廣告公司文書管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司文書管理，提高工作效率，確保公司各類文件的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門及全體員工。（三）基本原則1.準(zhǔn)確規(guī)范原則：文書內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤，格式符合規(guī)定要求。2.及時(shí)高效原則：文書的起草、審核、傳遞、歸檔等環(huán)節(jié)應(yīng)及時(shí)處理，提高工作效率。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，確保文書信息安全。二、文書種類及定義（一）行政公文1.定義：公司在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，包括命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請示、批復(fù)、意見、函、會(huì)議紀(jì)要等。2.適用范圍：用于傳達(dá)公司決策、部署工作、溝通信息等。（二）商務(wù)文件1.定義：公司在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類文件，如合同、協(xié)議、策劃方案、提案、調(diào)研報(bào)告等。2.適用范圍：用于業(yè)務(wù)洽談、項(xiàng)目合作、客戶溝通等。（三）內(nèi)部文件1.定義：公司內(nèi)部各部門之間溝通、協(xié)調(diào)、管理等形成的文件，如部門報(bào)告、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、會(huì)議記錄等。2.適用范圍：用于公司內(nèi)部管理和工作推進(jìn)。（四）其他文件1.定義：除上述三類文件外，公司形成的其他各類文件，如規(guī)章制度、宣傳資料、培訓(xùn)教材等。2.適用范圍：根據(jù)實(shí)際需要確定。三、文書管理職責(zé)（一）行政部門1.負(fù)責(zé)公司文書管理的統(tǒng)籌規(guī)劃和制度制定。2.負(fù)責(zé)行政公文的起草、審核、編號、印發(fā)、歸檔等工作。3.負(fù)責(zé)公司各類文件的收發(fā)、登記、傳閱、保管等工作。4.負(fù)責(zé)公司印章的管理和使用。5.負(fù)責(zé)公司檔案的整理、歸檔、保管和查閱服務(wù)。（二）業(yè)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)本部門商務(wù)文件、內(nèi)部文件的起草、審核、傳遞等工作。2.配合行政部門做好公司文書管理的相關(guān)工作。（三）員工個(gè)人1.負(fù)責(zé)按照本制度要求及時(shí)完成個(gè)人職責(zé)范圍內(nèi)的文書工作。2.妥善保管個(gè)人使用的各類文件資料，不得遺失、泄露。四、文書起草與審核（一）起草1.文書起草應(yīng)根據(jù)工作需要和實(shí)際情況，明確主題，內(nèi)容詳實(shí)，邏輯清晰。2.語言表達(dá)應(yīng)準(zhǔn)確、簡潔、規(guī)范，避免使用模糊、歧義或生僻的詞匯。3.涉及多個(gè)部門的文書，由主辦部門負(fù)責(zé)起草，并征求相關(guān)部門意見。（二）審核1.行政公文、重要商務(wù)文件和內(nèi)部文件需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理審批。2.審核內(nèi)容包括文書的合法性、準(zhǔn)確性、完整性、規(guī)范性等。3.審核人應(yīng)認(rèn)真負(fù)責(zé)，提出明確的審核意見，對審核結(jié)果負(fù)責(zé)。五、文書格式與編號（一）格式1.公司文書應(yīng)采用統(tǒng)一的格式，包括標(biāo)題、正文、落款、日期等。2.標(biāo)題應(yīng)簡潔明了，準(zhǔn)確概括文書主題；正文應(yīng)層次分明，段落清晰；落款應(yīng)注明發(fā)文部門或個(gè)人；日期應(yīng)填寫準(zhǔn)確。3.具體格式要求按照公司規(guī)定執(zhí)行。（二）編號1.行政公文應(yīng)進(jìn)行編號，編號規(guī)則為：[年份]+[部門簡稱]+[序號]。例如：[2023]+[行]+[001]。2.商務(wù)文件、內(nèi)部文件等可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行編號或分類管理。3.編號應(yīng)連續(xù)、唯一，便于查詢和管理。六、文書收發(fā)與傳遞（一）收文1.行政部門負(fù)責(zé)公司外來文件的簽收、登記工作。2.收到文件后，應(yīng)及時(shí)檢查文件的完整性和有效性，對不符合要求的文件應(yīng)及時(shí)與發(fā)文單位聯(lián)系。3.按照文件內(nèi)容和緊急程度，及時(shí)將文件呈送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門傳閱、辦理。（二）發(fā)文1.文書起草完成并審核通過后，由行政部門負(fù)責(zé)編號、排版、印發(fā)。2.印發(fā)前應(yīng)再次核對文件內(nèi)容，確保無誤。3.文件印發(fā)后，應(yīng)及時(shí)將文件分發(fā)給相關(guān)部門或個(gè)人，并做好登記。（三）傳遞1.文書傳遞應(yīng)通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)、郵件、專人送達(dá)等方式進(jìn)行，確保文件及時(shí)、準(zhǔn)確傳遞。2.涉及機(jī)密的文件應(yīng)采取加密、專人傳遞等保密措施，防止文件泄露。七、文書歸檔與保管（一）歸檔1.文書辦理完畢后，承辦部門應(yīng)及時(shí)將文件整理歸檔。2.歸檔文件應(yīng)齊全完整、分類準(zhǔn)確、裝訂整齊，并按照檔案管理要求進(jìn)行編目、裝盒。3.行政部門負(fù)責(zé)對各部門歸檔情況進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。（二）保管1.公司檔案由行政部門統(tǒng)一保管，建立專門的檔案室或檔案柜。2.檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，確保檔案安全。3.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。八、文書查閱與借閱（一）查閱1.公司員工因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到行政部門查閱。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。3.查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱1.因特殊原因需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上批注、涂改、污損，確保檔案安全完整。九、文書保密管理（一）保密范圍1.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、客戶信息等文件資料。2.未經(jīng)公開的公司決策、計(jì)劃、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)等內(nèi)部信息。（二）保密措施1.對保密文件應(yīng)進(jìn)行標(biāo)識(shí)，明確保密等級。2.嚴(yán)格控制保密文件的知悉范圍，嚴(yán)禁無關(guān)人員接觸。3.涉及保密內(nèi)容的會(huì)議、討論等應(yīng)在保密場所進(jìn)行，并采取相應(yīng)的保密措施。4.員工離職時(shí)，應(yīng)將所保管的保密文件全部交回公司。十、文書銷毀管理（一）銷毀范圍1.已過保存期限且無留存價(jià)值的文件。2.因工作失誤、不再使用等原因需銷毀的文件。（二）銷毀程序1.由行政部門定期對需銷毀的文件進(jìn)行清理、造冊。2.填寫《文件