檔案管理保密管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案信息的安全與保密，防止檔案信息的泄露、篡改或丟失，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門及全體員工在檔案管理過程中涉及保密事項的管理。（三）基本原則1.保密性原則嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對公司檔案信息進行嚴格保密，防止信息泄露。2.完整性原則確保檔案的真實、完整，維護檔案的原始記錄性，不得擅自篡改、銷毀檔案。3.安全性原則采取必要的安全措施，保障檔案的存儲、傳輸和使用安全，防止檔案受損、丟失或被盜。二、檔案管理職責分工（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善公司檔案管理制度，規(guī)范檔案管理流程。2.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，建立檔案目錄和索引，方便查詢和利用。3.對檔案進行分類、整理、歸檔、保管和鑒定，確保檔案的質(zhì)量和安全。4.定期對檔案進行清查和盤點，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。5.負責檔案的借閱、歸還登記和跟蹤管理，防止檔案丟失或損壞。6.組織開展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（二）各部門兼職檔案員職責1.負責本部門檔案的收集、整理、初步分類和移交工作，確保檔案的齊全、完整。2.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的借閱、歸還等工作，督促本部門員工嚴格遵守檔案管理規(guī)定。3.對本部門檔案的保管和安全負責，定期檢查檔案存放情況，發(fā)現(xiàn)問題及時報告。（三）檔案形成人員職責1.負責在工作過程中及時形成和積累檔案材料，確保檔案的真實、準確和完整。2.按照檔案管理規(guī)定，將應(yīng)歸檔的材料及時移交本部門兼職檔案員或檔案管理部門。3.在檔案利用過程中，嚴格遵守保密規(guī)定，不得擅自復制、傳播或泄露檔案信息。三、檔案分類與編號（一）檔案分類公司檔案分為以下幾大類：1.行政管理類：包括公司文件、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度、證照印章、行政事務(wù)等方面的檔案。2.人事管理類：涵蓋員工招聘、培訓、考核、薪酬福利、勞動合同、人事檔案等相關(guān)檔案。3.財務(wù)管理類：包含會計憑證、賬簿、報表、審計報告、財務(wù)制度等財務(wù)方面的檔案。4.業(yè)務(wù)經(jīng)營類：涉及市場調(diào)研、銷售合同、客戶資料、項目文檔、采購訂單等業(yè)務(wù)經(jīng)營活動中的檔案。5.技術(shù)研發(fā)類：包括研發(fā)項目文檔、技術(shù)方案、專利資料、產(chǎn)品圖紙等技術(shù)研發(fā)過程中的檔案。6.其他類：上述各類未涵蓋的其他檔案。（二）編號規(guī)則為便于檔案的管理和查詢，對每類檔案進行編號。編號采用“大類代碼+二級分類代碼+順序號”的形式，具體如下：1.行政管理類：代碼為“XZ”，二級分類代碼根據(jù)具體內(nèi)容設(shè)置，順序號按照歸檔時間順序依次編排。2.人事管理類：代碼為“RS”，二級分類代碼如招聘用“ZP”、培訓用“PX”等，順序號按相應(yīng)業(yè)務(wù)流程順序編寫。3.財務(wù)管理類：代碼為“CW”，二級分類代碼如會計憑證用“KZ”、賬簿用“ZB”等，順序號依據(jù)財務(wù)核算周期編排。4.業(yè)務(wù)經(jīng)營類：代碼為“JY”，二級分類代碼如銷售合同用“XSH”、項目文檔用“XM”等，順序號按業(yè)務(wù)開展時間先后確定。5.技術(shù)研發(fā)類：代碼為“JS”，二級分類代碼如研發(fā)項目用“YF”、技術(shù)方案用“FA”等，順序號根據(jù)研發(fā)項目進展編排。6.其他類：代碼為“QT”，順序號自定。例如，一份行政管理類的公司年度工作計劃，編號為“XZ01001”，其中“XZ”為行政管理類代碼，“01”為年度工作計劃二級分類代碼，“001”為該計劃在行政管理類檔案中的順序號。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)明確檔案收集責任人，負責及時收集本部門在工作活動中形成的各類檔案材料。2.檔案材料應(yīng)包括紙質(zhì)文件、電子文檔、圖表、照片、錄音錄像等各種形式。3.收集的檔案材料應(yīng)真實、準確、完整，符合檔案管理要求。對于不符合要求的材料，應(yīng)及時進行補充、修正或完善。4.各部門兼職檔案員應(yīng)定期對本部門檔案材料進行清理和核對，確保無遺漏、無丟失，并及時將整理好的檔案材料移交檔案管理部門。（二）檔案整理1.檔案管理部門收到各部門移交的檔案材料后，應(yīng)按照檔案分類標準進行分類。2.對每一份檔案材料進行編號、編目，填寫檔案目錄登記表，詳細記錄檔案的名稱、編號、形成時間、來源、保管期限等信息。3.對紙質(zhì)檔案進行裝訂、編頁，去除金屬物等易損物品，確保檔案的整齊、牢固。對于電子檔案，應(yīng)進行格式轉(zhuǎn)換和存儲備份，建立規(guī)范的電子檔案目錄結(jié)構(gòu)。4.將整理好的檔案按照順序裝入檔案盒或檔案柜，并在檔案盒或檔案柜上標明檔案類別、編號范圍等信息，便于查找和管理。五、檔案保管（一）保管場所1.公司設(shè)立專門的檔案庫房，用于存放各類檔案。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全防護設(shè)施。2.檔案庫房內(nèi)配備必要的辦公設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、滅火器等，以滿足檔案保管和日常管理的需要。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，通風良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進行分類存放，便于查找和管理。2.對重要檔案應(yīng)實行專柜存放，專人保管，嚴格限制非授權(quán)人員接觸。3.建立檔案保管臺賬，詳細記錄檔案的入庫、出庫、借閱、歸還等情況，確保檔案數(shù)量和流向清晰可查。4.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)檔案損壞、丟失或其他異常情況應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)措施。（三）保管期限1.公司檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管：涉及公司重大權(quán)益、重要歷史記錄、法律糾紛等方面的檔案，如公司章程、營業(yè)執(zhí)照、重大合同協(xié)議、財務(wù)審計報告等，應(yīng)永久保管。3.長期保管：保存期限為10年以上（含10年）的檔案，如年度工作總結(jié)、人事檔案、重要業(yè)務(wù)文件等，應(yīng)長期保管。4.短期保管：保存期限為110年的檔案，如一般業(yè)務(wù)文件、臨時性通知等，應(yīng)短期保管。5.檔案保管期限屆滿后，由檔案管理部門會同相關(guān)部門進行鑒定，提出銷毀或繼續(xù)保管的意見，報公司領(lǐng)導審批后執(zhí)行。六、檔案借閱與利用（一）借閱申請1.公司內(nèi)部員工因工作需要借閱檔案時，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱目的、預計歸還日期等信息。2.《檔案借閱申請表》經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交檔案管理部門審批。（二）借閱審批1.檔案管理部門收到《檔案借閱申請表》后，應(yīng)根據(jù)借閱人的身份、借閱目的、檔案密級等情況進行審批。2.對于涉及機密、絕密級別的檔案，須經(jīng)公司主管領(lǐng)導批準方可借閱。3.檔案管理部門應(yīng)在收到申請表后的[X]個工作日內(nèi)完成審批，并將審批結(jié)果通知借閱人。（三）借閱登記1.借閱人憑批準后的《檔案借閱申請表》到檔案管理部門辦理借閱登記手續(xù)，領(lǐng)取檔案。2.檔案管理部門應(yīng)詳細記錄借閱人的姓名、部門、借閱檔案名稱及編號、借閱日期、預計歸還日期等信息。（四）借閱期限1.檔案借閱期限一般不得超過[X]個工作日。如有特殊情況需要延長借閱期限，借閱人應(yīng)提前向檔案管理部門申請，經(jīng)批準后方可延期。2.借閱期限屆滿，借閱人應(yīng)按時歸還檔案。如需繼續(xù)借閱，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。（五）借閱要求1.借閱人應(yīng)對所借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復制、涂改、抽換、銷毀檔案內(nèi)容。2.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如因特殊原因不能按時歸還，應(yīng)提前向檔案管理部門說明情況并辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人在借閱檔案期間，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告檔案管理部門，并承擔相應(yīng)的賠償責任。（六）檔案利用1.檔案利用應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進行，借閱人應(yīng)遵守檔案管理部門的相關(guān)規(guī)定，保持環(huán)境整潔，不得在檔案上隨意涂寫、標記。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)工作需要，積極為公司內(nèi)部各部門提供檔案查閱、復印等服務(wù)，確保檔案信息的合理利用。3.對于涉及公司機密、敏感信息的檔案，檔案管理部門應(yīng)嚴格控制查閱范圍和使用權(quán)限，防止信息泄露。七、檔案保密措施（一）人員管理1.對涉及檔案管理和使用的人員進行保密教育和培訓，增強保密意識，明確保密責任。2.與檔案管理和使用人員簽訂保密協(xié)議，明確其在檔案保密方面的權(quán)利和義務(wù)。3.對離職人員進行檔案保密事項的提醒和交接，收回其持有的檔案及相關(guān)資料，確保檔案信息安全。（二）物理安全1.檔案庫房安裝門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等安全設(shè)施，限制非授權(quán)人員進入。2.檔案庫房的門窗應(yīng)堅固防盜，配備防火、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)備，確保檔案存儲安全。3.對檔案存儲介質(zhì)（如硬盤、光盤等）進行加密存儲，并定期進行備份，異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）電子信息安全1.對電子檔案進行嚴格的權(quán)限管理，設(shè)置不同的訪問級別，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問相應(yīng)級別的檔案。2.采用加密技術(shù)對電子檔案進行加密傳輸和存儲，防止信息在傳輸過程中被竊取或篡改。3.定期對電子檔案系統(tǒng)進行安全檢查和維護，及時更新殺毒軟件和防火墻，防止病毒入侵和黑客攻擊。（四）保密制度執(zhí)行1.加強對檔案管理和使用過程的監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)違反保密制度的行為及時制止并進行糾正。2.對違反檔案保密制度的人員，視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款等處罰；情節(jié)嚴重的，依法追究法律責任。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人擔任組長，成員包括相關(guān)業(yè)務(wù)部門的代表和檔案管理人員。（二）鑒定依據(jù)根據(jù)檔案保管期限規(guī)定、公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要以及檔案的現(xiàn)實利用價值等因素，對檔案進行鑒定。（三）鑒定程序1.檔案鑒定工作小組定期對到期檔案進行清理，逐卷逐件地審查檔案內(nèi)容，確定其是否仍具有保存價值。2.對于仍有保存價值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限，并調(diào)整其存放位置和管理方式。3.對于確無保存價值的檔案，由檔案鑒定工作小組提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請表》，詳細說明檔案名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息。（四）銷毀審批《檔案銷毀申請表》經(jīng)檔案管理部門負責人審核、公司主管領(lǐng)導批準后，方可進行銷毀。（五）銷毀實施1.檔