小學采購合同管理制度一、總則（一）目的為加強小學采購合同管理，規(guī)范采購行為，維護學校合法權(quán)益，提高采購效益，確保學校各項工作的順利開展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于小學各類物資、服務(wù)采購合同的簽訂、履行、變更、終止等全過程管理。（三）基本原則1.合法性原則：采購合同的簽訂、履行必須符合國家法律法規(guī)的規(guī)定。2.公平公正原則：合同雙方應(yīng)在平等、自愿、公平、公正的基礎(chǔ)上簽訂合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.誠實守信原則：合同雙方應(yīng)誠實守信，嚴格履行合同約定，不得擅自變更或解除合同。4.效益原則：采購合同的簽訂應(yīng)注重經(jīng)濟效益和社會效益，確保采購物資和服務(wù)的質(zhì)量和性價比。二、采購合同的簽訂（一）采購計劃的制定1.各部門根據(jù)學校教學、科研、行政等工作需要，提前編制采購計劃，明確采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)算金額等內(nèi)容。2.采購計劃應(yīng)經(jīng)部門負責人審核后報學校分管領(lǐng)導審批。（二）供應(yīng)商的選擇1.采購部門應(yīng)通過公開招標、邀請招標、競爭性談判、單一來源采購、詢價等方式選擇供應(yīng)商。2.供應(yīng)商應(yīng)具備合法經(jīng)營資格，具有良好的商業(yè)信譽和健全的財務(wù)會計制度，能夠提供質(zhì)量合格、價格合理的物資或服務(wù)。3.采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、聯(lián)系方式、經(jīng)營范圍、信用狀況等內(nèi)容，并定期對供應(yīng)商進行評估和考核。（三）合同文本的擬定1.采購部門應(yīng)根據(jù)采購項目的特點和要求，擬定合同文本。合同文本應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、價格、交貨時間、交貨地點、付款方式、違約責任等內(nèi)容。2.合同文本應(yīng)使用國家統(tǒng)一的合同示范文本或行業(yè)標準文本。如無統(tǒng)一示范文本或標準文本，采購部門應(yīng)根據(jù)實際情況制定合同文本，并報學校法律顧問審核。（四）合同的審批1.合同文本擬定后，采購部門應(yīng)將合同草案提交學校相關(guān)部門審核。審核內(nèi)容包括合同的合法性、合規(guī)性、完整性、準確性等方面。2.學校相關(guān)部門應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)完成審核，并提出審核意見。采購部門應(yīng)根據(jù)審核意見對合同草案進行修改和完善。3.合同草案經(jīng)審核通過后，采購部門應(yīng)將合同提交學校分管領(lǐng)導審批。學校分管領(lǐng)導應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)完成審批，并簽署審批意見。（五）合同的簽訂1.合同經(jīng)學校分管領(lǐng)導審批通過后，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商簽訂書面合同。合同應(yīng)由雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字并加蓋單位公章。2.合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時將合同副本送學校財務(wù)部門、審計部門等相關(guān)部門備案。三、采購合同的履行（一）合同執(zhí)行的跟蹤1.采購部門應(yīng)建立合同執(zhí)行跟蹤機制，定期對合同履行情況進行檢查和監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。2.采購部門應(yīng)督促供應(yīng)商按照合同約定的時間、地點、質(zhì)量要求等履行合同義務(wù)，確保采購物資或服務(wù)按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)。（二）物資驗收1.物資到貨后，采購部門應(yīng)組織相關(guān)部門和人員進行驗收。驗收內(nèi)容包括物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、外觀等方面。2.驗收人員應(yīng)按照合同約定的質(zhì)量標準和驗收方法進行驗收，并填寫驗收報告。驗收報告應(yīng)包括驗收日期、驗收人員、驗收內(nèi)容、驗收結(jié)果等內(nèi)容。3.如發(fā)現(xiàn)物資質(zhì)量不符合合同約定，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系，要求供應(yīng)商采取更換、退貨、補貨等措施，直至物資質(zhì)量符合合同約定。（三）付款管理1.采購部門應(yīng)按照合同約定的付款方式和時間，及時辦理付款手續(xù)。付款前，采購部門應(yīng)審核相關(guān)憑證，確保付款依據(jù)充分、手續(xù)齊全。2.財務(wù)部門應(yīng)按照學校財務(wù)管理制度的規(guī)定，對采購部門提交的付款申請進行審核，并及時辦理付款手續(xù)。3.如因供應(yīng)商原因?qū)е潞贤瑹o法履行或物資質(zhì)量不符合合同約定，采購部門應(yīng)暫停付款，并及時與供應(yīng)商協(xié)商解決。四、采購合同的變更與終止（一）合同變更1.在合同履行過程中，如因不可抗力、政策調(diào)整、市場變化等原因需要變更合同內(nèi)容的，合同雙方應(yīng)協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。2.變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、原因、時間、雙方的權(quán)利和義務(wù)等內(nèi)容，并作為原合同的補充文件。（二）合同終止1.合同履行完畢，雙方的權(quán)利和義務(wù)即告終止。2.在合同履行過程中，如因不可抗力、政策調(diào)整、市場變化等原因?qū)е潞贤瑹o法繼續(xù)履行或雙方協(xié)商一致同意終止合同的，合同雙方應(yīng)簽訂書面終止協(xié)議。3.終止協(xié)議應(yīng)明確終止的原因、時間、雙方的權(quán)利和義務(wù)等內(nèi)容，并作為原合同的終止文件。五、采購合同的檔案管理（一）檔案的收集1.采購部門應(yīng)負責采購合同檔案的收集工作，確保合同檔案的完整性和準確性。2.采購合同檔案應(yīng)包括合同文本、招標文件、投標文件、評標報告、中標通知書、驗收報告、付款憑證等相關(guān)資料。（二）檔案的整理1.采購部門應(yīng)按照檔案管理的要求，對收集到的采購合同檔案進行整理和分類。2.整理后的檔案應(yīng)按照時間順序、項目類別等進行編號，并建立檔案目錄。（三）檔案的保管1.采購部門應(yīng)指定專人負責采購合同檔案的保管工作，確保檔案的安全和保密。2.檔案保管人員應(yīng)定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.采購合同檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，并按照檔案管理的要求進行存放和保管。（四）檔案的查閱1.因工作需要查閱采購合同檔案的，查閱人員應(yīng)填寫查閱申請表，并經(jīng)部門負責人批準。2.檔案保管人員應(yīng)按照查閱申請表的要求，提供相關(guān)檔案資料，并做好查閱記錄。3.查閱人員不得擅自復印、摘抄、涂改、銷毀檔案資料。如需復印、摘抄檔案資料的，應(yīng)經(jīng)檔案保管人員同意，并辦理相關(guān)手續(xù)。六、采購合同的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.學校審計部門應(yīng)定期對采購合同的簽訂、履行、變更、終止等情況進行審計監(jiān)督，確保采購合同的合法性、合規(guī)性和效益性。2.學校紀檢監(jiān)察部門應(yīng)加強對采購合同管理工作的監(jiān)督檢查，嚴肅查處采購合同管理中的違法違紀行為。（二）考核評價1.學校應(yīng)建立采購合同管理考核評價制度，對采購部門和相關(guān)人員的采購合同管理工作進行考核評價。2.考核評價內(nèi)容包括采購合