公司接待訂房管理制度總則1.目的為規(guī)范公司接待訂房管理工作，確保接待工作的順利進(jìn)行，提高接待服務(wù)質(zhì)量，合理控制接待成本，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門因公務(wù)接待需要進(jìn)行的訂房活動(dòng)。3.基本原則合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，確保訂房活動(dòng)合法合規(guī)。合理性原則：根據(jù)接待任務(wù)的實(shí)際需求，合理安排訂房標(biāo)準(zhǔn)和房型，避免浪費(fèi)。服務(wù)性原則：以提供優(yōu)質(zhì)、高效、周到的接待服務(wù)為宗旨，滿足來訪客人的住宿需求。接待訂房申請(qǐng)與審批1.申請(qǐng)流程接待部門如需訂房，應(yīng)提前填寫《公司接待訂房申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明接待時(shí)間、來訪客人姓名、人數(shù)、性別、預(yù)計(jì)住宿天數(shù)、接待事由等信息。申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至行政部門。2.審批流程行政部門收到申請(qǐng)表后，對(duì)申請(qǐng)信息進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核接待事由的合理性、訂房標(biāo)準(zhǔn)的合規(guī)性等。審核通過后，行政部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)，并根據(jù)審批意見安排訂房。訂房標(biāo)準(zhǔn)與房型安排1.訂房標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)來訪客人的身份和接待規(guī)格，制定以下訂房標(biāo)準(zhǔn)：重要客戶、合作伙伴：可安排入住五星級(jí)酒店或公司協(xié)議酒店的豪華套房或高級(jí)客房。一般業(yè)務(wù)往來客戶：可安排入住四星級(jí)酒店或公司協(xié)議酒店的商務(wù)套房或標(biāo)準(zhǔn)客房。公司內(nèi)部員工出差：根據(jù)實(shí)際情況，按照公司差旅費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)安排相應(yīng)檔次的酒店房間。訂房標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行，不得擅自提高或降低標(biāo)準(zhǔn)。如有特殊情況需要調(diào)整，須經(jīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.房型安排根據(jù)來訪客人的人數(shù)和性別，合理安排房型：?jiǎn)稳巳胱?yīng)安排單人房。兩人同性入住應(yīng)安排雙人標(biāo)準(zhǔn)房。多人入住可根據(jù)實(shí)際情況安排標(biāo)準(zhǔn)間或套房，但應(yīng)盡量減少房間數(shù)量，以節(jié)約成本。如有特殊需求，如加床、相鄰房間等，應(yīng)在申請(qǐng)表中注明，并盡量滿足客人要求。訂房渠道與協(xié)議酒店管理1.訂房渠道行政部門應(yīng)優(yōu)先通過公司協(xié)議酒店進(jìn)行訂房，以獲取更優(yōu)惠的價(jià)格和優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。如協(xié)議酒店無法滿足接待需求，可通過以下渠道進(jìn)行訂房：在線旅游平臺(tái)，如攜程、去哪兒等。酒店官方網(wǎng)站或客服電話。旅行社或其他專業(yè)訂房機(jī)構(gòu)。2.協(xié)議酒店管理行政部門應(yīng)定期對(duì)公司協(xié)議酒店進(jìn)行評(píng)估和管理，確保酒店服務(wù)質(zhì)量符合公司要求。與協(xié)議酒店簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括房?jī)r(jià)、優(yōu)惠政策、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、退房時(shí)間等。定期與協(xié)議酒店核對(duì)賬目，確保費(fèi)用結(jié)算準(zhǔn)確無誤。如發(fā)現(xiàn)協(xié)議酒店存在服務(wù)質(zhì)量問題或違反合作協(xié)議的情況，應(yīng)及時(shí)與酒店溝通協(xié)商解決，如無法解決，可考慮更換協(xié)議酒店。接待訂房費(fèi)用結(jié)算與報(bào)銷1.費(fèi)用結(jié)算接待訂房費(fèi)用由行政部門統(tǒng)一結(jié)算。行政部門應(yīng)在客人退房后及時(shí)與酒店核對(duì)賬目，確保費(fèi)用準(zhǔn)確無誤。如客人使用公司信用卡支付訂房費(fèi)用，行政部門應(yīng)及時(shí)辦理還款手續(xù)。2.報(bào)銷流程行政部門根據(jù)訂房發(fā)票和《公司接待訂房申請(qǐng)表》，填寫費(fèi)用報(bào)銷單，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門對(duì)報(bào)銷單據(jù)進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核發(fā)票的真實(shí)性、合法性、完整性，以及報(bào)銷金額是否符合訂房標(biāo)準(zhǔn)等。審核通過后，財(cái)務(wù)部門按照公司財(cái)務(wù)制度進(jìn)行報(bào)銷。接待訂房信息管理1.信息記錄行政部門應(yīng)建立接待訂房信息檔案，對(duì)每次訂房活動(dòng)的相關(guān)信息進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括接待時(shí)間、來訪客人姓名、人數(shù)、性別、預(yù)計(jì)住宿天數(shù)、接待事由、訂房酒店名稱、房型、房?jī)r(jià)、費(fèi)用結(jié)算情況等。接待訂房信息檔案應(yīng)妥善保管，以備查詢和統(tǒng)計(jì)分析。2.信息更新如接待訂房信息發(fā)生變更，行政部門應(yīng)及時(shí)更新信息檔案，并通知相關(guān)部門。定期對(duì)接待訂房信息進(jìn)行整理和分析，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷完善接待訂房管理工作。接待訂房服務(wù)質(zhì)量監(jiān)督與評(píng)估1.服務(wù)質(zhì)量監(jiān)督行政部門應(yīng)定期對(duì)訂房酒店的服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保酒店提供優(yōu)質(zhì)、高效、周到的服務(wù)。如發(fā)現(xiàn)酒店存在服務(wù)質(zhì)量問題，應(yīng)及時(shí)與酒店溝通協(xié)商解決，并跟蹤處理結(jié)果。2.服務(wù)質(zhì)量評(píng)估行政部門應(yīng)定期組織接待部門對(duì)訂房酒店的服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括酒店設(shè)施、服務(wù)態(tài)度、衛(wèi)生狀況、餐飲質(zhì)量等。根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的酒店給予表揚(yáng)和獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)表現(xiàn)不佳的酒店提出整改意見，如多次整改仍不符合要求，可考慮取消其協(xié)議酒店資格。違規(guī)處理1.對(duì)違反本制度的行為，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰：對(duì)于未經(jīng)審批擅自訂房或超標(biāo)準(zhǔn)訂房的行為，責(zé)令相關(guān)責(zé)任人自行承擔(dān)超出部分的費(fèi)用，并給予警告處分。對(duì)于因工作失誤導(dǎo)致訂房信息錯(cuò)誤或費(fèi)用結(jié)算不準(zhǔn)確的行為，責(zé)令相關(guān)責(zé)任人及時(shí)糾正錯(cuò)誤，并給予相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)處罰。對(duì)于與酒店勾結(jié)謀取私利或損害公司利益的行為，除追回非法所得外，給予相關(guān)責(zé)任人嚴(yán)肅的紀(jì)律處分，情節(jié)嚴(yán)重的依法追究法律責(zé)任。2.如因不可抗力或其他