派遣公司檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本派遣公司檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本派遣公司及各部門在工作中形成的各類檔案，包括但不限于員工檔案、業(yè)務(wù)檔案、行政檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：檔案由公司綜合管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)完整原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，如實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況。3.安全保密原則：加強(qiáng)檔案的安全防護(hù)措施，確保檔案信息不泄露，維護(hù)公司的商業(yè)秘密和員工隱私。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案分類和檢索體系，便于檔案的查詢、借閱和使用。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中管理公司各類檔案，建立檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備。3.對各部門形成的檔案進(jìn)行定期收集、整理、歸檔和保管，確保檔案的完整和安全。4.負(fù)責(zé)檔案的分類、編號、編目、裝訂等基礎(chǔ)工作，建立檔案檢索工具。5.按照規(guī)定提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好檔案利用登記工作。6.定期對檔案進(jìn)行鑒定、銷毀，確保檔案的時(shí)效性和有效性。7.組織開展檔案管理培訓(xùn)和宣傳工作，提高員工的檔案意識。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門工作中形成檔案的收集、整理和初步分類，并定期移交綜合管理部門。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的日常工作，確保檔案的及時(shí)收集和妥善保管。3.配合綜合管理部門做好檔案的查閱、借閱等利用工作，提供必要的協(xié)助。4.嚴(yán)格遵守公司檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.員工檔案：包括員工入職登記表、勞動合同、培訓(xùn)記錄、考核評價(jià)、薪酬福利、獎懲情況等。2.業(yè)務(wù)檔案：如派遣業(yè)務(wù)合同、客戶資料、項(xiàng)目方案、業(yè)務(wù)往來信函等。3.行政檔案：公司文件、會議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、證照印章等。4.財(cái)務(wù)檔案：會計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。5.其他檔案：如公司榮譽(yù)證書、資質(zhì)證明、宣傳資料等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)在工作完成后及時(shí)將形成的檔案材料收集齊全，確保檔案的完整性。2.收集的檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對電子檔案，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并做好備份存儲。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行分類，如分為員工檔案類、業(yè)務(wù)檔案類、行政檔案類等。2.編號：為每一類檔案編制唯一的編號，便于管理和查詢。3.編目：對檔案進(jìn)行詳細(xì)編目，包括檔案名稱、編號、日期、來源、保管期限等信息。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行整齊裝訂，確保檔案的牢固和美觀。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.各部門應(yīng)在次年一季度前將上一年度形成的檔案移交綜合管理部門歸檔。2.對于重大項(xiàng)目或緊急事項(xiàng)形成的檔案，應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束或事項(xiàng)處理完畢后及時(shí)歸檔。（二）歸檔流程1.各部門兼職檔案員對本部門整理好的檔案進(jìn)行初步審核，確保檔案符合歸檔要求。2.填寫檔案移交清單，注明檔案名稱、數(shù)量、移交日期等信息，一式兩份，雙方簽字確認(rèn)。3.將檔案移交清單和檔案一并交至綜合管理部門，綜合管理部門進(jìn)行核對驗(yàn)收后，在移交清單上簽字，并將其中一份返還給移交部門留存。（三）保管期限1.檔案保管期限分為永久、定期兩種。2.永久保管的檔案包括公司重要文件、規(guī)章制度、營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等。3.定期保管的檔案根據(jù)其重要程度和參考價(jià)值確定保管期限，一般分為3年、5年、10年等。（四）保管措施1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度適宜，配備防火、防盜、防蟲、防潮、防鼠等設(shè)施。2.檔案應(yīng)分類存放，排列整齊，便于查找。3.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。4.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，存儲介質(zhì)應(yīng)安全可靠，并定期進(jìn)行檢查和更新。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部門查閱。2.涉及公司機(jī)密的檔案，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。（二）查閱流程1.查閱人持《檔案查閱申請表》到綜合管理部門辦理查閱手續(xù)，登記查閱檔案的名稱、日期、查閱人等信息。2.綜合管理部門工作人員根據(jù)查閱申請，提供相應(yīng)的檔案，并在現(xiàn)場監(jiān)督查閱過程，確保檔案安全。3.查閱人不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞檔案，如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)綜合管理部門同意，并按規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時(shí)將檔案歸還綜合管理部門，工作人員核對無誤后，在查閱申請表上注明歸還日期并簽字。（三）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和綜合管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.涉及公司機(jī)密的檔案，原則上不得借閱，確因工作需要借閱的，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格按照保密要求進(jìn)行管理。（四）借閱流程1.借閱人持《檔案借閱申請表》到綜合管理部門辦理借閱手續(xù)，登記借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱日期、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。2.綜合管理部門工作人員根據(jù)借閱申請，提供相應(yīng)的檔案，并向借閱人說明檔案的保管要求和注意事項(xiàng)。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自擴(kuò)大借閱范圍，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞檔案。4.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前向綜合管理部門提出申請。5.借閱人歸還檔案時(shí)，綜合管理部門工作人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案的數(shù)量和完整性，確認(rèn)無誤后，在借閱申請表上注明歸還日期并簽字。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，各部門兼職檔案員為成員，負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，對到期檔案進(jìn)行鑒定，確定哪些檔案仍需繼續(xù)保存，哪些檔案可以銷毀。2.對仍有參考價(jià)值但保管期限已滿的檔案，可延長保管期限；對已無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)予以銷毀。（三）銷毀流程1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審核，提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請表》。2.《檔案銷毀申請表》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合管理部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施銷毀工作。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人應(yīng)在《檔案銷毀申請表》上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況報(bào)告公司分管領(lǐng)導(dǎo)。5.對已銷毀的檔案，應(yīng)在檔案目錄和檢索工具中注明，并做好相應(yīng)的記錄。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，提高檔案管理的效率和水平，方便檔案的查閱、利用和共享。（二）信息化管理措施1.建立檔案管理信息系統(tǒng)，對檔案進(jìn)行電子化管理，實(shí)現(xiàn)檔案的錄入、存儲、檢索、借閱等功能。2.對電子檔案進(jìn)行分類、編號、編目，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，確保電子檔案的規(guī)范管理。3.加強(qiáng)電子檔案的安全管理，采取加密存儲、訪問控制、數(shù)據(jù)備份等措施，防止電子檔案信息泄露和丟失。4.定期對檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行和功能完善。（三）電子檔案與紙質(zhì)檔案的管理關(guān)系1.電子檔案與紙質(zhì)檔案具有同等法律效力，