外貿(mào)公司資料管理制度一、總則（一）目的為加強公司資料管理，確保公司各類資料的完整性、準確性、安全性和保密性，提高資料利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作過程中涉及的各類資料管理，包括但不限于業(yè)務(wù)文件、客戶資料、財務(wù)報表、人事檔案、行政文件等。（三）基本原則1.集中管理原則：公司資料實行集中統(tǒng)一管理，由專門的資料管理部門負責資料的收集、整理、存儲、保管和查閱等工作。2.分類管理原則：根據(jù)資料的性質(zhì)、用途和來源等進行分類，便于管理和查找。3.安全保密原則：采取有效措施確保資料的安全，防止資料泄露、丟失或損壞。對涉及公司商業(yè)秘密和敏感信息的資料，嚴格按照保密規(guī)定進行管理。4.規(guī)范操作原則：明確資料管理的流程和標準，確保各項操作規(guī)范、有序進行。5.高效利用原則：在保證資料安全和保密的前提下，充分發(fā)揮資料的作用，提高資料的利用效率，為公司決策和業(yè)務(wù)開展提供支持。二、資料管理職責（一）資料管理部門職責1.制定和完善公司資料管理制度，并負責組織實施和監(jiān)督檢查。2.負責公司各類資料的集中收集、整理、分類、編號、存儲、保管和定期盤點等工作。3.建立資料管理臺賬，記錄資料的名稱、類別、編號、來源、去向、存儲位置等信息，確保資料信息的準確和完整。4.負責資料的查閱、借閱、歸還等服務(wù)工作，按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，對查閱和借閱情況進行登記。5.定期對資料進行清理和歸檔，對過期、失效或無用的資料進行銷毀處理。6.負責資料管理設(shè)施設(shè)備的維護和管理，確保資料存儲環(huán)境的安全和適宜。7.組織開展資料管理培訓(xùn)，提高員工的資料管理意識和技能。8.配合公司內(nèi)部審計、外部審計及其他相關(guān)部門的工作，提供所需的資料。（二）各部門職責1.負責本部門資料的產(chǎn)生、收集、整理和初步分類工作，并按照公司資料管理規(guī)定及時移交至資料管理部門。2.明確本部門資料管理人員，負責與資料管理部門的溝通協(xié)調(diào)，確保本部門資料管理工作的順利進行。3.按照規(guī)定的流程和權(quán)限查閱、借閱公司資料，并對所使用的資料妥善保管，不得擅自復(fù)制、傳播、泄露或丟失。4.對本部門資料的完整性、準確性和保密性負責，發(fā)現(xiàn)問題及時向資料管理部門報告并協(xié)助處理。（三）員工職責1.嚴格遵守公司資料管理制度，妥善保管個人在工作中產(chǎn)生的資料和獲取的公司資料。2.在工作中按照規(guī)范要求及時整理和提交各類資料，確保資料的質(zhì)量和時效性。3.按照規(guī)定的流程和權(quán)限申請查閱、借閱公司資料，并在使用完畢后及時歸還。4.對涉及公司商業(yè)秘密和敏感信息的資料，嚴格保密，不得私自傳播或用于非工作目的。5.發(fā)現(xiàn)資料丟失、損壞或泄露等情況，及時向所在部門和資料管理部門報告。三、資料分類與編號（一）資料分類1.業(yè)務(wù)文件類：包括銷售合同、采購合同、訂單、報關(guān)單、提單、商業(yè)發(fā)票、裝箱單、原產(chǎn)地證書等與業(yè)務(wù)操作直接相關(guān)的文件。2.客戶資料類：涵蓋客戶基本信息、聯(lián)系方式、交易記錄、信用評估報告等關(guān)于客戶的各類資料。3.財務(wù)報表類：如資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表、財務(wù)分析報告等財務(wù)相關(guān)資料。4.人事檔案類：員工個人簡歷、入職登記表、勞動合同、培訓(xùn)記錄、績效考核表、薪酬福利記錄等人事資料。5.行政文件類：公司規(guī)章制度、會議紀要、工作計劃、工作總結(jié)、通知、報告等行政辦公文件。6.其他資料類：除上述類別以外的其他各類資料，如市場調(diào)研報告、行業(yè)動態(tài)資料、技術(shù)文件等。（二）資料編號1.資料編號采用統(tǒng)一的編碼規(guī)則，確保編號的唯一性和系統(tǒng)性。編號由字母和數(shù)字組成，具體規(guī)則如下：第一位字母表示資料類別，如“Y”代表業(yè)務(wù)文件類，“K”代表客戶資料類，“C”代表財務(wù)報表類，“R”代表人事檔案類，“X”代表行政文件類，“Q”代表其他資料類。第二位至第四位數(shù)字表示資料所屬年份，如“2023”表示2023年產(chǎn)生的資料。第五位至第七位數(shù)字為順序號，按照資料產(chǎn)生的先后順序依次編排，從“001”開始。2.例如，一份2023年產(chǎn)生的銷售合同，編號為“Y2023001”；一份2022年的員工績效考核表，編號為“R2022005”。四、資料收集與整理（一）資料收集1.各部門應(yīng)明確資料收集的責任人，按照規(guī)定的時間和要求及時收集本部門產(chǎn)生的各類資料。2.資料收集應(yīng)確保全面、完整，不得遺漏重要信息。對于外部獲取的資料，如客戶提供的文件、供應(yīng)商發(fā)送的資料等，應(yīng)及時進行登記并移交至資料管理部門。3.在資料收集過程中，如發(fā)現(xiàn)資料存在缺失、錯誤或不清晰等情況，應(yīng)及時與相關(guān)人員溝通核實，確保資料的質(zhì)量。（二）資料整理1.資料管理部門收到各部門移交的資料后，應(yīng)按照分類標準進行整理。對資料進行分類、排序、編號、編目等操作，確保資料的整齊、規(guī)范。2.整理后的資料應(yīng)清晰、易讀，便于查閱和管理。對于紙張資料，應(yīng)進行裝訂或裝盒；對于電子資料，應(yīng)進行分類存儲，并建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)和文件名規(guī)范。3.在資料整理過程中，應(yīng)檢查資料的完整性和準確性，對不符合要求的資料及時返回原部門進行補充或修正。五、資料存儲與保管（一）存儲方式1.資料存儲分為紙質(zhì)存儲和電子存儲兩種方式。對于重要且需長期保存的資料，應(yīng)同時進行紙質(zhì)和電子存儲；對于一般性資料，可根據(jù)實際情況選擇合適的存儲方式。2.紙質(zhì)資料應(yīng)存放在專門的檔案柜或文件架中，按照資料類別和編號順序排列，便于查找。檔案柜應(yīng)具備防火、防潮、防蟲等功能。3.電子資料應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進行定期備份。備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時，應(yīng)建立電子資料的索引目錄，方便快速檢索。（二）保管要求1.資料管理部門應(yīng)指定專人負責資料的保管工作，確保資料的安全和完整。保管人員應(yīng)具備責任心強、保密意識高的素質(zhì)。2.對存儲資料的場所應(yīng)進行定期檢查，確保環(huán)境安全，無火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等隱患。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時采取措施進行處理。3.嚴格限制非資料管理人員進入資料存儲區(qū)域，如需進入，必須經(jīng)過資料管理部門負責人批準，并進行登記。4.對于涉及公司商業(yè)秘密和敏感信息的資料，應(yīng)采取加密存儲、訪問控制等特殊措施進行保管，防止信息泄露。六、資料查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司員工因工作需要查閱資料，應(yīng)填寫《資料查閱申請表》，注明查閱資料的名稱、類別、編號、查閱目的等信息。2.《資料查閱申請表》經(jīng)所在部門負責人審批后，提交至資料管理部門。資料管理部門根據(jù)申請內(nèi)容，在確保資料安全和符合規(guī)定的前提下，安排查閱。3.查閱人員應(yīng)在資料管理部門指定的地點進行查閱，不得擅自將資料帶出查閱區(qū)域。查閱過程中應(yīng)愛護資料，不得在資料上涂改、標記或損壞。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時將資料歸還資料管理部門，并在《資料查閱登記表》上簽字確認。（二）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱資料的，應(yīng)填寫《資料借閱申請表》，詳細說明借閱資料的名稱、類別、編號、借閱期限、用途等信息。2.《資料借閱申請表》經(jīng)所在部門負責人和資料管理部門負責人審批后，方可辦理借閱手續(xù)。審批應(yīng)嚴格把關(guān)，確保借閱資料的必要性和安全性。3.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)提前向資料管理部門提出申請并獲得批準。4.借閱人員應(yīng)對所借閱的資料妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人或用于非工作目的。如發(fā)現(xiàn)資料丟失、損壞或逾期未還等情況，應(yīng)及時向資料管理部門報告并承擔相應(yīng)責任。5.資料歸還時，資料管理部門應(yīng)認真檢查資料的完整性和準確性，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)要求借閱人員說明情況并進行處理。七、資料清理與銷毀（一）資料清理1.資料管理部門應(yīng)定期對資料進行清理，清理周期為[X]年。清理內(nèi)容包括檢查資料的時效性、完整性和準確性，對過期、失效或無用的資料進行標記。2.在清理過程中，應(yīng)與各部門溝通協(xié)調(diào)，核實資料的留存價值，確保清理工作的合理性和準確性。（二）資料銷毀1.對于經(jīng)過清理確定需要銷毀的資料，資料管理部門應(yīng)填寫《資料銷毀申請表》，詳細列出銷毀資料的名稱、類別、編號、數(shù)量等信息。2.《資料銷毀申請表》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進行銷毀處理。審批應(yīng)嚴格審查銷毀資料的必要性和安全性，防止重要資料被誤銷毀。3.資料銷毀應(yīng)采用安全、環(huán)保的方式進行，如紙質(zhì)資料可采用粉碎、焚燒等方式銷毀；電子資料應(yīng)進行徹底刪除或格式化處理，并確保存儲設(shè)備無法恢復(fù)數(shù)據(jù)。4.資料銷毀過程應(yīng)進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等信息，并由參與銷毀人員簽字確認。記錄應(yīng)妥善保存，以備查閱。八、資料保密管理（一）保密范圍1.本制度所指的保密資料包括但不限于公司商業(yè)秘密、客戶信息、技術(shù)資料、財務(wù)數(shù)據(jù)、人事檔案等涉及公司核心利益和敏感信息的資料。2.商業(yè)秘密是指不為公眾所知悉、能為公司帶來經(jīng)濟利益、具有實用性并經(jīng)公司采取保密措施的技術(shù)信息和經(jīng)營信息，如產(chǎn)品配方、生產(chǎn)工藝、營銷策略、客戶名單等。（二）保密措施1.對保密資料應(yīng)進行標識，明確標注“保密”字樣，并采取加密存儲、訪問控制等技術(shù)手段進行保護。2.與涉及保密資料的員工簽訂保密協(xié)議，明確保密義務(wù)和違約責任，加強員工的保密意識。3.嚴格限制保密資料的接觸范圍，僅允許經(jīng)過授權(quán)的人員查閱、使用和處理。在工作中如需共享保密資料，應(yīng)經(jīng)過嚴格的審批流程，并采取加密傳輸?shù)劝踩胧?.加強對辦公場所的安全管理，防止未經(jīng)授權(quán)的人員進入保密區(qū)域。對存儲保密資料的設(shè)備和介質(zhì)應(yīng)妥善保管，定期進行檢查和維護。5.定期開展保密培訓(xùn)和教育活動，提高員工的保密意識和技能，使員工了解保密工作的重要性和相關(guān)規(guī)定。（三）保密監(jiān)督與檢查1.公司設(shè)立保密管理工作小組，負責對公司保密工作進行監(jiān)督和檢查。保密管理工作小組定期對各部門的保密工作進行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.對于違反保密制度的行為，應(yīng)視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、解除勞動合同等。如因違反保密制度給公司造成損失的，應(yīng)依法追究相關(guān)人員的法律責任。九、資料信息化管理（一）建立資料管理系統(tǒng)1.公司應(yīng)建立完善的資料管理系統(tǒng)，實現(xiàn)資料的電子化存儲、檢索、查閱、借閱等功能。資料管理系統(tǒng)應(yīng)具備良好的安全性、穩(wěn)定性和易用性。2.在資料管理系統(tǒng)中，應(yīng)按照資料分類和編號規(guī)則對資料進行錄入和管理，確保資料信息的準確和完整。同時，應(yīng)建立資料索引目錄，方便用戶快速查找所需資料。（二）數(shù)據(jù)維護與更新1.資料管理部門應(yīng)定期對資料管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行維護和更新，確保數(shù)據(jù)的時效性和準確性。如資料發(fā)生變更、補充或刪除等情況，應(yīng)及時在系統(tǒng)中進行相應(yīng)操作。2.加強對資料管理系統(tǒng)的安全防護，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)被非法訪問、篡改或泄露。定期對系統(tǒng)進行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。（三）系統(tǒng)培訓(xùn)與使用1.組織開展資料管理系統(tǒng)的培訓(xùn)工作，使員工熟悉