工程資料收集管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司工程資料的收集、整理、歸檔與管理，確保工程資料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，為公司工程建設(shè)、運(yùn)營維護(hù)及項(xiàng)目管理提供有效支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有工程項(xiàng)目，包括新建、改建、擴(kuò)建等各類工程。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：工程資料應(yīng)如實(shí)反映工程建設(shè)的實(shí)際情況，確保資料內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：涵蓋工程建設(shè)全過程的各類資料，不得遺漏重要信息。3.準(zhǔn)確性原則：資料數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，文字表述清晰規(guī)范。4.及時(shí)性原則：工程資料應(yīng)隨工程進(jìn)度同步收集、整理，及時(shí)歸檔。5.規(guī)范性原則：嚴(yán)格按照國家及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范進(jìn)行資料的編制、整理和歸檔。二、職責(zé)分工（一）工程管理部門1.負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)工程資料的收集工作，明確各階段資料收集的責(zé)任人及時(shí)間節(jié)點(diǎn)。2.對(duì)工程資料的完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行審核，確保資料符合工程實(shí)際情況。3.督促施工單位、監(jiān)理單位等相關(guān)方及時(shí)提交工程資料，并對(duì)提交的資料進(jìn)行初步審查。（二）施工單位1.負(fù)責(zé)按照合同要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，收集、整理本單位承擔(dān)工程范圍內(nèi)的各類資料。2.確保資料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性，對(duì)資料的質(zhì)量負(fù)責(zé)。3.在工程建設(shè)過程中，及時(shí)將整理好的資料提交給監(jiān)理單位審核，并根據(jù)審核意見進(jìn)行整改。（三）監(jiān)理單位1.對(duì)施工單位提交的工程資料進(jìn)行審核，提出審核意見，督促施工單位整改完善。2.負(fù)責(zé)收集、整理監(jiān)理過程中形成的各類資料，包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理通知單等。3.對(duì)工程資料的整理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保資料符合工程建設(shè)管理要求。（四）檔案管理部門1.負(fù)責(zé)制定工程資料歸檔范圍和保管期限，指導(dǎo)工程管理部門、施工單位、監(jiān)理單位等做好資料的整理和歸檔工作。2.接收各部門提交的工程資料，進(jìn)行統(tǒng)一歸檔保管，建立工程資料檔案庫。3.負(fù)責(zé)工程資料的查閱、借閱管理，確保資料的安全與保密。三、工程資料收集范圍（一）工程前期文件1.項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告等相關(guān)批復(fù)文件。2.工程勘察報(bào)告、設(shè)計(jì)文件（初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)等）及設(shè)計(jì)變更文件。3.工程招投標(biāo)文件，包括招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書等。（二）工程施工過程文件1.施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底記錄。2.工程原材料、構(gòu)配件、設(shè)備的質(zhì)量證明文件，如質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、合格證等。3.施工過程中的各項(xiàng)檢測(cè)報(bào)告，如混凝土試塊抗壓強(qiáng)度報(bào)告、鋼筋焊接檢測(cè)報(bào)告等。4.隱蔽工程驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄。5.工程質(zhì)量事故及處理記錄。6.工程進(jìn)度計(jì)劃及實(shí)際進(jìn)度記錄，包括工程月報(bào)、季報(bào)等。（三）工程監(jiān)理文件1.監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則。2.監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理季報(bào)、監(jiān)理工作總結(jié)。3.監(jiān)理通知單、工程暫停令、工程復(fù)工令等。4.監(jiān)理平行檢驗(yàn)、見證取樣記錄。（四）工程竣工驗(yàn)收文件1.工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。2.工程竣工結(jié)算文件。3.工程質(zhì)量保修書。4.工程竣工圖，包括建筑、結(jié)構(gòu)、電氣、給排水等專業(yè)竣工圖。四、工程資料收集流程（一）施工單位資料收集1.施工單位在工程開工前，根據(jù)工程實(shí)際情況，制定工程資料收集計(jì)劃，明確各階段資料收集的內(nèi)容、責(zé)任人及時(shí)間節(jié)點(diǎn)。2.在工程施工過程中，各崗位人員按照職責(zé)分工，及時(shí)收集、整理各自工作范圍內(nèi)的資料。例如，材料員負(fù)責(zé)收集原材料、構(gòu)配件的質(zhì)量證明文件，試驗(yàn)員負(fù)責(zé)整理各項(xiàng)檢測(cè)報(bào)告等。3.施工單位資料員定期對(duì)收集到的資料進(jìn)行分類、匯總，檢查資料的完整性和準(zhǔn)確性，對(duì)不符合要求的資料及時(shí)督促相關(guān)人員進(jìn)行補(bǔ)充或整改。4.在分部、分項(xiàng)工程完工后，施工單位資料員應(yīng)及時(shí)整理該部分工程的資料，提交給監(jiān)理單位進(jìn)行審核。（二）監(jiān)理單位資料收集1.監(jiān)理單位在工程監(jiān)理過程中，按照監(jiān)理工作流程，及時(shí)收集、整理監(jiān)理文件。例如，總監(jiān)理工程師組織編寫監(jiān)理規(guī)劃，專業(yè)監(jiān)理工程師編寫監(jiān)理細(xì)則，監(jiān)理人員定期編寫監(jiān)理月報(bào)等。2.監(jiān)理人員對(duì)施工單位提交的工程資料進(jìn)行審核，提出審核意見，并跟蹤施工單位的整改情況。審核通過的資料由監(jiān)理單位資料員進(jìn)行登記、編號(hào)，妥善保管。3.監(jiān)理單位在工程竣工驗(yàn)收前，對(duì)監(jiān)理資料進(jìn)行全面整理，形成監(jiān)理工作總結(jié)報(bào)告，提交給建設(shè)單位。（三）工程管理部門資料收集1.工程管理部門負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)各參建單位之間的資料收集工作，定期召開工程資料協(xié)調(diào)會(huì)，解決資料收集過程中出現(xiàn)的問題。2.對(duì)施工單位、監(jiān)理單位提交的工程資料進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核資料與工程實(shí)際情況的符合性、資料的完整性和規(guī)范性等。3.將審核通過的工程資料進(jìn)行匯總，形成工程建設(shè)過程中的綜合資料，為工程竣工驗(yàn)收及后續(xù)運(yùn)營管理提供依據(jù)。（四）檔案管理部門資料接收1.檔案管理部門在工程竣工驗(yàn)收前，根據(jù)工程資料歸檔范圍和保管期限，制定檔案接收計(jì)劃。2.接收工程管理部門、施工單位、監(jiān)理單位提交的工程資料，對(duì)資料進(jìn)行核對(duì)、清點(diǎn)，檢查資料的完整性和準(zhǔn)確性。3.對(duì)接收的工程資料進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂，建立工程資料檔案庫，按照檔案管理要求進(jìn)行保管。五、工程資料整理要求（一）資料分類工程資料應(yīng)按照工程前期文件、施工過程文件、監(jiān)理文件、竣工驗(yàn)收文件等類別進(jìn)行分類整理，每一類再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分。例如，施工過程文件可分為施工技術(shù)資料、施工質(zhì)量資料、施工安全資料等。（二）編號(hào)規(guī)則1.工程資料應(yīng)統(tǒng)一編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于查找和管理。2.編號(hào)可采用分類編號(hào)和順序編號(hào)相結(jié)合的方式。例如，施工技術(shù)資料的編號(hào)可按照專業(yè)分類，如建筑工程施工技術(shù)資料編號(hào)為“JZ”，再加上順序號(hào)。（三）資料編制1.工程資料應(yīng)使用耐久性強(qiáng)的書寫材料，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水等，不得使用易褪色的書寫材料。2.資料內(nèi)容應(yīng)字跡清晰、工整，簽字蓋章齊全。簽字應(yīng)使用黑色中性筆，蓋章應(yīng)使用紅色印泥，確保印章清晰可辨。3.資料中的圖表應(yīng)清晰、準(zhǔn)確，圖表名稱、編號(hào)、標(biāo)注等應(yīng)規(guī)范統(tǒng)一。（四）裝訂要求1.工程資料應(yīng)采用A4紙打印或復(fù)印，左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁、不缺頁。2.資料厚度超過20mm時(shí)，應(yīng)采用三孔一線裝訂方式，確保裝訂牢固。3.裝訂時(shí)應(yīng)去除資料中的金屬物，如訂書釘、回形針等。六、工程資料歸檔與保管（一）歸檔要求1.工程資料應(yīng)在工程竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)完成歸檔。2.歸檔的工程資料應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確，符合檔案管理要求。3.檔案管理部門應(yīng)對(duì)歸檔的工程資料進(jìn)行再次審核，審核通過后辦理歸檔手續(xù)。（二）保管期限1.工程資料的保管期限應(yīng)根據(jù)國家及行業(yè)相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般分為短期、長期和永久。2.短期保管期限為5年以下，長期保管期限為5年至20年，永久保管期限為20年以上。3.具體保管期限如下：工程前期文件、工程竣工驗(yàn)收文件等重要文件應(yīng)永久保管。工程施工過程中的一般性文件，如施工組織設(shè)計(jì)、技術(shù)交底記錄等，保管期限為10年。工程原材料、構(gòu)配件的質(zhì)量證明文件等，保管期限為5年。（三）保管方式1.工程資料應(yīng)采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的保管方式。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房內(nèi)，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放。4.檔案管理部門應(yīng)建立工程資料電子目錄，便于查詢和管理。七、工程資料查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.因工作需要查閱工程資料的，應(yīng)填寫《工程資料查閱申請(qǐng)表》，注明查閱資料的名稱、內(nèi)容、目的等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.查閱工程資料時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，查閱人員不得在資料上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換等。3.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將資料歸還檔案管理部門，檔案管理人員應(yīng)對(duì)資料進(jìn)行檢查，確保資料完好無損。（二）借閱規(guī)定1.因特殊情況需要借閱工程資料的，應(yīng)填寫《工程資料借閱申請(qǐng)表》，注明借閱資料的名稱、內(nèi)容、目的、借閱期限等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.借閱期限一般不得超過15天，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的工程資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播資料內(nèi)容。4.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)及時(shí)歸還資料，檔案管理人員應(yīng)對(duì)資料進(jìn)行核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)資料有損壞、丟失等情況，應(yīng)追究借閱人員的責(zé)任。八、工程資料保密管理（一）保密范圍工程資料中涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、項(xiàng)目信息等內(nèi)容均屬于保密范圍。（二）保密措施1.檔案管理部門應(yīng)與接觸工程資料的人員簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.對(duì)工程資料的查閱、借閱應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行審批，限制知悉范圍。3.檔案庫房應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，安裝監(jiān)控設(shè)備，確保資料的安全。4.電子檔案應(yīng)設(shè)置加密存儲(chǔ)，防止數(shù)據(jù)泄露。（三）違規(guī)處理對(duì)違反工程資料保密規(guī)定的人員，公司將視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、警告、罰款等處罰；情節(jié)嚴(yán)重的，將依法追究法律責(zé)任。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.工程管理部門定期對(duì)施工單位、監(jiān)理單位的工程資料收集、整理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。2.檔案管理部門對(duì)工程資料的歸檔、保管、查閱、借閱等情況進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，確保資料管理規(guī)范。（二）考核