公司采買資產(chǎn)管理制度一、總則1.目的為規(guī)范公司采買資產(chǎn)行為，加強公司資產(chǎn)管理，提高資產(chǎn)使用效益，保障公司正常運營，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬分公司、子公司的各類資產(chǎn)采買活動，包括但不限于固定資產(chǎn)、無形資產(chǎn)、低值易耗品等。3.基本原則合法性原則：資產(chǎn)采買活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關政策規(guī)定。效益性原則：在滿足公司業(yè)務需求的前提下，充分考慮資產(chǎn)的性價比，確保資產(chǎn)采購效益最大化。預算控制原則：資產(chǎn)采買應嚴格按照公司預算執(zhí)行，未經(jīng)批準不得超預算采購。歸口管理原則：根據(jù)資產(chǎn)類別，實行歸口管理，明確各部門在資產(chǎn)采買過程中的職責。二、采買資產(chǎn)的分類及定義1.固定資產(chǎn)指使用期限超過一年，單位價值在規(guī)定標準以上（一般設備單位價值在1000元以上、專用設備單位價值在1500元以上），并在使用過程中基本保持原有物質(zhì)形態(tài)的資產(chǎn)。包括房屋及建筑物、辦公設備、運輸設備、機器設備等。2.無形資產(chǎn)指企業(yè)擁有或者控制的沒有實物形態(tài)的可辨認非貨幣性資產(chǎn)。包括專利權、非專利技術、商標權、著作權、土地使用權等。3.低值易耗品指單位價值較低、使用期限較短，不能作為固定資產(chǎn)核算的各種用具物品。如辦公用品、勞保用品、工具等。三、職責分工1.采購部門負責制定采購計劃，組織實施采購活動，選擇合格供應商，簽訂采購合同。負責與供應商溝通協(xié)調(diào)，跟蹤采購進度，確保采購任務按時完成。負責收集、整理采購相關資料，建立采購檔案。2.使用部門根據(jù)業(yè)務需求，提出資產(chǎn)采購申請，明確采購資產(chǎn)的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量等要求。參與采購過程中的技術談判、驗收等工作，對采購資產(chǎn)的適用性、質(zhì)量等負責。負責采購資產(chǎn)的日常使用、維護和管理。3.資產(chǎn)管理部門負責制定資產(chǎn)管理規(guī)章制度，指導和監(jiān)督各部門資產(chǎn)管理工作。審核采購申請，參與采購合同審核，對采購資產(chǎn)的價值、折舊等進行核算和管理。組織資產(chǎn)清查盤點，確保資產(chǎn)賬實相符。4.財務部門負責審核采購預算，安排采購資金，對采購費用進行核算和支付。參與采購合同審核，監(jiān)督采購資金使用情況。四、采買流程1.采購申請使用部門根據(jù)業(yè)務需要，填寫《資產(chǎn)采購申請表》，詳細說明采購資產(chǎn)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途、預計金額等信息，并提交部門負責人審核。部門負責人審核申請的合理性和必要性，簽字確認后報資產(chǎn)管理部門。2.預算審核資產(chǎn)管理部門收到采購申請后，審核是否在預算范圍內(nèi)。如超出預算，需與使用部門溝通調(diào)整預算或重新評估采購需求。審核通過后，將采購申請?zhí)峤回攧詹块T進行預算審核。3.采購審批財務部門根據(jù)預算情況進行審核，對符合預算的采購申請予以批準。對于重大采購項目（金額超過規(guī)定標準），需提交公司管理層審批。4.采購實施采購部門根據(jù)批準的采購申請，制定采購計劃，選擇合適的采購方式（如招標、詢價、單一來源采購等）。采購部門組織開展采購活動，與供應商進行談判、詢價等，確定采購價格、交貨期、質(zhì)量標準等條款，并簽訂采購合同。5.驗收采購資產(chǎn)到貨前，采購部門通知使用部門和資產(chǎn)管理部門做好驗收準備。使用部門和資產(chǎn)管理部門按照采購合同要求對采購資產(chǎn)進行驗收，檢查資產(chǎn)的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量等是否符合要求。驗收合格后，填寫《資產(chǎn)驗收單》，由驗收人員簽字確認。如發(fā)現(xiàn)問題，及時與供應商協(xié)商解決。6.入庫與報銷驗收合格的資產(chǎn)由資產(chǎn)管理部門辦理入庫手續(xù)，登記資產(chǎn)臺賬。采購部門憑《資產(chǎn)驗收單》、采購合同、發(fā)票等資料到財務部門辦理報銷手續(xù)。財務部門審核無誤后，按照規(guī)定支付采購款項。五、采購方式及適用范圍1.招標采購適用于采購金額較大、技術要求復雜、市場競爭充分的資產(chǎn)采購項目。通過公開招標或邀請招標的方式，選擇最優(yōu)供應商。2.詢價采購適用于采購金額較小、規(guī)格標準統(tǒng)一、市場貨源充足的資產(chǎn)采購項目。向多家供應商發(fā)出詢價單，比較價格和服務后選擇供應商。3.單一來源采購適用于以下情況：只能從唯一供應商處采購的。發(fā)生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的。必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續(xù)從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。六、供應商管理1.供應商選擇采購部門應建立供應商信息庫，收集供應商的基本資料、經(jīng)營狀況、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務等信息。在選擇供應商時，應優(yōu)先選擇具有良好信譽、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價格合理、售后服務完善的供應商。采購部門可以通過招標、詢價、實地考察等方式，對供應商進行綜合評估，確定合格供應商名單。2.供應商評估與考核采購部門定期對供應商進行評估和考核，評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務等方面。根據(jù)評估結(jié)果，對供應商進行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商給予獎勵，對于不符合要求的供應商進行淘汰或整改。3.供應商關系維護采購部門應與供應商保持良好的溝通與合作關系，及時解決采購過程中出現(xiàn)的問題。定期與供應商進行業(yè)務交流，了解市場動態(tài)和供應商的經(jīng)營情況，共同尋求降低采購成本、提高產(chǎn)品質(zhì)量的機會。七、資產(chǎn)驗收管理1.驗收標準采購資產(chǎn)應符合采購合同約定的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量等要求。對于固定資產(chǎn)，應按照國家相關標準和行業(yè)規(guī)范進行驗收。對于無形資產(chǎn)，應檢查相關證書、文件等是否齊全、有效。2.驗收程序采購資產(chǎn)到貨前，采購部門提前通知使用部門和資產(chǎn)管理部門做好驗收準備。使用部門和資產(chǎn)管理部門組成驗收小組，對采購資產(chǎn)進行驗收。驗收小組應至少包括兩名成員，其中一名為使用部門代表，一名為資產(chǎn)管理部門代表。驗收小組按照驗收標準對采購資產(chǎn)進行逐一檢查，填寫《資產(chǎn)驗收單》，詳細記錄驗收情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應在《資產(chǎn)驗收單》上注明，并要求供應商限期整改或退換貨。驗收合格后，驗收小組成員在《資產(chǎn)驗收單》上簽字確認?！顿Y產(chǎn)驗收單》一式三聯(lián)，采購部門、使用部門、資產(chǎn)管理部門各執(zhí)一聯(lián)。八、資產(chǎn)入庫與保管1.入庫管理資產(chǎn)管理部門根據(jù)《資產(chǎn)驗收單》辦理資產(chǎn)入庫手續(xù)，將資產(chǎn)登記入賬，建立資產(chǎn)臺賬。資產(chǎn)入庫時，應按照資產(chǎn)類別、型號、規(guī)格等進行分類存放，便于管理和查找。對于貴重資產(chǎn)或易損資產(chǎn)，應采取特殊的保管措施，如單獨存放、加裝防護設備等。2.保管責任使用部門負責采購資產(chǎn)的日常保管，應指定專人負責資產(chǎn)的管理，確保資產(chǎn)安全、完整。資產(chǎn)管理部門定期對資產(chǎn)保管情況進行檢查和監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時督促使用部門整改。因保管不善造成資產(chǎn)損壞、丟失的，應追究相關責任人的責任。九、資產(chǎn)使用與維護1.使用管理使用部門應按照資產(chǎn)的使用說明書和操作規(guī)程正確使用資產(chǎn)，不得擅自改變資產(chǎn)用途或超范圍使用。建立資產(chǎn)使用登記制度，記錄資產(chǎn)的使用情況、使用時間、使用人員等信息。對于多人共用的資產(chǎn)，應明確使用責任人，避免資產(chǎn)閑置或浪費。2.維護管理使用部門負責采購資產(chǎn)的日常維護和保養(yǎng)，定期對資產(chǎn)進行檢查、清潔、潤滑、調(diào)試等工作，確保資產(chǎn)正常運行。對于需要專業(yè)維修的資產(chǎn)，使用部門應及時通知資產(chǎn)管理部門，由資產(chǎn)管理部門聯(lián)系專業(yè)維修人員進行維修。建立資產(chǎn)維修檔案，記錄維修情況、維修時間、維修費用等信息。十、資產(chǎn)處置管理1.處置范圍已達到使用年限且無法繼續(xù)使用的資產(chǎn)。因技術進步等原因，已被淘汰或不再適用的資產(chǎn)。因自然災害、意外事故等原因造成損壞且無法修復的資產(chǎn)。閑置、不需用的資產(chǎn)。2.處置方式報廢：對于已無使用價值的資產(chǎn)，經(jīng)資產(chǎn)管理部門鑒定后，報公司管理層批準予以報廢。報廢資產(chǎn)應按照國家相關規(guī)定進行處理，如變賣、拆解等。出售：對于閑置、不需用但仍有使用價值的資產(chǎn)，可以通過公開拍賣、招標等方式進行出售。出售資產(chǎn)應按照公司規(guī)定的程序進行審批，并確保資產(chǎn)出售價格合理。捐贈：對于符合條件的資產(chǎn)，可以捐贈給社會公益事業(yè)或其他單位。捐贈資產(chǎn)應按照公司規(guī)定的程序進行審批，并辦理相關手續(xù)。3.處置程序使用部門提出資產(chǎn)處置申請，填寫《資產(chǎn)處置申請表》，詳細說明資產(chǎn)處置原因、處置方式、預計處置價格等信息，并提交部門負責人審核。部門負責人審核申請的合理性和必要性，簽字確認后報資產(chǎn)管理部門。資產(chǎn)管理部門對資產(chǎn)處置申請進行審核，核實資產(chǎn)狀況，提出處置意見。如涉及金額較大的資產(chǎn)處置，需提交公司管理層審批。經(jīng)批準后，資產(chǎn)管理部門組織實施資產(chǎn)處置工作。對于報廢資產(chǎn)，應按照規(guī)定進行處理；對于出售資產(chǎn)，應按照相關程序進行交易；對于捐贈資產(chǎn)，應辦理捐贈手續(xù)。資產(chǎn)處置完成后，資產(chǎn)管理部門應及時更新資產(chǎn)臺賬，核銷相關資產(chǎn)記錄，并將資產(chǎn)處置情況報財務部門進行賬務處理。十一、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部審計公司內(nèi)部審計部門定期對資產(chǎn)采買、驗收、使用、處置等環(huán)節(jié)進行審計監(jiān)督，檢查制度執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。2.財務監(jiān)督財務部門對資產(chǎn)采購資金使用情況進行監(jiān)督，確保資金使用合規(guī)、合理。對資產(chǎn)核算、報銷等業(yè)務進行審核，保證財務數(shù)據(jù)真實、準確。3.日常檢查資產(chǎn)管理部門定期對各部門資產(chǎn)使用、保管情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。檢查內(nèi)容包