煤礦行政材料管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)煤礦行政材料管理，規(guī)范材料的采購(gòu)、使用、存儲(chǔ)等流程，提高材料使用效率，降低成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于煤礦內(nèi)所有行政材料的管理，包括辦公用品、辦公設(shè)備、勞保用品、維修材料等。（三）管理原則1.統(tǒng)一管理原則：行政材料由專門(mén)部門(mén)統(tǒng)一采購(gòu)、存儲(chǔ)和發(fā)放，確保管理的規(guī)范性和一致性。2.按需供應(yīng)原則：根據(jù)實(shí)際工作需要，合理安排材料采購(gòu)和發(fā)放，避免浪費(fèi)。3.成本控制原則：在保證材料質(zhì)量的前提下，通過(guò)優(yōu)化采購(gòu)渠道、合理庫(kù)存管理等措施，降低材料采購(gòu)和使用成本。4.責(zé)任追究原則：對(duì)材料管理過(guò)程中的違規(guī)行為進(jìn)行責(zé)任追究，確保制度的有效執(zhí)行。二、管理職責(zé)（一）行政部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定行政材料管理制度和年度采購(gòu)計(jì)劃。2.組織行政材料的采購(gòu)、驗(yàn)收、存儲(chǔ)和發(fā)放工作。3.定期對(duì)行政材料庫(kù)存進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。4.對(duì)各部門(mén)行政材料使用情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查。（二）使用部門(mén)職責(zé)1.根據(jù)工作需要，及時(shí)提交行政材料需求計(jì)劃。2.負(fù)責(zé)本部門(mén)行政材料的領(lǐng)用、保管和使用，合理使用材料，避免浪費(fèi)。3.配合行政部門(mén)做好材料盤(pán)點(diǎn)等工作。（三）財(cái)務(wù)部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)審核行政材料采購(gòu)預(yù)算和費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)。2.對(duì)行政材料采購(gòu)和使用情況進(jìn)行財(cái)務(wù)核算和監(jiān)督。三、采購(gòu)管理（一）采購(gòu)計(jì)劃1.各部門(mén)應(yīng)于每年年底前向行政部門(mén)提交下一年度行政材料需求計(jì)劃，內(nèi)容包括材料名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等。2.行政部門(mén)根據(jù)各部門(mén)需求計(jì)劃，結(jié)合庫(kù)存情況，編制年度行政材料采購(gòu)計(jì)劃，報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。3.因工作需要臨時(shí)增加的采購(gòu)需求，使用部門(mén)應(yīng)提前填寫(xiě)《行政材料采購(gòu)申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后報(bào)行政部門(mén)審核，主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施采購(gòu)。（二）采購(gòu)流程1.行政部門(mén)根據(jù)批準(zhǔn)的采購(gòu)計(jì)劃或申請(qǐng)表，選擇合格的供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)，確定最終供應(yīng)商。2.與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確材料規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。3.采購(gòu)合同簽訂后，行政部門(mén)應(yīng)及時(shí)跟蹤供應(yīng)商交貨情況，確保按時(shí)、按質(zhì)、按量到貨。4.材料到貨后，行政部門(mén)組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收合格的辦理入庫(kù)手續(xù)，不合格的及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商退換貨事宜。（三）采購(gòu)審批1.采購(gòu)金額在[X]元以下的，由行政部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。2.采購(gòu)金額在[X]元至[X]元之間的，由主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.采購(gòu)金額在[X]元以上的，由礦長(zhǎng)審批。四、驗(yàn)收管理（一）驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)1.行政材料的驗(yàn)收應(yīng)按照采購(gòu)合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，包括材料的規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、外觀等。2.對(duì)于有質(zhì)量要求的材料，如辦公用品、辦公設(shè)備等，應(yīng)進(jìn)行試用或檢測(cè)，確保符合使用要求。（二）驗(yàn)收流程1.材料到貨后，行政部門(mén)通知使用部門(mén)、質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)等相關(guān)人員共同進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收人員按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)對(duì)材料進(jìn)行逐一檢查，填寫(xiě)《行政材料驗(yàn)收單》，記錄驗(yàn)收情況。3.驗(yàn)收合格的材料，驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)后辦理入庫(kù)手續(xù)；驗(yàn)收不合格的材料，應(yīng)注明不合格原因，及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系處理。五、存儲(chǔ)管理（一）倉(cāng)庫(kù)設(shè)置1.煤礦應(yīng)設(shè)置專門(mén)的行政材料倉(cāng)庫(kù)，倉(cāng)庫(kù)應(yīng)具備防火、防潮、防盜等安全條件。2.倉(cāng)庫(kù)應(yīng)劃分不同的區(qū)域，分別存放辦公用品、辦公設(shè)備、勞保用品、維修材料等，并設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)牌。（二）庫(kù)存管理1.行政部門(mén)應(yīng)建立行政材料庫(kù)存臺(tái)賬，詳細(xì)記錄材料的入庫(kù)、出庫(kù)、庫(kù)存數(shù)量、存放位置等信息。2.倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)定期對(duì)庫(kù)存材料進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤(pán)點(diǎn)結(jié)果應(yīng)形成書(shū)面報(bào)告，報(bào)行政部門(mén)負(fù)責(zé)人審核。3.對(duì)于長(zhǎng)期積壓、損壞或已無(wú)使用價(jià)值的材料，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)及時(shí)清理，并填寫(xiě)《行政材料報(bào)廢申請(qǐng)表》，報(bào)行政部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后進(jìn)行處理。（三）存儲(chǔ)要求1.辦公用品應(yīng)分類(lèi)存放，保持整齊有序，便于查找和使用。2.辦公設(shè)備應(yīng)妥善保管，定期進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保正常運(yùn)行。3.勞保用品應(yīng)按照不同工種和防護(hù)要求分類(lèi)存放，確保員工能夠及時(shí)領(lǐng)取到合適的勞保用品。4.維修材料應(yīng)按照類(lèi)別和規(guī)格型號(hào)存放，并有明顯的標(biāo)識(shí)，便于維修人員取用。六、發(fā)放管理（一）發(fā)放原則1.行政材料應(yīng)按照按需發(fā)放的原則進(jìn)行發(fā)放，嚴(yán)禁超標(biāo)準(zhǔn)發(fā)放或浪費(fèi)。2.對(duì)于價(jià)值較高的辦公設(shè)備等材料，應(yīng)實(shí)行領(lǐng)用登記制度，明確使用責(zé)任人。（二）發(fā)放流程1.使用部門(mén)人員填寫(xiě)《行政材料領(lǐng)用申請(qǐng)表》，注明材料名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、用途等，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后到行政部門(mén)倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)取。2.倉(cāng)庫(kù)管理人員根據(jù)《行政材料領(lǐng)用申請(qǐng)表》發(fā)放材料，并在庫(kù)存臺(tái)賬上記錄發(fā)放情況。3.對(duì)于價(jià)值較高的辦公設(shè)備等材料，領(lǐng)用人員應(yīng)在《行政材料領(lǐng)用登記表》上簽字確認(rèn)，注明使用期限和保管責(zé)任。（三）特殊情況處理1.因工作需要臨時(shí)借用行政材料的，借用人員應(yīng)填寫(xiě)《行政材料借用申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人和行政部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后辦理借用手續(xù)。借用期限一般不得超過(guò)[X]天，到期后應(yīng)及時(shí)歸還。2.對(duì)于跨部門(mén)使用的行政材料，由行政部門(mén)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行協(xié)調(diào)安排，確保材料的合理使用。七、使用管理（一）使用要求1.各部門(mén)應(yīng)教育員工合理使用行政材料，愛(ài)護(hù)公共財(cái)物，杜絕浪費(fèi)現(xiàn)象。2.對(duì)于辦公用品，應(yīng)按照規(guī)定的用途使用，不得挪作他用。3.辦公設(shè)備應(yīng)嚴(yán)格按照操作規(guī)程使用，定期進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，延長(zhǎng)使用壽命。（二）節(jié)約措施1.推行無(wú)紙化辦公，盡量減少紙張的使用。2.提倡雙面打印、復(fù)印，降低紙張消耗。3.合理設(shè)置空調(diào)、照明等設(shè)備的使用時(shí)間，節(jié)約能源。4.加強(qiáng)對(duì)辦公設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng)，提高設(shè)備利用率，減少設(shè)備更新頻率。（三）損壞賠償1.因員工個(gè)人原因造成行政材料損壞或丟失的，應(yīng)由責(zé)任人照價(jià)賠償。2.對(duì)于價(jià)值較高的辦公設(shè)備等材料，因正常使用造成的損壞，由行政部門(mén)負(fù)責(zé)維修；因人為原因造成的損壞，由責(zé)任人承擔(dān)維修費(fèi)用或照價(jià)賠償。八、盤(pán)點(diǎn)與清查（一）盤(pán)點(diǎn)周期1.行政部門(mén)應(yīng)每月對(duì)行政材料庫(kù)存進(jìn)行一次小盤(pán)點(diǎn)，每季度進(jìn)行一次大盤(pán)點(diǎn)。2.每年年底，應(yīng)進(jìn)行全面的年度盤(pán)點(diǎn)，確保全年行政材料管理情況的準(zhǔn)確性。（二）盤(pán)點(diǎn)方法1.小盤(pán)點(diǎn)可采用實(shí)地盤(pán)點(diǎn)的方法，由倉(cāng)庫(kù)管理人員自行組織，對(duì)庫(kù)存材料進(jìn)行逐一清點(diǎn)。2.大盤(pán)點(diǎn)和年度盤(pán)點(diǎn)應(yīng)成立專門(mén)的盤(pán)點(diǎn)小組，由行政部門(mén)負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括倉(cāng)庫(kù)管理人員、財(cái)務(wù)人員、使用部門(mén)代表等。盤(pán)點(diǎn)小組應(yīng)制定詳細(xì)的盤(pán)點(diǎn)計(jì)劃，明確盤(pán)點(diǎn)范圍、方法、時(shí)間安排等，確保盤(pán)點(diǎn)工作的順利進(jìn)行。（三）清查結(jié)果處理1.盤(pán)點(diǎn)結(jié)束后，盤(pán)點(diǎn)人員應(yīng)填寫(xiě)《行政材料盤(pán)點(diǎn)表》，記錄盤(pán)點(diǎn)結(jié)果。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)查明原因，編制《行政材料盤(pán)盈盤(pán)虧報(bào)告表》，報(bào)行政部門(mén)負(fù)責(zé)人審核。2.對(duì)于盤(pán)盈的材料，應(yīng)查明原因后進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)處理；對(duì)于盤(pán)虧的材料，應(yīng)根據(jù)責(zé)任情況，由責(zé)任人照價(jià)賠償或按規(guī)定進(jìn)行核銷(xiāo)。九、信息化管理（一）建立管理系統(tǒng)1.煤礦應(yīng)建立行政材料管理信息化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)材料采購(gòu)、驗(yàn)收、存儲(chǔ)、發(fā)放、盤(pán)點(diǎn)等環(huán)節(jié)的信息化管理。2.行政材料管理信息化系統(tǒng)應(yīng)具備材料信息錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)、報(bào)表生成等功能，方便管理人員進(jìn)行日常工作。（二）數(shù)據(jù)維護(hù)1.倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)及時(shí)將行政材料的入庫(kù)、出庫(kù)等信息錄入管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。2.行政部門(mén)應(yīng)定期對(duì)管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.信息部門(mén)應(yīng)負(fù)責(zé)對(duì)行政材料管理信息化系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。十、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.行政部門(mén)應(yīng)定期對(duì)各部門(mén)行政材料使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括材料領(lǐng)用、使用、保管等情況。2.對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，要求相關(guān)部門(mén)限期整改。（二）考核評(píng)價(jià)1.將行政材料管理納入部門(mén)績(jī)效考核體系，對(duì)行政材料管理工作成績(jī)突出的部門(mén)和個(gè)人進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。2.對(duì)行政材料管理工