庫房原始單據(jù)管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司庫房原始單據(jù)管理，規(guī)范單據(jù)流轉(zhuǎn)程序，確保庫房物資出入庫信息的準(zhǔn)確記錄與有效追溯，保障公司資產(chǎn)安全，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及庫房物資收發(fā)業(yè)務(wù)的原始單據(jù)管理，包括但不限于采購入庫單、銷售出庫單、內(nèi)部調(diào)撥單、盤點盈虧單等。（三）管理原則1.準(zhǔn)確性原則：原始單據(jù)應(yīng)如實、準(zhǔn)確記錄物資收發(fā)的各項信息，包括物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、金額、收發(fā)時間、經(jīng)手人等，確保數(shù)據(jù)真實可靠。2.完整性原則：單據(jù)內(nèi)容應(yīng)填寫完整，不得遺漏重要信息。相關(guān)簽字、蓋章手續(xù)應(yīng)齊全，以保證單據(jù)的法律效力和有效性。3.及時性原則：物資收發(fā)業(yè)務(wù)發(fā)生后，應(yīng)及時填制原始單據(jù)，并按照規(guī)定流程傳遞和處理，不得積壓延誤，確保信息的時效性。4.規(guī)范性原則：原始單據(jù)的格式、填寫方法、流轉(zhuǎn)程序等應(yīng)符合公司統(tǒng)一規(guī)定，以保證單據(jù)的規(guī)范性和一致性，便于管理和查詢。二、原始單據(jù)的種類及用途（一）采購入庫單1.定義：采購入庫單是記錄公司采購物資驗收入庫情況的原始憑證。2.用途：作為庫房接收采購物資的依據(jù)，明確物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。財務(wù)部門據(jù)以進(jìn)行賬務(wù)處理，確認(rèn)采購成本，記錄應(yīng)付賬款等。用于采購部門與庫房之間的核對，確保采購物資準(zhǔn)確入庫。（二）銷售出庫單1.定義：銷售出庫單是記錄公司銷售物資發(fā)出情況的原始憑證。2.用途：庫房發(fā)貨的依據(jù)，確保銷售物資按照訂單要求準(zhǔn)確發(fā)出。財務(wù)部門據(jù)以確認(rèn)銷售收入，結(jié)轉(zhuǎn)銷售成本。銷售部門用于跟蹤銷售訂單的執(zhí)行情況，與客戶進(jìn)行對賬。（三）內(nèi)部調(diào)撥單1.定義：內(nèi)部調(diào)撥單是記錄公司內(nèi)部各部門之間物資調(diào)撥情況的原始憑證。2.用途：明確物資在公司內(nèi)部不同部門之間的流轉(zhuǎn)去向和數(shù)量。庫房根據(jù)調(diào)撥單辦理物資的調(diào)出和調(diào)入手續(xù)，保證物資庫存的準(zhǔn)確性。財務(wù)部門據(jù)以進(jìn)行相關(guān)賬務(wù)調(diào)整，反映物資在公司內(nèi)部的轉(zhuǎn)移情況。（四）盤點盈虧單1.定義：盤點盈虧單是記錄庫房物資盤點結(jié)果與賬面記錄差異情況的原始憑證。2.用途：反映庫房物資實際數(shù)量與賬面數(shù)量的差異，為查找差異原因提供依據(jù)。財務(wù)部門據(jù)以調(diào)整庫存賬目，確保賬實相符。作為庫房管理績效評估的參考，促進(jìn)庫房管理水平的提升。三、原始單據(jù)的填寫規(guī)范（一）基本要求1.原始單據(jù)應(yīng)使用藍(lán)黑墨水或碳素墨水書寫，不得使用圓珠筆（銀行復(fù)寫賬簿除外）或鉛筆書寫。2.填寫內(nèi)容應(yīng)清晰、工整，不得潦草、模糊，確保易于辨認(rèn)。3.單據(jù)上的各項內(nèi)容應(yīng)填寫齊全，不得有空缺。如有特殊情況需要注明的，應(yīng)在相應(yīng)位置加以說明。（二）具體填寫規(guī)范1.日期：填寫物資收發(fā)業(yè)務(wù)發(fā)生的實際日期，年、月、日應(yīng)填寫完整。2.單據(jù)編號：按照公司統(tǒng)一規(guī)定的編號規(guī)則進(jìn)行編號，確保每張單據(jù)編號唯一，便于查詢和管理。3.物資名稱：填寫物資的準(zhǔn)確全稱，不得使用簡稱或別名。4.規(guī)格型號：詳細(xì)填寫物資的規(guī)格和型號，確保與實際物資相符。5.數(shù)量：填寫物資收發(fā)的實際數(shù)量，應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字，并注明計量單位。6.單價：填寫物資的實際采購單價或銷售單價，應(yīng)與合同約定或市場價格一致。7.金額：根據(jù)數(shù)量和單價計算得出，金額=數(shù)量×單價。大寫金額應(yīng)與小寫金額一致，大寫金額前應(yīng)加“人民幣”字樣，大寫金額數(shù)字之間不得留有空白。8.收發(fā)部門：填寫物資收發(fā)的具體部門名稱，如采購部、銷售部、庫房等。9.經(jīng)手人：填寫辦理物資收發(fā)業(yè)務(wù)的具體人員姓名，并簽字確認(rèn)。10.備注：如有需要說明的其他事項，可在備注欄中填寫。四、原始單據(jù)的流轉(zhuǎn)程序（一）采購入庫單流轉(zhuǎn)程序1.采購部門根據(jù)采購合同和實際到貨情況，填寫采購入庫單。采購入庫單應(yīng)一式三聯(lián)，分別為存根聯(lián)、庫房聯(lián)和財務(wù)聯(lián)。2.采購部門將采購入庫單存根聯(lián)留存，作為采購業(yè)務(wù)的記錄和查詢依據(jù)。3.將采購入庫單庫房聯(lián)和財務(wù)聯(lián)隨同采購物資一并送交庫房。庫房管理人員對采購物資進(jìn)行驗收，核對物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等與采購入庫單一致后，在庫房聯(lián)上簽字確認(rèn)，并將采購入庫單庫房聯(lián)留存，作為庫房登記庫存賬的依據(jù)。4.庫房管理人員將采購入庫單財務(wù)聯(lián)送交財務(wù)部門。財務(wù)部門審核采購入庫單的內(nèi)容是否完整、準(zhǔn)確，簽字蓋章是否齊全，與采購合同、發(fā)票等相關(guān)憑證核對無誤后，據(jù)以進(jìn)行賬務(wù)處理，登記應(yīng)付賬款和庫存商品等科目。（二）銷售出庫單流轉(zhuǎn)程序1.銷售部門根據(jù)銷售合同或客戶訂單，填寫銷售出庫單。銷售出庫單應(yīng)一式四聯(lián)，分別為存根聯(lián)、庫房聯(lián)、財務(wù)聯(lián)和客戶聯(lián)。2.銷售部門將銷售出庫單存根聯(lián)留存，作為銷售業(yè)務(wù)的記錄和查詢依據(jù)。3.將銷售出庫單庫房聯(lián)、財務(wù)聯(lián)和客戶聯(lián)隨同銷售物資一并送交庫房。庫房管理人員根據(jù)銷售出庫單核對銷售物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量等，確認(rèn)無誤后，按照銷售出庫單的要求進(jìn)行發(fā)貨，并在庫房聯(lián)上簽字確認(rèn)，留存作為庫房登記庫存賬的依據(jù)。4.庫房管理人員將銷售出庫單財務(wù)聯(lián)和客戶聯(lián)分別送交財務(wù)部門和客戶。財務(wù)部門審核銷售出庫單后，據(jù)以確認(rèn)銷售收入，結(jié)轉(zhuǎn)銷售成本，登記應(yīng)收賬款和主營業(yè)務(wù)收入等科目?？蛻袈?lián)作為客戶提貨或收貨的憑證。（三）內(nèi)部調(diào)撥單流轉(zhuǎn)程序1.物資調(diào)出部門填寫內(nèi)部調(diào)撥單。內(nèi)部調(diào)撥單應(yīng)一式三聯(lián)，分別為存根聯(lián)、調(diào)入部門聯(lián)和財務(wù)聯(lián)。2.物資調(diào)出部門將內(nèi)部調(diào)撥單存根聯(lián)留存，作為內(nèi)部物資調(diào)撥業(yè)務(wù)的記錄和查詢依據(jù)。3.將內(nèi)部調(diào)撥單調(diào)入部門聯(lián)和財務(wù)聯(lián)送交調(diào)入部門和財務(wù)部門。調(diào)入部門收到內(nèi)部調(diào)撥單后，核對物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量等，確認(rèn)無誤后簽字接收，并將調(diào)入部門聯(lián)留存，作為本部門登記物資臺賬的依據(jù)。4.財務(wù)部門收到內(nèi)部調(diào)撥單后，審核單據(jù)內(nèi)容是否完整、準(zhǔn)確，簽字蓋章是否齊全，據(jù)以進(jìn)行相關(guān)賬務(wù)調(diào)整，如調(diào)整庫存商品明細(xì)科目等。（四）盤點盈虧單流轉(zhuǎn)程序1.庫房定期組織物資盤點工作。盤點結(jié)束后，庫房管理人員根據(jù)盤點結(jié)果填寫盤點盈虧單。盤點盈虧單應(yīng)一式三聯(lián)，分別為存根聯(lián)、財務(wù)聯(lián)和審批聯(lián)。2.庫房管理人員將盤點盈虧單存根聯(lián)留存，作為盤點工作的記錄和查詢依據(jù)。3.將盤點盈虧單財務(wù)聯(lián)和審批聯(lián)送交財務(wù)部門和相關(guān)審批部門。財務(wù)部門根據(jù)盤點盈虧單核對庫存賬目，計算盈虧金額，并進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)處理。審批部門對盤點盈虧情況進(jìn)行審批，分析盈虧原因，提出處理意見。4.經(jīng)審批后的盤點盈虧單由財務(wù)部門留存歸檔，作為財務(wù)核算和資產(chǎn)管理的重要資料。五、原始單據(jù)的審核與保管（一）審核1.各部門在收到原始單據(jù)后，應(yīng)及時進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括單據(jù)的真實性、準(zhǔn)確性、完整性、規(guī)范性等。2.庫房管理人員在接收采購入庫單、銷售出庫單、內(nèi)部調(diào)撥單等時，應(yīng)重點審核物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等與單據(jù)記錄是否一致，簽字蓋章是否齊全。3.財務(wù)部門在收到原始單據(jù)后，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格審核。審核內(nèi)容包括單據(jù)與相關(guān)業(yè)務(wù)的關(guān)聯(lián)性、數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、簽字蓋章的合規(guī)性等。對于不符合要求的原始單據(jù)，財務(wù)部門有權(quán)退回相關(guān)部門進(jìn)行更正或補(bǔ)充。（二）保管1.原始單據(jù)應(yīng)按照類別、時間順序進(jìn)行整理，定期裝訂成冊，并在封面上注明單據(jù)名稱、年度、月份、起止號碼等信息。2.原始單據(jù)的保管期限應(yīng)按照國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，采購入庫單、銷售出庫單等重要原始單據(jù)應(yīng)保管10年以上，盤點盈虧單等其他原始單據(jù)應(yīng)保管5年以上。3.原始單據(jù)應(yīng)存放在安全、干燥、防火、防潮、防蟲的地方，防止單據(jù)損壞、丟失或霉變。4.原始單據(jù)的查閱和借閱應(yīng)嚴(yán)格按照公司規(guī)定的程序進(jìn)行。未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自查閱、復(fù)印或借閱原始單據(jù)。因工作需要查閱或借閱原始單據(jù)的，應(yīng)填寫查閱或借閱申請表，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在指定地點查閱或借閱，并辦理登記手續(xù)。查閱或借閱完畢后，應(yīng)及時歸還原始單據(jù)，確保單據(jù)的安全和完整。六、原始單據(jù)的銷毀（一）銷毀條件原始單據(jù)保管期滿，且確無保存價值的，可以按照公司規(guī)定進(jìn)行銷毀。（二）銷毀程序1.由庫房或財務(wù)部門提出原始單據(jù)銷毀申請，填寫原始單據(jù)銷毀申請表，注明銷毀單據(jù)的名稱、年度、月份、起止號碼、數(shù)量等信息，并說明銷毀原因。2.原始單據(jù)銷毀申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)后，由庫房或財務(wù)部門會同審計部門等相關(guān)人員共同對擬銷毀的原始單據(jù)進(jìn)行清點、核對，確保銷毀單據(jù)與申請表記錄一致。4.對清點核對后的原始單據(jù)進(jìn)行集中銷毀。銷毀方式可以采用粉碎、焚燒等方式，確保單據(jù)信息無法恢復(fù)。5.原始單據(jù)銷毀過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并在原始單據(jù)銷毀申請表上簽字確認(rèn)銷毀情況。6.原始單據(jù)銷毀后，將原始單據(jù)銷毀申請表存檔保管，作為原始單據(jù)銷毀的記錄和證明。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司內(nèi)部審計部門負(fù)責(zé)對庫房原始單據(jù)管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.原始單據(jù)的填寫是否規(guī)范、準(zhǔn)確、完整。2.原始單據(jù)的流轉(zhuǎn)程序是否符合規(guī)定，有無積壓、延誤等情況。3.原始單據(jù)的審核與保管是否嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)制度，有無違規(guī)查閱、借閱、丟失等情況。4.原始單據(jù)的銷毀是否按照規(guī)定程序進(jìn)行，有無擅自銷毀或銷毀不徹底等情況。（三）檢查方式1.定期檢查：審計部門定期對庫房原始單據(jù)管理情況進(jìn)行全面檢查，檢查周期為每季度一次。2.不定期抽查：審計部門根據(jù)工作需要，不定期對庫房原始單據(jù)管理的某個環(huán)節(jié)或某類單據(jù)進(jìn)行抽查。3.專項檢查：針對庫房原始單據(jù)管理中出現(xiàn)的問題或風(fēng)險，審計部門開展專項檢查，深入分析原因，提出改進(jìn)措施。（四）問題處理1.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，審計部門應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。2.責(zé)任部門應(yīng)針對問題進(jìn)行認(rèn)