煤炭業(yè)務(wù)臺賬管理制度一、總則（一）目的為加強公司煤炭業(yè)務(wù)管理，規(guī)范業(yè)務(wù)臺賬的建立、使用和保管，確保煤炭業(yè)務(wù)信息的準確、完整和可追溯，提高業(yè)務(wù)運營效率，防范經(jīng)營風(fēng)險，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部涉及煤炭采購、銷售、庫存管理等相關(guān)業(yè)務(wù)臺賬的管理工作。（三）基本原則1.真實性原則：業(yè)務(wù)臺賬應(yīng)如實記錄煤炭業(yè)務(wù)的各項交易信息，確保數(shù)據(jù)真實可靠。2.準確性原則：記錄內(nèi)容應(yīng)準確無誤，數(shù)據(jù)計算、填寫規(guī)范，避免出現(xiàn)錯誤或歧義。3.完整性原則：涵蓋煤炭業(yè)務(wù)的各個環(huán)節(jié)，包括采購、運輸、銷售、庫存等，不得遺漏重要信息。4.及時性原則：業(yè)務(wù)發(fā)生后應(yīng)及時記錄，保證臺賬信息與業(yè)務(wù)實際進展同步，不得拖延或積壓。5.保密性原則：業(yè)務(wù)臺賬涉及公司商業(yè)機密和敏感信息，應(yīng)嚴格保密，防止信息泄露。二、臺賬管理職責(zé)分工（一）業(yè)務(wù)部門1.負責(zé)本部門煤炭業(yè)務(wù)臺賬的日常登記、維護和更新工作，確保臺賬記錄及時、準確、完整。2.按照規(guī)定的流程和要求，收集、整理與煤炭業(yè)務(wù)相關(guān)的原始憑證，并定期交財務(wù)部門審核。3.配合財務(wù)部門、審計部門等對業(yè)務(wù)臺賬進行核對、檢查和審計工作，提供必要的資料和解釋。（二）財務(wù)部門1.負責(zé)制定煤炭業(yè)務(wù)臺賬的財務(wù)核算規(guī)范，指導(dǎo)業(yè)務(wù)部門正確進行財務(wù)記錄。2.定期對業(yè)務(wù)部門提交的臺賬記錄進行審核，確保財務(wù)數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的一致性。3.根據(jù)業(yè)務(wù)臺賬和財務(wù)核算結(jié)果，編制相關(guān)財務(wù)報表，為公司決策提供財務(wù)依據(jù)。4.參與業(yè)務(wù)臺賬的盤點、清查工作，對發(fā)現(xiàn)的問題提出財務(wù)處理意見。（三）審計部門1.定期對煤炭業(yè)務(wù)臺賬進行審計，檢查臺賬管理制度的執(zhí)行情況，確保臺賬記錄符合公司規(guī)定和相關(guān)法律法規(guī)要求。2.對業(yè)務(wù)臺賬中發(fā)現(xiàn)的重大問題或異常情況進行深入調(diào)查，提出審計意見和建議，督促相關(guān)部門整改。3.監(jiān)督業(yè)務(wù)部門和財務(wù)部門對審計意見的落實情況，跟蹤整改效果。（四）檔案管理部門1.負責(zé)煤炭業(yè)務(wù)臺賬檔案的統(tǒng)一管理，包括臺賬的裝訂、歸檔、保管和查閱等工作。2.按照檔案管理規(guī)定，確定業(yè)務(wù)臺賬的保管期限，確保檔案的安全和完整。3.建立業(yè)務(wù)臺賬檔案查閱登記制度，嚴格控制查閱權(quán)限，保證檔案信息的保密性。三、煤炭采購臺賬管理（一）采購合同臺賬1.合同基本信息登記記錄煤炭采購合同的編號、簽訂日期、供應(yīng)商名稱、合同金額、采購數(shù)量、煤炭品種、質(zhì)量標準、交貨時間、交貨地點等詳細信息。對合同中的特殊條款和約定進行單獨注明，如付款方式、驗收標準、違約責(zé)任等。2.合同執(zhí)行情況跟蹤及時更新合同的執(zhí)行進度，包括已到貨數(shù)量、未到貨數(shù)量、已付款金額、未付款金額等。記錄合同執(zhí)行過程中的變更事項，如交貨時間調(diào)整、質(zhì)量標準變更等，并注明變更原因和相關(guān)審批手續(xù)。3.合同終止與結(jié)算當(dāng)采購合同執(zhí)行完畢或終止時，記錄合同的終止日期、結(jié)算金額、實際付款金額、發(fā)票開具情況等結(jié)算信息。整理合同執(zhí)行過程中的相關(guān)憑證，如到貨驗收單、發(fā)票、付款憑證等，作為合同結(jié)算的依據(jù)，并歸檔保存。（二）采購訂單臺賬1.訂單基本信息登記采購訂單的編號、下達日期、采購部門、供應(yīng)商名稱、采購數(shù)量、煤炭品種、質(zhì)量要求、交貨時間、交貨地點等內(nèi)容。關(guān)聯(lián)相應(yīng)的采購合同編號，以便查詢訂單與合同的對應(yīng)關(guān)系。2.訂單執(zhí)行狀態(tài)跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，包括訂單是否已發(fā)貨、是否已到貨、是否已驗收等。記錄訂單執(zhí)行過程中的問題及處理情況，如貨物短缺、質(zhì)量不符等，以及與供應(yīng)商的溝通協(xié)調(diào)結(jié)果。3.訂單變更記錄若采購訂單發(fā)生變更，如采購數(shù)量調(diào)整、交貨時間變更等，詳細記錄變更內(nèi)容、變更日期及審批情況。（三）采購發(fā)票臺賬1.發(fā)票信息登記記錄采購發(fā)票的號碼、開票日期、供應(yīng)商名稱、發(fā)票金額、稅額、煤炭品種、數(shù)量等信息。關(guān)聯(lián)對應(yīng)的采購合同或訂單編號，確保發(fā)票與業(yè)務(wù)交易的一致性。2.發(fā)票認證與抵扣情況登記發(fā)票的認證日期、認證結(jié)果，以及已抵扣的稅額等信息。對發(fā)票的作廢、紅沖等情況進行詳細記錄，并注明原因和相關(guān)手續(xù)。3.發(fā)票歸檔管理將采購發(fā)票及其相關(guān)的抵扣聯(lián)、發(fā)票清單等原始憑證按照規(guī)定順序裝訂成冊，妥善保管。建立發(fā)票查閱登記制度，嚴格控制發(fā)票的查閱權(quán)限，防止發(fā)票丟失或損壞。四、煤炭銷售臺賬管理（一）銷售合同臺賬1.合同基本信息記錄煤炭銷售合同的編號、簽訂日期、客戶名稱、合同金額、銷售數(shù)量、煤炭品種、質(zhì)量標準、交貨時間、交貨地點等詳細內(nèi)容。注明合同中的付款方式、結(jié)算方式、違約責(zé)任等特殊條款。2.合同執(zhí)行跟蹤實時更新合同的執(zhí)行進度，包括已發(fā)貨數(shù)量、未發(fā)貨數(shù)量、已收款金額、未收款金額等。記錄合同執(zhí)行過程中的變更事項，如交貨時間調(diào)整、質(zhì)量標準變更等，并說明變更原因和審批情況。3.合同終止與結(jié)算當(dāng)銷售合同執(zhí)行完畢或終止時，記錄合同的終止日期、結(jié)算金額、實際收款金額、發(fā)票開具情況等結(jié)算信息。整理合同執(zhí)行過程中的相關(guān)憑證，如發(fā)貨單、驗收單、發(fā)票、收款憑證等，作為合同結(jié)算的依據(jù)，并歸檔保存。（二）銷售訂單臺賬1.訂單基本信息登記銷售訂單的編號、下達日期、銷售部門、客戶名稱、銷售數(shù)量、煤炭品種、質(zhì)量要求、交貨時間、交貨地點等內(nèi)容。關(guān)聯(lián)相應(yīng)的銷售合同編號，便于查詢訂單與合同的關(guān)聯(lián)關(guān)系。2.訂單執(zhí)行狀態(tài)跟蹤銷售訂單的執(zhí)行情況，包括訂單是否已發(fā)貨、是否已確認收貨、是否已收款等。記錄訂單執(zhí)行過程中的問題及處理情況，如客戶拒收、貨款逾期未付等，以及與客戶的溝通協(xié)調(diào)結(jié)果。3.訂單變更記錄若銷售訂單發(fā)生變更，如銷售數(shù)量調(diào)整、交貨時間變更等，詳細記錄變更內(nèi)容、變更日期及審批情況。（三）銷售發(fā)票臺賬1.發(fā)票信息登記記錄銷售發(fā)票的號碼、開票日期、客戶名稱、發(fā)票金額、稅額、煤炭品種、數(shù)量等信息。關(guān)聯(lián)對應(yīng)的銷售合同或訂單編號，確保發(fā)票與業(yè)務(wù)交易的一致性。2.發(fā)票開具與交付情況登記發(fā)票的開具日期、交付方式（如郵寄、客戶自取等）、交付時間等信息。對發(fā)票的作廢、紅沖等情況進行詳細記錄，并注明原因和相關(guān)手續(xù)。3.發(fā)票歸檔管理將銷售發(fā)票及其相關(guān)的記賬聯(lián)、發(fā)票清單等原始憑證按照規(guī)定順序裝訂成冊，妥善保管。建立發(fā)票查閱登記制度，嚴格控制發(fā)票的查閱權(quán)限，防止發(fā)票丟失或損壞。五、煤炭庫存臺賬管理（一）庫存明細臺賬1.煤炭品種與規(guī)格按照煤炭的品種、規(guī)格進行分類登記，如動力煤、焦煤、無煙煤等，并注明不同品種和規(guī)格的詳細質(zhì)量指標。2.庫存數(shù)量與位置記錄煤炭在不同倉庫、堆場或儲存地點的實際庫存數(shù)量，精確到噸或其他合適的計量單位。標注煤炭的存放位置，如倉庫區(qū)號、貨架號、貨位號等，以便快速查找和盤點。3.出入庫記錄詳細記錄煤炭的出入庫日期、出入庫類型（采購入庫、銷售出庫、內(nèi)部調(diào)撥等）、數(shù)量、對應(yīng)的業(yè)務(wù)單號（如采購訂單號、銷售訂單號等）。對于出入庫過程中的損耗、溢余等情況進行單獨記錄，并說明原因和處理結(jié)果。（二）庫存盤點臺賬1.盤點計劃與組織制定庫存盤點計劃，明確盤點時間、范圍、人員分工等內(nèi)容。組織盤點人員進行培訓(xùn)，使其熟悉盤點流程和方法。2.盤點過程記錄在盤點過程中，記錄實際盤點數(shù)量、賬實差異情況。對發(fā)現(xiàn)的賬實不符問題進行詳細記錄，包括差異數(shù)量、涉及的煤炭品種和存放位置等。3.盤點結(jié)果處理根據(jù)盤點結(jié)果編制盤點報告，分析賬實差異原因，提出處理建議。對盤盈、盤虧的煤炭進行相應(yīng)的賬務(wù)調(diào)整，并記錄調(diào)整日期和憑證編號。將盤點報告及相關(guān)資料歸檔保存，作為庫存管理分析和改進的依據(jù)。六、臺賬的登記與更新（一）登記要求1.業(yè)務(wù)人員應(yīng)在業(yè)務(wù)發(fā)生當(dāng)日或規(guī)定的時間內(nèi)及時登記臺賬，確保記錄的及時性。2.登記內(nèi)容應(yīng)清晰、準確、完整，不得隨意涂改。如有錯誤或遺漏，應(yīng)按照規(guī)定的更正方法進行修改，并在修改處加蓋經(jīng)辦人員印章或簽名。3.臺賬應(yīng)使用統(tǒng)一的格式和規(guī)范的計量單位，確保數(shù)據(jù)的一致性和可比性。（二）更新頻率1.采購、銷售合同臺賬和訂單臺賬應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)進展情況實時更新，確保合同和訂單執(zhí)行狀態(tài)的準確性。2.庫存臺賬應(yīng)每日更新出入庫記錄，保證庫存數(shù)量的動態(tài)平衡。3.發(fā)票臺賬應(yīng)在收到發(fā)票或開具發(fā)票后及時登記，并根據(jù)發(fā)票認證、抵扣、結(jié)算等情況進行動態(tài)更新。（三）數(shù)據(jù)核對1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期（至少每月一次）對本部門的臺賬數(shù)據(jù)進行內(nèi)部核對，確保臺賬記錄的準確性和一致性。2.業(yè)務(wù)部門與財務(wù)部門應(yīng)定期（至少每季度一次）進行臺賬數(shù)據(jù)的核對，發(fā)現(xiàn)差異及時查明原因并進行調(diào)整。核對內(nèi)容包括采購、銷售業(yè)務(wù)的數(shù)量、金額、發(fā)票信息等，以及庫存數(shù)量與財務(wù)賬面記錄的一致性。3.在進行數(shù)據(jù)核對時，應(yīng)編制核對清單，詳細記錄核對過程中發(fā)現(xiàn)的問題及處理結(jié)果。核對清單應(yīng)作為臺賬管理檔案的一部分妥善保存。七、臺賬的保管與查閱（一）保管期限1.煤炭業(yè)務(wù)臺賬的保管期限應(yīng)根據(jù)國家法律法規(guī)和公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，采購、銷售合同臺賬、訂單臺賬、發(fā)票臺賬等應(yīng)保管[X]年，庫存臺賬應(yīng)保管[X]年。2.對于涉及重要業(yè)務(wù)事項、重大經(jīng)濟決策或可能存在法律糾紛的臺賬，應(yīng)適當(dāng)延長保管期限，直至相關(guān)事項處理完畢。（二）保管方式1.業(yè)務(wù)臺賬應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進行保管。紙質(zhì)臺賬應(yīng)按照檔案管理要求進行裝訂、編號，存放于專門的檔案柜中，確保檔案的安全和完整。2.電子臺賬應(yīng)進行定期備份，存儲于安全的存儲介質(zhì)（如硬盤、光盤等），并按照一定的命名規(guī)則和文件夾結(jié)構(gòu)進行分類存放，便于查詢和管理。3.檔案管理部門應(yīng)建立臺賬保管登記制度，詳細記錄臺賬的入庫時間、保管期限、存放位置等信息，便于跟蹤和查詢。（三）查閱權(quán)限與流程1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱業(yè)務(wù)臺賬時，應(yīng)填寫《臺賬查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，并經(jīng)所在部門負責(zé)人審批。2.檔案管理部門根據(jù)審批通過的申請表，為查閱人員提供相應(yīng)的臺賬資料，并做好查閱登記工作。查閱登記內(nèi)容包括查閱日期、查閱人員姓名、部門、查閱內(nèi)容、歸還日期等。3.查閱人員應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)歸還查閱的臺賬資料，不得擅自復(fù)印、拍照或帶出檔案保管場所。如需復(fù)印或摘錄相關(guān)內(nèi)容，應(yīng)另行辦理審批手續(xù)，并按照檔案管理部門的要求進行操作。4.涉及公司機密信息的業(yè)務(wù)臺賬，查閱人員應(yīng)嚴格遵守公司保密制度，不得泄露臺賬中的任何信息。如因查閱人員原因?qū)е滦畔⑿孤?，將依法追究其?zé)任。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.審計部門定期對煤炭業(yè)務(wù)臺賬管理情況進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括臺賬的登記、更新、保管、查閱等環(huán)節(jié)是否符合本制度規(guī)定。2.業(yè)務(wù)部門和財務(wù)部門應(yīng)配合審計部門的監(jiān)督檢查工作，如實提供相關(guān)資料和信息。對于審計部門提出的問題，應(yīng)及時整改，并將整改情況反饋給審計部門。3.公司內(nèi)部設(shè)立舉報機制，鼓勵員工對業(yè)務(wù)臺賬管理中的違規(guī)行為進行舉報。對于經(jīng)查實的違規(guī)行為，將按照公司相關(guān)規(guī)定進行嚴肅處理。（二）考核機制1.將煤炭業(yè)務(wù)臺賬管理工作納入部門和個人績效考核體系，制定明確的考核指標和評分標準?？己酥笜税ㄅ_賬記錄的準確性、完整性、及時性，數(shù)據(jù)核對情況，檔案保管情況等。2.對于在臺賬管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門