da檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強公司檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，提高檔案利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。（三）檔案定義本制度所稱檔案是指公司在各項活動中形成的具有保存價值的各種形式的文件材料，包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文件、照片、音像資料等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由行政部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實性原則：檔案應如實反映公司各項活動的真實情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：應保證檔案的齊全、完整，不遺漏重要文件材料。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。5.便于利用原則：檔案管理應便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）檔案管理部門公司設立行政部門為檔案管理部門，負責公司檔案的日常管理工作。（二）檔案管理人員職責1.負責檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作。2.制定和完善檔案管理制度，規(guī)范檔案管理流程。3.對檔案進行分類、編號、編目，建立檔案檢索系統(tǒng)。4.定期對檔案進行清查、核對，確保檔案的安全和完整。5.負責檔案庫房的管理，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作。6.為公司各部門及員工提供檔案查閱、借閱等服務。7.對檔案管理工作中發(fā)現(xiàn)的問題及時向上級匯報，并提出改進建議。（三）各部門職責1.負責本部門文件材料的收集、整理和初步立卷工作，并定期移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案的清查、核對等工作。3.按照檔案管理制度的規(guī)定，正確使用和保管檔案。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設立、變更、注銷等相關文件。2.公司股東會、董事會、監(jiān)事會等會議文件。3.公司各項規(guī)章制度、辦法、規(guī)定等。4.公司年度工作計劃、總結(jié)、報告等。5.公司各類合同、協(xié)議、意向書等。6.公司財務報表、審計報告、稅務資料等。7.公司員工檔案，包括入職申請表、勞動合同、績效考核表、培訓記錄等。8.公司業(yè)務活動中形成的文件材料，如市場調(diào)研報告、項目方案、客戶資料等。9.公司對外宣傳資料、廣告策劃、新聞報道等。10.公司獲得的榮譽證書、資質(zhì)證書等。11.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。2.收集的文件材料應字跡清晰、內(nèi)容完整，簽字、蓋章齊全。3.電子文件應采用通用格式保存，并確保其真實性和可讀性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機管理和檢索。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容等因素進行分類，一般分為行政管理類、經(jīng)營管理類、財務管理類、人力資源管理類、業(yè)務管理類等。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、保管期限等信息。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保整齊、牢固。四、檔案的歸檔（一）歸檔時間1.各部門應在文件材料形成后的[X]個工作日內(nèi)，將整理好的文件材料移交檔案管理部門歸檔。2.對于重大活動、重要項目等形成的文件材料，應在活動結(jié)束或項目完成后的[X]個工作日內(nèi)歸檔。（二）歸檔手續(xù)1.檔案管理部門對接收的檔案進行清點、核對，確認無誤后辦理歸檔手續(xù)。2.歸檔時，雙方應在檔案移交清單上簽字，注明檔案名稱、數(shù)量、移交時間等信息。五、檔案的保管（一）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為[X]年。3.短期保管的檔案：凡是反映公司一般性工作活動，在較短時間內(nèi)對公司工作有參考價值的檔案，列為短期保管，保管期限為[X]年。（二）保管要求1.檔案管理部門應設立專門的檔案庫房，配備必要的保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備、防盜設備等。2.檔案庫房應保持清潔、整齊，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，濕度控制在[X]%[X]%之間。3.檔案應分類存放，排列有序，便于查找和利用。4.對電子檔案應進行備份，備份存儲介質(zhì)應異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性。5.定期對檔案進行清查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應根據(jù)查閱申請，提供相應的檔案，并做好查閱登記，記錄查閱人姓名、部門、查閱時間、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱檔案時，應在檔案管理部門指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。4.查閱檔案時，應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損等。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部員工因工作需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，方可借閱。2.檔案借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復制、摘抄檔案內(nèi)容。4.借閱人歸還檔案時，檔案管理部門應進行核對，確認無誤后辦理歸還手續(xù)。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人應承擔相應的責任。（三）外部查閱與借閱1.外單位因工作需要查閱或借閱公司檔案的，應提前向公司提出申請，經(jīng)公司分管領導批準后，方可查閱或借閱。2.查閱或借閱檔案時，應有公司專人陪同，并按照公司的規(guī)定進行查閱或借閱。3.外單位如需復制、摘抄公司檔案內(nèi)容的，應經(jīng)公司分管領導批準，并簽訂保密協(xié)議。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門應定期對保管期滿的檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。2.鑒定工作應由檔案管理部門牽頭，組織相關部門人員組成鑒定小組進行。3.鑒定小組應根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容價值等因素，對檔案進行逐一審查，提出存毀意見。（二）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確需銷毀的檔案，應填寫《檔案銷毀申請表》，報公司分管領導批準。2.批準后，檔案管理部門應指定專人負責銷毀工作，并在銷毀現(xiàn)場進行監(jiān)銷。3.銷毀檔案時，應采用適當?shù)姆绞竭M行，確保檔案信息無法恢復。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應在《檔案銷毀申請表》上簽字，注明銷毀時間、地點、方式等信息。5.對已銷毀的檔案，應在檔案目錄中注明銷毀日期，并將《檔案銷毀申請表》等相關材料歸檔保存。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設目標建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理的效率和水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)據(jù)錄入：將紙質(zhì)檔案和電子檔案的相關信息錄入檔案管理信息系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案檢索：通過檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)對檔案的快速檢索和查詢。3.檔案借閱管理：利用檔案管理信息系統(tǒng)，辦理檔案借閱手續(xù)，記錄借閱情況。4.檔案統(tǒng)計分析：通過檔案管理信息系統(tǒng)，對檔案的數(shù)量、種類、利用情況等進行統(tǒng)計分析，為公司決策提供依據(jù)。（三）信息化安全管理1.建立檔案管理信息系統(tǒng)安全管理制度，加強系統(tǒng)的