自助查詢機(jī)管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司自助查詢機(jī)的使用與管理，確保設(shè)備正常運(yùn)行，提高工作效率，為員工和客戶提供便捷、準(zhǔn)確的信息查詢服務(wù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有自助查詢機(jī)的使用、維護(hù)、保養(yǎng)及相關(guān)管理活動。（三）職責(zé)分工1.信息部門負(fù)責(zé)自助查詢機(jī)的整體規(guī)劃、選型與采購。制定自助查詢機(jī)的技術(shù)方案，確保其功能滿足公司業(yè)務(wù)需求。負(fù)責(zé)自助查詢機(jī)的日常技術(shù)維護(hù)，包括硬件故障排除、軟件升級等，保證設(shè)備正常運(yùn)行。對自助查詢機(jī)的數(shù)據(jù)安全進(jìn)行管理，防止信息泄露。2.行政部門負(fù)責(zé)自助查詢機(jī)設(shè)備的日常管理，包括設(shè)備的驗(yàn)收、安裝、調(diào)配等工作。配合信息部門進(jìn)行設(shè)備的維護(hù)和保養(yǎng)工作，協(xié)調(diào)相關(guān)資源。3.使用部門負(fù)責(zé)指導(dǎo)員工正確使用自助查詢機(jī)，解答員工在使用過程中遇到的問題。收集員工對自助查詢機(jī)功能和使用體驗(yàn)的反饋意見，及時(shí)反饋給相關(guān)部門。監(jiān)督本部門員工按照制度使用自助查詢機(jī)，發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為及時(shí)制止并上報(bào)。二、自助查詢機(jī)的使用管理（一）使用權(quán)限1.公司員工憑借本人有效工作證件可使用自助查詢機(jī)，進(jìn)行與工作相關(guān)的信息查詢。2.來訪客戶如需使用自助查詢機(jī)，須在公司接待人員的陪同下，并經(jīng)過相關(guān)登記手續(xù)后，按照指定的查詢內(nèi)容和方式進(jìn)行操作。（二）查詢內(nèi)容1.員工可查詢的內(nèi)容包括但不限于公司內(nèi)部規(guī)章制度、個人薪資信息、考勤記錄、業(yè)務(wù)流程指南、培訓(xùn)資料、內(nèi)部公告等。2.客戶可查詢的內(nèi)容根據(jù)公司對外宣傳和業(yè)務(wù)需要進(jìn)行設(shè)定，如公司簡介、產(chǎn)品或服務(wù)介紹、常見問題解答等。（三）使用流程1.員工使用時(shí)，先將工作證件放置在自助查詢機(jī)的指定識別區(qū)域，待身份驗(yàn)證通過后，進(jìn)入查詢界面。2.按照查詢界面的提示，選擇相應(yīng)的查詢項(xiàng)目，輸入必要的查詢條件，如日期范圍、關(guān)鍵字等。3.查看查詢結(jié)果，如有需要，可進(jìn)行打印、保存或?qū)С龅炔僮鳌４蛴r(shí)，應(yīng)在指定的打印區(qū)域放置紙張，避免浪費(fèi)。4.使用完畢后，退出查詢系統(tǒng)，取回工作證件。（四）注意事項(xiàng)1.使用自助查詢機(jī)時(shí)，應(yīng)保持安靜，避免影響他人。不得在設(shè)備上隨意涂寫、張貼或放置雜物。2.不得利用自助查詢機(jī)進(jìn)行與工作無關(guān)的操作，如玩游戲、瀏覽非法網(wǎng)站等。一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。3.如在使用過程中遇到問題，應(yīng)及時(shí)向本部門負(fù)責(zé)人或信息部門工作人員報(bào)告，不得自行拆卸或修理設(shè)備。三、自助查詢機(jī)的維護(hù)管理（一）日常維護(hù)1.信息部門安排專人定期對自助查詢機(jī)進(jìn)行巡檢，檢查設(shè)備的外觀是否完好，連接線路是否正常，設(shè)備運(yùn)行是否穩(wěn)定等。2.每天對自助查詢機(jī)的顯示屏進(jìn)行清潔，保持畫面清晰；對操作面板進(jìn)行擦拭，確保按鍵靈敏。3.定期清理自助查詢機(jī)內(nèi)部的灰塵，檢查散熱風(fēng)扇是否正常運(yùn)轉(zhuǎn)，保證設(shè)備散熱良好。（二）故障處理1.當(dāng)自助查詢機(jī)出現(xiàn)故障時(shí)，使用人員應(yīng)立即停止操作，并及時(shí)向信息部門報(bào)修。報(bào)修時(shí)應(yīng)提供故障現(xiàn)象、設(shè)備編號等詳細(xì)信息。2.信息部門接到報(bào)修后，應(yīng)及時(shí)響應(yīng)，盡快安排技術(shù)人員前往故障現(xiàn)場進(jìn)行維修。對于簡單故障，應(yīng)在[具體時(shí)長]內(nèi)修復(fù)；對于復(fù)雜故障，應(yīng)及時(shí)制定維修方案，并告知使用部門預(yù)計(jì)維修時(shí)間。3.在維修過程中，如需暫時(shí)停用自助查詢機(jī)，信息部門應(yīng)提前通知使用部門，并在設(shè)備上張貼明顯的停用標(biāo)識。維修完成后，進(jìn)行全面測試，確保設(shè)備正常運(yùn)行后，方可恢復(fù)使用。（三）軟件升級1.信息部門根據(jù)自助查詢機(jī)的使用情況和業(yè)務(wù)需求，定期對其軟件進(jìn)行評估，確定是否需要升級。2.軟件升級前，應(yīng)制定詳細(xì)的升級計(jì)劃，包括升級時(shí)間、升級內(nèi)容、升級步驟等，并提前通知使用部門，以便其做好相關(guān)準(zhǔn)備工作。3.在升級過程中，技術(shù)人員應(yīng)密切關(guān)注升級進(jìn)度，確保升級順利進(jìn)行。升級完成后，對設(shè)備進(jìn)行全面測試，檢查各項(xiàng)功能是否正常，如有問題及時(shí)進(jìn)行處理。四、自助查詢機(jī)的數(shù)據(jù)管理（一）數(shù)據(jù)錄入1.對于需要在自助查詢機(jī)上展示的公司內(nèi)部數(shù)據(jù)，相關(guān)部門應(yīng)確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性，并按照規(guī)定的格式和流程進(jìn)行錄入。2.數(shù)據(jù)錄入人員在錄入數(shù)據(jù)前，應(yīng)對數(shù)據(jù)進(jìn)行仔細(xì)核對，避免錄入錯誤。錄入完成后，應(yīng)進(jìn)行二次審核，確保數(shù)據(jù)無誤。（二）數(shù)據(jù)更新1.各部門應(yīng)定期對自助查詢機(jī)上的數(shù)據(jù)進(jìn)行更新，保證數(shù)據(jù)的時(shí)效性。如公司規(guī)章制度的修訂、業(yè)務(wù)流程的變更、人員信息的調(diào)整等，應(yīng)及時(shí)通知信息部門進(jìn)行相應(yīng)的數(shù)據(jù)更新。2.信息部門在接到數(shù)據(jù)更新通知后，應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成數(shù)據(jù)更新操作，并對更新后的數(shù)據(jù)進(jìn)行測試，確保查詢結(jié)果的準(zhǔn)確性。（三）數(shù)據(jù)備份1.信息部門應(yīng)定期對自助查詢機(jī)上的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份周期根據(jù)數(shù)據(jù)的重要性和變化頻率確定，至少每周進(jìn)行一次全量備份，每天進(jìn)行增量備份。2.備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的介質(zhì)上，如外部硬盤、磁帶等，并分別存儲在不同的物理位置，以防數(shù)據(jù)丟失。3.定期對備份數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查和恢復(fù)測試，確保在需要時(shí)能夠順利恢復(fù)數(shù)據(jù)。（四）數(shù)據(jù)安全1.嚴(yán)格限制對自助查詢機(jī)數(shù)據(jù)的訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能進(jìn)行數(shù)據(jù)的錄入、查詢和維護(hù)操作。2.對自助查詢機(jī)的數(shù)據(jù)傳輸進(jìn)行加密處理，防止數(shù)據(jù)在傳輸過程中被竊取或篡改。3.定期對自助查詢機(jī)的數(shù)據(jù)進(jìn)行安全審計(jì)，檢查是否存在異常操作或數(shù)據(jù)泄露跡象。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。五、自助查詢機(jī)的培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)1.信息部門應(yīng)定期組織針對自助查詢機(jī)使用方法和操作技巧的培訓(xùn)，培訓(xùn)對象包括公司新員工、相關(guān)崗位員工以及可能接觸到自助查詢機(jī)的其他人員。2.培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括自助查詢機(jī)的基本功能介紹、操作流程演示、常見問題解答等，并通過實(shí)際操作演練，讓培訓(xùn)人員熟悉設(shè)備的使用。3.培訓(xùn)后，應(yīng)對培訓(xùn)人員進(jìn)行考核，考核方式可以采用理論考試和實(shí)際操作相結(jié)合的方式，確保培訓(xùn)人員掌握自助查詢機(jī)的相關(guān)知識和技能。（二）宣傳1.行政部門應(yīng)制作自助查詢機(jī)的使用指南和操作手冊，并放置在自助查詢機(jī)附近顯眼位置，方便員工和客戶查閱。2.通過公司內(nèi)部網(wǎng)站、內(nèi)部公告、郵件等渠道，向員工宣傳自助查詢機(jī)的功能和使用方法，提高員工對自助查詢機(jī)的認(rèn)知度和使用率。3.對于來訪客戶，在接待過程中，由接待人員向客戶介紹自助查詢機(jī)的使用方法和可查詢內(nèi)容，引導(dǎo)客戶正確使用。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.行政部門和信息部門應(yīng)定期對自助查詢機(jī)的使用情況、維護(hù)情況、數(shù)據(jù)管理情況等進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括設(shè)備是否正常運(yùn)行、使用人員是否按規(guī)定操作、數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確及時(shí)、設(shè)備環(huán)境是否整潔等。3.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)記錄，并責(zé)令相關(guān)部門或人員限期整改。（二）考核辦法1.將自助查詢機(jī)的使用管理情況納入部門和個人的績效考核體系。2.對使用部門的考核指標(biāo)包括員工對自助查詢機(jī)的知曉率、使用率、反饋意見的處理情況等；對信息部門的考核指標(biāo)包括設(shè)備的維護(hù)及時(shí)率、故障率、軟件升級完成情況等；對行政部門的考核指標(biāo)包括設(shè)備的調(diào)配合理性、管理規(guī)范性等。3.根據(jù)考核結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的部門