培訓機構文件管理制度總則一、目的為規(guī)范本培訓機構文件的管理，確保文件的準確性、及時性、安全性和有效性，提高工作效率，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于本培訓機構內(nèi)所有文件的管理，包括但不限于規(guī)章制度、通知、報告、計劃、方案、合同等。三、管理職責1.人事行政部負責文件的收發(fā)、登記、歸檔、保管、銷毀等日常管理工作。制定文件的編號規(guī)則，對文件進行統(tǒng)一編號。負責文件的借閱、復制、傳遞等管理工作。定期對文件進行清理、鑒定，對過期或無效文件進行銷毀。2.各部門負責本部門文件的起草、審核、發(fā)布、執(zhí)行等工作。按照規(guī)定的程序和要求，將文件提交給人事行政部進行管理。定期對本部門文件的執(zhí)行情況進行檢查和評估，及時反饋意見和建議。四、文件分類1.規(guī)章制度類包括本培訓機構的各項規(guī)章制度，如人事管理制度、財務管理制度、教學管理制度等。規(guī)章制度類文件具有長期性、穩(wěn)定性和規(guī)范性，是本培訓機構日常管理的重要依據(jù)。2.通知類用于傳達上級指示、部署工作任務、通知重要事項等。通知類文件具有及時性和針對性，通常以簡短的文字形式發(fā)布。3.報告類用于向上級匯報工作進展、反映問題、提出建議等。報告類文件具有客觀性和真實性，通常需要詳細闡述工作情況和相關數(shù)據(jù)。4.計劃類用于規(guī)劃本培訓機構的未來發(fā)展目標、工作任務和實施步驟等。計劃類文件具有前瞻性和指導性，通常需要明確各項工作的時間節(jié)點和責任人。5.方案類用于解決特定問題或開展特定活動的具體實施方案，如招生方案、培訓方案等。方案類文件具有針對性和可操作性，通常需要詳細闡述實施步驟、資源需求和風險控制等。6.合同類用于與外部單位或個人簽訂的各種合同、協(xié)議等，如采購合同、合作協(xié)議等。合同類文件具有法律效力，需要嚴格按照法律法規(guī)和公司規(guī)定進行管理。五、文件編號1.規(guī)章制度類文件編號格式為：[年份][部門代碼][序號]例如：2023RS001，表示2023年人事部門制定的第1號規(guī)章制度。2.通知類文件編號格式為：[年份][通知類型代碼][序號]例如：2023TZ001，表示2023年發(fā)布的第1號通知。通知類型代碼包括：通知（TZ）、公告（GG）、通報（TB）等。3.報告類文件編號格式為：[年份][部門代碼][報告類型代碼][序號]例如：2023RSBG001，表示2023年人事部門提交的第1號工作報告。報告類型代碼包括：工作報告（BG）、情況報告（QK）、專項報告（ZX）等。4.計劃類文件編號格式為：[年份][部門代碼][計劃類型代碼][序號]例如：2023RSJH001，表示2023年人事部門制定的第1號工作計劃。計劃類型代碼包括：年度計劃（NJ）、季度計劃（JJ）、月度計劃（YY）等。5.方案類文件編號格式為：[年份][部門代碼][方案類型代碼][序號]例如：2023RSFA001，表示2023年人事部門制定的第1號方案。方案類型代碼包括：招生方案（ZS）、培訓方案（PX）、活動方案（HD）等。6.合同類文件編號格式為：[年份][合同類型代碼][序號]例如：2023HT001，表示2023年簽訂的第1號合同。合同類型代碼包括：采購合同（CG）、合作協(xié)議（HZ）、服務合同（FW）等。六、文件起草1.文件起草人應根據(jù)文件的類型和用途，按照規(guī)定的格式和要求進行起草。2.文件起草人應確保文件內(nèi)容的準確性、完整性和合法性，不得隱瞞或歪曲事實。3.文件起草人應在文件起草完成后，將文件提交給本部門負責人進行審核。七、文件審核1.本部門負責人應對文件的內(nèi)容、格式、合法性等進行審核，提出修改意見和建議。2.對于重要文件，本部門負責人應組織相關人員進行會審，確保文件的質(zhì)量和可行性。3.文件審核通過后，本部門負責人應在文件上簽署審核意見，并將文件提交給人事行政部進行發(fā)布。八、文件發(fā)布1.人事行政部應根據(jù)文件的類型和用途，選擇合適的發(fā)布方式，如內(nèi)部郵件、公告欄、紙質(zhì)文件等。2.人事行政部應在文件發(fā)布前，對文件的編號、標題、正文等進行核對，確保文件的準確性和完整性。3.人事行政部應在文件發(fā)布后，及時將文件的副本發(fā)送給相關部門和人員，并做好文件的登記和歸檔工作。九、文件執(zhí)行1.各部門和人員應嚴格按照文件的要求和規(guī)定進行執(zhí)行，不得擅自更改或違反文件的內(nèi)容。2.對于重要文件，各部門和人員應制定具體的執(zhí)行計劃和措施，確保文件的有效執(zhí)行。3.人事行政部應加強對文件執(zhí)行情況的監(jiān)督和檢查，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題，確保文件的執(zhí)行效果。十、文件變更1.當文件需要變更時，應由原文件起草人或相關部門提出變更申請，并按照文件起草、審核、發(fā)布的程序進行處理。2.文件變更應注明變更的原因、內(nèi)容、日期等信息，并在文件上加蓋變更印章或簽署變更意見。3.人事行政部應及時將文件變更的信息通知相關部門和人員，并做好文件的修訂和歸檔工作。十一、文件借閱1.本培訓機構內(nèi)的員工需要借閱文件時，應填寫《文件借閱登記表》，經(jīng)本部門負責人批準后，到人事行政部辦理借閱手續(xù)。2.借閱文件的員工應在規(guī)定的時間內(nèi)歸還文件，不得擅自復制或轉(zhuǎn)借他人。3.人事行政部應定期對借閱文件的情況進行清理和統(tǒng)計，及時收回逾期未歸還的文件。十二、文件復制1.本培訓機構內(nèi)的員工需要復制文件時，應填寫《文件復制申請表》，經(jīng)本部門負責人批準后，到人事行政部辦理復制手續(xù)。2.人事行政部應按照規(guī)定的程序和要求進行文件復制，并在復制件上加蓋復制印章或簽署復制意見。3.復制件的使用應遵守文件的使用規(guī)定，不得用于非法或未經(jīng)授權的用途。十三、文件銷毀1.人事行政部應定期對過期或無效的文件進行清理和鑒定，提出銷毀申請，并經(jīng)相關部門負責人