機關(guān)科室公章管理制度總則目的為加強機關(guān)科室公章的管理，確保公章使用的規(guī)范性、嚴(yán)肅性和安全性，維護公司正常的工作秩序和合法權(quán)益，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司機關(guān)各科室公章的管理與使用?；驹瓌t1.嚴(yán)格審批原則：公章使用必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程，確保用章事項合法合規(guī)。2.安全保密原則：加強公章保管和使用過程中的安全防范措施，防止公章被盜用、冒用或濫用，嚴(yán)格保密用章信息。3.責(zé)任明確原則：明確公章保管人和使用人的職責(zé)，對公章使用過程中的行為負(fù)責(zé)。公章的種類與保管公章種類1.公司行政章：用于公司對外正式文件、信函、合同、協(xié)議等的簽署。2.科室業(yè)務(wù)章：用于各科室內(nèi)部業(yè)務(wù)文件、報表、通知等的蓋章確認(rèn)。3.專用章：如財務(wù)專用章、合同專用章等，根據(jù)特定業(yè)務(wù)需求設(shè)立，具有專門的使用范圍。保管職責(zé)1.行政章保管：由公司辦公室指定專人負(fù)責(zé)保管，保管人必須具備高度的責(zé)任心和保密意識。2.科室業(yè)務(wù)章保管：各科室負(fù)責(zé)人指定本科室專人負(fù)責(zé)保管，保管人應(yīng)妥善保管印章，不得隨意轉(zhuǎn)交他人。3.專用章保管：按照相關(guān)規(guī)定由特定部門或?qū)Ｈ素?fù)責(zé)保管，確保專用章使用的專業(yè)性和準(zhǔn)確性。保管要求1.存放安全：公章應(yīng)存放在安全可靠的地方，如保險柜等，確保印章存放環(huán)境安全，防止丟失或損壞。2.專人專管：公章保管人必須嚴(yán)格遵守保管制度，不得擅自將公章交予他人保管或使用。3.定期檢查：定期對公章的保管情況進行檢查，確保公章完好無損，如有問題及時報告并采取相應(yīng)措施。公章的使用使用范圍1.公司行政章使用范圍以公司名義發(fā)布的各類公文、通知、通報等。公司對外簽訂的合同、協(xié)議、意向書等法律文件。公司出具的證明、介紹信等重要文件。其他需要使用公司行政章的事項。2.科室業(yè)務(wù)章使用范圍本科室內(nèi)部的業(yè)務(wù)文件、報表、報告等的蓋章確認(rèn)。本科室與其他部門之間的工作聯(lián)系函件。經(jīng)科室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)的其他內(nèi)部業(yè)務(wù)事項。3.專用章使用范圍財務(wù)專用章用于公司財務(wù)收支、票據(jù)開具等相關(guān)財務(wù)業(yè)務(wù)。合同專用章用于公司簽訂各類合同、協(xié)議等法律文件。其他專用章按照各自規(guī)定的使用范圍使用。使用流程1.填寫用章申請表：使用人需填寫《機關(guān)科室公章用章申請表》，詳細(xì)說明用章事項、用章文件名稱、份數(shù)、使用日期等信息，并簽字確認(rèn)。2.審批公司行政章使用：根據(jù)用章事項的性質(zhì)和重要程度，按照公司規(guī)定的審批流程進行審批。一般事項由部門負(fù)責(zé)人審批，重要事項需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理審批?？剖覙I(yè)務(wù)章使用：由科室負(fù)責(zé)人審批。專用章使用：按照專用章的管理規(guī)定，由相應(yīng)的審批人進行審批。3.用章登記：公章保管人在蓋章前，應(yīng)對用章申請表及相關(guān)文件進行審核，確認(rèn)無誤后進行用章登記，記錄用章時間、用章事項、用章人等信息。4.蓋章操作：公章保管人應(yīng)嚴(yán)格按照審批意見進行蓋章操作，確保印章清晰、端正，蓋在文件規(guī)定的位置上。5.用章文件存檔：用章完畢后，公章保管人應(yīng)將用章申請表及相關(guān)文件整理歸檔，妥善保存，以備查閱。使用限制1.嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋公章。2.未經(jīng)審批，任何人不得擅自使用公章。3.不得超范圍、超權(quán)限使用公章。公章的交接與掛失交接1.保管人變動交接：公章保管人因工作變動等原因需要交接時，應(yīng)填寫《機關(guān)科室公章交接登記表》，詳細(xì)記錄交接時間、交接人、接交人、公章名稱及數(shù)量等信息，并由雙方簽字確認(rèn)。交接過程中，應(yīng)由公司辦公室或相關(guān)部門派人監(jiān)交。2.臨時交接：公章保管人因特殊原因需要臨時委托他人保管公章時，必須經(jīng)科室負(fù)責(zé)人或公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并填寫《機關(guān)科室公章臨時交接登記表》，明確臨時保管期限和責(zé)任。掛失1.發(fā)現(xiàn)公章丟失或被盜用，保管人應(yīng)立即向科室負(fù)責(zé)人和公司辦公室報告，并采取相應(yīng)的防范措施，如登報聲明作廢等。2.公司辦公室應(yīng)及時組織相關(guān)部門進行調(diào)查，查明原因，根據(jù)情況采取進一步的處理措施，如重新刻制公章等，并對相關(guān)責(zé)任人進行追究。監(jiān)督與檢查監(jiān)督部門公司辦公室負(fù)責(zé)對機關(guān)科室公章的管理與使用情況進行監(jiān)督檢查。檢查內(nèi)容1.公章保管情況：檢查公章存放是否安全，保管人是否嚴(yán)格遵守保管制度。2.用章審批情況：檢查用章是否經(jīng)過審批，審批流程是否符合規(guī)定。3.用章登記情況：檢查用章登記是否完整、準(zhǔn)確，記錄是否及時。4.公章使用范圍：檢查公章使用是否在規(guī)定的范圍內(nèi)，有無超范圍使用的情況。違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定使用公章的行為，公司將視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款等處理。2.因公章使用不當(dāng)給公司造成經(jīng)濟損失