公司管理層電話管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司管理層電話的使用，確保信息傳遞的及時、準確、高效，維護公司正常的運營秩序，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司管理層成員，包括但不限于總經理、副總經理、各部門總監(jiān)等。（三）基本原則1.職責明確原則：明確管理層成員在電話使用中的職責和權限，確保各項工作有序開展。2.高效溝通原則：以提高工作效率、促進信息流通為目標，合理使用電話資源。3.保密原則：嚴格遵守公司保密規(guī)定，妥善保管通話信息，防止信息泄露。二、電話配備與管理（一）電話配備1.公司為管理層成員配備專用辦公電話，號碼由公司統(tǒng)一分配和管理。2.根據工作需要，可配備移動電話作為輔助通訊工具，移動電話費用按照公司相關規(guī)定執(zhí)行。（二）電話維護1.行政部門負責定期對管理層辦公電話進行檢查、維護和保養(yǎng)，確保電話正常使用。2.管理層成員應妥善保管辦公電話，不得擅自拆卸、移動或轉借他人。如發(fā)現電話故障，應及時通知行政部門維修。3.移動電話由使用者自行負責日常維護和保養(yǎng)，確保通訊暢通。如因個人原因導致移動電話無法正常使用，影響工作的，責任自負。三、電話使用規(guī)范（一）接聽規(guī)范1.電話鈴響三聲內必須接聽，禮貌問候并自報家門，如“您好，這里是[部門名稱][姓名]”。2.認真傾聽對方講話，不得隨意打斷，如有重要事項需記錄，可先向對方說明“請稍等，我記錄一下”。3.對于來電咨詢的問題，應耐心解答；對于無法當場答復的，應告知對方會在[具體時間]內給予回復，并做好記錄。4.如遇重要來電或緊急事項，應立即向相關領導匯報，并按照領導指示進行處理。（二）撥打規(guī)范1.撥打前應明確通話目的，整理好思路，確保表達清晰、準確。2.確認對方電話號碼無誤后再撥打，避免誤撥。3.通話接通后，同樣要禮貌問候并自報家門，簡要說明通話事由，如“您好，我是[部門名稱][姓名]，想跟您溝通一下關于[具體事項]的問題”。4.通話過程中，語言要簡潔明了，突出重點，避免冗長和無關的話題。如有需要，可提前準備好相關資料或數據，以便準確提供信息。5.結束通話時，應禮貌道別，如“感謝您的接聽，再見”。待對方掛斷電話后，再輕輕放下聽筒。（三）通話記錄1.管理層成員應重視電話溝通的記錄工作，對重要的來電、去電內容進行詳細記錄。記錄內容包括通話時間、對方姓名、部門、電話號碼、通話事由、溝通要點、處理結果等。2.通話記錄可采用紙質記錄或電子記錄的方式。紙質記錄應使用專門的筆記本，記錄清晰、工整；電子記錄可使用公司統(tǒng)一的辦公軟件或通訊工具進行保存，便于查詢和整理。3.定期對通話記錄進行整理和歸檔，保存期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。對于涉及公司機密或重要業(yè)務的通話記錄，應嚴格按照保密規(guī)定進行保管。四、特殊情況處理（一）緊急情況1.在遇到緊急情況時，管理層成員應保持冷靜，迅速做出反應。如涉及重大突發(fā)事件，應立即啟動公司應急預案，并按照預案要求進行處理。2.緊急情況下，可優(yōu)先使用電話進行溝通協(xié)調，但要確保通話內容的準確性和及時性。如因電話通訊不暢等原因無法正常溝通，應及時采取其他通訊方式，如短信、即時通訊工具等進行補充。（二）外出期間1.管理層成員因工作需要外出時，應提前告知行政部門，并確保在外出期間通訊暢通?？蓪⒊Ｓ玫穆?lián)系電話告知行政部門，以便在緊急情況下能夠及時聯(lián)系到本人。2.如外出時間較長或預計通訊可能受到影響，應提前安排好工作交接，并委托相關人員代為處理重要電話事宜。（三）電話故障1.當辦公電話出現故障時，管理層成員應及時通知行政部門維修。在電話維修期間，可使用移動電話或其他備用通訊方式保持與公司內部及外部的聯(lián)系。2.如因電話故障導致重要信息未能及時傳遞或工作受到影響，相關責任人應及時采取補救措施，并向公司領導說明情況。五、保密規(guī)定（一）信息保密1.管理層成員在電話溝通中涉及公司機密信息、商業(yè)秘密、客戶信息等，應嚴格遵守公司保密制度，不得泄露給無關人員。2.對于敏感信息的討論，應選擇安全、保密的通訊環(huán)境，避免在公共場合或不安全的通訊渠道中提及。3.嚴禁在電話中傳播未經證實的謠言、虛假信息或對公司形象和聲譽造成損害的言論。（二）設備保密1.妥善保管好辦公電話和移動電話，不得隨意將電話借給他人使用。如因工作需要轉借，應確保借用人了解并遵守公司電話使用規(guī)定和保密制度。2.不得在電話設備上存儲公司機密信息或敏感數據。如需存儲相關資料，應采取加密等安全措施，并定期進行清理和備份。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.行政部門負責對管理層電話使用情況進行日常監(jiān)督，定期檢查通話記錄、電話使用規(guī)范執(zhí)行情況等。2.公司設立舉報郵箱和舉報電話，鼓勵員工對違反電話管理制度的行為進行監(jiān)督舉報。對于舉報信息，行政部門應及時進行調查核實，并將處理結果反饋給舉報人。（二）考核辦法1.將管理層電話使用情況納入績效考核體系，作為考核管理層成員工作表現的重要指標之一。2.考核內容包括電話接聽及時率、通話記錄完整性、溝通效果、保密工作執(zhí)行情況等。對于表現優(yōu)秀的管理層成員，給予適當的獎勵；對于違反電話管理制度的行為，視情節(jié)輕重給予相應的處罰，如警告、罰款、績效扣分等。七、培訓與宣傳（一）培訓計劃1.行政部門定期組織管理層電話使用培訓，培訓內容包括電話接聽技巧、溝通方法、保密知識等。2.根據公司業(yè)務發(fā)展和電話使用中出現的新問題，及時調整培訓內容和方式，確保管理層成員能夠不斷提升電話使用能力和水平。（二）宣傳推廣1.通過公司內部公告、郵件、會議等形式，向管理層成員宣傳電話管理制度的重要性和具體要求，確保制度深入人心。2.在公司內部網站或宣傳欄上發(fā)布電話使用規(guī)范和相關案例，供管理層成員學習和參考，提高大家對制度的認識和遵守意識。八、附則（一）解釋權本制度由公司行政部門負責解釋。（二）