公司團(tuán)委禮品管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司團(tuán)委禮品管理，確保禮品的使用合理、公正、透明，充分發(fā)揮禮品在公司文化建設(shè)、員工關(guān)懷及對(duì)外交流等方面的積極作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司團(tuán)委組織或參與的各類活動(dòng)中涉及的禮品管理，包括但不限于節(jié)日慰問、表彰獎(jiǎng)勵(lì)、對(duì)外聯(lián)絡(luò)等用途的禮品。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：禮品的采購、發(fā)放和管理應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。2.必要性原則：根據(jù)活動(dòng)目的和實(shí)際需求，合理確定禮品的種類、數(shù)量和檔次，避免浪費(fèi)。3.公正性原則：禮品的發(fā)放應(yīng)公平、公正，面向符合條件的對(duì)象，杜絕人情因素。4.預(yù)算控制原則：嚴(yán)格控制禮品費(fèi)用支出，確保在預(yù)算范圍內(nèi)使用禮品。二、禮品采購管理（一）采購計(jì)劃制定1.公司團(tuán)委應(yīng)根據(jù)活動(dòng)安排和實(shí)際需求，提前制定禮品采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)明確禮品的種類、數(shù)量、預(yù)算金額、預(yù)計(jì)采購時(shí)間等內(nèi)容。2.采購計(jì)劃需經(jīng)團(tuán)委負(fù)責(zé)人審核，并報(bào)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施。（二）供應(yīng)商選擇1.建立禮品供應(yīng)商庫，通過招標(biāo)、詢價(jià)、比選等方式，從庫中選擇信譽(yù)良好、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價(jià)格合理的供應(yīng)商。2.對(duì)新供應(yīng)商進(jìn)行嚴(yán)格的資質(zhì)審查，包括營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證等相關(guān)資料。3.與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括禮品的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。（三）采購流程1.采購人員根據(jù)審批后的采購計(jì)劃，向供應(yīng)商發(fā)送采購訂單。采購訂單應(yīng)詳細(xì)注明禮品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間等信息。2.供應(yīng)商按照采購訂單要求組織生產(chǎn)或備貨，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將禮品送達(dá)公司指定地點(diǎn)。3.采購人員負(fù)責(zé)對(duì)到貨禮品進(jìn)行驗(yàn)收，檢查禮品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等是否與采購訂單一致。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決。4.驗(yàn)收合格的禮品，由采購人員辦理入庫手續(xù)，并填寫入庫單。入庫單應(yīng)注明禮品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫時(shí)間等信息。三、禮品庫存管理（一）庫存登記1.設(shè)立禮品庫存臺(tái)賬，對(duì)庫存禮品進(jìn)行詳細(xì)登記。庫存臺(tái)賬應(yīng)記錄禮品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫時(shí)間、存放地點(diǎn)等信息。2.定期對(duì)庫存禮品進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)結(jié)果應(yīng)形成盤點(diǎn)報(bào)告，如有差異，應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行處理。（二）庫存保管1.安排專人負(fù)責(zé)禮品的保管工作，確保禮品存放安全、整潔、有序。2.對(duì)不同類型的禮品，應(yīng)根據(jù)其特性采取相應(yīng)的保管措施，如防潮、防蟲、防火等。3.建立禮品領(lǐng)用制度，嚴(yán)格控制禮品的領(lǐng)用流程，確保禮品的發(fā)放規(guī)范、準(zhǔn)確。四、禮品發(fā)放管理（一）發(fā)放對(duì)象確定1.根據(jù)活動(dòng)目的和相關(guān)規(guī)定，確定禮品的發(fā)放對(duì)象。發(fā)放對(duì)象應(yīng)明確、具體，具有針對(duì)性。2.對(duì)發(fā)放對(duì)象進(jìn)行公示，接受公司員工的監(jiān)督，確保發(fā)放過程公平、公正。（二）發(fā)放流程1.由相關(guān)負(fù)責(zé)人填寫禮品發(fā)放申請(qǐng)表，注明發(fā)放對(duì)象、禮品名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。2.禮品發(fā)放申請(qǐng)表經(jīng)團(tuán)委負(fù)責(zé)人審核，并報(bào)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行發(fā)放。3.發(fā)放人員按照審批后的申請(qǐng)表，從庫存中領(lǐng)取禮品，并組織發(fā)放。發(fā)放過程中，應(yīng)要求領(lǐng)取人簽字確認(rèn)，確保禮品發(fā)放到指定對(duì)象手中。（三）特殊情況處理1.如遇發(fā)放對(duì)象因特殊原因無法親自領(lǐng)取禮品的情況，可委托他人代領(lǐng)。代領(lǐng)人需提供發(fā)放對(duì)象的授權(quán)委托書及本人有效身份證件。2.對(duì)于已發(fā)放但因質(zhì)量問題或其他原因需要退換的禮品，應(yīng)按照與供應(yīng)商簽訂的合同約定，及時(shí)辦理退換手續(xù)。五、禮品使用監(jiān)督與審計(jì)（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司團(tuán)委應(yīng)建立禮品使用監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)禮品的采購、發(fā)放和庫存管理情況進(jìn)行檢查。2.設(shè)立舉報(bào)郵箱和電話，接受公司員工對(duì)禮品管理過程中違規(guī)行為的舉報(bào)。對(duì)舉報(bào)內(nèi)容進(jìn)行認(rèn)真調(diào)查核實(shí)，如情況屬實(shí)，將嚴(yán)肅處理相關(guān)責(zé)任人。（二）審計(jì)要求1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)禮品管理情況進(jìn)行審計(jì)，審查禮品采購的合規(guī)性、發(fā)放的準(zhǔn)確性、費(fèi)用支出的合理性等。2.審計(jì)部門應(yīng)出具審計(jì)報(bào)告，針對(duì)審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的問題提出整改建議，并跟蹤整改落實(shí)情況。六、禮品費(fèi)用管理（一）預(yù)算編制1.公司團(tuán)委應(yīng)根據(jù)年度活動(dòng)計(jì)劃和實(shí)際需求，編制禮品費(fèi)用預(yù)算。禮品費(fèi)用預(yù)算應(yīng)包括采購費(fèi)用、運(yùn)輸費(fèi)用、倉儲(chǔ)費(fèi)用等各項(xiàng)支出。2.禮品費(fèi)用預(yù)算需經(jīng)公司財(cái)務(wù)部門審核，并報(bào)公司管理層審批后納入公司年度預(yù)算管理。（二）費(fèi)用報(bào)銷1.禮品采購?fù)瓿珊?，采購人員應(yīng)及時(shí)收集相關(guān)發(fā)票和憑證，按照公司財(cái)務(wù)報(bào)銷制度進(jìn)行報(bào)銷。2.報(bào)銷憑證應(yīng)真實(shí)、合法、有效，注明禮品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、金額、用途等信息。3.財(cái)務(wù)部門對(duì)報(bào)銷憑證進(jìn)行審核，審核通過后予以報(bào)銷。（三）費(fèi)用控制1.嚴(yán)格控制禮品費(fèi)用支出，確保不超出預(yù)算范圍。如因特殊情況需要調(diào)整預(yù)算，應(yīng)按照公司預(yù)算調(diào)整流程進(jìn)行審批。2.定期對(duì)禮品費(fèi)用使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決費(fèi)用管理中存在的問題。七、禮品標(biāo)識(shí)與宣傳（一）禮品標(biāo)識(shí)1.在禮品上適當(dāng)標(biāo)注公司團(tuán)委標(biāo)識(shí)或相關(guān)活動(dòng)標(biāo)識(shí)，增強(qiáng)公司品牌形象和活動(dòng)影響力。2.禮品標(biāo)識(shí)應(yīng)清晰、醒目，不影響禮品的正常使用和美觀。（二）宣傳利用1.對(duì)于具有宣傳價(jià)值的禮品，可在公司內(nèi)部宣傳平臺(tái)或?qū)ν饣顒?dòng)中進(jìn)行展示和宣傳，擴(kuò)大公司團(tuán)委活動(dòng)的知曉度和影響力。2.通過宣傳禮品的使用場(chǎng)景和效果，傳遞公司文化和價(jià)值觀，提升員工的認(rèn)同感和歸屬感。