行銷輔助品管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司行銷輔助品的管理，規(guī)范其采購(gòu)、使用、庫(kù)存等環(huán)節(jié)，確保行銷輔助品能夠有效支持公司銷售業(yè)務(wù)的開展，提高工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及行銷輔助品的部門和人員，包括但不限于銷售部門、市場(chǎng)部門、客服部門等。（三）定義1.行銷輔助品：指為支持公司產(chǎn)品銷售、市場(chǎng)推廣、客戶服務(wù)等活動(dòng)而使用的各類物品，包括但不限于宣傳資料、促銷禮品、展示道具、辦公用品等。二、管理職責(zé)（一）銷售部門1.根據(jù)銷售業(yè)務(wù)需求，提出行銷輔助品的采購(gòu)申請(qǐng)。2.負(fù)責(zé)本部門行銷輔助品的領(lǐng)用、使用和管理，確保其合理使用并及時(shí)反饋使用效果。3.協(xié)助市場(chǎng)部門進(jìn)行促銷活動(dòng)中相關(guān)行銷輔助品的布置和執(zhí)行。（二）市場(chǎng)部門1.制定公司整體行銷輔助品的規(guī)劃和預(yù)算。2.負(fù)責(zé)行銷輔助品的設(shè)計(jì)、制作和采購(gòu)工作，確保其符合公司品牌形象和市場(chǎng)推廣需求。3.對(duì)行銷輔助品的使用效果進(jìn)行跟蹤和評(píng)估，根據(jù)評(píng)估結(jié)果提出改進(jìn)建議。（三）客服部門1.合理使用行銷輔助品，為客戶提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)體驗(yàn)。2.收集客戶對(duì)行銷輔助品的反饋信息，并及時(shí)反饋給相關(guān)部門。（四）采購(gòu)部門1.根據(jù)市場(chǎng)部門提供的采購(gòu)需求，負(fù)責(zé)行銷輔助品的采購(gòu)工作，確保采購(gòu)的物品符合質(zhì)量要求、價(jià)格合理且交貨及時(shí)。2.建立供應(yīng)商管理檔案，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和管理，維護(hù)良好的合作關(guān)系。（五）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核行銷輔助品的采購(gòu)預(yù)算和費(fèi)用報(bào)銷，確保費(fèi)用支出的合理性和合規(guī)性。2.對(duì)行銷輔助品的成本進(jìn)行核算和分析，為公司決策提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持。（六）行政部門1.負(fù)責(zé)行銷輔助品的庫(kù)存管理，包括入庫(kù)、存儲(chǔ)、盤點(diǎn)等工作，確保庫(kù)存數(shù)量準(zhǔn)確、物品完好。2.協(xié)助各部門進(jìn)行行銷輔助品的領(lǐng)用和發(fā)放工作，提供必要的行政支持。三、采購(gòu)管理（一）采購(gòu)申請(qǐng)1.各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求，提前填寫《行銷輔助品采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明所需物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息，并提交至市場(chǎng)部門。2.市場(chǎng)部門對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行審核，結(jié)合公司整體行銷計(jì)劃和預(yù)算情況，對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行匯總和調(diào)整，審核通過后提交至采購(gòu)部門。（二）采購(gòu)流程1.采購(gòu)部門根據(jù)市場(chǎng)部門審核通過的采購(gòu)申請(qǐng)，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)和議價(jià)。2.在確定供應(yīng)商后，采購(gòu)部門與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確采購(gòu)物品的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等條款。3.采購(gòu)部門跟蹤采購(gòu)合同的執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。物品到貨后，采購(gòu)部門通知行政部門進(jìn)行驗(yàn)收。（三）驗(yàn)收管理1.行政部門負(fù)責(zé)組織對(duì)采購(gòu)的行銷輔助品進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收人員應(yīng)根據(jù)采購(gòu)合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)物品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等進(jìn)行仔細(xì)核對(duì)。2.如發(fā)現(xiàn)物品存在數(shù)量短缺、質(zhì)量問題等，驗(yàn)收人員應(yīng)及時(shí)與采購(gòu)部門溝通，要求供應(yīng)商進(jìn)行補(bǔ)貨或換貨處理。3.驗(yàn)收合格后，行政部門填寫《行銷輔助品驗(yàn)收單》，并將驗(yàn)收結(jié)果反饋給采購(gòu)部門和財(cái)務(wù)部門。四、庫(kù)存管理（一）入庫(kù)管理1.行政部門在收到采購(gòu)的行銷輔助品后，應(yīng)及時(shí)辦理入庫(kù)手續(xù)。入庫(kù)人員根據(jù)驗(yàn)收單核對(duì)物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，確保準(zhǔn)確無誤后進(jìn)行入庫(kù)登記。2.入庫(kù)物品應(yīng)按照類別、規(guī)格等進(jìn)行分類存放，便于管理和查找。同時(shí)，應(yīng)建立庫(kù)存臺(tái)賬，詳細(xì)記錄物品的入庫(kù)時(shí)間、供應(yīng)商、數(shù)量、存放位置等信息。（二）存儲(chǔ)管理1.行政部門應(yīng)根據(jù)行銷輔助品的特性，提供適宜的存儲(chǔ)環(huán)境，確保物品不受潮、變質(zhì)、損壞等。2.定期對(duì)庫(kù)存物品進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理庫(kù)存積壓、損壞等問題。對(duì)于易損、易過期的物品，應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注其有效期，及時(shí)進(jìn)行清理和更換。（三）盤點(diǎn)管理1.公司定期（每季度或半年）對(duì)行銷輔助品庫(kù)存進(jìn)行全面盤點(diǎn)。盤點(diǎn)工作由行政部門組織，各相關(guān)部門配合進(jìn)行。2.盤點(diǎn)人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)庫(kù)存物品的實(shí)際數(shù)量與庫(kù)存臺(tái)賬記錄是否一致，如有差異應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行調(diào)整。3.盤點(diǎn)結(jié)束后，行政部門應(yīng)編制《行銷輔助品盤點(diǎn)報(bào)告》，詳細(xì)說明盤點(diǎn)情況、差異原因及處理結(jié)果，并提交給財(cái)務(wù)部門和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。（四）出庫(kù)管理1.各部門因業(yè)務(wù)需要領(lǐng)用行銷輔助品時(shí)，應(yīng)填寫《行銷輔助品領(lǐng)用申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后提交至行政部門。2.行政部門根據(jù)審批后的領(lǐng)用申請(qǐng)表，核實(shí)庫(kù)存情況，如庫(kù)存充足，則辦理出庫(kù)手續(xù)，并在庫(kù)存臺(tái)賬上記錄物品的出庫(kù)時(shí)間、領(lǐng)用部門、數(shù)量等信息。3.領(lǐng)用人員應(yīng)在出庫(kù)單上簽字確認(rèn)，領(lǐng)取所需物品。對(duì)于貴重或限量的行銷輔助品，應(yīng)實(shí)行專人專管，嚴(yán)格控制領(lǐng)用數(shù)量。五、使用管理（一）使用規(guī)范1.各部門應(yīng)按照公司規(guī)定的用途和方式使用行銷輔助品，不得擅自挪作他用。2.在使用行銷輔助品過程中，應(yīng)注意節(jié)約，避免浪費(fèi)。對(duì)于可重復(fù)使用的物品，應(yīng)妥善保管，以便下次繼續(xù)使用。3.使用人員應(yīng)愛護(hù)行銷輔助品，保持其整潔、完好。如發(fā)現(xiàn)物品損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)向行政部門報(bào)告，并說明原因。（二）效果評(píng)估1.市場(chǎng)部門負(fù)責(zé)對(duì)行銷輔助品的使用效果進(jìn)行跟蹤和評(píng)估?？赏ㄟ^收集銷售數(shù)據(jù)、客戶反饋、市場(chǎng)調(diào)研等方式，分析行銷輔助品對(duì)銷售業(yè)績(jī)、品牌推廣、客戶滿意度等方面的影響。2.根據(jù)效果評(píng)估結(jié)果，市場(chǎng)部門應(yīng)及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提出改進(jìn)建議，為后續(xù)的采購(gòu)和使用決策提供參考依據(jù)。（三）回收與處理1.對(duì)于已使用完畢或不再使用的行銷輔助品，各部門應(yīng)及時(shí)清理，并交回行政部門統(tǒng)一處理。2.行政部門對(duì)回收的行銷輔助品進(jìn)行分類整理，對(duì)于可再利用的物品，進(jìn)行妥善保管或修復(fù)后繼續(xù)使用；對(duì)于無法再利用的物品，按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行報(bào)廢處理。六、費(fèi)用管理（一）預(yù)算管理1.市場(chǎng)部門應(yīng)根據(jù)公司年度銷售計(jì)劃和市場(chǎng)推廣策略，制定行銷輔助品的年度預(yù)算，并提交至財(cái)務(wù)部門審核。2.財(cái)務(wù)部門結(jié)合公司整體財(cái)務(wù)狀況，對(duì)行銷輔助品預(yù)算進(jìn)行審核和調(diào)整，確保預(yù)算合理、可行。經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，將預(yù)算分解至各季度或月度，作為費(fèi)用控制的依據(jù)。（二）報(bào)銷管理1.采購(gòu)部門和各使用部門應(yīng)按照公司財(cái)務(wù)制度的規(guī)定，及時(shí)辦理行銷輔助品采購(gòu)費(fèi)用和使用過程中的相關(guān)費(fèi)用報(bào)銷手續(xù)。2.報(bào)銷時(shí)應(yīng)提供真實(shí)、有效的發(fā)票、采購(gòu)合同、驗(yàn)收單、領(lǐng)用申請(qǐng)表等相關(guān)憑證，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批、財(cái)務(wù)部門審核后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可報(bào)銷。3.財(cái)務(wù)部門對(duì)行銷輔助品費(fèi)用進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)控，確保費(fèi)用支出符合預(yù)算和公司規(guī)定，對(duì)于超預(yù)算或不合理的費(fèi)用支出，有權(quán)拒絕報(bào)銷。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司定期對(duì)行銷輔助品的管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括采購(gòu)流程的合規(guī)性、庫(kù)存管理的準(zhǔn)確性、使用情況的合理性等。2.監(jiān)督檢查可采用定期檢查、不定期抽查等方式進(jìn)行。對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知，要求相關(guān)部門限期整改。（二）考核機(jī)制1.建立行銷輔助品管理考核機(jī)制，對(duì)各部門和相關(guān)人員在行銷輔助品管理工作中的表現(xiàn)進(jìn)行考核評(píng)價(jià)