公司投標部門管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司投標部門的運作，提高投標工作的效率和質量，確保公司在投標活動中能夠充分展示實力，獲取更多業(yè)務機會，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司投標部門全體員工。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則：投標活動必須嚴格遵守國家法律法規(guī)和相關政策要求。2.誠實守信原則：在投標過程中保持誠信，如實提供信息，不得弄虛作假。3.高效協(xié)作原則：各崗位之間密切配合，高效完成投標各項工作任務。4.質量至上原則：確保投標文件的質量，突出公司優(yōu)勢和特色。二、組織架構與職責（一）組織架構投標部門設部門經理一名，下設商務標編制小組、技術標編制小組、投標文件審核小組等。（二）職責1.部門經理全面負責投標部門的管理工作，制定部門工作計劃和目標，并組織實施。協(xié)調與公司其他部門的溝通協(xié)作，確保投標所需資源的及時供應。審核投標文件，對投標項目進行整體把控和決策。負責與客戶、招標代理機構等相關方的溝通協(xié)調，維護良好的合作關系。2.商務標編制小組負責收集、整理投標項目的商務信息，包括招標文件要求、市場行情等。準確編制商務標文件，如報價清單、商務條款響應等，確保商務標內容完整、準確、合理。對商務標中的數據進行核對和分析，提供商務方面的決策建議。3.技術標編制小組深入了解投標項目的技術要求，制定技術方案和應對措施。負責編制技術標文件，包括技術方案、技術參數響應、項目實施計劃等，突出公司技術優(yōu)勢。對技術標中的技術難點進行研究和解決，確保技術方案的可行性和先進性。4.投標文件審核小組對商務標和技術標編制完成的投標文件進行全面審核。檢查投標文件的格式、內容完整性、準確性、合規(guī)性等，提出修改意見和建議。對投標文件中的風險點進行評估，確保投標文件質量符合要求。三、投標流程管理（一）項目獲取與信息收集1.市場部等相關部門獲取招標信息后，及時傳遞給投標部門。2.投標部門安排專人對招標信息進行詳細登記，包括項目名稱、招標人、招標內容、要求、截止日期等。3.收集與投標項目相關的各類資料，如行業(yè)動態(tài)、競爭對手情況、以往類似項目案例等。（二）投標項目分析1.組織相關人員對投標項目進行分析，評估項目的可行性和潛在風險。2.根據項目要求和公司實際情況，確定投標策略，明確重點突出的優(yōu)勢和特色。3.制定投標工作時間表，合理安排各項工作進度。（三）商務標編制1.商務標編制人員按照招標文件要求，準確編制報價清單。進行成本核算，確保報價合理且具有競爭力。對商務條款進行仔細研究，逐一響應，確保無遺漏和偏差。2.編制完成后，進行內部審核，核對數據準確性，檢查商務條款響應的完整性。（四）技術標編制1.技術標編制人員根據項目技術要求，結合公司技術實力，制定詳細的技術方案。對技術參數進行深入分析，確保完全響應招標文件要求。編寫項目實施計劃，明確項目進度安排、質量保障措施、售后服務承諾等。2.技術方案完成后，組織技術專家進行評審，對技術方案的可行性、先進性進行評估，根據評審意見進行修改完善。（五）投標文件審核1.投標文件編制完成后，提交投標文件審核小組進行審核。2.審核小組按照審核標準，對投標文件的格式、內容、邏輯等進行全面檢查。重點檢查商務標報價的合理性、技術標的可行性和響應性。對審核中發(fā)現的問題及時反饋給編制人員，要求限期整改。（六）投標文件裝訂與密封1.按照招標文件要求的格式和順序，對投標文件進行整齊裝訂。2.使用專用封套對投標文件進行密封，并加蓋公司公章和法定代表人印章。（七）投標文件遞交1.安排專人在投標截止日期前將投標文件送達指定地點。2.確保投標文件在遞交過程中的安全，避免出現損壞、丟失等情況。3.保留投標文件遞交的相關憑證，如快遞單、簽收單等。（八）開標與評標1.關注開標信息，及時了解開標情況。2.對于評標過程中招標人或評標委員會提出的問題，及時組織相關人員進行答復和澄清。3.根據評標結果，總結經驗教訓，為后續(xù)投標工作提供參考。四、文件與資料管理（一）投標文件模板管理1.建立統(tǒng)一的投標文件模板庫，包括商務標、技術標等各類文件模板。2.定期對投標文件模板進行更新和維護，確保模板符合最新的招標文件要求和公司業(yè)務發(fā)展需要。（二）投標資料歸檔1.對每次投標項目的相關資料進行整理歸檔，包括招標文件、投標文件、往來溝通文件等。2.按照項目名稱和時間順序進行分類存放，便于查詢和查閱。3.建立電子檔案，同時保留紙質檔案，確保檔案資料的完整性和安全性。（三）資料借閱與使用1.因工作需要借閱投標資料的，需填寫借閱申請表，經部門經理批準后辦理借閱手續(xù)。2.借閱人員應妥善保管借閱資料，不得擅自復印、轉借或泄露給無關人員。3.使用完畢后，及時歸還資料，如發(fā)現資料有損壞或丟失，應照價賠償。五、溝通與協(xié)作管理（一）內部溝通1.建立定期的部門內部會議制度，每周至少召開一次部門例會，總結上周工作進展，安排本周工作任務，溝通解決工作中存在的問題。2.加強各小組之間的信息共享和交流，通過內部工作群、共享文件夾等方式及時傳遞工作信息。3.鼓勵員工之間相互溝通協(xié)作，對于跨小組的工作任務，明確牽頭負責人，共同推進工作開展。（二）與其他部門溝通協(xié)作1.投標部門與市場部保持密切溝通，及時獲取招標信息，反饋投標過程中的市場動態(tài)和客戶需求。2.與技術部門協(xié)作，獲取技術支持，確保技術標文件的質量和可行性。3.與財務部門溝通，進行成本核算和報價審核，確保商務標報價的合理性。4.與法務部門協(xié)作，對投標文件進行合規(guī)性審查，防范法律風險。（三）與外部機構溝通1.與招標代理機構保持良好的溝通關系，及時了解招標項目的具體情況和要求。2.與招標人進行有效溝通，展示公司優(yōu)勢和實力，解答招標人的疑問。3.關注行業(yè)協(xié)會、競爭對手等外部機構的動態(tài)，及時獲取相關信息，為投標工作提供參考。六、人員培訓與發(fā)展（一）培訓計劃制定1.根據投標業(yè)務發(fā)展需求和員工實際情況，制定年度培訓計劃。2.培訓計劃內容包括培訓課程、培訓時間、培訓方式、培訓師資等。（二）培訓內容1.法律法規(guī)培訓：學習國家招投標相關法律法規(guī)和政策文件，確保投標工作合法合規(guī)。2.業(yè)務知識培訓：包括商務標編制技巧、技術標撰寫方法、招標文件解讀等。3.溝通技巧培訓：提高與客戶、招標代理機構等溝通的能力和水平。4.團隊協(xié)作培訓：增強團隊成員之間的協(xié)作意識和協(xié)作能力。（三）培訓方式1.內部培訓：由部門經理、業(yè)務骨干等擔任培訓講師，開展內部培訓課程。2.外部培訓：選派員工參加專業(yè)機構組織的招投標培訓課程或研討會。3.實踐培訓：通過實際參與投標項目，積累經驗，提高業(yè)務能力。（四）員工發(fā)展1.建立員工職業(yè)發(fā)展通道，為員工提供晉升機會和發(fā)展空間。2.根據員工的工作表現和能力水平，進行崗位調整和職責優(yōu)化，充分發(fā)揮員工的優(yōu)勢和潛力。3.鼓勵員工參加各類職業(yè)資格考試和專業(yè)認證，對取得相關證書的員工給予一定的獎勵。七、績效考核管理（一）考核指標設定1.工作業(yè)績指標：包括投標項目中標數量、中標金額、投標文件質量等。2.工作態(tài)度指標：如工作積極性、責任心、團隊協(xié)作精神等。3.工作能力指標：如商務標編制能力、技術標撰寫能力、溝通協(xié)調能力等。（二）考核周期績效考核以自然年度為考核周期，每年年底進行一次全面考核。（三）考核方式1.員工自評：員工對自己一年來的工作表現進行自我評價，填寫自評表。2.上級評價：部門經理根據員工的日常工作表現，對員工進行評價打分。3.同事評價：同事之間相互評價，評價結果作為考核的參考依據。（四）考核結果應用1.根據考核結果，確定員工的績效等級，分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級。2.績效優(yōu)秀的員工給予表彰和獎勵，如獎金、晉升、榮譽證書等。3.績效不合格的員工進行誡勉談話，制定改進計劃，如連續(xù)兩年績效不合格，予以辭退。八、保密管理（一）保密范圍1.投標項目的相關信息，包括招標文件內容、公司投標策略、技術方案、報價清單等。2.在投標過程中獲取的其他公司的商業(yè)秘密和敏感信息。3.公司內部關于投標工作的管理規(guī)定、流程和文件等。（二）保密措施1.與員工簽訂保密協(xié)議，明確保密責任和義務。2.對涉及保密信息的文件、資料等進行加密存儲和傳輸。3.限制保密信息的訪問權限，只有經過授權的人員才能接觸和處理相關信息。4.在辦公區(qū)