大學(xué)圖書館檔案管理制度?

一、總則1.為加強(qiáng)大學(xué)圖書館檔案的科學(xué)管理，有效地保護(hù)和利用檔案資源，提高圖書館工作效率與服務(wù)質(zhì)量，依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)及學(xué)校相關(guān)規(guī)定，結(jié)合圖書館實(shí)際情況，特制定本制度。2.圖書館檔案是指在圖書館各項(xiàng)工作與活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式與載體的歷史記錄。3.圖書館檔案工作是圖書館整體工作的重要組成部分，應(yīng)納入圖書館工作計(jì)劃與管理體系，確保檔案工作與圖書館各項(xiàng)工作協(xié)調(diào)發(fā)展。二、管理體制與職責(zé)1.管理體制-圖書館檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理的體制，由圖書館行政負(fù)責(zé)人主管，設(shè)立專門的檔案管理崗位或指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作。-各部門應(yīng)指定一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，形成圖書館檔案管理網(wǎng)絡(luò)。2.職責(zé)分工-檔案管理負(fù)責(zé)人職責(zé)-貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和學(xué)校檔案工作的規(guī)章制度，制定和完善圖書館檔案管理制度，并組織實(shí)施。-負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃圖書館檔案工作，制定檔案工作計(jì)劃與目標(biāo)，并對(duì)計(jì)劃執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查。-組織開展檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、保管、鑒定、銷毀等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和科學(xué)化。-負(fù)責(zé)檔案的利用服務(wù)工作，積極開發(fā)檔案信息資源，為圖書館的教學(xué)、科研、管理等工作提供有效的檔案支持。-組織檔案管理人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)與學(xué)習(xí)交流活動(dòng)，提高檔案管理隊(duì)伍的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平。-部門兼職檔案員職責(zé)-負(fù)責(zé)本部門各類文件材料的收集、整理和初步分類工作，確保文件材料的齊全、完整和準(zhǔn)確。-按照?qǐng)D書館檔案管理制度的要求，定期將本部門整理好的檔案移交至圖書館檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。-協(xié)助檔案管理部門開展檔案的整理、編目、數(shù)字化等工作，提供必要的業(yè)務(wù)信息和資料。-負(fù)責(zé)本部門檔案的日常查詢與利用工作，并做好利用記錄，及時(shí)反饋利用過程中出現(xiàn)的問題。三、檔案的收集與整理1.收集范圍-行政管理類：圖書館的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、規(guī)章制度、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、人事檔案（含人員招聘、考核、晉升、獎(jiǎng)懲等材料）等。-業(yè)務(wù)工作類：圖書館的文獻(xiàn)采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)合同、館藏目錄、讀者借閱記錄、參考咨詢記錄、文獻(xiàn)檢索教學(xué)資料、學(xué)術(shù)研究成果（論文、著作、科研項(xiàng)目材料等）、業(yè)務(wù)培訓(xùn)資料等。-設(shè)備資產(chǎn)類：圖書館的儀器設(shè)備采購(gòu)合同、說明書、維修記錄、資產(chǎn)清查報(bào)告等。-基本建設(shè)類：圖書館建筑設(shè)計(jì)圖紙、施工文件、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等與圖書館建設(shè)相關(guān)的文件材料。-聲像檔案類：圖書館舉辦的各類活動(dòng)、重要會(huì)議、學(xué)術(shù)講座等形成的照片、錄音、錄像等資料。-其他具有保存價(jià)值的檔案資料：如捐贈(zèng)文獻(xiàn)記錄、讀者意見與建議等。2.收集要求-各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集工作的及時(shí)性和連續(xù)性。-文件材料形成后，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)移交至本部門兼職檔案員，兼職檔案員應(yīng)及時(shí)對(duì)文件材料進(jìn)行初步整理和核對(duì)，確保文件材料的內(nèi)容完整、格式規(guī)范、簽字蓋章齊全。-對(duì)于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的存儲(chǔ)格式和命名規(guī)則進(jìn)行保存，并確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。3.整理方法-檔案管理人員應(yīng)按照檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)和編號(hào)規(guī)則，對(duì)收集的檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、裝訂等整理工作。-檔案分類應(yīng)遵循檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，便于管理和利用。一般可按照年度、問題、文種等方法進(jìn)行分類。-編目時(shí)應(yīng)準(zhǔn)確填寫檔案目錄的各項(xiàng)內(nèi)容，包括檔案編號(hào)、題名、日期、來源、保管期限等，確保目錄信息的準(zhǔn)確無誤。-裝訂檔案時(shí)應(yīng)去除金屬物，對(duì)破損的文件進(jìn)行修復(fù)，按照一定的順序排列整齊，采用線裝或膠裝等方式進(jìn)行裝訂，確保檔案的牢固和美觀。四、檔案的保管與保護(hù)1.保管條件-設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度調(diào)控設(shè)備、防火設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案庫房的安全和衛(wèi)生。-檔案庫房應(yīng)保持適宜的溫濕度，溫度一般控制在14-24℃，相對(duì)濕度控制在45%-60%。-檔案庫房應(yīng)保持清潔，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌、蟲害等對(duì)檔案的損害。2.保管要求-檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序上架存放，排列整齊，便于查找和管理。-對(duì)珍貴、易損的檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、進(jìn)行數(shù)字化備份等。-定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案保管過程中出現(xiàn)的問題，如檔案損壞、丟失等，并做好檢查記錄。-建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管數(shù)量、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，定期編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，為檔案管理決策提供依據(jù)。五、檔案的鑒定與銷毀1.鑒定工作-成立檔案鑒定小組，由圖書館行政負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案的保管期限和價(jià)值進(jìn)行鑒定。-檔案鑒定小組應(yīng)定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，確定檔案的存毀。-鑒定過程中應(yīng)詳細(xì)記錄檔案的鑒定情況，包括檔案名稱、數(shù)量、鑒定意見等，并形成鑒定報(bào)告。2.銷毀處理-對(duì)經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊(cè)，報(bào)圖書館行政負(fù)責(zé)人審批后進(jìn)行銷毀。-銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀過程的安全和徹底。銷毀方式可采用焚燒、粉碎、電子數(shù)據(jù)擦除等方法。-銷毀工作結(jié)束后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字蓋章，并將銷毀清冊(cè)歸檔保存。六、檔案的利用與服務(wù)1.利用原則-檔案利用應(yīng)遵循方便利用、嚴(yán)格保密的原則，在確保檔案安全的前提下，為圖書館內(nèi)部人員和合法的外部利用者提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。-檔案利用者應(yīng)遵守圖書館檔案管理制度，不得擅自篡改、復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容，不得泄露檔案機(jī)密信息。2.利用手續(xù)-圖書館內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、用途、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。-外部利用者查閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信或有效身份證件，填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)圖書館行政負(fù)責(zé)人審批同意后，方可到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。-查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定提供檔案，并監(jiān)督利用者的查閱行為，確保檔案的安全。3.利用方式-檔案利用方式主要包括查閱、借閱、復(fù)制等。一般情況下，檔案僅供在檔案管理部門指定的場(chǎng)所查閱；如需借閱或復(fù)制檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理相應(yīng)手續(xù)，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還或提交復(fù)制件。-對(duì)于涉及機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行利用，限制查閱范圍，必要時(shí)需簽訂保密協(xié)議。4.利用服務(wù)-檔案管理人員應(yīng)積極主動(dòng)地為利用者提供檔案利用指導(dǎo)和幫助，解答利用者的咨詢問題。-建立檔案利用反饋機(jī)制，及時(shí)收集利用者的意見和建議，不斷改進(jìn)檔案利用服務(wù)工作。-做好檔案利用記錄，包括利用者姓名、單位、查閱檔案名稱、查閱時(shí)間、利用目的等信息，定期對(duì)利用記錄進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理和服務(wù)提供參考依據(jù)。七、檔案的信息化建設(shè)1.信息化規(guī)劃-制定圖書館檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)、任務(wù)和步驟，推動(dòng)檔案管理工作的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化發(fā)展。-檔案信息化建設(shè)應(yīng)與圖書館整體信息化建設(shè)相協(xié)調(diào)，充分利用圖書館現(xiàn)有的信息技術(shù)資源和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的有效整合和共享。2.數(shù)字化處理-按照國(guó)家和學(xué)校有關(guān)檔案數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對(duì)館藏重要檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，包括掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等工作，建立檔案數(shù)字化資源庫。-加強(qiáng)數(shù)字化檔案的質(zhì)量管理，確保數(shù)字化檔案的圖像清晰、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、格式規(guī)范，便于長(zhǎng)期保存和利用。3.信息化管理系統(tǒng)-選用或開發(fā)適合圖書館檔案管理的信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線收集、整理、編目、檢索、利用等功能，提高檔案管理工作的效率和水平。-加強(qiáng)信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)、訪問控制等措施，確保檔案信息的安全可靠。4.信息共享與利用-在保證檔案信息安全的前提下，積極推進(jìn)檔案信息的共享與利用，通過圖書館網(wǎng)站、內(nèi)部辦公系統(tǒng)等平臺(tái)，為圖書館內(nèi)部人員