工程物資采購(gòu)管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司工程物資采購(gòu)管理工作，確保工程物資的質(zhì)量、供應(yīng)及時(shí)性和成本合理性，滿足公司工程建設(shè)的需要，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有工程建設(shè)項(xiàng)目的物資采購(gòu)活動(dòng)，包括但不限于建筑材料、設(shè)備、構(gòu)配件等的采購(gòu)。（三）基本原則1.質(zhì)量第一原則：采購(gòu)的工程物資必須符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和工程設(shè)計(jì)要求，確保工程質(zhì)量。2.成本效益原則：在保證物資質(zhì)量的前提下，通過合理的采購(gòu)策略和談判技巧，降低采購(gòu)成本，提高經(jīng)濟(jì)效益。3.公平公正原則：采購(gòu)過程應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，確保所有供應(yīng)商都有平等的機(jī)會(huì)參與競(jìng)爭(zhēng)。4.誠(chéng)實(shí)守信原則：采購(gòu)人員應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，嚴(yán)格履行采購(gòu)合同，維護(hù)公司的利益和聲譽(yù)。二、采購(gòu)計(jì)劃管理（一）采購(gòu)計(jì)劃的編制1.項(xiàng)目啟動(dòng)階段：項(xiàng)目部門應(yīng)在項(xiàng)目啟動(dòng)后，根據(jù)工程設(shè)計(jì)文件和施工進(jìn)度計(jì)劃，編制詳細(xì)的工程物資采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)包括物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、采購(gòu)時(shí)間、交貨地點(diǎn)等內(nèi)容。2.審核與批準(zhǔn)：采購(gòu)計(jì)劃編制完成后，應(yīng)提交給項(xiàng)目部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和公司主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核。審核通過后，由公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)實(shí)施。（二）采購(gòu)計(jì)劃的調(diào)整1.變更原因：在采購(gòu)計(jì)劃執(zhí)行過程中，如因工程設(shè)計(jì)變更、施工進(jìn)度調(diào)整、物資市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)等原因需要調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃，項(xiàng)目部門應(yīng)及時(shí)提出書面申請(qǐng)。2.審批流程：采購(gòu)計(jì)劃調(diào)整申請(qǐng)應(yīng)提交給項(xiàng)目部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和公司主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核。審核通過后，由公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)實(shí)施。三、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商的選擇1.供應(yīng)商篩選：采購(gòu)部門應(yīng)通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)。根據(jù)采購(gòu)物資的要求和供應(yīng)商的信譽(yù)、資質(zhì)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量等因素，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行篩選。2.實(shí)地考察：對(duì)于初步篩選合格的供應(yīng)商，采購(gòu)部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行實(shí)地考察。實(shí)地考察內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況、質(zhì)量管理體系、售后服務(wù)等方面。3.供應(yīng)商評(píng)估：實(shí)地考察結(jié)束后，采購(gòu)部門應(yīng)根據(jù)考察情況對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估。評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的信譽(yù)、資質(zhì)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面。根據(jù)評(píng)估結(jié)果，確定合格供應(yīng)商名單。（二）供應(yīng)商的考核1.考核指標(biāo)：采購(gòu)部門應(yīng)建立供應(yīng)商考核指標(biāo)體系，對(duì)供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面進(jìn)行考核?？己酥笜?biāo)應(yīng)明確、具體、可量化。2.考核周期：采購(gòu)部門應(yīng)定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核，考核周期一般為每季度一次。3.考核結(jié)果處理：采購(gòu)部門應(yīng)根據(jù)考核結(jié)果對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理。對(duì)于考核優(yōu)秀的供應(yīng)商，應(yīng)給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)和優(yōu)惠政策；對(duì)于考核不合格的供應(yīng)商，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行整改或淘汰。（三）供應(yīng)商的淘汰1.淘汰原因：如供應(yīng)商出現(xiàn)以下情況之一，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)將其淘汰：提供的物資質(zhì)量不符合要求，給公司造成重大損失的；交貨期嚴(yán)重延誤，影響公司工程進(jìn)度的；價(jià)格水平過高，嚴(yán)重影響公司成本控制的；售后服務(wù)不到位，給公司造成不良影響的；違反法律法規(guī)或公司規(guī)定的。2.淘汰流程：采購(gòu)部門應(yīng)填寫供應(yīng)商淘汰申請(qǐng)表，提交給項(xiàng)目部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和公司主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核。審核通過后，由公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)實(shí)施。四、采購(gòu)流程管理（一）采購(gòu)申請(qǐng)1.申請(qǐng)部門：項(xiàng)目部門根據(jù)工程物資采購(gòu)計(jì)劃，填寫采購(gòu)申請(qǐng)表。采購(gòu)申請(qǐng)表應(yīng)包括物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、采購(gòu)原因、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間等內(nèi)容。2.審批流程：采購(gòu)申請(qǐng)表編制完成后，應(yīng)提交給項(xiàng)目部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和公司主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核。審核通過后，由公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)實(shí)施。（二）采購(gòu)詢價(jià)1.詢價(jià)方式：采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)申請(qǐng)表，通過多種渠道向供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)。詢價(jià)方式包括電話詢價(jià)、郵件詢價(jià)、招標(biāo)詢價(jià)等。2.詢價(jià)內(nèi)容：詢價(jià)內(nèi)容應(yīng)包括物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、付款方式等方面。3.詢價(jià)記錄：采購(gòu)部門應(yīng)做好詢價(jià)記錄，記錄詢價(jià)時(shí)間、詢價(jià)對(duì)象、詢價(jià)內(nèi)容、報(bào)價(jià)情況等信息。（三）采購(gòu)談判1.談判準(zhǔn)備：采購(gòu)部門根據(jù)詢價(jià)情況，選擇幾家合適的供應(yīng)商進(jìn)行談判。談判前，采購(gòu)部門應(yīng)做好充分的準(zhǔn)備工作，包括了解物資市場(chǎng)價(jià)格行情、掌握供應(yīng)商的報(bào)價(jià)情況、制定談判策略等。2.談判過程：談判過程中，采購(gòu)部門應(yīng)與供應(yīng)商就物資價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等方面進(jìn)行協(xié)商。談判過程中，采購(gòu)部門應(yīng)保持冷靜、理智，堅(jiān)持原則，維護(hù)公司的利益。3.談判結(jié)果：談判結(jié)束后，采購(gòu)部門應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。采購(gòu)合同應(yīng)明確物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等內(nèi)容。（四）采購(gòu)合同簽訂1.合同審核：采購(gòu)合同簽訂前，應(yīng)提交給項(xiàng)目部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和公司主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括合同條款的合法性、合理性、完整性等方面。2.合同簽訂：審核通過后，由公司法定代表人或其授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。采購(gòu)合同簽訂后，應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給項(xiàng)目部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門。（五）采購(gòu)訂單下達(dá)1.訂單編制：采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)合同，編制采購(gòu)訂單。采購(gòu)訂單應(yīng)明確物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、交貨期、交貨地點(diǎn)等內(nèi)容。2.訂單審批：采購(gòu)訂單編制完成后，應(yīng)提交給項(xiàng)目部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和公司主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核。審核通過后，由公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)實(shí)施。3.訂單下達(dá)：采購(gòu)訂單批準(zhǔn)后，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)將采購(gòu)訂單下達(dá)給供應(yīng)商。供應(yīng)商收到采購(gòu)訂單后，應(yīng)按照訂單要求組織生產(chǎn)和發(fā)貨。（六）采購(gòu)驗(yàn)收1.驗(yàn)收準(zhǔn)備：物資到貨前，項(xiàng)目部門應(yīng)組織相關(guān)人員做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作，包括制定驗(yàn)收方案、準(zhǔn)備驗(yàn)收工具等。2.驗(yàn)收過程：物資到貨后，項(xiàng)目部門應(yīng)按照驗(yàn)收方案對(duì)物資進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物資的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、外觀等方面。驗(yàn)收過程中，應(yīng)做好驗(yàn)收記錄，記錄驗(yàn)收時(shí)間、驗(yàn)收人員、驗(yàn)收內(nèi)容、驗(yàn)收結(jié)果等信息。3.驗(yàn)收結(jié)果處理：驗(yàn)收合格的物資，項(xiàng)目部門應(yīng)辦理入庫(kù)手續(xù)；驗(yàn)收不合格的物資，項(xiàng)目部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求供應(yīng)商進(jìn)行更換或退貨處理。（七）采購(gòu)付款1.付款申請(qǐng)：物資驗(yàn)收合格后，采購(gòu)部門應(yīng)根據(jù)采購(gòu)合同和驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，填寫付款申請(qǐng)表。付款申請(qǐng)表應(yīng)包括物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、采購(gòu)金額、付款方式、付款時(shí)間等內(nèi)容。2.審批流程：付款申請(qǐng)表編制完成后，應(yīng)提交給項(xiàng)目部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和公司主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括采購(gòu)合同的執(zhí)行情況、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告的真實(shí)性、付款金額的準(zhǔn)確性等方面。審核通過后，由公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)實(shí)施。3.付款執(zhí)行：付款申請(qǐng)批準(zhǔn)后，財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照公司財(cái)務(wù)管理制度的規(guī)定，及時(shí)辦理付款手續(xù)。五、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)：市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)主要包括物資市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)、供應(yīng)商壟斷等風(fēng)險(xiǎn)。2.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)：質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)主要包括采購(gòu)的物資質(zhì)量不符合要求、供應(yīng)商提供虛假質(zhì)量證明文件等風(fēng)險(xiǎn)。3.交貨風(fēng)險(xiǎn)：交貨風(fēng)險(xiǎn)主要包括供應(yīng)商交貨期延誤、交貨數(shù)量短缺等風(fēng)險(xiǎn)。4.法律風(fēng)險(xiǎn)：法律風(fēng)險(xiǎn)主要包括采購(gòu)合同糾紛、知識(shí)產(chǎn)權(quán)糾紛等風(fēng)險(xiǎn)。（二）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估1.風(fēng)險(xiǎn)可能性評(píng)估：采購(gòu)部門應(yīng)根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別的結(jié)果，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性進(jìn)行評(píng)估。風(fēng)險(xiǎn)可能性評(píng)估分為高、中、低三個(gè)等級(jí)。2.風(fēng)險(xiǎn)影響程度評(píng)估：采購(gòu)部門應(yīng)根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別的結(jié)果，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生后可能產(chǎn)生的影響程度進(jìn)行評(píng)估。風(fēng)險(xiǎn)影響程度評(píng)估分為嚴(yán)重、較大、一般三個(gè)等級(jí)。3.風(fēng)險(xiǎn)矩陣?yán)L制：采購(gòu)部門應(yīng)根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)可能性評(píng)估和風(fēng)險(xiǎn)影響程度評(píng)估的結(jié)果，繪制風(fēng)險(xiǎn)矩陣。風(fēng)險(xiǎn)矩陣應(yīng)明確風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)、風(fēng)險(xiǎn)描述、風(fēng)險(xiǎn)可能性、風(fēng)險(xiǎn)影響程度等內(nèi)容。（三）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)1.風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避：對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生可能性高、風(fēng)險(xiǎn)影響程度嚴(yán)重的風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)采取風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避措施。風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避措施包括放棄采購(gòu)項(xiàng)目、選擇其他供應(yīng)商等。2.風(fēng)險(xiǎn)降低：對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生可能性較高、風(fēng)險(xiǎn)影響程度較大的風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)采取風(fēng)險(xiǎn)降低措施。風(fēng)險(xiǎn)降低措施包括加強(qiáng)供應(yīng)商管理、簽訂詳細(xì)的采購(gòu)合同、增加備用供應(yīng)商等。3.風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移：對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生可能性較低、風(fēng)險(xiǎn)影響程度一般的風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)采取風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移措施。風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移措施包括購(gòu)買保險(xiǎn)、要求供應(yīng)商提供擔(dān)保等。4.風(fēng)險(xiǎn)接受：對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生可能性低、風(fēng)險(xiǎn)影響程度較小的風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)采取風(fēng)險(xiǎn)接受措施。風(fēng)險(xiǎn)接受措施包括建立風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制、加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)管理等。六、采購(gòu)監(jiān)督與審計(jì)（一）監(jiān)督機(jī)制1.內(nèi)部監(jiān)督：公司應(yīng)建立健全內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)活動(dòng)的監(jiān)督檢查。內(nèi)部監(jiān)督包括采購(gòu)部門自查、審計(jì)部門審計(jì)、公司領(lǐng)導(dǎo)檢查等。2.外部監(jiān)督：公司應(yīng)積極接受外部監(jiān)督，包括政府部門監(jiān)督、社會(huì)輿論監(jiān)督等。（二）審計(jì)內(nèi)容1.采購(gòu)計(jì)劃審計(jì)：審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)計(jì)劃的編制、審核、批準(zhǔn)等環(huán)節(jié)進(jìn)行審計(jì)，檢查采購(gòu)計(jì)劃是否合理、準(zhǔn)確。2.供應(yīng)商管理審計(jì)：審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)供應(yīng)商的選擇、考核、淘汰等環(huán)節(jié)進(jìn)行審計(jì)，檢查供應(yīng)商管理是否規(guī)范、有效。3.采購(gòu)流程審計(jì)：審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)、詢價(jià)、談判、合同簽訂、訂單下達(dá)、驗(yàn)收、付款等環(huán)節(jié)進(jìn)行審計(jì)，檢查采購(gòu)流程是否合規(guī)、順暢。4.采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理審計(jì)：審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、評(píng)估、應(yīng)對(duì)等環(huán)節(jié)進(jìn)行審計(jì)，檢查采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理是否到位、有效。（三）審計(jì)報(bào)告與整改1.審計(jì)報(bào)告：審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)，并出具審計(jì)報(bào)告。審計(jì)報(bào)告應(yīng)包括審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問題、問題產(chǎn)生的原因、整改建議等內(nèi)容。2.整改措施：采購(gòu)部門應(yīng)根據(jù)審計(jì)報(bào)告提出的整改建議，制定整改措施，并認(rèn)真組織實(shí)施。整改