煤礦銷售合同管理制度一、總則（一）目的為加強公司煤礦銷售合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、解除等行為，防范合同風險，維護公司合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司煤礦產(chǎn)品銷售合同的管理，包括合同的起草、審核、簽訂、執(zhí)行、監(jiān)督、結算、歸檔等全過程。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行應遵守國家法律法規(guī)及相關政策規(guī)定。2.平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎上協(xié)商一致簽訂合同。3.誠實守信原則：合同雙方應誠實守信，全面履行合同約定的義務。4.風險防范原則：加強合同風險評估與防范，確保公司利益不受損失。二、合同管理職責分工（一）銷售部門1.負責煤礦銷售合同的洽談、起草、初步審核等工作。2.跟蹤合同執(zhí)行情況，及時解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。3.負責與客戶溝通協(xié)調(diào)，辦理合同變更、解除等手續(xù)。4.定期統(tǒng)計合同執(zhí)行情況，向公司相關部門匯報。（二）法務部門1.負責對銷售合同進行法律審核，提出法律意見和風險防范建議。2.參與合同糾紛的處理，提供法律支持。3.對合同管理人員進行法律培訓，提高合同管理的法律意識。（三）財務部門1.負責審核合同中的價格、結算方式、付款條款等財務內(nèi)容。2.監(jiān)督合同款項的收付，確保資金安全。3.協(xié)助銷售部門進行應收賬款的管理，定期核對賬目。（四）其他部門其他相關部門按照各自職責，配合做好合同管理的相關工作。三、合同簽訂管理（一）合同洽談1.銷售部門在與客戶洽談煤礦銷售業(yè)務時，應詳細了解客戶需求、信用狀況、支付能力等信息。2.對客戶提出的合同條款進行認真研究和分析，提出合理的修改意見和建議。（二）合同起草1.銷售部門根據(jù)洽談結果起草合同文本，合同內(nèi)容應包括但不限于：雙方當事人的名稱、地址、聯(lián)系方式；煤礦產(chǎn)品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質量標準；價格及付款方式；交貨時間、地點、方式；運輸方式及費用承擔；驗收標準及方法；違約責任；爭議解決方式等。2.合同文本應使用規(guī)范的語言文字，表述清晰、準確、完整，避免歧義。（三）合同審核1.銷售部門將起草好的合同文本提交法務部門進行法律審核。法務部門應在[X]個工作日內(nèi)完成審核，并出具法律意見書。2.銷售部門根據(jù)法務部門的法律意見對合同文本進行修改完善后，提交財務部門審核價格、結算方式、付款條款等財務內(nèi)容。財務部門應在[X]個工作日內(nèi)完成審核，并提出審核意見。3.銷售部門根據(jù)法務部門和財務部門的審核意見，對合同文本進行進一步修改完善，確保合同內(nèi)容合法合規(guī)、公平合理、風險可控。（四）合同簽訂1.經(jīng)審核通過的合同文本，由銷售部門負責人簽字后，報公司法定代表人或其授權代表簽字，并加蓋公司合同專用章。2.合同簽訂后，銷售部門應及時將合同副本分送法務部門、財務部門及其他相關部門存檔。四、合同履行管理（一）發(fā)貨管理1.銷售部門根據(jù)合同約定的交貨時間、數(shù)量、質量標準等要求，及時組織發(fā)貨。2.發(fā)貨前，應通知客戶準備接貨，并提供發(fā)貨清單、運輸單據(jù)等相關資料。3.發(fā)貨過程中，應確保貨物安全運輸，避免貨物損壞、丟失等情況發(fā)生。（二）運輸管理1.公司應選擇具有良好信譽和資質的運輸單位進行貨物運輸，并簽訂運輸合同。2.運輸單位應按照合同約定的運輸方式、運輸路線、運輸時間等要求，安全、及時地將貨物運輸至指定地點。3.銷售部門應跟蹤貨物運輸情況，及時掌握貨物運輸進度，確保貨物按時到達目的地。（三）驗收管理1.貨物到達目的地后，客戶應按照合同約定的驗收標準和方法進行驗收。2.銷售部門應協(xié)助客戶進行驗收工作，及時解決驗收過程中出現(xiàn)的問題。3.如客戶對貨物質量提出異議，銷售部門應及時通知公司相關部門進行調(diào)查處理。經(jīng)調(diào)查確屬公司責任的，應按照合同約定承擔相應的違約責任。（四）付款管理1.財務部門應按照合同約定的付款方式和時間，及時催收貨款。2.銷售部門應協(xié)助財務部門做好應收賬款的管理工作，定期與客戶核對賬目，及時發(fā)現(xiàn)和解決賬款回收過程中出現(xiàn)的問題。3.如客戶逾期付款，銷售部門應及時向客戶發(fā)出催款通知，并按照合同約定追究客戶的違約責任。五、合同變更與解除管理（一）合同變更1.在合同履行過程中，如因不可抗力、市場變化、客戶需求調(diào)整等原因需要變更合同內(nèi)容的，合同雙方應協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。2.變更協(xié)議作為原合同的補充文件，與原合同具有同等法律效力。3.銷售部門應及時將合同變更情況通知法務部門、財務部門及其他相關部門，并按照變更后的合同內(nèi)容履行義務。（二）合同解除1.在合同履行過程中，如因不可抗力、一方嚴重違約等原因需要解除合同的，合同雙方應協(xié)商一致，并簽訂書面解除協(xié)議。2.解除協(xié)議應明確解除合同的原因、時間、雙方的權利義務等內(nèi)容。3.銷售部門應及時將合同解除情況通知法務部門、財務部門及其他相關部門，并按照解除協(xié)議的約定處理善后事宜。六、合同糾紛管理（一）糾紛處理原則1.合同糾紛發(fā)生后，公司應積極采取措施進行處理，維護公司合法權益。2.處理合同糾紛應遵循合法、公正、公平的原則，盡量通過協(xié)商、調(diào)解等方式解決糾紛。3.如協(xié)商、調(diào)解不成，應及時通過仲裁或訴訟等法律途徑解決糾紛。（二）糾紛處理程序1.銷售部門在發(fā)現(xiàn)合同糾紛后，應及時向公司領導匯報，并會同法務部門對糾紛情況進行調(diào)查分析，制定糾紛處理方案。2.糾紛處理方案經(jīng)公司領導批準后，銷售部門應按照方案要求與客戶進行溝通協(xié)商，爭取達成和解協(xié)議。3.如協(xié)商不成，銷售部門應及時收集相關證據(jù)材料，委托法務部門代理公司參與仲裁或訴訟活動。4.在糾紛處理過程中，銷售部門應及時向公司領導匯報糾紛處理進展情況，根據(jù)公司領導的指示調(diào)整糾紛處理策略。七、合同檔案管理（一）檔案收集1.銷售部門負責收集合同簽訂、履行、變更、解除等過程中形成的各類文件資料，包括合同文本、洽談記錄、審核意見、發(fā)貨清單、運輸單據(jù)、驗收報告、付款憑證、變更協(xié)議、解除協(xié)議、糾紛處理文件等。2.合同檔案應在合同履行完畢或糾紛處理終結后[X]個工作日內(nèi)收集整理完畢，并移交公司檔案管理部門存檔。（二）檔案整理1.公司檔案管理部門應對收集到的合同檔案進行分類整理，按照合同類別、簽訂時間、保管期限等進行編號、裝訂。2.合同檔案應編制目錄，注明每份合同檔案的名稱、編號、日期、保管期限等信息，便于查閱和管理。（三）檔案保管1.合同檔案應按照國家有關檔案管理的規(guī)定進行保管，確保檔案的安全、完整。2.合同檔案的保管期限應根據(jù)合同的重要程度、性質等因素確定，一般分為短期、中期、長期和永久保管。3.公司檔案管理部門應定期對合同檔案進行檢查、清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。（四）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應填寫《合同檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，報公司檔案管理部門審批。2.公司檔案管理部門應按照審批意見提供合同檔案查閱服務，并做好查閱記錄。查閱記錄應包括查閱人姓名、部門、查閱時間、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱合同檔案時，查閱人應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換、損壞。如需復印或摘錄檔案內(nèi)容的，應經(jīng)公司檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司定期對合同管理情況進行監(jiān)督檢查，重點檢查合同簽訂、履行、變更、解除等環(huán)節(jié)的合規(guī)性、風險防范情況以及合同檔案管理情況。2.監(jiān)督檢查可采取自查、抽查、專項檢查等方式進行。對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改。（二）考核評價1.公司建立合同管理考核評價制度，對合同管理部門及相關人員的工作進