檔案管理平臺(tái)管理制度總則目的為了加強(qiáng)公司檔案管理，有效保護(hù)和利用檔案資源，提高公司管理水平和工作效率，特制定本檔案管理平臺(tái)管理制度。適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及全體員工在檔案管理平臺(tái)的操作和使用?；驹瓌t1.集中統(tǒng)一原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)，采取有效措施確保檔案信息的安全，防止檔案信息泄露。3.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為公司各項(xiàng)工作提供及時(shí)、有效的檔案支持。檔案定義本制度所指檔案是指公司在各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的，對(duì)公司具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、資料、合同、協(xié)議、報(bào)表、圖紙、照片、音像等。檔案管理平臺(tái)職責(zé)分工檔案管理部門(mén)職責(zé)1.平臺(tái)建設(shè)與維護(hù)：負(fù)責(zé)檔案管理平臺(tái)的規(guī)劃、建設(shè)、升級(jí)和日常維護(hù)工作，確保平臺(tái)的穩(wěn)定運(yùn)行。2.檔案分類與編號(hào)：制定科學(xué)合理的檔案分類方案和編號(hào)規(guī)則，對(duì)檔案進(jìn)行準(zhǔn)確分類和編號(hào)。3.檔案收集與整理：組織開(kāi)展檔案的收集、整理工作，對(duì)接收的檔案進(jìn)行審核和登記，確保檔案的齊全、完整和規(guī)范。4.檔案存儲(chǔ)與保管：負(fù)責(zé)檔案在平臺(tái)上的存儲(chǔ)和保管，定期對(duì)檔案進(jìn)行備份，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。5.檔案檢索與利用：建立健全檔案檢索體系，為公司各部門(mén)和員工提供檔案檢索和利用服務(wù)，根據(jù)需要及時(shí)提供檔案資料。6.檔案鑒定與銷毀：定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案存毀意見(jiàn)，經(jīng)批準(zhǔn)后對(duì)無(wú)保存價(jià)值的檔案進(jìn)行銷毀處理。7.人員培訓(xùn)與指導(dǎo)：對(duì)公司各部門(mén)檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高檔案管理水平。各部門(mén)檔案管理員職責(zé)1.檔案收集與初審：負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理和初步審核工作，確保檔案的真實(shí)性和完整性，按照規(guī)定時(shí)間將整理好的檔案移交至公司檔案管理部門(mén)。2.日常利用與反饋：在日常工作中，根據(jù)需要及時(shí)從檔案管理平臺(tái)查閱和利用檔案，并向檔案管理部門(mén)反饋檔案利用過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題。3.配合檔案管理部門(mén)工作：積極配合檔案管理部門(mén)開(kāi)展檔案管理各項(xiàng)工作，如檔案清查、盤(pán)點(diǎn)、鑒定等。員工職責(zé)1.及時(shí)歸檔：在工作中形成的檔案應(yīng)及時(shí)整理并移交本部門(mén)檔案管理員，確保檔案的時(shí)效性。2.規(guī)范使用：按照規(guī)定權(quán)限和流程使用檔案管理平臺(tái)，不得違規(guī)操作，不得擅自更改或刪除檔案信息。3.保密義務(wù)：對(duì)在檔案利用過(guò)程中知悉的公司機(jī)密信息嚴(yán)格保密，不得泄露。檔案的收集與整理收集范圍1.行政管理類：公司各類文件、通知、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)等。2.人事管理類：?jiǎn)T工檔案、招聘資料、培訓(xùn)記錄、考核結(jié)果、薪酬福利文件等。3.財(cái)務(wù)管理類：財(cái)務(wù)報(bào)表、賬目、審計(jì)報(bào)告、合同協(xié)議等。4.業(yè)務(wù)合同類：銷售合同、采購(gòu)合同、租賃合同、合作協(xié)議等。5.項(xiàng)目管理類：項(xiàng)目立項(xiàng)文件、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目進(jìn)度記錄、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。6.技術(shù)資料類：產(chǎn)品研發(fā)資料、技術(shù)圖紙、工藝文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。7.市場(chǎng)營(yíng)銷類：市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、營(yíng)銷策劃方案、客戶資料等。8.其他類：公司榮譽(yù)證書(shū)、資質(zhì)文件、法律事務(wù)文件等。收集要求1.明確責(zé)任：各部門(mén)應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，確保檔案收集工作的落實(shí)。2.及時(shí)收集：檔案形成部門(mén)應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將檔案收集齊全，及時(shí)移交本部門(mén)檔案管理員。3.確保完整：收集的檔案應(yīng)內(nèi)容完整，手續(xù)完備，字跡清晰，簽字蓋章齊全。整理方法1.分類：按照檔案分類方案對(duì)收集的檔案進(jìn)行分類，同一類別的檔案按時(shí)間順序排列。2.編號(hào)：根據(jù)編號(hào)規(guī)則為每一份檔案賦予唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、便于查詢。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息，確保目錄與檔案內(nèi)容一致。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，保持檔案的整齊、牢固，便于保管和查閱。檔案的存儲(chǔ)與保管平臺(tái)存儲(chǔ)1.數(shù)據(jù)錄入：檔案管理部門(mén)按照整理要求將檔案信息準(zhǔn)確錄入檔案管理平臺(tái)，確保數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性。2.權(quán)限設(shè)置：根據(jù)公司規(guī)定，為不同人員設(shè)置不同的檔案訪問(wèn)權(quán)限，確保檔案信息的安全。3.定期備份：定期對(duì)檔案管理平臺(tái)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并異地存放。紙質(zhì)檔案保管1.庫(kù)房建設(shè)：設(shè)置專門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件。2.上架排列：按照檔案分類和編號(hào)順序，將紙質(zhì)檔案上架排列，便于查找和管理。3.定期盤(pán)點(diǎn)：定期對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，核對(duì)檔案數(shù)量、編號(hào)、內(nèi)容等，確保賬實(shí)相符。檔案的檢索與利用檢索方式1.平臺(tái)檢索：在檔案管理平臺(tái)上提供多種檢索方式，如按編號(hào)、題名、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索。2.目錄檢索：編制紙質(zhì)檔案目錄索引，方便快速查找紙質(zhì)檔案。利用流程1.申請(qǐng)：公司內(nèi)部人員因工作需要利用檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案利用申請(qǐng)表》，注明利用目的、檔案名稱、數(shù)量等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后提交檔案管理部門(mén)。2.審批：檔案管理部門(mén)對(duì)《檔案利用申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，根據(jù)檔案的密級(jí)和利用權(quán)限決定是否批準(zhǔn)。對(duì)于涉及公司機(jī)密的檔案，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.查閱：經(jīng)批準(zhǔn)后，利用人員按照指定的時(shí)間和地點(diǎn)查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。查閱過(guò)程中不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。4.歸還：利用完畢后，利用人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門(mén)，檔案管理人員對(duì)歸還的檔案進(jìn)行核對(duì)，無(wú)誤后辦理歸還手續(xù)。特殊情況處理1.復(fù)制或借出：如需復(fù)制檔案或借出檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照審批流程辦理，復(fù)制的檔案應(yīng)與原件一致，并注明用途和有效期。借出檔案的期限不得超過(guò)規(guī)定時(shí)間，逾期應(yīng)及時(shí)歸還。2.限制利用：對(duì)于涉及公司商業(yè)秘密、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等敏感信息的檔案，應(yīng)限制查閱范圍和利用方式，并簽署保密協(xié)議。檔案的鑒定與銷毀鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，各相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人為成員，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實(shí)施。鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.保管期限：根據(jù)檔案的重要程度、歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用情況等因素，確定檔案的保管期限，保管期限分為永久、定期（[X]年）。2.鑒定內(nèi)容：對(duì)檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性進(jìn)行審查，同時(shí)考慮檔案的現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和歷史保存價(jià)值。鑒定程序1.初步鑒定：檔案管理部門(mén)按照鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)庫(kù)存檔案進(jìn)行初步鑒定，提出存毀意見(jiàn)，形成初步鑒定清單。2.小組審核：檔案鑒定工作小組對(duì)初步鑒定清單進(jìn)行審核，對(duì)有爭(zhēng)議的檔案進(jìn)行討論研究，確定最終的存毀意見(jiàn)。3.審批：檔案鑒定結(jié)果經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后生效。銷毀處理1.編制銷毀清冊(cè)：對(duì)批準(zhǔn)銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、保管期限等信息。2.銷毀實(shí)施：由檔案管理部門(mén)指定專人負(fù)責(zé)銷毀工作，銷毀方式可采用焚燒、粉碎等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。銷毀過(guò)程中應(yīng)有兩人以上在場(chǎng)監(jiān)督，并在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。3.銷毀記錄保存：銷毀記錄應(yīng)長(zhǎng)期保存，以備查閱。檔案的保密與安全保密措施1.人員管理：加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員和利用人員的保密教育，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任。2.權(quán)限控制：嚴(yán)格設(shè)置檔案訪問(wèn)權(quán)限，根據(jù)工作需要授予不同人員相應(yīng)的查閱、下載、修改等權(quán)限，防止檔案信息泄露。3.環(huán)境安全：檔案庫(kù)房應(yīng)安裝必要的安全設(shè)施，如監(jiān)控設(shè)備、防盜報(bào)警裝置等，確保檔案實(shí)體安全。4.網(wǎng)絡(luò)安全：加強(qiáng)檔案管理平臺(tái)的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，設(shè)置防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。安全管理1.日常檢查：檔案管理部門(mén)定期對(duì)檔案存儲(chǔ)環(huán)境、設(shè)備運(yùn)行情況等進(jìn)行檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患。2.應(yīng)急處置：制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確突發(fā)事件的應(yīng)急處置流程和責(zé)任分工。如發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、網(wǎng)絡(luò)故障等突發(fā)事件，應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，采取有效措施保護(hù)檔案安全。檔案管理平臺(tái)系統(tǒng)操作規(guī)范系統(tǒng)登錄1.賬號(hào)設(shè)置：?jiǎn)T工使用個(gè)人賬號(hào)和密碼登錄檔案管理平臺(tái)，賬號(hào)應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人。2.登錄要求：登錄系統(tǒng)時(shí)應(yīng)注意核對(duì)登錄界面信息，確保登錄到公司正式的檔案管理平臺(tái)，避免登錄到非法網(wǎng)站。檔案錄入1.數(shù)據(jù)準(zhǔn)確：檔案錄入人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案信息，確保錄入的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤。2.格式規(guī)范：按照系統(tǒng)規(guī)定的格式錄入檔案信息，如日期格式、文件編號(hào)格式等，保證數(shù)據(jù)的一致性和規(guī)范性。檢索與查詢1.合理檢索：利用人員應(yīng)根據(jù)實(shí)際需求選擇合適的檢索方式進(jìn)行檔案查詢，避免過(guò)度檢索或不合理的查詢操作。2.記錄查詢：查詢過(guò)程中系統(tǒng)應(yīng)記錄查詢操作日志，包括查詢時(shí)間、查詢?nèi)藛T、查詢內(nèi)容等信息，以便進(jìn)行審計(jì)和追溯。系統(tǒng)維護(hù)1.定期備份：系統(tǒng)管理人員按照規(guī)定時(shí)間對(duì)檔案管理平臺(tái)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)妥善保存。2.故障處理：系統(tǒng)出現(xiàn)故障時(shí)，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并組織技術(shù)人員進(jìn)行修復(fù)，確保系統(tǒng)盡快恢復(fù)正常運(yùn)行。在故障處理過(guò)程中，應(yīng)采取應(yīng)急措施，保證檔案管理工作的連續(xù)性。檔案管理工作監(jiān)督與考核監(jiān)督機(jī)制1.內(nèi)部監(jiān)督：檔案管理部門(mén)定期對(duì)各部門(mén)檔案管理工作進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。2.審計(jì)監(jiān)督：公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行審計(jì)，審查檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案信息的真實(shí)性和完整性等?？己宿k法1.考核指標(biāo)：制定檔案管理工作考核指標(biāo)體系，包括檔案收集及時(shí)率、檔案整理合格率、檔案保管完好率、檔案利用滿意度等。2.考核周期：檔案管理工作考核每年進(jìn)行一次。3.結(jié)果應(yīng)用：考核結(jié)果與各部門(mén)和檔案管理人員的績(jī)效掛