/第3章辦公自動(dòng)化OA系統(tǒng)軟件學(xué)習(xí)要求了解電子政務(wù)內(nèi)網(wǎng)——OA系統(tǒng)的運(yùn)行環(huán)境，OA軟件的安裝與配置，掌握部門定義、人員定義、群組定義、操作權(quán)限設(shè)置以及系統(tǒng)維護(hù)的根本操作方法。3.1OA系統(tǒng)的運(yùn)行環(huán)境3.1.1OA系統(tǒng)軟件簡介OA系統(tǒng)軟件是電子政務(wù)網(wǎng)絡(luò)的重要組成局部，它工作在電子政務(wù)的內(nèi)網(wǎng)上，是電子政務(wù)的基礎(chǔ)應(yīng)用軟件。政務(wù)部門要開展電子政務(wù)活動(dòng)，首先要提高內(nèi)部辦公的信息化水平及辦事效率，因此，OA系統(tǒng)軟件幾乎要在所有的政務(wù)部門內(nèi)運(yùn)行。但是，由于在機(jī)關(guān)內(nèi)部辦公自動(dòng)化的需求邊界模糊，哪些功能由辦公自動(dòng)化軟件實(shí)現(xiàn)，哪些功能應(yīng)別離出來作為獨(dú)立的軟件或歸入其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)不容易確定，也沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，故OA系統(tǒng)軟件相對于其他管理軟件更為復(fù)雜、多變，通用性較差，個(gè)性較突出。與常用的辦公處理軟件如微軟的Office套件不同，政務(wù)部門使用的OA系統(tǒng)軟件沒有統(tǒng)一的版本，沒有統(tǒng)一的要求，軟件的風(fēng)格也因開發(fā)商采用開發(fā)工具與平臺(tái)的不同而差異較大。目前，OA軟件主要有三大類：一類是基于Lotus的OA，另一類是基于J2EE的OA，還有一類是基于ASP.NET的OA。Lotus是IBM公司專門為協(xié)同辦公流程搭建的開發(fā)平臺(tái)，是目前我國政府電子政務(wù)內(nèi)網(wǎng)推廣得較多的應(yīng)用平臺(tái)；J2EE則是具有跨操作系統(tǒng)優(yōu)勢的開發(fā)平臺(tái)；而ASP.NET則具有與Windows操作系統(tǒng)兼容且緊密相結(jié)合的特點(diǎn)。本書采用的“求訊辦公自動(dòng)化系統(tǒng)2.0〞軟件是基于Lotus的OA，該軟件采用Web式的設(shè)計(jì)風(fēng)格，頁面簡潔美觀，實(shí)用性強(qiáng)，操作方便。其主要功能包括個(gè)人辦公、電子信息共享、電子公文管理、電子事務(wù)管理與系統(tǒng)維護(hù)，可以滿足政務(wù)協(xié)同辦公模擬實(shí)訓(xùn)操作要求。

3.1.2操作系統(tǒng)與軟件平臺(tái)要求OA系統(tǒng)軟件的運(yùn)行需要有一定的硬件與軟件環(huán)境支持。從硬件方面來說，對效勞器的處理能力要求較高，對一般的客戶端機(jī)器要求較低。從軟件方面來說，效勞器與客戶端的操作系統(tǒng)穩(wěn)定性對OA軟件的運(yùn)行影響較大，因此，要選擇性能成熟、漏洞少、平安性高的操作系統(tǒng)。1．硬件環(huán)境（1）效勞器端硬件系統(tǒng)效勞器的硬件配置應(yīng)以保證系統(tǒng)運(yùn)行速度和穩(wěn)定為前提，建議使用以下配置：主效勞器一臺(tái)，SunFire280R效勞器（兩個(gè)UltraSPARCIII處理器），操作系統(tǒng)為Solaris8），2GB內(nèi)存，用于運(yùn)行LotusDomino效勞器。或：Dell專用效勞器一臺(tái)，Pentium4雙核，操作系統(tǒng)為WindowsServer2003，2GB內(nèi)存，320GB磁盤陣列，用于運(yùn)行LotusDomino效勞器。（2）客戶端硬件系統(tǒng)客戶端對計(jì)算機(jī)的硬件要求不高，可以安裝在普通PC上。推薦使用：CPU：IntelPentium/Celeron系列，時(shí)鐘頻率為1GHz或更高的處理器、AMDK6/Athlon/Duron系列或兼容的處理器。內(nèi)存：256MB或更高。硬盤：20GB以上可用硬盤空間。網(wǎng)卡：配置10/100MEthernetNIC。CD-ROM或DVD。2．軟件環(huán)境（1）效勞器端軟件環(huán)境辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的效勞器端可以運(yùn)行在Unix系統(tǒng)和Windows2000/2003Server下，是真正的跨平臺(tái)系統(tǒng)。具體的軟件環(huán)境可以根據(jù)選用的效勞器而確定：Solaris8，適用于SunFire效勞器。Windows2000/2003Server，適用于普通PC效勞器。LotusDominoR6.51。IBM-Lotus公司的Notes與Domino平臺(tái)是一個(gè)典型的用于開發(fā)和應(yīng)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的平臺(tái)產(chǎn)品，它既可以運(yùn)行在Unix（Linux）系統(tǒng)下，也可以運(yùn)行在Windows操作系統(tǒng)下，從而保證了在該平臺(tái)上OA軟件的可移植性。它在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下以客戶機(jī)/效勞器（C/S）模式工作，但同樣可以提供B/S工作模式，即在客戶端以瀏覽器與Domino效勞器進(jìn)行通信。通常使用的OA系統(tǒng)一般采用B/S工作模式。（2）客戶端軟件環(huán)境從客戶端登錄OA系統(tǒng)，需要預(yù)先安裝：操作系統(tǒng)平臺(tái)，可以是MicrosoftWindows98/2000/XP。InternetExplorer5.0版本以上瀏覽器。MicrosoftOffice辦公軟件。也可以在客戶端安裝LotusNotes產(chǎn)品，但對以B/S工作模式的OA軟件，客戶端只要有瀏覽器就可以順利登錄OA系統(tǒng)，從而簡化了客戶端的軟件安裝與配置。3.2OA系統(tǒng)的安裝與初始化安裝OA軟件前，先要安裝和配置LotusNotes系統(tǒng)平臺(tái)，具體安裝和配置方法參見附錄A中的介紹。3.2.1安裝與配置OA軟件1．安裝在Lotus平臺(tái)上開發(fā)的OA系統(tǒng)，主要包括NSF數(shù)據(jù)庫文件、OAIMAGES圖形文件、CSS樣式表文件及OAJSJavaScript和HTML文件。其中后四者放置在效勞器上供瀏覽器調(diào)用，不參與效勞器程序的運(yùn)行?！扒笥嵽k公自動(dòng)化系統(tǒng)2.0〞軟件由一張光盤和用戶手冊組成，光盤上的\OA文件夾保存NSF數(shù)據(jù)庫文件，\HTML文件夾保存相關(guān)輔助文件。安裝前先退出Domino效勞器，以便進(jìn)行數(shù)據(jù)庫的更換。退出Domino效勞器的方法是，在效勞器運(yùn)行的DOS窗口輸入命令quit再按Enter鍵。運(yùn)行安裝光盤中的Setup.exe程序，按屏幕的提示操作即可完成OA系統(tǒng)的安裝。也可手動(dòng)進(jìn)行，下面介紹手動(dòng)安裝步驟，設(shè)Domino效勞器數(shù)據(jù)文件的路徑為F:\Lotus\Domino\Data。（1）將安裝光盤\Data文件夾下的郵件模板文件mail6.ntf與配置數(shù)據(jù)庫文件Domcfg.nsf復(fù)制到F:\Lotus\Domino\Data\文件夾中替換原來的同名文件。（2）將安裝光盤\OA文件夾中的所有NSF數(shù)據(jù)庫文件復(fù)制到F:\Lotus\Domino\Data\oa文件夾中。（3）將安裝光盤\HTML文件夾中的Word控件程序包WordxProj.cab、images和oaimages圖形文件夾、css和oacss樣式文件夾、js和oajsJavaScript文件夾復(fù)制到F:\Lotus\Domino\Data\domino\html文件夾中。完成OA軟件安裝后，重啟Domino效勞器。特別注意，start.ntf是“求訊辦公自動(dòng)化系統(tǒng)2.0〞的啟始數(shù)據(jù)庫文件，必須復(fù)制到F:\Lotus\Domino\data\oa啟始目錄中，并設(shè)置為Domino效勞器的主頁文件。同時(shí)還需要設(shè)置Domino效勞器的其他環(huán)境參數(shù)，并對OA系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫進(jìn)行簽名后才能運(yùn)行OA系統(tǒng)。2．設(shè)置Web主頁經(jīng)過設(shè)置的Domino效勞器啟動(dòng)后即提供Web效勞，但默認(rèn)的主頁是一個(gè)幫助頁面，要啟動(dòng)OA系統(tǒng)的主界面必須將OA系統(tǒng)的啟始數(shù)據(jù)庫文件作為Web的主頁文件使用，這需要通過LotusNotes的管理程序進(jìn)行設(shè)置。選擇“開始〞|“所有程序〞|“Lotus應(yīng)用程序〞|“LotusDominoAdministrator〞，啟動(dòng)管理配置程序，翻開LotusNotes口令窗口，如圖3-1所示。輸入正確的口令，單擊【確定】按鈕，程序與Domino效勞器進(jìn)行連接，連接成功后翻開如圖3-2所示的管理窗口。圖3-1LotusNotes口令窗口圖3-2LotusAdministrator管理窗口選擇圖3-2中的“HBTJ網(wǎng)絡(luò)域〞|“文件〞選項(xiàng)卡，將顯示D:\Lotus\Domino\Data文件夾中的所有數(shù)據(jù)庫文件，如圖3-3所示。雙擊其中的names.nsf，進(jìn)入通信數(shù)據(jù)庫文件管理窗口，選擇窗口左邊菜單“配置〞|“效勞器〞|“所有效勞器文檔〞，右邊窗口顯示網(wǎng)絡(luò)域中的效勞器列表，如圖3-4所示。雙擊圖中的“oaserver/HBTJ〞效勞器，進(jìn)入該效勞器的管理窗口，選擇“Internet協(xié)議〞|“HTTP〞選項(xiàng)卡，進(jìn)入主頁設(shè)置界面，如圖3-5所示。在圖3-5中，雙擊“主頁URL〞項(xiàng)，將該欄原來的內(nèi)容“/homepage.nsf?Open〞改為“oa/start.nsf/firstpage?Openpage〞，其他欄內(nèi)容保持為原來的默認(rèn)值。圖3-3數(shù)據(jù)庫文件列表圖3-4網(wǎng)絡(luò)域中的效勞器圖3-5主頁URL設(shè)置3．設(shè)置Web引擎在圖3-5中選擇“Internet協(xié)議〞|“DominoWeb引擎〞選項(xiàng)卡，設(shè)置“會(huì)話驗(yàn)證〞為“單效勞器〞，“空閑會(huì)話超時(shí)〞為“30分鐘〞，即超出30分鐘用戶仍沒有對屏幕操作則需要重新登錄，設(shè)置“每個(gè)視圖頁面的缺省行數(shù)〞為3000，設(shè)置“缺省搜索結(jié)果數(shù)〞為2500，其他欄內(nèi)容保持為原來的默認(rèn)值，如圖3-6所示。圖3-6Web引擎設(shè)置4．設(shè)置平安性在圖3-5中選擇“平安性〞選項(xiàng)卡，將該窗口右邊局部“編程限制誰可以-〞中的所有文本框中都輸入“*〞號(hào)，即可翻開所有用戶的運(yùn)行權(quán)限，如圖3-7所示。圖3-7平安性設(shè)置5．為OA數(shù)據(jù)庫簽名在圖3-3中單擊左邊窗口的oa文件夾，右邊窗口將顯示oa文件夾中所有的數(shù)據(jù)庫文件，單擊其中任意一個(gè)文件，再按【Ctrl+A】組合鍵選中所有這些文件，如圖3-8所示。單擊鼠標(biāo)右鍵，從彈出的快捷菜單中選擇“簽名〞命令，Domino效勞器即開始對所選的數(shù)據(jù)庫文件進(jìn)行簽名處理。最后單擊【保存并關(guān)閉】按鈕，完成OA系統(tǒng)的設(shè)置。關(guān)閉LotusDominoAdministrator管理配置程序及Domino效勞器，再次重啟，OA系統(tǒng)即可運(yùn)行。3.2.2安裝FTP效勞器客戶端在進(jìn)入OA系統(tǒng)并調(diào)用Word編輯模塊時(shí)需要利用FTP效勞器進(jìn)行通信，由于LotusDomino不提供文件傳輸效勞，因此需要另外安裝FTP效勞器。本OA系統(tǒng)的FTP效勞器選用Rhino軟件公司的Serv-U效勞器，該效勞器功能強(qiáng)大，性能穩(wěn)定，安裝簡單，易于使用，其試用版可從網(wǎng)站下載。以下介紹該效勞器的安裝與啟動(dòng)操作。圖3-8數(shù)據(jù)庫簽名1．安裝雙擊Serv-U效勞器安裝程序Setup.exe，啟動(dòng)安裝界面，如圖3-9所示。圖3-9安裝FTP效勞器按屏幕提示一步步操作，選擇默認(rèn)即可，完成初步安裝。2．配置初步安裝完成后，界面彈出安裝向?qū)?，如圖3-10所示，需要對效勞器的運(yùn)行環(huán)境及管理用戶作進(jìn)一步的設(shè)置。圖3-10安裝向?qū)Р襟E一：單擊【Next】按鈕，出現(xiàn)步驟二，默認(rèn)即可。步驟二：單擊【Next】按鈕，出現(xiàn)步驟三，默認(rèn)即可。步驟三：單擊【Next】按鈕，出現(xiàn)步驟四，輸入效勞器本身的IP地址，如圖3-11所示；如果不輸入IP地址，該FTP效勞器不能對外提供效勞，只能為本機(jī)（）提供效勞。圖3-11IP地址步驟四：單擊【Next】按鈕，出現(xiàn)步驟五，輸入效勞器主機(jī)名稱：Domain。步驟五：單擊【Next】按鈕，出現(xiàn)步驟六，是否允許匿名訪問，選擇“No〞。步驟六：單擊【Next】按鈕，出現(xiàn)步驟七，是否創(chuàng)立賬號(hào)名，選擇“Yes〞。步驟七：單擊【Next】按鈕，出現(xiàn)步驟八，在賬號(hào)登錄名（Accountloginname）中輸入=stones。步驟八：單擊【Next】按鈕，出現(xiàn)步驟九，在密碼框中（Password）中輸入=stones。步驟九：在C盤創(chuàng)立C:\文件夾，里面存放document.doc和document1.doc，在C:\ftp存放document.doc，這些文件可以是空文檔，用于Word模塊編輯流程中的文檔。步驟十：單擊【Next】按鈕，出現(xiàn)步驟十一，是否鎖定用戶在主目錄，選擇“Yes〞。步驟十一：單擊【Next】按鈕，出現(xiàn)步驟十二，在特權(quán)賬號(hào)（AccountadminPrivilege）中選擇“SystemAdministrator〞。步驟十二：單擊【Next】按鈕，出現(xiàn)步驟十三，單擊【Finish】按鈕完成配置，如圖3-12所示。圖3-12完成配置3．啟動(dòng)安裝完成后，將在桌面創(chuàng)立FTP效勞器圖標(biāo)“Serv-U〞，雙擊該圖標(biāo)，進(jìn)入FTP效勞界面，如圖3-13所示，單擊左側(cè)窗口中的【License】按鈕，可在右側(cè)窗口看到相關(guān)的注冊信息，若還未注冊，應(yīng)先啟動(dòng)注冊程序，注冊成功后才能啟動(dòng)FTP效勞。圖3-13FTP運(yùn)行窗口若采用其他FTP效勞器進(jìn)行文件傳輸，為保證OA系統(tǒng)的正常運(yùn)行，必須建立用戶賬號(hào)stones，密碼設(shè)置為stones，主目錄設(shè)置為C:\ftp。3.2.3配置客戶瀏覽器客戶端通過IE瀏覽器訪問OA系統(tǒng)時(shí)，常需要下載OA系統(tǒng)提供的控件運(yùn)行，因此需要對IE進(jìn)行設(shè)置，以便快速、準(zhǔn)確地運(yùn)行OA系統(tǒng)提供的控件。在客戶端啟動(dòng)IE，選擇IE系統(tǒng)菜單的“工具〞|“Internet選項(xiàng)〞命令，再選擇“Internet選項(xiàng)〞對話框中的“平安〞選項(xiàng)卡，選中“本地Intranet〞，單擊【自定義級(jí)別】按鈕，翻開“平安設(shè)置〞對話框。設(shè)置所有的ActiveX控件和插件為“啟用〞狀態(tài)即可，如圖3-14所示。圖3-14IE瀏覽器設(shè)置3.3軟件根本操作3.3.1啟動(dòng)效勞器1．啟動(dòng)LotusDomino效勞器啟動(dòng)LotusDomino效勞器前，要確保用作效勞器的操作系統(tǒng)中沒有啟動(dòng)其他Web效勞和郵件效勞。選擇“開始〞|“所有程序〞|“LotusApplications〞|“LotusDominoServer〞命令，或雙擊桌面上已建立的LotusDomino效勞器快捷圖標(biāo)，將啟動(dòng)Domino效勞器，同時(shí)OA系統(tǒng)也啟動(dòng)，并等待用戶的訪問。圖3-15所示是LotusDomino效勞器正常啟動(dòng)的窗口，圖中可見各種Internet效勞包括郵件效勞、Http效勞都已經(jīng)啟動(dòng)。在該窗口的提示符下可運(yùn)行各種Domino效勞器命令，輸入“help〞按回車鍵將顯示各種命令的幫助信息，輸入“quit〞按Enter鍵即可關(guān)閉Domino效勞器。Domino效勞器工作時(shí)的各種響應(yīng)信息也會(huì)在該窗口中顯示。圖3-15LotusDomino效勞器啟動(dòng)窗口2．啟動(dòng)FTP效勞器雙擊桌面上FTP效勞器“Serve-U〞的快捷圖標(biāo)，將啟動(dòng)FTP效勞器，并等待用戶的訪問。圖3-16所示是FTP效勞器正常啟動(dòng)的窗口。圖3-16FTP效勞器啟動(dòng)窗口若采用其他FTP效勞器，啟動(dòng)后應(yīng)保證用戶賬號(hào)stones能正常傳輸文件。3.3.2啟動(dòng)客戶端客戶端開機(jī)進(jìn)入Windows操作系統(tǒng)，啟動(dòng)瀏覽器，在瀏覽器地址欄中輸入OA系統(tǒng)所在效勞器的域名或IP地址，將出現(xiàn)登錄界面，如圖3-17所示?！扒笥嵽k公自動(dòng)化系統(tǒng)2.0〞是廣東行政學(xué)院與廣州求訊計(jì)算機(jī)科技有限公司共同開發(fā)的用于政府機(jī)關(guān)的OA系統(tǒng)，功能全面、界面清晰、操作簡單。為了最有效地運(yùn)行該系統(tǒng)，建議用戶將計(jì)算機(jī)屏幕的分辨率設(shè)置為1024×768模式，在運(yùn)行過程中如果瀏覽器顯示攔截信息，則應(yīng)調(diào)低瀏覽器的平安級(jí)別，放行OA系統(tǒng)的ActiveX控件。圖3-17OA系統(tǒng)登錄界面3.3.3用戶登錄在登錄界面中，輸入用戶名和密碼進(jìn)行登錄，下面以系統(tǒng)管理員admin登錄。當(dāng)用戶名與密碼輸入正確，單擊【進(jìn)入】按鈕后，用戶將進(jìn)入系統(tǒng)主界面，如圖3-18所示。當(dāng)用戶名與密碼輸入錯(cuò)誤時(shí)，系統(tǒng)將會(huì)提示用戶密碼錯(cuò)誤，此時(shí)需重新登錄。圖3-18OA系統(tǒng)主窗口OA系統(tǒng)主界面有五大區(qū)域，分別是A、B、C、D、E區(qū)。（1）A區(qū)：OA系統(tǒng)的LOGO信息。（2）B區(qū)：OA系統(tǒng)的主菜單。主（導(dǎo)航）菜單中包含了6個(gè)功能模塊，當(dāng)鼠標(biāo)移動(dòng)到菜單上時(shí)，菜單下就會(huì)彈出一個(gè)相應(yīng)的子菜單，用戶通過選擇，進(jìn)入相應(yīng)的功能模塊中進(jìn)行工作。個(gè)人事務(wù)：主要描述個(gè)人需要自己辦理的業(yè)務(wù)信息，包括我的工作、我的設(shè)置、我的事務(wù)、公務(wù)授權(quán)、個(gè)人資料、個(gè)人文檔、密碼設(shè)置、郵件系統(tǒng)和在線交流。公文管理：收文管理、發(fā)文管理、正式發(fā)文。公共辦公：電子公告、電子論壇、電子刊物、網(wǎng)上調(diào)查、公共信息、規(guī)章制度、新聞動(dòng)態(tài)、留言板。行政事務(wù)：會(huì)議管理、接待管理、信訪管理、車輛管理、固定資產(chǎn)管理。系統(tǒng)維護(hù)：系統(tǒng)設(shè)置、流程設(shè)置、檔案庫設(shè)置、領(lǐng)導(dǎo)信箱設(shè)置和菜單設(shè)置等。（3）C區(qū)：信息欄。信息欄包括待辦事宜、行政公告、網(wǎng)上調(diào)查、留言板。待辦事宜：當(dāng)用戶登錄后，待辦事宜信息板上會(huì)顯示當(dāng)前用戶所需辦理的事宜以及最新的郵件情況。用戶可以通過單擊事宜標(biāo)題或郵件標(biāo)題，來翻開文件進(jìn)行閱讀、辦理。行政公告：主要是用于單位發(fā)布公告、通知的地方。網(wǎng)上調(diào)查：用于在網(wǎng)上搜集工作人員的意見，也可用作相關(guān)知識(shí)測驗(yàn)。留言板：當(dāng)用戶登錄后，在該留言板面上會(huì)顯示收到的最新留言，通過單擊文檔標(biāo)題來翻開文檔，并進(jìn)行處理。（4）D區(qū)：新聞動(dòng)態(tài)信息。這是單位發(fā)布最新新聞的場所，包括三局部內(nèi)容：單位要聞、系統(tǒng)動(dòng)態(tài)和綜合新聞。用戶界面上可直接觀看首條新聞和首頁新聞。首條新聞是指配有新聞圖片和內(nèi)容簡介的第一條新聞，首頁新聞是指顯示在首條新聞之下的其他新聞。用戶可以通過選擇新聞標(biāo)題或新聞圖片來翻開文檔，閱讀新聞內(nèi)容。若用戶想查看更多新聞可單擊右上角的【更多】按鈕，就會(huì)翻開一個(gè)新聞視圖，用戶可以在新聞視圖中選擇新聞翻開閱讀。（5）E區(qū)：綜合欄。該區(qū)包括三局部內(nèi)容：領(lǐng)導(dǎo)信箱、個(gè)人日程和常用資料。領(lǐng)導(dǎo)信箱：可直接從這里給單位領(lǐng)導(dǎo)寫電子郵件。個(gè)人日程：顯示當(dāng)月每天的工作方案。常用資料：當(dāng)用戶登錄后，在常用資料板上可以通過單擊資料標(biāo)題進(jìn)行相應(yīng)資料的查閱。3.4系統(tǒng)的管理與維護(hù)LotusDomino效勞器及OA系統(tǒng)軟件安裝與配置完成后，系統(tǒng)只注冊了一個(gè)用戶，那就是管理員賬戶admin。接下來系統(tǒng)的管理與維護(hù)工作主要由管理員完成，包括部門、崗位及其人員的定義、群組定義、操作權(quán)限設(shè)置等。在實(shí)際應(yīng)用中，這些定義是OA系統(tǒng)設(shè)計(jì)人員在對應(yīng)用OA系統(tǒng)的單位進(jìn)行設(shè)計(jì)調(diào)研時(shí)需要完成的一項(xiàng)根本工作。為后面學(xué)習(xí)與操作的方便出發(fā)，本書統(tǒng)一以南方省海濱市統(tǒng)計(jì)局作為模擬案例，該單位各部門的職能定義及詳細(xì)模擬資料參見附錄B。3.4.1部門定義要讓單位的工作人員使用OA系統(tǒng)，每個(gè)人員都必須擁有OA系統(tǒng)的一個(gè)賬號(hào)，為便于管理，每個(gè)人應(yīng)屬于某個(gè)部門，具有一定的職位，所以系統(tǒng)管理員首先要按某種邏輯關(guān)系定義單位內(nèi)的部門與職位。系統(tǒng)管理員以賬戶名admin登錄到圖3-18所示的OA系統(tǒng)主窗口，選擇“系統(tǒng)維護(hù)〞|“系統(tǒng)設(shè)置〞，進(jìn)入系統(tǒng)管理與維護(hù)窗口，如圖3-19所示。圖3-19系統(tǒng)管理與維護(hù)主窗口在本書模擬的案例中，海濱市統(tǒng)計(jì)局內(nèi)設(shè)8個(gè)科室，正式編制64人，部門設(shè)置分為兩級(jí)：第1級(jí)是統(tǒng)計(jì)局本身，第2級(jí)是下屬科室，級(jí)別代碼分別是1和2。依據(jù)組織機(jī)構(gòu)，結(jié)合辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)確定部門信息一覽表如表3-1所示。表3-1部門信息一覽表序號(hào)部門簡稱級(jí)別代號(hào)排序號(hào)描述0統(tǒng)計(jì)局1TJ1海濱統(tǒng)計(jì)局，局領(lǐng)導(dǎo)4人1辦公室2TJ0121辦公室，6人2人事科2TJ0222人事勞資科，6人3綜合信息科2TJ0323財(cái)政金融審計(jì)科，8人4工交能源科2TJ0424資產(chǎn)投資審計(jì)科，8人5社科投資科2TJ0525社會(huì)科技投資科，8人續(xù)表序號(hào)部門簡稱級(jí)別代號(hào)排序號(hào)描述6農(nóng)業(yè)財(cái)貿(mào)科2TJ0626農(nóng)業(yè)財(cái)貿(mào)科，8人7法制教育科2TJ0727法制教育科，8人8貿(mào)易統(tǒng)計(jì)科2TJ0828貿(mào)易外經(jīng)統(tǒng)計(jì)科，8人1．部門定義單擊圖3-19左側(cè)窗口“系統(tǒng)設(shè)置〞左邊的“+〞號(hào)，展開系統(tǒng)設(shè)置，選擇“部門名稱〞|“新建部門〞，出現(xiàn)如圖3-20所示的“部門名稱設(shè)定〞窗口。按表3-1部門信息一覽表中的內(nèi)容輸入一個(gè)部門后，單擊【保存并新建】按鈕，輸入下一個(gè)部門，輸入完成后，單擊【關(guān)閉】按鈕返回。2．崗位定義選擇圖3-19左側(cè)窗口“崗位名稱〞|“新建崗位名稱〞，出現(xiàn)如圖3-21所示的“崗位名稱〞窗口。按表3-2崗位信息一覽表錄入。圖3-20“部門名稱設(shè)定〞窗口圖3-21“崗位名稱〞窗口 表3-2崗位信息一覽表序號(hào)崗位名稱排序號(hào)描述0局長1負(fù)責(zé)全局工作1副局長21協(xié)助局長工作2主任22部門主要負(fù)責(zé)人3副主任23協(xié)助主任工作4科長24部門主要負(fù)責(zé)人5副科長25協(xié)助科長工作6科員26一般工作人員續(xù)表序號(hào)崗位名稱排序號(hào)描述7秘書27一般工作人員8打字員28負(fù)責(zé)資料錄入9借用人員29完成臨時(shí)性工作10系統(tǒng)管理員30Admin，管理OA系統(tǒng)3.4.2人員定義人員定義的方法有兩種，一種是單個(gè)人員錄入，另一種是批量人員錄入。1．單個(gè)人員錄入單擊圖3-19左側(cè)窗口“人員設(shè)置〞，在人員設(shè)置窗口中單擊【新建用戶】，出現(xiàn)如圖3-22所示的“用戶注冊〞窗口。圖3-22“用戶注冊〞窗口在“用戶注冊〞窗口中依次輸入用戶姓名、人員所在的一級(jí)部門、二級(jí)部門名稱，二級(jí)部門的輸入可從下拉窗口中選擇，如圖3-23所示。按同樣的方式輸入崗位、用戶簡稱、姓名排序號(hào)、用戶初始密碼，并選擇注冊郵件。輸入完成后，單擊窗口右上方的【注冊】按鈕，完成用戶的注冊，用戶必須在注冊后才能登錄OA系統(tǒng)。該方法錄入簡便，但每次注冊要花費(fèi)較長時(shí)間，故效率不高。圖3-23“選擇部門名稱〞窗口在“用戶注冊〞窗口中，姓名用中文，用戶簡稱可以用拼音，兩者都可以在登錄時(shí)使用，且共用一個(gè)登錄密碼，一旦注冊成功，兩者都不能修改，否則將不能正確登錄。如果一定要改，則必須先刪除，再重新注冊。因此，人名與簡稱不可重復(fù)，系統(tǒng)管理員要事先對整個(gè)單位的人員作統(tǒng)一的規(guī)劃，防止登錄名的重復(fù)，保證每個(gè)人員都能正常登錄OA系統(tǒng)。2．批量人員錄入OA系統(tǒng)支持人員的批量注冊。首先將各部門人員的信息錄入至一個(gè)文本文件中，文件內(nèi)容的格式為：人員姓名*人員姓名排序號(hào)*一級(jí)部門名稱*一級(jí)部門排序號(hào)*二級(jí)部門名稱*二級(jí)部門排序號(hào)*崗位名稱*移動(dòng)電話號(hào)碼*人員簡稱*密碼說明：文件的每一行對應(yīng)一個(gè)登錄賬號(hào)，一行分為10個(gè)工程，各工程之間用“*〞分開。如果某項(xiàng)內(nèi)容空缺，則在兩個(gè)“*〞之間輸入一空格,如“**〞,一個(gè)賬號(hào)的10個(gè)工程必須位于同一行。利用文本的復(fù)制功能可以快速建立多個(gè)賬號(hào)，但同樣要注意防止人員姓名與人員簡稱的重復(fù)，賬號(hào)輸入完成后以某個(gè)文件名保存到磁盤上備用。單擊圖3-19左側(cè)窗口中的“人員設(shè)置〞，在人員設(shè)置窗口中單擊【用戶導(dǎo)入】按鈕，出現(xiàn)如圖3-24所示的“用戶導(dǎo)入〞窗口。圖3-24“用戶導(dǎo)入〞窗口單擊【瀏覽】按鈕，選中已錄入的用戶賬號(hào)文本文件，單擊【導(dǎo)入】按鈕，將完成批量用戶的注冊。圖3-25所示為已錄入的統(tǒng)計(jì)局各部門人員名單。單擊“+〞圖標(biāo)可展開各部門名稱，單擊“-〞圖標(biāo)可折疊顯示。詳細(xì)名單見附錄B的工作人員列表。圖3-25“人員設(shè)置〞窗口3.4.3群組定義人員定義完成后，可以按照工作任務(wù)、性質(zhì)、職位等的不同建立不同的群組。群組的建立可以使人員的操作更具有靈活性，在個(gè)人電子郵件與工作流程中選擇人員時(shí)使用群組非常方便。單擊圖3-19左側(cè)窗口中的“群組設(shè)置〞，再單擊【新建群組】，在“群組設(shè)置〞窗口中輸入群組名稱，單擊【選擇】按鈕，選擇群組對象，如圖3-26所示。表3-3是統(tǒng)計(jì)局的群組定義。圖3-26“群組設(shè)置〞窗口表3-3群組定義一覽表序號(hào)群組名稱群組描述群組成員0全體人員統(tǒng)計(jì)局全體人員（略）1局領(lǐng)導(dǎo)全體局級(jí)領(lǐng)導(dǎo)趙局長、錢局長、孫局長、李局長2科長全體科級(jí)領(lǐng)導(dǎo)黃主任、吳主任、諸科長、沈科長、朱科長、秦科長、尤科長、孔科長、曹科長、嚴(yán)科長、戚科長、謝科長、柏科長、水科長、竇科長、習(xí)科長、范科長、崔科長3科員除局領(lǐng)導(dǎo)、科長之外人員鄭秘書、王秘書、馮秘書、陳秘書、衛(wèi)科員、蔣科員、韓科員、楊科員、許科員、何科員、呂科員、施科員、張科員、華科員、金科員、魏科員、陶科員、姜科員、鄒科員、俞科員、章科員、云科員、蘇科員、潘科員、葛科員、彭科員、朗科員4辦公序列辦公室、人事科黃主任、吳主任、鄭秘書、王秘書、馮秘書、陳秘書、沈科長、崔科長、韓科員、楊科員、尤科員、葉科員續(xù)表序號(hào)群組名稱群組描述群組成員5業(yè)務(wù)序列