外放軟件文檔管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司外放軟件文檔的管理，確保文檔的完整性、準(zhǔn)確性、安全性和可追溯性，提高工作效率，保障公司業(yè)務(wù)的正常開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及外放軟件文檔管理的部門和人員，包括但不限于軟件開發(fā)團(tuán)隊(duì)、測(cè)試團(tuán)隊(duì)、項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)、技術(shù)支持團(tuán)隊(duì)等。（三）定義1.外放軟件文檔：指公司開發(fā)或使用的，需要向外部客戶、合作伙伴或其他相關(guān)方提供的軟件相關(guān)文檔，包括但不限于軟件需求規(guī)格說(shuō)明書、設(shè)計(jì)文檔、用戶手冊(cè)、測(cè)試報(bào)告、安裝指南等。2.文檔版本：指文檔在不同階段的修訂版本，通過(guò)版本號(hào)進(jìn)行標(biāo)識(shí)，如V1.0、V1.1等。3.文檔密級(jí)：根據(jù)文檔內(nèi)容的敏感程度，將文檔分為不同的密級(jí)，如絕密、機(jī)密、秘密、公開等。（四）管理原則1.統(tǒng)一管理原則：公司對(duì)外放軟件文檔實(shí)行統(tǒng)一管理，由專門的文檔管理部門或人員負(fù)責(zé)文檔的收集、整理、存儲(chǔ)、分發(fā)、更新等工作。2.規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)原則：制定統(tǒng)一的文檔編寫規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，確保文檔的格式、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)等符合要求，提高文檔的可讀性和可維護(hù)性。3.安全保密原則：加強(qiáng)文檔的安全保密管理，采取必要的技術(shù)和管理措施，防止文檔泄露、篡改或丟失，確保文檔的安全性和保密性。4.及時(shí)更新原則：隨著軟件的開發(fā)和維護(hù)，及時(shí)更新相關(guān)文檔，確保文檔與軟件實(shí)際情況保持一致，為用戶提供準(zhǔn)確的信息。二、文檔分類與編號(hào)（一）文檔分類1.需求文檔：包括軟件需求規(guī)格說(shuō)明書、項(xiàng)目需求文檔等，記錄軟件的功能、性能、用戶界面等方面的需求。2.設(shè)計(jì)文檔：包括軟件架構(gòu)設(shè)計(jì)文檔、詳細(xì)設(shè)計(jì)文檔等，描述軟件的設(shè)計(jì)思路、架構(gòu)組成、模塊劃分等。3.用戶文檔：包括用戶手冊(cè)、操作指南等，指導(dǎo)用戶如何使用軟件。4.測(cè)試文檔：包括測(cè)試計(jì)劃、測(cè)試用例、測(cè)試報(bào)告等，記錄軟件測(cè)試的過(guò)程和結(jié)果。5.安裝與部署文檔：包括安裝指南、部署方案等，指導(dǎo)軟件的安裝和部署。6.其他文檔：如項(xiàng)目文檔、技術(shù)文檔、維護(hù)文檔等，與軟件相關(guān)的其他各類文檔。（二）文檔編號(hào)1.編號(hào)規(guī)則：文檔編號(hào)采用“項(xiàng)目名稱文檔類型版本號(hào)序號(hào)”的格式。項(xiàng)目名稱：填寫軟件項(xiàng)目的名稱。文檔類型：用英文縮寫表示文檔的分類，如REQ（需求文檔）、DES（設(shè)計(jì)文檔）、USR（用戶文檔）、TST（測(cè)試文檔）、INS（安裝與部署文檔）、OTH（其他文檔）等。版本號(hào)：填寫文檔的版本號(hào)。序號(hào)：按照文檔生成的順序依次編號(hào)。2.示例：對(duì)于項(xiàng)目名稱為“XX電商平臺(tái)”的軟件，其需求規(guī)格說(shuō)明書的編號(hào)為“XX電商平臺(tái)REQV1.0001”。三、文檔編寫規(guī)范（一）內(nèi)容要求1.準(zhǔn)確性：文檔內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確反映軟件的實(shí)際情況，避免出現(xiàn)錯(cuò)誤、歧義或誤導(dǎo)性信息。2.完整性：文檔應(yīng)涵蓋軟件的各個(gè)方面，包括功能描述、技術(shù)細(xì)節(jié)、操作流程、注意事項(xiàng)等，確保用戶能夠全面了解軟件。3.一致性：同一軟件的不同文檔之間應(yīng)保持內(nèi)容的一致性，避免出現(xiàn)矛盾或重復(fù)的表述。4.可讀性：文檔應(yīng)語(yǔ)言簡(jiǎn)潔、通俗易懂，避免使用過(guò)于專業(yè)或生僻的詞匯和術(shù)語(yǔ)，便于用戶閱讀和理解。（二）格式要求1.字體：一般采用宋體，字號(hào)根據(jù)文檔內(nèi)容的層次和重要性進(jìn)行設(shè)置，如標(biāo)題可采用三號(hào)字，正文可采用小四號(hào)字。2.段落：段落間距一般為1.5倍行距，首行縮進(jìn)2個(gè)字符。3.編號(hào)與列表：對(duì)于有序列表和無(wú)序列表，應(yīng)使用統(tǒng)一的格式進(jìn)行編號(hào)或標(biāo)識(shí)，確保文檔的邏輯性和條理性。4.圖表：圖表應(yīng)具有清晰的標(biāo)題和編號(hào)，圖表內(nèi)容應(yīng)與正文相關(guān)，并在正文中適當(dāng)位置進(jìn)行引用和說(shuō)明。（三）版本管理要求1.版本標(biāo)識(shí)：在文檔標(biāo)題或封面顯著位置標(biāo)注文檔版本號(hào)，每次修訂后更新版本號(hào)。2.版本說(shuō)明：在文檔中應(yīng)包含版本修訂歷史記錄，記錄每次修訂的日期、修訂內(nèi)容、修訂人員等信息，以便用戶了解文檔的變更情況。四、文檔管理流程（一）文檔創(chuàng)建1.需求分析階段：項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)根據(jù)用戶需求和業(yè)務(wù)流程，編寫軟件需求規(guī)格說(shuō)明書等需求文檔。2.設(shè)計(jì)階段：設(shè)計(jì)人員根據(jù)需求文檔，進(jìn)行軟件架構(gòu)設(shè)計(jì)和詳細(xì)設(shè)計(jì)，生成相應(yīng)的設(shè)計(jì)文檔。3.開發(fā)階段：開發(fā)人員在編碼過(guò)程中，根據(jù)設(shè)計(jì)文檔編寫相關(guān)的技術(shù)文檔，并及時(shí)更新需求文檔和設(shè)計(jì)文檔。4.測(cè)試階段：測(cè)試人員編寫測(cè)試計(jì)劃、測(cè)試用例和測(cè)試報(bào)告等測(cè)試文檔。5.用戶文檔編寫：根據(jù)軟件的功能和操作流程，編寫用戶手冊(cè)、操作指南等用戶文檔。6.安裝與部署文檔編寫：技術(shù)支持人員編寫安裝指南、部署方案等安裝與部署文檔。（二）文檔審核1.初審：文檔編寫完成后，由編寫人員所在部門的負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，檢查文檔的內(nèi)容完整性、準(zhǔn)確性、格式規(guī)范性等方面是否符合要求。2.會(huì)審：對(duì)于重要的文檔，如需求規(guī)格說(shuō)明書、設(shè)計(jì)文檔等，組織相關(guān)部門的人員進(jìn)行會(huì)審，包括項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員、測(cè)試人員、用戶代表等，共同審核文檔的質(zhì)量，并提出修改意見。3.終審：會(huì)審?fù)ㄟ^(guò)后的文檔，提交給公司高層領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行終審，確保文檔符合公司的業(yè)務(wù)需求和戰(zhàn)略目標(biāo)。（三）文檔批準(zhǔn)1.批準(zhǔn)流程：經(jīng)過(guò)審核通過(guò)的文檔，由相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后生效。批準(zhǔn)人應(yīng)確保文檔的質(zhì)量和合規(guī)性，并對(duì)文檔的內(nèi)容負(fù)責(zé)。2.批準(zhǔn)權(quán)限：不同類型和級(jí)別的文檔，其批準(zhǔn)權(quán)限如下：普通文檔：由部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。重要文檔：由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或更高層級(jí)的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。涉及公司機(jī)密或重大決策的文檔：由公司高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（四）文檔存儲(chǔ)1.存儲(chǔ)方式：文檔應(yīng)存儲(chǔ)在公司指定的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，采用集中管理的方式，便于文檔的查找和使用。2.存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)：根據(jù)文檔的分類和編號(hào)，建立清晰的存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)，將文檔按照項(xiàng)目名稱、文檔類型、版本號(hào)等進(jìn)行分類存儲(chǔ)，確保文檔的有序存放。3.備份策略：定期對(duì)文檔進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。備份周期可根據(jù)文檔的重要性和變更頻率進(jìn)行設(shè)置，如每周備份一次或每月備份一次。（五）文檔分發(fā)1.分發(fā)對(duì)象：根據(jù)軟件項(xiàng)目的需要，將文檔分發(fā)給相關(guān)的部門和人員，包括項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員、測(cè)試人員、用戶、合作伙伴等。2.分發(fā)方式：文檔分發(fā)可采用電子文檔分發(fā)和紙質(zhì)文檔分發(fā)兩種方式。電子文檔分發(fā)可通過(guò)公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)、郵件等方式進(jìn)行；紙質(zhì)文檔分發(fā)可通過(guò)專人送達(dá)、郵寄等方式進(jìn)行。3.分發(fā)記錄：建立文檔分發(fā)記錄，記錄文檔的分發(fā)對(duì)象、分發(fā)時(shí)間、分發(fā)方式等信息，以便跟蹤文檔的流向和使用情況。（六）文檔更新1.更新原因：隨著軟件的開發(fā)、維護(hù)和業(yè)務(wù)需求的變化，需要對(duì)文檔進(jìn)行及時(shí)更新，以確保文檔與軟件實(shí)際情況保持一致。2.更新流程：文檔更新的流程與文檔創(chuàng)建的流程類似，包括更新申請(qǐng)、編寫、審核、批準(zhǔn)、存儲(chǔ)、分發(fā)等環(huán)節(jié)。更新申請(qǐng)應(yīng)明確更新的原因、內(nèi)容和范圍，經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后進(jìn)行更新操作。3.版本控制：每次文檔更新后，應(yīng)更新文檔的版本號(hào)，并在文檔中記錄版本修訂歷史，以便用戶了解文檔的變更情況。（七）文檔作廢與銷毀1.作廢條件：當(dāng)文檔不再使用或已被新的版本替代時(shí)，應(yīng)將其作廢。2.作廢流程：由文檔管理部門或相關(guān)負(fù)責(zé)人提出文檔作廢申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后，在文檔存儲(chǔ)系統(tǒng)中標(biāo)記為作廢狀態(tài)，并將紙質(zhì)文檔進(jìn)行回收。3.銷毀方式：對(duì)于作廢的文檔，應(yīng)根據(jù)文檔的密級(jí)和重要性，采用適當(dāng)?shù)匿N毀方式，如粉碎、焚燒等，確保文檔信息的徹底銷毀，防止信息泄露。4.銷毀記錄：建立文檔銷毀記錄，記錄文檔的銷毀時(shí)間、銷毀方式、銷毀人員等信息，以備審計(jì)和查詢。五、文檔安全保密管理（一）安全保密措施1.訪問(wèn)控制：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，對(duì)文檔進(jìn)行訪問(wèn)控制，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能訪問(wèn)相應(yīng)級(jí)別的文檔。2.加密存儲(chǔ)：對(duì)重要的文檔進(jìn)行加密存儲(chǔ)，防止文檔在存儲(chǔ)過(guò)程中被非法獲取。3.傳輸加密：在文檔傳輸過(guò)程中，采用加密技術(shù)，確保文檔傳輸?shù)陌踩浴?.審計(jì)與監(jiān)控：建立文檔訪問(wèn)審計(jì)和監(jiān)控機(jī)制，記錄用戶對(duì)文檔的訪問(wèn)操作，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理異常情況。（二）人員管理1.培訓(xùn)教育：對(duì)涉及文檔管理的人員進(jìn)行安全保密培訓(xùn)教育，提高其安全保密意識(shí)和技能。2.簽訂保密協(xié)議：與接觸公司機(jī)密文檔的人員簽訂保密協(xié)議，明確其保密義務(wù)和責(zé)任。3.離職管理：?jiǎn)T工離職時(shí)，收回其所有涉及公司機(jī)密的文檔，并進(jìn)行離職審計(jì)，確保文檔的安全交接。（三）應(yīng)急處理1.應(yīng)急預(yù)案：制定文檔安全保密應(yīng)急預(yù)案，明確在文檔發(fā)生泄露、丟失等緊急情況時(shí)的應(yīng)急處理措施。2.應(yīng)急演練：定期組織文檔安全保密應(yīng)急演練，提高應(yīng)急處理能力和響應(yīng)速度。3.報(bào)告與處理：一旦發(fā)生文檔安全保密事件，應(yīng)立即報(bào)告公司相關(guān)部門，并采取有效的措施進(jìn)行處理，降低事件對(duì)公司造成的損失。六、文檔使用與監(jiān)督（一）使用規(guī)范1.授權(quán)使用：用戶應(yīng)獲得相應(yīng)的授權(quán)后才能使用文檔，不得擅自訪問(wèn)或使用未經(jīng)授權(quán)的文檔。2.合法使用：用戶應(yīng)按照文檔的使用目的和范圍，合法使用文檔，不得將文檔用于商業(yè)目的或其他非法用途。3.妥善保管：用戶應(yīng)妥善保管所使用的文檔，不得隨意轉(zhuǎn)借、復(fù)制或傳播文檔，防止文檔丟失或泄露。（二）監(jiān)督檢查1.定期檢查：文檔管理部門定期對(duì)文檔的管理情況進(jìn)行檢查，包括文檔的存儲(chǔ)、更新、分發(fā)、使用等方面，確保文檔管理工作的規(guī)范執(zhí)行。2.不定