息或密碼。3.挪用空白儲值卡資金。4.因保管不善導(dǎo)致空白儲值卡丟失、被盜用等。（二）處理措施1.對于違規(guī)行為較輕的，給予警告、批評教