WJ記錄管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司W(wǎng)J記錄的管理，規(guī)范記錄的填寫、收集、整理、歸檔、保管和使用等行為，確保記錄的真實(shí)性、完整性和可追溯性，為公司的運(yùn)營(yíng)管理、決策支持、質(zhì)量控制、合規(guī)管理等提供有效依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各崗位在工作過程中產(chǎn)生的WJ記錄，包括但不限于紙質(zhì)記錄、電子記錄、影像記錄等。（三）職責(zé)分工1.公司人事總監(jiān)負(fù)責(zé)本制度的制定、修訂和解釋。監(jiān)督制度的執(zhí)行情況，對(duì)違規(guī)行為進(jìn)行處理。2.各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)組織本部門WJ記錄的管理工作，確保記錄的及時(shí)、準(zhǔn)確和完整。對(duì)本部門記錄管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和指導(dǎo)。3.記錄管理人員負(fù)責(zé)具體的記錄收集、整理、歸檔、保管和查閱等工作。對(duì)記錄的質(zhì)量進(jìn)行檢查和審核，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)反饋并督促整改。二、記錄的分類與編號(hào)（一）記錄分類根據(jù)記錄的性質(zhì)、用途和來(lái)源，將WJ記錄分為以下幾類：1.行政辦公類：如文件收發(fā)記錄、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)等。2.人事管理類：如員工檔案、考勤記錄、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核記錄等。3.財(cái)務(wù)管理類：如財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、費(fèi)用報(bào)銷記錄等。4.業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)類：如銷售合同、采購(gòu)訂單、生產(chǎn)記錄、客戶服務(wù)記錄等。5.質(zhì)量管理類：如質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、不合格品處理記錄、質(zhì)量體系審核記錄等。6.安全環(huán)保類：如安全檢查記錄、環(huán)境監(jiān)測(cè)報(bào)告、事故處理記錄等。（二）記錄編號(hào)為便于記錄的識(shí)別、檢索和管理，對(duì)每類記錄進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)。編號(hào)規(guī)則如下：1.編號(hào)結(jié)構(gòu)：類別代碼+年份+順序號(hào)2.類別代碼：采用兩位大寫字母表示，具體如下：“XG”：行政辦公類“RS”：人事管理類“CW”：財(cái)務(wù)管理類“YW”：業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)類“ZL”：質(zhì)量管理類“AQ”：安全環(huán)保類3.年份：采用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如“2023”。4.順序號(hào)：采用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，從“0001”開始依次遞增。例如，“YW20230015”表示業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)類記錄中2023年的第15號(hào)記錄。三、記錄的填寫要求（一）基本要求1.記錄應(yīng)使用黑色或藍(lán)色中性筆填寫，不得使用鉛筆、圓珠筆或褪色墨水填寫。2.填寫內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得偽造、篡改或遺漏。3.記錄應(yīng)字跡清晰、工整，易于辨認(rèn)。（二）具體要求1.日期填寫：應(yīng)填寫具體的年、月、日，不得簡(jiǎn)寫或省略。2.數(shù)字填寫：阿拉伯?dāng)?shù)字應(yīng)規(guī)范書寫，小數(shù)點(diǎn)位置準(zhǔn)確；大寫數(shù)字應(yīng)使用正楷或行書填寫，不得連筆。3.簽名蓋章：記錄涉及相關(guān)人員簽字的，應(yīng)本人親自簽字，不得代簽；需要蓋章的，應(yīng)加蓋單位公章或?qū)Ｓ谜隆?.修改要求：如記錄填寫有誤，應(yīng)在錯(cuò)誤處劃一條橫線，在其上方填寫正確內(nèi)容，并由修改人簽字確認(rèn)。嚴(yán)禁刮擦、涂抹、挖補(bǔ)或使用修正液等方式修改記錄。四、記錄的收集與整理（一）收集1.各崗位工作人員應(yīng)按照規(guī)定及時(shí)將工作過程中產(chǎn)生的記錄收集齊全，不得遺漏。2.記錄收集后，應(yīng)按照類別和時(shí)間順序進(jìn)行初步整理，確保記錄的完整性和有序性。（二）整理1.記錄管理人員應(yīng)對(duì)收集到的記錄進(jìn)行進(jìn)一步整理，去除重復(fù)、無(wú)效的記錄。2.對(duì)記錄進(jìn)行分類裝訂或存儲(chǔ)，便于查閱和管理。對(duì)于紙質(zhì)記錄，應(yīng)使用文件夾、檔案盒等進(jìn)行分類存放；對(duì)于電子記錄，應(yīng)按照規(guī)定的文件夾結(jié)構(gòu)進(jìn)行存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的索引目錄。五、記錄的歸檔（一）歸檔時(shí)間各類記錄應(yīng)在形成后的[X]個(gè)工作日內(nèi)歸檔。對(duì)于重要緊急的記錄，應(yīng)及時(shí)歸檔。（二）歸檔流程1.記錄管理人員對(duì)整理好的記錄進(jìn)行審核，確保記錄符合要求。2.將審核通過的記錄按照編號(hào)順序放入相應(yīng)的檔案柜或存儲(chǔ)設(shè)備中，并填寫檔案目錄。3.在檔案目錄中注明記錄的類別、編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息，以便于查找和管理。六、記錄的保管（一）保管期限根據(jù)記錄的重要性和使用頻率，確定不同記錄的保管期限，具體如下：1.長(zhǎng)期保管：涉及公司核心業(yè)務(wù)、重要決策、法律糾紛等方面的記錄，保管期限為[X]年。2.中期保管：一般業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)、質(zhì)量管理、安全環(huán)保等方面的記錄，保管期限為[X]年。3.短期保管：行政辦公、人事管理等方面的一般性記錄，保管期限為[X]年。（二）保管方式1.紙質(zhì)記錄：應(yīng)存放在專門的檔案柜中，檔案柜應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)，防止記錄受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。2.電子記錄：應(yīng)存儲(chǔ)在服務(wù)器、硬盤、光盤等存儲(chǔ)設(shè)備中，并定期進(jìn)行備份。備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.影像記錄：應(yīng)刻錄成光盤或存儲(chǔ)在專門的影像管理系統(tǒng)中，并做好標(biāo)識(shí)和索引。（三）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)記錄進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，確保記錄的完整性和安全性。2.對(duì)于超過保管期限的記錄，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀處理，不得擅自丟棄或銷毀。七、記錄的查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱記錄的，應(yīng)填寫《WJ記錄查閱申請(qǐng)表》，注明查閱的記錄類別、編號(hào)、名稱、查閱目的等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到檔案管理人員處查閱。2.檔案管理人員應(yīng)按照申請(qǐng)表的要求提供相應(yīng)的記錄，并對(duì)查閱過程進(jìn)行監(jiān)督，確保記錄不被損壞、丟失或泄露。3.查閱人員不得在記錄上涂改、標(biāo)記、抽取或撕毀記錄，如需摘錄或復(fù)制記錄，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定的格式進(jìn)行。（二）借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱記錄的，應(yīng)填寫《WJ記錄借閱申請(qǐng)表》，注明借閱的記錄類別、編號(hào)、名稱、借閱期限、借閱目的等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到檔案管理人員處辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理人員應(yīng)按照申請(qǐng)表的要求提供相應(yīng)的記錄，并與借閱人員當(dāng)面核對(duì)記錄的數(shù)量、完整性等信息，雙方在《WJ記錄借閱登記表》上簽字確認(rèn)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的記錄，不得轉(zhuǎn)借他人或用于非工作目的。借閱期限屆滿，應(yīng)及時(shí)歸還記錄。如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員歸還記錄時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查記錄的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)記錄有損壞、丟失或泄露等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并追究借閱人員的責(zé)任。八、記錄的銷毀（一）銷毀條件記錄達(dá)到保管期限或因其他原因需要銷毀的，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀處理。（二）銷毀流程1.檔案管理人員對(duì)擬銷毀的記錄進(jìn)行清理和核對(duì)，編制《WJ記錄銷毀清單》，注明記錄的類別、編號(hào)、名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.《WJ記錄銷毀清單》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、公司人事總監(jiān)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.記錄銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如