中學文件管理制度一、總則（一）目的為加強中學文件管理，確保文件的規(guī)范生成、傳遞、存儲與使用，提高學校行政管理效率，保障各項工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于中學各部門、年級組、班級及全體教職員工。（三）文件管理原則1.統(tǒng)一領導，分級管理。學校辦公室負責全校文件管理工作的統(tǒng)籌與指導，各部門、年級組負責本部門文件的具體管理。2.規(guī)范高效，確保安全。文件管理要嚴格遵循規(guī)定的程序和標準，保證文件處理及時、準確，同時確保文件的安全與保密。3.便于查閱，利于利用。文件的分類、編號、存儲等要便于查找和使用，以充分發(fā)揮文件的作用。二、文件分類與編號（一）文件分類1.行政文件：包括學校發(fā)布的各類決定、通知、通報、報告、請示、批復等，用于傳達學校行政決策、部署工作任務、溝通協(xié)調(diào)事項等。2.教學文件：涵蓋教學計劃、教學大綱、教案、教材、試題、教學質量分析報告等，是教學工作的重要依據(jù)和支撐。3.德育文件：如德育工作計劃、學生思想教育方案、班級管理規(guī)定、學生獎懲辦法等，旨在加強學生思想政治教育和品德培養(yǎng)。4.后勤文件：包含校園建設規(guī)劃、物資采購計劃、維修申請報告、財務預決算等，保障學校后勤服務與管理工作的有序進行。5.其他文件：上述類別未涵蓋的文件，如各類會議紀要、活動方案、合作協(xié)議等。（二）文件編號1.行政文件編號格式為：[學校簡稱]行[年份][序號]，例如：[中學名稱]行[2023]01號，表示中學2023年發(fā)布的第1號行政文件。2.教學文件編號格式為：[學校簡稱]教[年份][學科代碼][序號]，其中學科代碼按照教育部規(guī)定的學科分類標準設定，如語文為“01”，數(shù)學為“02”等。例如：[中學名稱]教[2023]01001號，表示中學2023年語文教學方面的第1號文件。3.德育文件編號格式為：[學校簡稱]德[年份][序號]，如：[中學名稱]德[2023]02號，表示中學2023年發(fā)布的第2號德育文件。4.后勤文件編號格式為：[學校簡稱]后[年份][序號]，例如：[中學名稱]后[2023]03號，表示中學2023年發(fā)布的第3號后勤文件。5.其他文件編號格式為：[學校簡稱]其[年份][序號]，如：[中學名稱]其[2023]04號，表示中學2023年發(fā)布的第4號其他文件。三、文件起草與審核（一）起草1.文件起草由相關部門或人員負責，應根據(jù)工作實際需要，明確文件主題、目的、內(nèi)容、要求等。2.起草文件要語言規(guī)范、邏輯清晰、內(nèi)容準確，符合國家法律法規(guī)和學校相關規(guī)定。3.涉及多個部門的文件，由主辦部門牽頭起草，并征求相關部門意見。（二）審核1.文件起草完成后，需經(jīng)部門負責人審核。審核重點包括文件內(nèi)容的準確性、必要性、可行性，格式的規(guī)范性等。2.對于重要文件，還需提交學校分管領導審核。分管領導應從學校整體工作角度出發(fā)，對文件進行全面把關，提出修改意見。3.審核通過的文件，由起草人根據(jù)審核意見進行修改完善后，方可進入發(fā)文流程。四、文件發(fā)布（一）發(fā)布方式1.紙質文件：對于需要全校周知或存檔的重要文件，采用紙質形式發(fā)布。由學校辦公室統(tǒng)一印制，加蓋學校公章后，分發(fā)至各部門、年級組、班級。2.電子文件：通過學校內(nèi)部辦公系統(tǒng)、電子郵件等方式發(fā)布一般性文件，方便教職員工及時查閱。發(fā)布電子文件時，應確保文件格式清晰、可正常打開，并注明文件的編號、標題、發(fā)布部門、發(fā)布日期等信息。（二）發(fā)布范圍1.行政文件根據(jù)文件內(nèi)容確定發(fā)布范圍，一般為全校各部門、年級組、班級。2.教學文件主要發(fā)布給相關學科教師、備課組、年級組等。3.德育文件面向全體學生管理工作者、班主任、學生等。4.后勤文件發(fā)送至后勤管理部門及相關使用部門。5.其他文件根據(jù)具體情況確定發(fā)布范圍。五、文件傳遞與簽收（一）傳遞1.紙質文件傳遞可通過專人送達、機要交換等方式進行。傳遞過程中要確保文件安全、及時送達。2.電子文件傳遞應通過學校內(nèi)部辦公系統(tǒng)的指定功能或安全的電子郵件進行，避免文件在傳遞過程中出現(xiàn)丟失、泄密等情況。（二）簽收1.接收紙質文件時，收件人應在文件簽收登記簿上簽字確認，注明收到日期、文件名稱、編號等信息。2.接收電子文件時，收件人應及時查看，并在辦公系統(tǒng)中進行確認簽收操作。對于重要電子文件，可要求打印紙質版留存，并簽字確認。六、文件存儲與保管（一）存儲方式1.學校設立專門的文件檔案室，配備必要的存儲設備，如文件柜、檔案盒、電腦存儲設備等，用于存放各類文件。2.文件應按照分類編號順序進行存放，便于查找和管理。對于紙質文件，應按照年度、類別、保管期限等進行排列；對于電子文件，應建立清晰的文件夾結構，按照文件分類進行存儲。（二）保管期限1.永久保管：涉及學校重大決策、重要歷史資料、長期有效的規(guī)章制度等文件，應永久保管。2.定期保管：一般行政文件保管期限為[X]年，教學、德育、后勤等業(yè)務文件保管期限為[X]年。保管期限屆滿后，經(jīng)鑒定確無保存價值的文件，可按照規(guī)定程序進行銷毀。（三）保管要求1.文件檔案室要保持清潔、干燥、通風良好，防止文件受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。2.定期對文件進行檢查和整理，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對于破損、褪色的文件，應及時進行修復或復制。3.嚴格限制非檔案管理人員進入文件檔案室，確保文件安全。七、文件查閱與借閱（一）查閱1.本校教職員工因工作需要查閱文件，可到文件檔案室或通過學校內(nèi)部辦公系統(tǒng)進行查閱。查閱時應填寫文件查閱登記表，注明查閱日期、文件名稱、編號、查閱目的等信息。2.查閱紙質文件應在文件檔案室指定地點進行，不得擅自將文件帶出檔案室。如需復印，應經(jīng)檔案管理人員同意，并登記復印內(nèi)容。3.通過辦公系統(tǒng)查閱電子文件時，應遵守系統(tǒng)使用規(guī)定，不得擅自修改、刪除文件內(nèi)容。（二）借閱1.因特殊情況需要借閱文件的，須經(jīng)部門負責人批準，并填寫文件借閱申請表。申請表應注明借閱人姓名、部門、借閱文件名稱、編號、借閱期限、借閱用途等信息。2.檔案管理人員根據(jù)審批意見辦理借閱手續(xù)，借閱期限一般不超過[X]個工作日。如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應妥善保管借閱的文件，不得轉借他人，不得在文件上涂改、圈劃、污損。借閱期滿后，應及時歸還文件。如發(fā)現(xiàn)文件丟失或損壞，借閱人應承擔相應責任。八、文件保密與銷毀（一）保密1.涉及學校機密、敏感信息的文件，應嚴格按照保密規(guī)定進行管理。文件起草、審核、發(fā)布、傳遞、存儲等過程中，要采取必要的保密措施，防止文件泄密。2.對接觸機密文件的人員要進行保密教育，明確保密責任，簽訂保密協(xié)議。嚴禁在非保密場所談論、傳播機密文件內(nèi)容。3.對于電子文件，要設置相應的訪問權限和密碼保護，防止未經(jīng)授權的訪問。（二）銷毀1.文件保管期限屆滿或因其他原因需要銷毀時，由檔案管理人員提出銷毀意見，填寫文件銷毀申請表，注明文件名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.經(jīng)學校分管領導批準后，由檔案管理人員會