公司煙酒采購(gòu)管理制度一、總則1.目的為規(guī)范公司煙酒采購(gòu)行為，加強(qiáng)對(duì)煙酒采購(gòu)工作的管理與監(jiān)督，確保采購(gòu)過(guò)程的公開(kāi)、公平、公正，滿足公司業(yè)務(wù)需求，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門因業(yè)務(wù)需要進(jìn)行的煙酒采購(gòu)活動(dòng)。3.基本原則合法性原則：采購(gòu)活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定。合規(guī)性原則：嚴(yán)格按照公司規(guī)定的流程和審批權(quán)限進(jìn)行采購(gòu)操作。效益性原則：在保證質(zhì)量的前提下，合理控制采購(gòu)成本，追求采購(gòu)效益最大化。廉潔性原則：采購(gòu)人員應(yīng)廉潔自律，嚴(yán)禁收受供應(yīng)商賄賂或謀取不正當(dāng)利益。二、采購(gòu)職責(zé)分工1.需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，提前向采購(gòu)部門提交煙酒采購(gòu)申請(qǐng)，詳細(xì)說(shuō)明采購(gòu)的品種、數(shù)量、用途等信息。負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)回來(lái)的煙酒進(jìn)行驗(yàn)收，確保質(zhì)量符合要求，并在驗(yàn)收合格后及時(shí)辦理入庫(kù)手續(xù)。2.采購(gòu)部門負(fù)責(zé)接收需求部門的采購(gòu)申請(qǐng)，根據(jù)申請(qǐng)制定采購(gòu)計(jì)劃，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。與供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)談判，簽訂采購(gòu)合同，確保合同條款符合公司利益和要求。跟蹤采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購(gòu)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。3.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)審核采購(gòu)申請(qǐng)及相關(guān)費(fèi)用報(bào)銷，確保采購(gòu)資金的合理使用。按照合同約定及時(shí)支付供應(yīng)商貨款，并做好賬務(wù)處理。4.審計(jì)部門對(duì)煙酒采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)流程的合規(guī)性、采購(gòu)合同的執(zhí)行情況以及采購(gòu)資金的使用效益等。對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題提出整改意見(jiàn)，并督促相關(guān)部門進(jìn)行整改。三、采購(gòu)流程1.采購(gòu)申請(qǐng)需求部門填寫《煙酒采購(gòu)申請(qǐng)表》，注明采購(gòu)項(xiàng)目名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)算金額、預(yù)計(jì)使用日期、用途等內(nèi)容，并由部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。將申請(qǐng)表提交至采購(gòu)部門。2.采購(gòu)審批采購(gòu)部門收到申請(qǐng)表后，對(duì)采購(gòu)需求進(jìn)行審核，審核通過(guò)后提交至分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司實(shí)際情況和預(yù)算安排進(jìn)行審批，審批通過(guò)后申請(qǐng)表返回采購(gòu)部門。3.供應(yīng)商選擇與采購(gòu)采購(gòu)部門根據(jù)審批后的采購(gòu)申請(qǐng)，通過(guò)市場(chǎng)調(diào)研、供應(yīng)商推薦、招標(biāo)、詢價(jià)等方式選擇合適的供應(yīng)商。與選定的供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)談判，明確采購(gòu)價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款，并簽訂采購(gòu)合同。采購(gòu)部門根據(jù)合同要求向供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)訂單，跟蹤訂單執(zhí)行情況，確保按時(shí)、按質(zhì)、按量完成采購(gòu)任務(wù)。4.驗(yàn)收與入庫(kù)采購(gòu)的煙酒到貨后，需求部門應(yīng)及時(shí)組織驗(yàn)收。驗(yàn)收人員根據(jù)采購(gòu)合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)煙酒的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等進(jìn)行檢查，確保與合同約定一致。驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收人員在《驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)，并將煙酒辦理入庫(kù)手續(xù)。倉(cāng)庫(kù)管理人員根據(jù)《驗(yàn)收單》和采購(gòu)合同對(duì)入庫(kù)煙酒進(jìn)行登記入賬。5.報(bào)銷與付款需求部門憑《驗(yàn)收單》、采購(gòu)發(fā)票等相關(guān)憑證填寫費(fèi)用報(bào)銷單，按照公司財(cái)務(wù)報(bào)銷流程進(jìn)行審批。財(cái)務(wù)部門審核報(bào)銷憑證無(wú)誤后，按照合同約定支付供應(yīng)商貨款。四、采購(gòu)預(yù)算管理1.公司實(shí)行煙酒采購(gòu)預(yù)算管理制度，采購(gòu)部門應(yīng)根據(jù)公司年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃和業(yè)務(wù)需求，編制年度煙酒采購(gòu)預(yù)算。2.年度采購(gòu)預(yù)算應(yīng)明確采購(gòu)項(xiàng)目、金額、時(shí)間等內(nèi)容，并報(bào)公司管理層審批。3.采購(gòu)部門應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行采購(gòu)任務(wù)，如遇特殊情況需要調(diào)整預(yù)算，應(yīng)提前提出申請(qǐng)，經(jīng)公司管理層審批后執(zhí)行。4.財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行情況的監(jiān)控，定期對(duì)預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行分析和通報(bào)，確保采購(gòu)資金合理使用。五、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)具有合法經(jīng)營(yíng)資質(zhì)，信譽(yù)良好，無(wú)不良記錄。具備較強(qiáng)的供應(yīng)能力，能夠按時(shí)、按質(zhì)、按量提供所需煙酒產(chǎn)品。產(chǎn)品質(zhì)量符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，價(jià)格合理，具有一定的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。售后服務(wù)良好，能夠及時(shí)解決客戶在使用過(guò)程中遇到的問(wèn)題。2.供應(yīng)商開(kāi)發(fā)與評(píng)估采購(gòu)部門應(yīng)通過(guò)多種渠道開(kāi)發(fā)新供應(yīng)商，收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商檔案。定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)等方面。根據(jù)評(píng)估結(jié)果對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予優(yōu)先合作機(jī)會(huì)，對(duì)于不符合要求的供應(yīng)商及時(shí)淘汰。3.供應(yīng)商考核與激勵(lì)建立供應(yīng)商考核機(jī)制，定期對(duì)供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、價(jià)格執(zhí)行情況等進(jìn)行考核?？己私Y(jié)果作為供應(yīng)商后續(xù)合作的重要依據(jù)。對(duì)于考核優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)，如增加采購(gòu)份額、優(yōu)先支付貨款等；對(duì)于考核不合格的供應(yīng)商，采取警告、減少采購(gòu)份額、暫停合作等措施，直至終止合作。六、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理1.市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)關(guān)注煙酒市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)情況，及時(shí)掌握市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，合理安排采購(gòu)時(shí)機(jī)，降低采購(gòu)成本。與供應(yīng)商簽訂價(jià)格調(diào)整條款，約定在市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)較大時(shí)，雙方協(xié)商調(diào)整采購(gòu)價(jià)格。2.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的質(zhì)量管理，要求供應(yīng)商提供產(chǎn)品質(zhì)量合格證明文件，并在采購(gòu)合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和違約責(zé)任。嚴(yán)格執(zhí)行驗(yàn)收程序，確保采購(gòu)的煙酒質(zhì)量符合要求。對(duì)于驗(yàn)收不合格的產(chǎn)品，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決，如無(wú)法解決，按照合同約定追究供應(yīng)商責(zé)任。3.合同風(fēng)險(xiǎn)簽訂采購(gòu)合同前，應(yīng)仔細(xì)審查合同條款，確保合同內(nèi)容完整、準(zhǔn)確、合法，避免合同漏洞和風(fēng)險(xiǎn)。加強(qiáng)對(duì)合同執(zhí)行情況的跟蹤和監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決合同執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。如遇合同變更或解除，應(yīng)按照法律規(guī)定和合同約定辦理相關(guān)手續(xù)。4.廉潔風(fēng)險(xiǎn)加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)人員的廉潔教育，提高廉潔意識(shí)，嚴(yán)禁采購(gòu)人員收受供應(yīng)商賄賂或謀取不正當(dāng)利益。建立健全廉潔監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)過(guò)程的監(jiān)督檢查，對(duì)發(fā)現(xiàn)的違規(guī)違紀(jì)行為嚴(yán)肅處理。七、監(jiān)督與檢查1.審計(jì)部門定期對(duì)煙酒采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)流程是否合規(guī)、采購(gòu)合同是否履行、采購(gòu)資金是否合理使用等。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)報(bào)銷憑證的審核，確保報(bào)銷手續(xù)完備、憑證真實(shí)有效。