公司檔案用章管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案用章管理，規(guī)范檔案用章行為，維護公司檔案的真實性、完整性和嚴肅性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在涉及公司檔案相關(guān)業(yè)務(wù)中使用印章的管理。（三）基本原則1.嚴格審批原則：檔案用章必須經(jīng)過嚴格的審批流程，確保用章事項合法合規(guī)。2.登記備案原則：對每一次檔案用章進行詳細登記備案，以便追溯和查詢。3.專人保管原則：檔案印章由專人負責(zé)保管，確保印章安全。4.規(guī)范使用原則：按照規(guī)定的用途、范圍和程序使用檔案印章，不得擅自更改。二、檔案印章的種類及用途（一）種類1.檔案專用章：用于公司各類檔案資料的蓋章確認，如檔案的借閱、歸還、查閱登記等。2.電子檔案章：適用于電子檔案的蓋章確認，具有與實體檔案章同等的法律效力。（二）用途1.檔案專用章在檔案借閱登記表上加蓋，確認檔案借閱的相關(guān)信息。在檔案歸還登記表上加蓋，證明檔案已按時歸還且狀態(tài)正常。在檔案查閱申請單、查閱記錄等文件上加蓋，表明查閱行為的合規(guī)性。2.電子檔案章對經(jīng)過審批的電子檔案進行蓋章確認，確保電子檔案的真實性和完整性。在電子檔案的傳輸、存儲等相關(guān)記錄上加蓋，保障電子檔案流轉(zhuǎn)過程的可追溯性。三、檔案用章的審批流程（一）用章申請1.凡需使用檔案印章的部門或個人，應(yīng)填寫《檔案用章申請表》，詳細注明用章事項、用章文件名稱、用章份數(shù)、用章時間等信息。2.申請部門負責(zé)人對用章事項進行審核，確認其真實性、必要性和合規(guī)性，并簽署意見。（二）審批1.申請表經(jīng)申請部門負責(zé)人審核后，提交至檔案管理部門負責(zé)人審批。檔案管理部門負責(zé)人應(yīng)從檔案管理規(guī)定和公司整體利益出發(fā)，對用章申請進行全面審查，重點關(guān)注用章事項是否符合檔案管理要求，是否存在潛在風(fēng)險等。2.對于涉及重要檔案、重大事項或金額較大的用章申請，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)綜合考慮各方面因素，做出最終審批決定。（三）特殊情況處理1.如遇緊急情況，無法按照正常審批流程提前申請用章時，申請部門或個人應(yīng)通過電話等方式向檔案管理部門負責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)說明情況，并在事后及時補辦申請手續(xù)。2.對于補辦申請手續(xù)的情況，檔案管理部門應(yīng)進行嚴格審查，確保緊急用章行為符合規(guī)定且無不良后果。四、檔案印章的保管（一）保管人員1.檔案專用章由檔案管理部門指定專人負責(zé)保管，保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識。2.電子檔案章的保管與使用應(yīng)遵循公司電子印章管理相關(guān)規(guī)定，由專門的信息安全人員或經(jīng)過授權(quán)的人員負責(zé)操作和維護。（二）保管要求1.檔案印章應(yīng)存放在安全可靠的地方，如保險柜等，確保印章的安全存放，防止被盜用、丟失或損壞。2.保管人員不得擅自將檔案印章交予他人保管或使用，如因特殊情況需要委托他人代管，必須經(jīng)過檔案管理部門負責(zé)人批準，并辦理相關(guān)交接手續(xù)。3.電子檔案章的存儲設(shè)備應(yīng)采取加密、備份等安全措施，防止數(shù)據(jù)丟失或被篡改。同時，保管人員應(yīng)定期對電子印章系統(tǒng)進行維護和檢查，確保其正常運行。五、檔案用章的使用（一）用章現(xiàn)場監(jiān)督1.檔案用章必須在檔案管理部門指定的地點使用，不得在其他場所隨意用章。2.在用章過程中，保管人員應(yīng)全程在場監(jiān)督，確保用章行為符合審批要求，用章位置準確無誤，用章內(nèi)容與申請事項一致。3.對于涉及多頁文件的用章，應(yīng)逐頁加蓋，確保每頁文件都有印章確認。（二）用章登記1.每次檔案用章后，保管人員應(yīng)及時在《檔案用章登記簿》上進行詳細登記，登記內(nèi)容包括用章日期、用章部門、用章事項、用章文件名稱、用章份數(shù)、審批人等信息。2.《檔案用章登記簿》應(yīng)妥善保存，保存期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行，以便日后查閱和追溯。（三）用章文件存檔1.用章后的文件應(yīng)按照檔案管理規(guī)定進行整理和存檔，確保文件的完整性和可查性。2.對于涉及重要檔案或重大事項的用章文件，應(yīng)進行單獨分類存檔，并標注相關(guān)用章信息，以便于快速查找和調(diào)閱。六、檔案用章的停用與銷毀（一）停用1.當檔案印章因磨損、損壞、變更等原因需要停用或更換時，檔案管理部門應(yīng)及時發(fā)布通知，告知公司各部門停止使用原印章。2.停用的檔案印章應(yīng)妥善保管，不得隨意丟棄或銷毀。（二）銷毀1.對于已停用且不再使用的檔案印章，檔案管理部門應(yīng)填寫《檔案印章銷毀申請表》，詳細說明銷毀原因、印章名稱、數(shù)量等信息。2.《檔案印章銷毀申請表》經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，由檔案管理部門會同公司相關(guān)部門共同進行銷毀。3.銷毀過程應(yīng)進行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時間、地點、參與人員、銷毀方式等信息，并由參與銷毀的人員簽字確認。4.銷毀后的記錄應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進行存檔，以備查閱。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對檔案用章管理制度的執(zhí)行情況進行審計檢查，重點檢查用章審批流程是否合規(guī)、用章登記是否完整、印章保管是否安全等方面。2.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案用章情況進行自查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題，并向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報自查結(jié)果。（二）違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定使用檔案印章的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。處罰措施包括但不限于警告、罰款、解除勞動合同等。2.如因違規(guī)用章給公司造成經(jīng)濟損失或其他不良影響的，違規(guī)責(zé)任人應(yīng)承擔相應(yīng)的賠償責(zé)任。構(gòu)成犯罪的，將依法