法院強(qiáng)化歸檔管理制度一、總則（一）目的為進(jìn)一步加強(qiáng)法院檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，提高檔案利用效率，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于法院各部門及全體工作人員在工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則法院檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)全院檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映法院各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。3.完整性原則全面收集和保存法院在履行職能過(guò)程中形成的各種門類和載體的檔案，保證檔案的齊全完整。4.規(guī)范性原則檔案管理工作應(yīng)遵循國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立獨(dú)立的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)法院檔案管理的日常工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂等工作，確保檔案的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.做好檔案的保管工作，維護(hù)檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用，及時(shí)為各部門及工作人員提供檔案服務(wù)。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，核對(duì)檔案數(shù)量和內(nèi)容，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。5.參與檔案的鑒定和銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r(jià)值的檔案進(jìn)行銷毀。6.開(kāi)展檔案信息開(kāi)發(fā)利用工作，為法院的審判、執(zhí)行、行政管理等工作提供參考依據(jù)。7.組織檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高全院工作人員的檔案意識(shí)和檔案管理水平。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在工作中形成的各類檔案的收集、整理，并定期移交檔案管理部門。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的日常工作，配合檔案管理部門做好檔案管理工作。3.對(duì)本部門檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，確保檔案及時(shí)、完整地移交。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.各類訴訟檔案，包括刑事、民事、行政案件的卷宗材料，如起訴書、答辯狀、證據(jù)材料、庭審筆錄、裁判文書等。2.文書檔案，包括法院的各類文件、通知、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要等。3.人事檔案，包括工作人員的履歷表、任免文件、考核材料、工資檔案等。4.財(cái)務(wù)檔案，包括財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、審計(jì)報(bào)告等。5.基建檔案，包括工程項(xiàng)目的立項(xiàng)文件、設(shè)計(jì)圖紙、施工資料、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。6.設(shè)備檔案，包括辦公設(shè)備、審判設(shè)備等的購(gòu)置合同、使用說(shuō)明書、維修記錄等。7.聲像檔案，包括照片、錄音、錄像等資料。8.電子檔案，包括以電子數(shù)據(jù)形式存在的各類文件、卷宗等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。2.檔案形成部門應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)整理檔案，按照檔案管理部門的要求進(jìn)行分類、編目，并定期移交。3.對(duì)于重要案件或重要文件，應(yīng)在形成后及時(shí)報(bào)送檔案管理部門，確保檔案的時(shí)效性。（三）整理方法1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.按照檔案的類別和保管期限進(jìn)行分類，一般分為永久、長(zhǎng)期、短期三類。3.對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)、編目，編制目錄清單，便于查找和利用。4.對(duì)破損或褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的質(zhì)量。5.電子檔案應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理和存儲(chǔ)，確保電子檔案的可讀性和完整性。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防火防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。（二）保管要求1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.對(duì)不同保管期限、不同類別的檔案應(yīng)分開(kāi)存放，便于管理和查找。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，如對(duì)受潮的檔案進(jìn)行晾曬，對(duì)破損的檔案進(jìn)行修復(fù)等。4.做好檔案的防火、防盜、防蟲、防潮、防光、防塵等工作，確保檔案的安全。5.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（三）檔案的借閱與歸還1.因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)借閱申請(qǐng)，嚴(yán)格核實(shí)借閱人的身份和借閱權(quán)限，按照規(guī)定提供檔案，并做好借閱登記。3.借閱人應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損，不得擅自轉(zhuǎn)借他人。5.檔案歸還時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的數(shù)量和內(nèi)容，確認(rèn)無(wú)誤后辦理歸還手續(xù)。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和法院實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的保存價(jià)值，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案進(jìn)行銷毀。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干和相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實(shí)施。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，分析檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等因素，確定檔案的保存價(jià)值。2.根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用情況，對(duì)檔案進(jìn)行綜合評(píng)估，提出鑒定意見(jiàn)。（四）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行審核，編制《檔案銷毀清冊(cè)》，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等。2.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、分管院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。4.銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字，并將《檔案銷毀清冊(cè)》永久保存。六、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、錄入，形成電子檔案，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)。2.檔案信息系統(tǒng)建設(shè)建立檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、編目、存儲(chǔ)、檢索、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.數(shù)據(jù)安全管理加強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問(wèn)控制等措施，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。（三）信息化管理要求1.檔案數(shù)字化應(yīng)符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量。2.檔案信息系統(tǒng)應(yīng)具備功能完善、操作簡(jiǎn)便、安全可靠等特點(diǎn)，滿足檔案管理工作的需要。3.加強(qiáng)檔案管理人員的信息化培訓(xùn)，提高其信息化管理水平。七、檔案管理的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.檔案管理部門定期對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行檢查和指導(dǎo)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。2.建立檔案管理工作通報(bào)制度，對(duì)檔案管理工作成績(jī)突出的部門和個(gè)人進(jìn)行表彰，對(duì)存在問(wèn)題的部門進(jìn)行通報(bào)批評(píng)。（二）考核辦法1.制定檔案管理工作考核指標(biāo)體系，對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行量化考核。