中建會(huì)議管理制度一、總則1.目的為規(guī)范中國建筑（以下簡(jiǎn)稱“公司”）各類會(huì)議組織與管理，提高會(huì)議效率，確保會(huì)議效果，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各單位、項(xiàng)目部等各類會(huì)議的管理。3.會(huì)議原則精簡(jiǎn)高效原則：控制會(huì)議數(shù)量、規(guī)模和時(shí)間，提高會(huì)議效率，避免形式主義。務(wù)實(shí)有用原則：會(huì)議內(nèi)容要緊密圍繞公司的工作目標(biāo)和實(shí)際問題，注重解決實(shí)際問題，增強(qiáng)會(huì)議成果的實(shí)用性。分級(jí)負(fù)責(zé)原則：按照會(huì)議的性質(zhì)和規(guī)模，明確各級(jí)管理人員的會(huì)議組織與管理職責(zé)。二、會(huì)議分類公司會(huì)議分為以下幾類：1.公司年度工作會(huì)議召開時(shí)間：每年年初召開。參會(huì)人員：公司領(lǐng)導(dǎo)、總部各部門負(fù)責(zé)人、所屬各單位領(lǐng)導(dǎo)班子成員等。會(huì)議內(nèi)容：總結(jié)上一年度工作，分析公司面臨的形勢(shì)和任務(wù)，部署本年度重點(diǎn)工作。2.公司季度工作會(huì)議召開時(shí)間：每季度末召開。參會(huì)人員：公司領(lǐng)導(dǎo)、總部各部門負(fù)責(zé)人、所屬各單位領(lǐng)導(dǎo)班子成員等。會(huì)議內(nèi)容：總結(jié)本季度工作，分析存在的問題，安排下季度工作重點(diǎn)。3.公司月度工作會(huì)議召開時(shí)間：每月初召開。參會(huì)人員：公司領(lǐng)導(dǎo)、總部各部門負(fù)責(zé)人、所屬各單位主要負(fù)責(zé)人等。會(huì)議內(nèi)容：總結(jié)上月工作完成情況，匯報(bào)當(dāng)月工作計(jì)劃，協(xié)調(diào)解決工作中存在的問題。4.專題會(huì)議召開時(shí)間：根據(jù)工作需要適時(shí)召開。參會(huì)人員：相關(guān)公司領(lǐng)導(dǎo)、總部相關(guān)部門負(fù)責(zé)人、所屬相關(guān)單位負(fù)責(zé)人及相關(guān)業(yè)務(wù)人員等。會(huì)議內(nèi)容：針對(duì)公司某一專項(xiàng)工作或重要問題進(jìn)行研究討論，提出解決方案和措施。5.部門工作會(huì)議召開時(shí)間：由各部門根據(jù)工作安排自行確定，原則上每周不少于一次。參會(huì)人員：本部門全體人員。會(huì)議內(nèi)容：總結(jié)本部門上周工作，安排本周工作任務(wù)，傳達(dá)公司相關(guān)會(huì)議精神和工作要求。6.項(xiàng)目會(huì)議項(xiàng)目周例會(huì)召開時(shí)間：每周固定時(shí)間召開。參會(huì)人員：項(xiàng)目經(jīng)理、項(xiàng)目技術(shù)負(fù)責(zé)人、各部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)管理人員等。會(huì)議內(nèi)容：總結(jié)上周項(xiàng)目進(jìn)展情況，分析存在的問題，安排本周工作任務(wù)，協(xié)調(diào)項(xiàng)目資源。項(xiàng)目月例會(huì)召開時(shí)間：每月末召開。參會(huì)人員：項(xiàng)目全體管理人員。會(huì)議內(nèi)容：全面總結(jié)當(dāng)月項(xiàng)目工作，梳理項(xiàng)目進(jìn)度、質(zhì)量、安全等方面存在的問題，制定下月工作計(jì)劃和措施。項(xiàng)目專題會(huì)議召開時(shí)間：根據(jù)項(xiàng)目具體情況適時(shí)召開。參會(huì)人員：相關(guān)項(xiàng)目管理人員及技術(shù)專家等。會(huì)議內(nèi)容：針對(duì)項(xiàng)目中的特定技術(shù)、質(zhì)量、安全等問題進(jìn)行深入研究和討論，提出解決方案。三、會(huì)議組織與管理（一）會(huì)議發(fā)起1.年度工作會(huì)議、季度工作會(huì)議、月度工作會(huì)議由公司辦公室根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)指示發(fā)起。2.專題會(huì)議由相關(guān)部門或單位根據(jù)工作需要提出申請(qǐng)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后由負(fù)責(zé)部門組織召開。3.部門工作會(huì)議由各部門自行組織發(fā)起。4.項(xiàng)目會(huì)議由項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)組織發(fā)起。（二）會(huì)議籌備1.明確會(huì)議主題：會(huì)議發(fā)起部門或單位應(yīng)提前明確會(huì)議主題，確保會(huì)議內(nèi)容聚焦，避免議題分散。2.確定參會(huì)人員：根據(jù)會(huì)議性質(zhì)和內(nèi)容，準(zhǔn)確確定參會(huì)人員范圍，并提前通知相關(guān)人員。參會(huì)人員應(yīng)按時(shí)參加會(huì)議，如有特殊情況不能參會(huì)，需提前向會(huì)議組織者請(qǐng)假并說明原因。3.準(zhǔn)備會(huì)議資料：會(huì)議組織者應(yīng)提前準(zhǔn)備好會(huì)議所需的各類資料，如匯報(bào)材料、會(huì)議議程、相關(guān)文件等。資料應(yīng)內(nèi)容準(zhǔn)確、條理清晰，并提前發(fā)送給參會(huì)人員，以便參會(huì)人員提前了解會(huì)議內(nèi)容，做好發(fā)言準(zhǔn)備。4.安排會(huì)議場(chǎng)地：根據(jù)會(huì)議規(guī)模和參會(huì)人數(shù)，合理安排會(huì)議場(chǎng)地。會(huì)議場(chǎng)地應(yīng)具備良好的通風(fēng)、采光、音響等條件，確保會(huì)議順利進(jìn)行。5.通知會(huì)議信息：會(huì)議組織者應(yīng)提前將會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、主題、議程、參會(huì)人員等信息通知給參會(huì)人員。通知方式可采用郵件、短信、內(nèi)部辦公系統(tǒng)等多種形式，但應(yīng)確保通知信息準(zhǔn)確無誤，避免遺漏或誤解。（三）會(huì)議召開1.準(zhǔn)時(shí)開始：會(huì)議應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)定時(shí)間準(zhǔn)時(shí)召開，不得隨意拖延。會(huì)議主持人應(yīng)提前到達(dá)會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)，做好會(huì)議準(zhǔn)備工作。2.會(huì)議主持：會(huì)議主持人負(fù)責(zé)會(huì)議的整體組織和引導(dǎo)，確保會(huì)議按照議程有序進(jìn)行。主持人應(yīng)掌控會(huì)議時(shí)間，避免出現(xiàn)發(fā)言冗長(zhǎng)、偏離主題等情況。在會(huì)議過程中，主持人應(yīng)鼓勵(lì)參會(huì)人員積極發(fā)言，充分討論，營造良好的會(huì)議氛圍。3.會(huì)議發(fā)言：參會(huì)人員應(yīng)圍繞會(huì)議主題，認(rèn)真準(zhǔn)備發(fā)言內(nèi)容，做到言簡(jiǎn)意賅、重點(diǎn)突出。發(fā)言時(shí)應(yīng)尊重他人，不得打斷他人發(fā)言。如有不同意見，應(yīng)在他人發(fā)言結(jié)束后，禮貌地提出自己的觀點(diǎn)和建議，共同探討解決問題的方法。4.會(huì)議記錄：會(huì)議組織者應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，記錄內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確、完整，包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議議程、發(fā)言要點(diǎn)、討論結(jié)果、決議事項(xiàng)等。會(huì)議記錄應(yīng)采用電子文檔和紙質(zhì)文檔相結(jié)合的方式進(jìn)行保存，以便日后查閱和存檔。5.會(huì)議紀(jì)律：參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守會(huì)議紀(jì)律，將手機(jī)調(diào)至靜音或關(guān)機(jī)狀態(tài)，不得在會(huì)議期間接聽電話、收發(fā)短信、玩游戲等與會(huì)議無關(guān)的行為。如有緊急情況需要處理，應(yīng)向會(huì)議主持人請(qǐng)假并到會(huì)議室外進(jìn)行處理。（四）會(huì)議決議及執(zhí)行1.形成決議：會(huì)議結(jié)束后，主持人應(yīng)根據(jù)會(huì)議討論情況，及時(shí)總結(jié)會(huì)議決議，并明確決議事項(xiàng)的責(zé)任部門、責(zé)任人、完成時(shí)間等。會(huì)議決議應(yīng)形成書面文件，經(jīng)參會(huì)人員確認(rèn)后印發(fā)執(zhí)行。2.決議執(zhí)行：責(zé)任部門和責(zé)任人應(yīng)按照會(huì)議決議要求，認(rèn)真組織實(shí)施相關(guān)工作，并及時(shí)將工作進(jìn)展情況反饋給會(huì)議組織者。會(huì)議組織者應(yīng)定期對(duì)決議執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤檢查，確保決議事項(xiàng)得到有效落實(shí)。3.決議變更：如因特殊情況需要變更會(huì)議決議，責(zé)任部門或責(zé)任人應(yīng)及時(shí)向會(huì)議組織者提出申請(qǐng)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可對(duì)決議進(jìn)行變更。（五）會(huì)議結(jié)束1.會(huì)議結(jié)束后，參會(huì)人員應(yīng)按照會(huì)議組織者的安排，有序離開會(huì)議場(chǎng)地。會(huì)議組織者應(yīng)及時(shí)清理會(huì)議場(chǎng)地，整理會(huì)議資料，做好會(huì)議后續(xù)工作。2.會(huì)議組織者應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后的[X]個(gè)工作日內(nèi)，將會(huì)議記錄整理完畢，并按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔保存。四、會(huì)議時(shí)間管理1.合理安排會(huì)議時(shí)長(zhǎng)公司年度工作會(huì)議、季度工作會(huì)議等重要會(huì)議，會(huì)議時(shí)長(zhǎng)應(yīng)根據(jù)會(huì)議內(nèi)容合理安排，原則上不超過[X]小時(shí)。公司月度工作會(huì)議、專題會(huì)議等，會(huì)議時(shí)長(zhǎng)一般控制在[X]小時(shí)左右。部門工作會(huì)議、項(xiàng)目周例會(huì)等，會(huì)議時(shí)長(zhǎng)應(yīng)盡量精簡(jiǎn)，一般不超過[X]小時(shí)。2.嚴(yán)格控制會(huì)議時(shí)間會(huì)議主持人應(yīng)嚴(yán)格把控會(huì)議時(shí)間，確保各項(xiàng)議程按照預(yù)定時(shí)間進(jìn)行。對(duì)于發(fā)言超時(shí)的情況，主持人應(yīng)及時(shí)提醒，保證會(huì)議高效進(jìn)行。會(huì)議組織者應(yīng)提前對(duì)會(huì)議時(shí)間進(jìn)行預(yù)估，并合理安排會(huì)議議程，避免出現(xiàn)議程過多導(dǎo)致會(huì)議時(shí)間過長(zhǎng)的情況。3.提高會(huì)議效率會(huì)前應(yīng)充分準(zhǔn)備，確保參會(huì)人員熟悉會(huì)議主題和議程，避免在會(huì)議中臨時(shí)討論無關(guān)事項(xiàng)，浪費(fèi)時(shí)間。在會(huì)議過程中，應(yīng)鼓勵(lì)參會(huì)人員集中精力，簡(jiǎn)潔明了地表達(dá)觀點(diǎn)，避免長(zhǎng)篇大論、拖沓冗長(zhǎng)的發(fā)言。五、會(huì)議質(zhì)量保障1.明確會(huì)議目標(biāo)：會(huì)議發(fā)起部門或單位應(yīng)在會(huì)議籌備階段明確會(huì)議目標(biāo)，確保會(huì)議圍繞目標(biāo)展開討論和決策。2.充分準(zhǔn)備資料：參會(huì)人員應(yīng)提前準(zhǔn)備好相關(guān)資料，對(duì)所涉及的問題進(jìn)行深入研究和分析，以便在會(huì)議中能夠充分發(fā)表意見，提高會(huì)議討論的質(zhì)量。3.營造良好氛圍：會(huì)議主持人應(yīng)引導(dǎo)參會(huì)人員積極參與討論，鼓勵(lì)不同觀點(diǎn)的交流和碰撞，營造開放、民主、務(wù)實(shí)的會(huì)議氛圍。4.加強(qiáng)會(huì)議記錄：會(huì)議記錄人員應(yīng)準(zhǔn)確記錄會(huì)議討論的要點(diǎn)和決議事項(xiàng)，確保會(huì)議記錄能夠全面反映會(huì)議情況，為后續(xù)工作提供可靠依據(jù)。5.會(huì)后跟蹤反饋：會(huì)議組織者應(yīng)對(duì)會(huì)議決議的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤檢查，并及時(shí)反饋給相關(guān)部門和人員。對(duì)于執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)協(xié)調(diào)解決，確保會(huì)議決議得到有效落實(shí)。六、會(huì)議監(jiān)督與考核1.監(jiān)督機(jī)制公司辦公室負(fù)責(zé)對(duì)公司各類會(huì)議的組織與管理情況進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，確保會(huì)議制度的嚴(yán)格執(zhí)行。對(duì)于重要會(huì)議，公司領(lǐng)導(dǎo)可根據(jù)需要對(duì)會(huì)議組織情況、會(huì)議效果等進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督。2.考核標(biāo)準(zhǔn)會(huì)議組織情況：包括會(huì)議籌備是否充分、會(huì)議通知是否及時(shí)準(zhǔn)確、會(huì)議場(chǎng)地安排是否合理等。會(huì)議紀(jì)律遵守情況：參會(huì)人員是否按時(shí)參會(huì)、是否遵守會(huì)議紀(jì)律等。會(huì)議決議執(zhí)行情況：責(zé)任部門和責(zé)任人是否按照決議要求及時(shí)完成工作任務(wù)，工作質(zhì)量和效果是否