嚴(yán)格檔案管理制度總則目的為了加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工?；驹瓌t1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由綜合管理部集中統(tǒng)一管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映公司各項(xiàng)活動(dòng)和工作情況。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行保密管理。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，便于檔案的查詢和利用。檔案管理職責(zé)綜合管理部職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，包括文書檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等工作。4.建立檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。5.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱、利用等服務(wù)工作，并對(duì)利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)。6.對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，并定期向綜合管理部移交。2.明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案的日常管理工作，并接受綜合管理部的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。3.嚴(yán)格遵守公司檔案管理制度，確保本部門檔案的安全和完整。檔案的分類與編號(hào)檔案分類1.文書檔案：包括公司紅頭文件、各類通知、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要等。2.人事檔案：包括員工個(gè)人基本信息、履歷、考核、獎(jiǎng)懲、培訓(xùn)、工資福利等資料。3.財(cái)務(wù)檔案：包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。4.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)公司業(yè)務(wù)類型，分為市場(chǎng)營銷檔案、項(xiàng)目管理檔案、客戶檔案等。5.其他檔案：包括公司證照、榮譽(yù)證書、合同協(xié)議、固定資產(chǎn)檔案等。檔案編號(hào)1.檔案編號(hào)采用“年度+類別代碼+順序號(hào)”的方式編制。2.年度：用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如“2023”。3.類別代碼：根據(jù)檔案分類，分別用兩位大寫英文字母表示，如“WS”表示文書檔案，“RS”表示人事檔案等。4.順序號(hào)：按照檔案形成的先后順序，用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如“0001”。5.例如，一份2023年形成的文書檔案，編號(hào)為“2023WS0001”。檔案的收集與整理檔案收集1.各部門應(yīng)在工作結(jié)束后，及時(shí)將本部門形成的檔案材料收集齊全，并進(jìn)行初步整理。2.對(duì)于重要文件和資料，應(yīng)實(shí)行雙套制備份，一套紙質(zhì)檔案，一套電子檔案。3.員工離職時(shí)，所在部門應(yīng)將其個(gè)人檔案材料整理齊全后移交綜合管理部。檔案整理1.綜合管理部檔案管理人員對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行分類、排序、編目、裝訂等整理工作。2.文書檔案應(yīng)按照文件的形成時(shí)間順序排列，同一問題的文件應(yīng)集中排列在一起。3.人事檔案應(yīng)按照檔案內(nèi)容的類別進(jìn)行分類整理，如履歷類、考核類、獎(jiǎng)懲類等。4.財(cái)務(wù)檔案應(yīng)按照會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等類別進(jìn)行整理，并按照時(shí)間順序排列。5.業(yè)務(wù)檔案應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)流程和檔案內(nèi)容進(jìn)行分類整理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。檔案的歸檔與保管檔案歸檔1.各部門整理好的檔案應(yīng)定期移交綜合管理部歸檔，移交時(shí)應(yīng)填寫《檔案移交清單》，雙方簽字確認(rèn)。2.綜合管理部檔案管理人員對(duì)移交的檔案進(jìn)行審核，符合要求的予以歸檔，不符合要求的退回原部門重新整理。3.檔案歸檔應(yīng)遵循及時(shí)、完整、準(zhǔn)確的原則，確保檔案的質(zhì)量。檔案保管1.綜合管理部應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。4.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。5.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。檔案的鑒定與銷毀檔案鑒定1.綜合管理部應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。2.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種，具體劃分標(biāo)準(zhǔn)按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。3.鑒定工作應(yīng)由綜合管理部牽頭，組織相關(guān)部門人員組成鑒定小組進(jìn)行。4.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、價(jià)值和歷史意義等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面評(píng)估，確定其保管期限。檔案銷毀1.對(duì)已到保管期限且無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀前，應(yīng)填寫《檔案銷毀清單》，注明檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、保管期限等信息，經(jīng)綜合管理部負(fù)責(zé)人審核后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀過程的安全和保密。4.監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況記錄在案。檔案的查閱與借閱檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部查閱。2.綜合管理部檔案管理人員應(yīng)根據(jù)《檔案查閱申請(qǐng)表》提供的信息，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。3.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換等，如需摘錄或復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)綜合管理部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。檔案借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱期限、借閱用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)綜合管理部負(fù)責(zé)人審批。2.綜合管理部負(fù)責(zé)人審批同意后，檔案管理人員應(yīng)將檔案借給借閱人員，并辦理借閱登記手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、拍照、傳播檔案內(nèi)容，如有違反，將追究其相應(yīng)責(zé)任。檔案的保密與安全檔案保密1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行保密管理。2.未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，任何人不得擅自查閱、借閱、傳播公司機(jī)密檔案。3.在檔案管理工作中，應(yīng)采取必要的保密措施，如對(duì)檔案進(jìn)行加密存儲(chǔ)、限制訪問權(quán)限等。4.對(duì)違反檔案保密規(guī)定的行為，應(yīng)依法追究其相應(yīng)責(zé)任。檔案安全1.檔案庫房應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)備，確保檔案的安全。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案庫房進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。3.對(duì)檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)進(jìn)行定期備份，并存儲(chǔ)在不同的地點(diǎn)，以防止數(shù)據(jù)丟失。4.在檔案的查閱、借閱、利用等過程中，應(yīng)注意安全，防止檔案丟失、損壞或泄露。檔案管理信息化建立檔案信息管理系統(tǒng)1.綜合管理部應(yīng)建立檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。2.檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案的錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能，提高檔案管理的效率和水平。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。電子檔案管理1.公司應(yīng)加強(qiáng)電子檔案的管理，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和安全性。2.電子檔案應(yīng)按照檔案分類體系進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的索引和目錄。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在不