公司合同簽章管理制度一、總則（一）目的為加強公司合同管理，規(guī)范合同簽章行為，防范合同風險，維護公司合法權(quán)益，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門對外簽訂的各類合同、協(xié)議、承諾書等具有法律約束力的文件（以下統(tǒng)稱“合同”）。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行、變更、解除等行為應嚴格遵守國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定。2.審慎嚴謹原則：簽訂合同前應進行充分的調(diào)查、評估和審核，確保合同條款合法、合理、明確，避免潛在風險。3.職責明確原則：明確各部門及人員在合同簽章管理中的職責，確保合同管理工作有序進行。4.全程管控原則：對合同從起草、審核、簽訂、履行到終止的全過程進行有效管理和監(jiān)督。二、合同簽章管理職責分工（一）業(yè)務部門1.負責合同的起草、談判、前期調(diào)查等工作，確保合同內(nèi)容符合業(yè)務實際需求和公司利益。2.對合同相對方的主體資格、信用狀況、履約能力等進行調(diào)查和評估，并提供相關(guān)資料。3.按照公司合同審批流程，及時提交合同審批申請，并配合相關(guān)部門進行審核工作。4.負責合同的履行跟蹤，及時處理合同履行過程中出現(xiàn)的問題，并向公司相關(guān)部門匯報。5.負責合同檔案的整理和保管工作，按照公司檔案管理規(guī)定及時歸檔。（二）法務部門1.參與重大合同的起草、談判和審核工作，從法律角度提供專業(yè)意見和建議。2.對合同文本進行合法性審查，確保合同條款不違反法律法規(guī)的強制性規(guī)定，避免法律風險。3.協(xié)助業(yè)務部門處理合同糾紛，提供法律支持和解決方案。4.定期對公司合同管理情況進行檢查和評估，提出改進措施和建議。（三）財務部門1.參與涉及財務條款的合同審核工作，對合同中的付款方式、結(jié)算周期、財務風險等進行審查。2.根據(jù)合同約定和公司財務制度，負責合同款項的收付管理，確保資金安全。3.協(xié)助業(yè)務部門對合同執(zhí)行情況進行財務分析和監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)和解決財務問題。（四）行政部門1.負責公司合同專用章的保管和使用管理，嚴格按照本制度規(guī)定進行蓋章操作。2.對合同簽章過程進行登記和記錄，建立合同簽章臺賬。3.協(xié)助業(yè)務部門辦理合同簽訂過程中的相關(guān)手續(xù)，如合同份數(shù)的確定、蓋章位置的規(guī)范等。（五）審批部門1.根據(jù)公司授權(quán)和審批權(quán)限，對合同進行審批，重點審查合同的合規(guī)性、合理性、風險性等。2.對合同審批過程中發(fā)現(xiàn)的問題提出修改意見和建議，確保合同質(zhì)量。3.負責審批意見的簽署和反饋，及時完成合同審批流程。三、合同起草與審核（一）合同起草1.業(yè)務部門應根據(jù)業(yè)務需求和實際情況起草合同文本，合同內(nèi)容應明確、具體、完整，包括但不限于合同雙方的基本信息、標的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或報酬、履行期限、地點和方式、違約責任、爭議解決方式等條款。2.合同文本應使用規(guī)范的語言文字，避免模糊不清、歧義或容易引起爭議的表述。對于格式合同，應確保條款符合法律法規(guī)要求，并結(jié)合實際情況進行必要的修改和補充。（二）合同審核1.業(yè)務部門起草的合同應提交至法務部門進行合法性審查，同時抄送至財務部門、行政部門等相關(guān)部門進行會簽。2.法務部門應在收到合同文本后的[X]個工作日內(nèi)完成合法性審查，并出具審查意見。審查意見應明確指出合同中存在的法律問題及修改建議。3.財務部門應在收到合同文本后的[X]個工作日內(nèi)完成財務條款的審核，并出具審核意見。審核意見應重點關(guān)注付款方式、結(jié)算周期、財務風險等方面的問題。4.行政部門應在收到合同文本后的[X]個工作日內(nèi)完成合同格式、簽章等方面的審核，并出具審核意見。審核意見應確保合同格式規(guī)范、簽章要求明確。5.其他相關(guān)部門應根據(jù)職責范圍對合同涉及的專業(yè)內(nèi)容進行審核，并在規(guī)定時間內(nèi)反饋審核意見。6.業(yè)務部門應根據(jù)各部門的審核意見對合同文本進行修改完善，確保合同符合各方要求。如對審核意見存在異議，應及時與相關(guān)部門溝通協(xié)商，達成一致意見。四、合同審批（一）審批流程1.業(yè)務部門將經(jīng)修改完善后的合同文本提交至審批部門進行審批。審批部門應根據(jù)公司授權(quán)和審批權(quán)限，對合同進行全面審查。2.審批部門應在收到合同文本后的[X]個工作日內(nèi)完成審批工作。如合同涉及重大事項或復雜問題，審批時間可適當延長，但應及時通知業(yè)務部門。3.審批通過的合同，審批部門應簽署同意意見，并注明審批日期。審批不通過的合同，審批部門應明確指出問題所在，并提出修改建議，業(yè)務部門應根據(jù)審批意見對合同進行再次修改，重新提交審批。（二）審批權(quán)限1.公司根據(jù)合同標的金額、性質(zhì)等因素設(shè)定不同的審批權(quán)限，具體如下：合同標的金額在[X]萬元以下的，由部門負責人審批。合同標的金額在[X]萬元至[X]萬元之間的，由分管領(lǐng)導審批。合同標的金額在[X]萬元以上的，由總經(jīng)理審批。2.對于涉及公司重大利益、重大投資、重大資產(chǎn)處置等合同，無論金額大小，均需經(jīng)總經(jīng)理辦公會或董事會審議通過后，方可簽訂。五、合同簽章（一）簽章前準備1.合同經(jīng)審批通過后，業(yè)務部門應確保合同文本內(nèi)容與審批意見一致，且所有相關(guān)附件齊全、有效。2.業(yè)務部門應填寫《合同簽章申請表》，詳細注明合同名稱、編號、簽訂日期、對方當事人名稱、合同金額、審批情況等信息，并提交至行政部門申請簽章。3.行政部門應對《合同簽章申請表》進行審核，確認無誤后，按照規(guī)定進行簽章操作。（二）簽章要求1.合同簽章應使用公司合同專用章，嚴禁使用其他印章代替合同專用章。合同專用章應由專人保管，保管人員應嚴格遵守印章管理制度，確保印章安全。2.合同專用章應在合同規(guī)定的簽字蓋章處加蓋，蓋章應清晰、端正，不得模糊、重疊或遺漏。3.合同雙方當事人應在合同上簽字或蓋章，簽字應使用黑色或藍色中性筆，字跡應清晰可辨。如合同為多頁，應在騎縫處加蓋合同專用章。4.對于電子合同，應按照電子簽名法等相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定進行電子簽章，并確保電子簽章的真實性、合法性和有效性。（三）簽章流程1.行政部門收到《合同簽章申請表》后，應首先核對合同文本內(nèi)容與審批意見是否一致，以及相關(guān)附件是否齊全。如發(fā)現(xiàn)問題，應及時通知業(yè)務部門進行整改。2.核對無誤后，行政部門在合同規(guī)定的簽字蓋章處加蓋合同專用章，并在《合同簽章申請表》上注明蓋章日期和蓋章人姓名。3.行政部門將蓋章后的合同文本返還給業(yè)務部門，業(yè)務部門負責將合同送達對方當事人，并督促對方當事人及時簽字或蓋章。4.合同雙方當事人簽字或蓋章齊全后，業(yè)務部門應將合同原件一份留存歸檔，其余副本按照合同約定或公司規(guī)定分發(fā)給相關(guān)部門。六、合同履行與變更（一）合同履行1.業(yè)務部門負責合同的履行跟蹤，應按照合同約定及時履行己方義務，并督促對方當事人履行合同義務。2.在合同履行過程中，如發(fā)現(xiàn)對方當事人存在違約行為或可能影響合同履行的情況，業(yè)務部門應及時采取措施，并向公司相關(guān)部門匯報。3.業(yè)務部門應定期對合同履行情況進行總結(jié)和分析，及時發(fā)現(xiàn)問題并提出解決方案，確保合同順利履行。（二）合同變更1.合同履行過程中如需變更合同內(nèi)容，業(yè)務部門應及時與對方當事人協(xié)商一致，并簽訂書面的合同變更協(xié)議。2.合同變更協(xié)議的起草、審核、審批等流程應參照本制度中合同簽訂的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。3.合同變更協(xié)議簽訂后，業(yè)務部門應及時將變更情況通知公司相關(guān)部門，并確保各部門對合同變更內(nèi)容的知曉和執(zhí)行。七、合同終止與檔案管理（一）合同終止1.合同履行完畢或因其他原因終止后，業(yè)務部門應及時清理合同履行情況，確認雙方權(quán)利義務已履行完畢。2.對于合同終止后需要辦理的相關(guān)手續(xù)，如結(jié)算、驗收、交接等，業(yè)務部門應按照合同約定和公司規(guī)定及時辦理。3.合同終止后，業(yè)務部門應將合同履行過程中的相關(guān)資料整理歸檔，以備查閱。（二）檔案管理1.合同檔案由業(yè)務部門負責整理和保管，應按照公司檔案管理規(guī)定進行分類、編號、裝訂，并建立電子檔案。2.合同檔案應包括合同文本、審批文件、往來函件、履行記錄、變更協(xié)議、終止證明等相關(guān)資料，確保檔案資料的完整性和準確性。3.合同檔案的保管期限應按照國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，期滿后如需銷毀，應按照規(guī)定的程序進行審批和處理。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司定期對合同簽章管理情況進行內(nèi)部監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括合同簽訂、履行、變更、終止等環(huán)節(jié)的合規(guī)性、合同檔案管理情況等。2.法務部門、財務部門、行政部門等相關(guān)部門應按照職責分工，對合同管理工作進行日常監(jiān)督和檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題并提出整改意見。3.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應的處罰，并責令相關(guān)部門限期整改。（二）外部審計1.公司可定期聘請外部審計機構(gòu)對合同管理情況進行審計，審計內(nèi)容包括合同管理制度的執(zhí)行情況、合同風險防范情況、合同效益情況等。2.外部審計機構(gòu)應出具審計報告，對公司合同管理工作進行客觀評價，并提出改進建議。公司應根據(jù)審計報告及時進行整改，完善合同管理制度。九、責任追究（一）責任界定1.在合同簽章管理過程中，如因業(yè)務部門、法務部門、財務部門、行政部門等相關(guān)人員的過錯導致合同出現(xiàn)風險或損失，應根據(jù)責任大小追究相關(guān)人員的責任。2.責任界定應根據(jù)合同簽訂、履行、變更、終止等環(huán)節(jié)中各部門及人員的具體職責和行為進行判斷。（二）責任追究方式1.對于因過錯導致合同出現(xiàn)風險或損失的相關(guān)人員，公司將視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款、降