物品采購(gòu)報(bào)賬管理制度一、總則1.目的為了加強(qiáng)公司物品采購(gòu)報(bào)賬管理，規(guī)范采購(gòu)報(bào)賬流程，提高資金使用效益，確保公司采購(gòu)活動(dòng)的合法性、合規(guī)性和合理性，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門因工作需要進(jìn)行的物品采購(gòu)報(bào)賬業(yè)務(wù)。3.基本原則合法性原則：采購(gòu)報(bào)賬活動(dòng)必須符合國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定。真實(shí)性原則：報(bào)賬憑證必須真實(shí)、準(zhǔn)確、完整地反映采購(gòu)業(yè)務(wù)的實(shí)際情況。合理性原則：采購(gòu)物品應(yīng)符合公司實(shí)際需求，避免浪費(fèi)和不合理支出。及時(shí)性原則：采購(gòu)報(bào)賬應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成，確保財(cái)務(wù)信息的及時(shí)準(zhǔn)確。二、采購(gòu)申請(qǐng)1.需求提出各部門根據(jù)工作需要，填寫《物品采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明采購(gòu)物品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)金額等信息。2.審批流程部門負(fù)責(zé)人審核：部門負(fù)責(zé)人對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)的必要性、合理性進(jìn)行審核，簽字確認(rèn)后報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)審批：分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司預(yù)算和實(shí)際情況，對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行審批，簽字同意后交采購(gòu)部門辦理采購(gòu)事宜。3.特殊情況處理對(duì)于緊急采購(gòu)需求，可先口頭向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，經(jīng)同意后先進(jìn)行采購(gòu)，事后及時(shí)補(bǔ)辦采購(gòu)申請(qǐng)手續(xù)。三、采購(gòu)實(shí)施1.采購(gòu)方式集中采購(gòu)：對(duì)于通用性較強(qiáng)、采購(gòu)金額較大的物品，由采購(gòu)部門組織集中采購(gòu)。分散采購(gòu)：對(duì)于專業(yè)性較強(qiáng)、個(gè)性化需求較高的物品，由各部門自行采購(gòu)。2.供應(yīng)商選擇供應(yīng)商篩選：采購(gòu)部門應(yīng)建立供應(yīng)商名錄，對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格等進(jìn)行評(píng)估和篩選。采購(gòu)談判：根據(jù)采購(gòu)需求，采購(gòu)部門與選定的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)談判，確定采購(gòu)價(jià)格、交貨期、付款方式等條款。合同簽訂：采購(gòu)談判達(dá)成一致后，雙方簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.采購(gòu)執(zhí)行訂單下達(dá)：采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)合同，向供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)訂單，明確采購(gòu)物品的規(guī)格、數(shù)量、交貨時(shí)間等要求。跟蹤催貨：采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)跟蹤采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況，督促供應(yīng)商按時(shí)交貨。如遇特殊情況，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保采購(gòu)任務(wù)的順利完成。驗(yàn)收入庫(kù)：采購(gòu)物品到貨后，由采購(gòu)部門組織相關(guān)部門進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，辦理入庫(kù)手續(xù)；驗(yàn)收不合格的，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商處理。四、報(bào)賬要求1.報(bào)賬憑證發(fā)票：采購(gòu)報(bào)賬必須提供合法有效的發(fā)票，發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與采購(gòu)合同、采購(gòu)訂單一致。其他憑證：除發(fā)票外，還應(yīng)提供采購(gòu)合同、采購(gòu)訂單、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、入庫(kù)單等相關(guān)憑證。2.報(bào)賬流程經(jīng)辦人整理：經(jīng)辦人負(fù)責(zé)收集、整理采購(gòu)報(bào)賬憑證，并填寫《報(bào)賬申請(qǐng)表》，注明報(bào)賬金額、用途、報(bào)賬日期等信息。部門負(fù)責(zé)人審核：部門負(fù)責(zé)人對(duì)報(bào)賬憑證的真實(shí)性、合理性進(jìn)行審核，簽字確認(rèn)后報(bào)財(cái)務(wù)部門審核。財(cái)務(wù)部門審核：財(cái)務(wù)部門對(duì)報(bào)賬憑證的合法性、合規(guī)性、準(zhǔn)確性進(jìn)行審核，審核無(wú)誤后簽字同意報(bào)賬。分管領(lǐng)導(dǎo)審批：分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司財(cái)務(wù)制度和審批權(quán)限，對(duì)報(bào)賬申請(qǐng)進(jìn)行審批，簽字同意后交財(cái)務(wù)部門辦理付款手續(xù)。3.報(bào)賬時(shí)間采購(gòu)報(bào)賬應(yīng)在采購(gòu)業(yè)務(wù)完成后的[X]個(gè)工作日內(nèi)辦理，逾期不予受理。特殊情況需延期報(bào)賬的，應(yīng)提前向財(cái)務(wù)部門說(shuō)明原因，并經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。五、報(bào)賬審核1.財(cái)務(wù)審核要點(diǎn)發(fā)票審核：審核發(fā)票的真實(shí)性、合法性、有效性，包括發(fā)票的開具日期、發(fā)票號(hào)碼、發(fā)票金額、發(fā)票印章等。憑證完整性審核：審核報(bào)賬憑證是否齊全，包括采購(gòu)合同、采購(gòu)訂單、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、入庫(kù)單等。金額準(zhǔn)確性審核：審核報(bào)賬金額是否與采購(gòu)合同、采購(gòu)訂單一致，是否存在超支情況。報(bào)銷范圍審核：審核采購(gòu)物品是否屬于公司規(guī)定的報(bào)銷范圍，是否符合公司相關(guān)政策。2.審批意見(jiàn)反饋財(cái)務(wù)部門在審核過(guò)程中如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與經(jīng)辦人溝通，要求其補(bǔ)充或更正相關(guān)憑證。如審核通過(guò)，應(yīng)將審核意見(jiàn)反饋給分管領(lǐng)導(dǎo)，并按照審批意見(jiàn)辦理付款手續(xù)。六、付款管理1.付款方式支票付款：適用于同城結(jié)算，金額較大的采購(gòu)業(yè)務(wù)。網(wǎng)銀付款：適用于異地結(jié)算，方便快捷的采購(gòu)業(yè)務(wù)?，F(xiàn)金付款：適用于金額較小、符合現(xiàn)金支付規(guī)定的采購(gòu)業(yè)務(wù)。2.付款流程財(cái)務(wù)部門制單：財(cái)務(wù)部門根據(jù)審核通過(guò)的報(bào)賬申請(qǐng)，編制付款憑證，注明付款金額、付款對(duì)象、付款方式等信息。分管領(lǐng)導(dǎo)審批：分管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)付款憑證進(jìn)行審批，簽字同意后交財(cái)務(wù)部門辦理付款手續(xù)。付款執(zhí)行：財(cái)務(wù)部門按照付款憑證的要求，通過(guò)支票、網(wǎng)銀或現(xiàn)金等方式進(jìn)行付款，并及時(shí)登記付款臺(tái)賬。3.付款監(jiān)督財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)付款情況進(jìn)行核對(duì)和監(jiān)督，確保付款的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。如發(fā)現(xiàn)付款異常情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。七、采購(gòu)報(bào)賬監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)采購(gòu)報(bào)賬業(yè)務(wù)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)報(bào)賬流程是否合規(guī)、報(bào)賬憑證是否真實(shí)、采購(gòu)支出是否合理等。2.財(cái)務(wù)檢查財(cái)務(wù)部門不定期對(duì)采購(gòu)報(bào)賬情況進(jìn)行檢查，重點(diǎn)檢查報(bào)賬憑證的完整性、準(zhǔn)確性、合法性，以及付款情況的合規(guī)性。3.違規(guī)處理對(duì)于違反本制度規(guī)定的采購(gòu)報(bào)賬行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括責(zé)令改正、追回違規(guī)資金、通報(bào)批評(píng)、追究相關(guān)人員責(zé)任等。八、附則1.制度解釋本制度由公司人事總監(jiān)負(fù)責(zé)解釋