基金公司采購管理制度總則目的為規(guī)范基金公司采購行為，加強采購管理，提高采購效率，保證采購質(zhì)量，控制采購成本，防范采購風(fēng)險，特制定本制度。適用范圍本制度適用于基金公司及所屬各部門的采購活動，包括但不限于辦公用品、辦公設(shè)備、金融軟件、營銷物料、咨詢服務(wù)等各類物資和服務(wù)的采購?；驹瓌t1.合法性原則：采購活動應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)定。2.效益性原則：在滿足業(yè)務(wù)需求的前提下，追求采購效益最大化，降低采購成本。3.公平公正原則：采購過程應(yīng)公平、公正、公開，確保所有潛在供應(yīng)商都有平等的機會參與競爭。4.誠實守信原則：采購方和供應(yīng)商應(yīng)誠實守信，履行各自的權(quán)利和義務(wù)。采購組織與職責(zé)采購決策機構(gòu)公司設(shè)立采購決策委員會，負(fù)責(zé)審議重大采購項目，制定采購戰(zhàn)略和政策，監(jiān)督采購活動。采購決策委員會由公司高層管理人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成。采購執(zhí)行部門公司設(shè)立采購部，作為采購活動的執(zhí)行部門，負(fù)責(zé)具體采購工作的組織和實施。采購部職責(zé)如下：1.制定采購計劃和預(yù)算。2.尋找、篩選、評估和選擇供應(yīng)商。3.組織采購談判和合同簽訂。4.協(xié)調(diào)采購項目的執(zhí)行和驗收。5.建立和維護供應(yīng)商檔案。6.收集和分析采購數(shù)據(jù)，提出改進建議。需求部門各需求部門負(fù)責(zé)提出采購需求，參與采購項目的評估和驗收，配合采購部完成采購工作。需求部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)與采購部溝通協(xié)調(diào)，確保采購需求準(zhǔn)確、及時。財務(wù)部門財務(wù)部門負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算、支付采購款項、監(jiān)督采購成本控制等工作。審計部門審計部門負(fù)責(zé)對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購程序的合規(guī)性、采購合同的執(zhí)行情況等。采購流程采購需求提出1.各需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫《采購申請表》，詳細說明采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計采購時間等信息。2.《采購申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至采購部。采購計劃制定1.采購部收到《采購申請表》后，進行匯總分析，結(jié)合公司庫存情況、采購預(yù)算等因素，制定采購計劃。2.采購計劃應(yīng)明確采購項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購時間、采購方式等內(nèi)容，并報采購決策委員會審批。供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商尋找采購部通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。建立供應(yīng)商信息庫，收集供應(yīng)商的基本信息、資質(zhì)證書、業(yè)績情況、聯(lián)系方式等。2.供應(yīng)商篩選采購部根據(jù)采購需求和供應(yīng)商信息庫，對潛在供應(yīng)商進行初步篩選，確定符合要求的供應(yīng)商名單。對篩選出的供應(yīng)商進行實地考察或背景調(diào)查，評估其生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制、信譽狀況等。3.供應(yīng)商評估與選擇采購部組織相關(guān)部門對供應(yīng)商進行綜合評估，評估指標(biāo)包括產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務(wù)等。根據(jù)評估結(jié)果，選擇最優(yōu)供應(yīng)商，并與其簽訂《采購框架協(xié)議》或《采購合同》。4.供應(yīng)商管理采購部定期對供應(yīng)商進行評價和考核，建立供應(yīng)商激勵和淘汰機制。與供應(yīng)商保持密切溝通，及時解決合作過程中出現(xiàn)的問題。采購實施1.采購談判采購部與選定的供應(yīng)商就采購價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款進行談判。談判結(jié)果應(yīng)形成《采購談判紀(jì)要》，作為采購合同的附件。2.采購合同簽訂采購部根據(jù)談判結(jié)果，起草采購合同，經(jīng)法務(wù)部門審核后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，采購部與供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)、采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。3.采購訂單下達采購合同簽訂后，采購部根據(jù)合同要求，向供應(yīng)商下達采購訂單。采購訂單應(yīng)明確采購物資或服務(wù)的具體要求、交貨時間、交貨地點等信息。采購部將采購訂單副本發(fā)送至需求部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門，以便跟蹤采購進度。采購驗收1.驗收準(zhǔn)備需求部門在采購物資或服務(wù)到貨前，應(yīng)做好驗收準(zhǔn)備工作，包括制定驗收方案、準(zhǔn)備驗收工具等。采購部提前通知需求部門和相關(guān)部門做好驗收準(zhǔn)備。2.到貨驗收采購物資或服務(wù)到貨后，需求部門按照驗收方案進行驗收。驗收內(nèi)容包括物資或服務(wù)的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、外觀等。驗收合格后，需求部門填寫《采購驗收單》，并簽字確認(rèn)。如發(fā)現(xiàn)采購物資或服務(wù)存在質(zhì)量問題或其他不符合合同要求的情況，需求部門應(yīng)及時通知采購部，采購部負(fù)責(zé)與供應(yīng)商協(xié)商解決。3.驗收結(jié)果處理驗收合格的采購物資或服務(wù)，財務(wù)部門根據(jù)采購合同和驗收單支付款項。驗收不合格的采購物資或服務(wù)，采購部負(fù)責(zé)與供應(yīng)商協(xié)商退換貨、補貨或賠償?shù)仁乱?，并跟蹤處理結(jié)果。采購方式招標(biāo)采購1.適用范圍：對于金額較大、技術(shù)復(fù)雜、潛在供應(yīng)商較多的采購項目，采用招標(biāo)采購方式。2.招標(biāo)程序：采購部發(fā)布招標(biāo)公告，邀請潛在供應(yīng)商報名參加投標(biāo)。采購部對報名供應(yīng)商進行資格審查，確定合格投標(biāo)人名單。采購部向合格投標(biāo)人發(fā)放招標(biāo)文件，投標(biāo)人按照招標(biāo)文件要求編制投標(biāo)文件，并在規(guī)定時間內(nèi)提交投標(biāo)文件。采購部組織開標(biāo)、評標(biāo)會議，按照評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)對投標(biāo)文件進行評審，確定中標(biāo)候選人。采購部將中標(biāo)候選人名單報采購決策委員會審批，經(jīng)審批后確定中標(biāo)供應(yīng)商，并向中標(biāo)供應(yīng)商發(fā)出中標(biāo)通知書。采購部與中標(biāo)供應(yīng)商簽訂采購合同。競爭性談判采購1.適用范圍：對于采購時間緊迫、采購需求規(guī)格不明確、市場競爭不充分等情況，采用競爭性談判采購方式。2.談判程序：采購部發(fā)布競爭性談判公告，邀請潛在供應(yīng)商報名參加談判。采購部對報名供應(yīng)商進行資格審查，確定合格談判供應(yīng)商名單。采購部向合格談判供應(yīng)商發(fā)放談判文件，談判供應(yīng)商按照談判文件要求編制響應(yīng)文件，并在規(guī)定時間內(nèi)提交響應(yīng)文件。采購部組織談判會議，與談判供應(yīng)商就采購價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款進行談判。談判結(jié)束后，采購部根據(jù)談判結(jié)果，確定成交供應(yīng)商，并向成交供應(yīng)商發(fā)出成交通知書。采購部與成交供應(yīng)商簽訂采購合同。詢價采購1.適用范圍：對于采購金額較小、采購需求規(guī)格明確、市場競爭充分等情況，采用詢價采購方式。2.詢價程序：采購部向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價函，詢價函應(yīng)明確采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨期、付款方式等信息。供應(yīng)商收到詢價函后，在規(guī)定時間內(nèi)報價。采購部對供應(yīng)商的報價進行比較和分析，選擇報價最低且符合要求的供應(yīng)商作為成交供應(yīng)商。采購部與成交供應(yīng)商簽訂采購合同。單一來源采購1.適用范圍：符合下列情形之一的，可以采用單一來源采購方式：只能從唯一供應(yīng)商處采購的。發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的。必須保證原有采購項目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。2.采購程序：采購部填寫《單一來源采購申請表》，詳細說明采用單一來源采購方式的原因、擬采購供應(yīng)商的名稱、采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格等信息?！秵我粊碓床少徤暾埍怼方?jīng)采購決策委員會審批通過后，采購部與供應(yīng)商簽訂采購合同。采購預(yù)算與成本控制采購預(yù)算編制1.采購部根據(jù)公司年度經(jīng)營計劃和采購需求預(yù)測，編制年度采購預(yù)算。2.年度采購預(yù)算應(yīng)明確采購項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購金額等內(nèi)容，并報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.采購部根據(jù)年度采購預(yù)算，分解編制季度和月度采購預(yù)算，確保采購預(yù)算的執(zhí)行。采購成本控制1.采購部在采購過程中，應(yīng)通過與供應(yīng)商談判、招標(biāo)、詢價等方式，爭取最優(yōu)采購價格。2.采購部應(yīng)合理控制采購數(shù)量，避免庫存積壓或缺貨。3.采購部應(yīng)加強對采購成本的分析和監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)成本異常情況，并采取措施進行調(diào)整。4.財務(wù)部門應(yīng)加強對采購成本的核算和監(jiān)督，確保采購成本的合理性和合規(guī)性。采購風(fēng)險管理風(fēng)險識別與評估1.采購部應(yīng)定期對采購活動進行風(fēng)險識別和評估，識別可能存在的風(fēng)險因素，如供應(yīng)商違約、質(zhì)量問題、價格波動、法律糾紛等。2.采購部根據(jù)風(fēng)險識別結(jié)果，對風(fēng)險進行評估，確定風(fēng)險等級和影響程度。風(fēng)險應(yīng)對措施1.針對不同的風(fēng)險因素，采購部制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施，如選擇多家供應(yīng)商、簽訂質(zhì)量保證協(xié)議、采用套期保值等方式防范價格波動風(fēng)險、加強合同管理等。2.采購部應(yīng)定期對風(fēng)險應(yīng)對措施的執(zhí)行情況進行檢查和評估，及時調(diào)整風(fēng)險應(yīng)對策略。風(fēng)險監(jiān)控與預(yù)警1.采購部應(yīng)建立風(fēng)險監(jiān)控機制，對采購活動中的風(fēng)險進行實時監(jiān)控。2.采購部應(yīng)設(shè)定風(fēng)險預(yù)警指標(biāo)，當(dāng)風(fēng)險指標(biāo)達到預(yù)警值時，及時發(fā)出預(yù)警信號，提醒相關(guān)部門采取措施進行處理。采購合同管理合同簽訂1.采購合同應(yīng)按照公司合同管理制度的要求進行簽訂，確保合同的合法性、有效性和完整性。2.采購合同簽訂前，采購部應(yīng)將合同文本提交法務(wù)部門審核，確保合同條款符合法律法規(guī)和公司利益。3.采購合同簽訂后，采購部應(yīng)將合同副本發(fā)送至需求部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門，以便跟蹤合同執(zhí)行情況。合同執(zhí)行1.采購部和需求部門應(yīng)按照采購合同的約定，履行各自的義務(wù)，確保合同的順利執(zhí)行。2.采購部應(yīng)定期檢查采購合同的執(zhí)行情況，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。3.如因不可抗力或其他原因?qū)е潞贤瑹o法履行或需要變更合同條款的，采購部應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，并按照公司合同管理制度的要求辦理相關(guān)手續(xù)。合同變更與解除1.采購合同履行過程中，如需變更合同條款，采購部應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商一致，并簽訂合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議應(yīng)作為原采購合同的補充文件。2.如因不可抗力或其他原因?qū)е虏少徍贤瑹o法履行或繼續(xù)履行已無必要的，采購部應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商解除合同，并按照公司合同管理制度的要求辦理相關(guān)手續(xù)。合同歸檔1.采購合同履行完畢后，采購部應(yīng)將合同文本及相關(guān)資料進行整理歸檔，妥善保管。2.合同檔案應(yīng)包括合同文本、談判紀(jì)要、驗收單、付款憑證等資料，以便查閱和審計。監(jiān)督與考核監(jiān)督檢查1.審計部門定期對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購程序的合規(guī)性、采購合同的執(zhí)行情況、采購成本控制等方面的情況。2.采購決策委員會不定期對重大采購項目進行監(jiān)督檢查，確保采購活動符合公司利益和相關(guān)規(guī)定。考核評價1.公司建立采購工作考核評價機制，對采購部和