公司直營店采購管理制度一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范公司直營店的采購行為，確保采購工作的高效、規(guī)范、透明，保障直營店商品的質(zhì)量和供應(yīng)，降低采購成本，提高公司整體運營效益。2.適用范圍本制度適用于公司旗下所有直營店的采購活動，包括但不限于商品采購、設(shè)備采購、辦公用品采購等。3.基本原則合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。效益原則：在保證商品質(zhì)量和服務(wù)水平的前提下，追求采購成本的最小化，實現(xiàn)經(jīng)濟效益最大化。質(zhì)量原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽良好的供應(yīng)商，確保所采購商品符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和公司要求。公開透明原則：采購過程應(yīng)公開、公平、公正，接受公司內(nèi)部監(jiān)督和相關(guān)部門的審計。二、采購組織與職責(zé)1.采購部門設(shè)置公司設(shè)立專門的采購部門，負(fù)責(zé)直營店采購工作的統(tǒng)籌管理。采購部門應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)需求合理設(shè)置崗位，明確各崗位的職責(zé)和權(quán)限。2.采購部門職責(zé)制定采購計劃：根據(jù)直營店的銷售情況、庫存狀況及市場需求預(yù)測，制定合理的采購計劃，確保商品供應(yīng)的及時性和準(zhǔn)確性。供應(yīng)商管理：開發(fā)、評估、選擇和管理供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，定期對供應(yīng)商進行考核評價，確保供應(yīng)商的供貨能力和質(zhì)量穩(wěn)定性。采購執(zhí)行：按照采購計劃和審批流程，組織實施采購活動，與供應(yīng)商簽訂采購合同，跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，確保按時、按質(zhì)、按量到貨。采購成本控制：通過市場調(diào)研、談判協(xié)商、招標(biāo)采購等方式，降低采購成本，提高采購效益。采購數(shù)據(jù)分析：定期對采購數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析，為公司決策提供依據(jù)，優(yōu)化采購策略和流程。3.其他部門職責(zé)直營店：及時向采購部門反饋商品需求信息，提供銷售數(shù)據(jù)和庫存情況，協(xié)助采購部門做好采購計劃的制定和執(zhí)行。財務(wù)部門：負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算、采購合同，監(jiān)督采購資金的支付，對采購成本進行核算和分析。質(zhì)量控制部門：參與供應(yīng)商的評估和選擇，對采購商品進行質(zhì)量檢驗和驗收，確保所采購商品符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。三、采購流程1.采購申請直營店根據(jù)銷售情況、庫存狀況及市場需求預(yù)測，填寫《采購申請表》，詳細(xì)說明采購商品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預(yù)計到貨時間等信息，并提交給采購部門。采購部門收到《采購申請表》后，進行初步審核，核實申請的合理性和必要性。對于緊急采購申請，應(yīng)優(yōu)先處理。2.采購審批《采購申請表》經(jīng)采購部門審核后，提交給相關(guān)審批人員進行審批。審批人員應(yīng)根據(jù)公司的采購政策、預(yù)算安排及實際需求，對采購申請進行審批。審批權(quán)限根據(jù)采購金額大小劃分，具體如下：采購金額在[X]元以下的，由采購部門負(fù)責(zé)人審批。采購金額在[X]元至[X]元之間的，由分管采購的副總經(jīng)理審批。采購金額在[X]元以上的，由總經(jīng)理審批。3.供應(yīng)商選擇與評估采購部門根據(jù)采購申請的要求，通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對潛在供應(yīng)商進行資格審查，包括營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、信譽狀況等方面的審核。組織相關(guān)人員對符合資格的供應(yīng)商進行實地考察和評估，了解其生產(chǎn)能力、質(zhì)量管理水平、價格水平、售后服務(wù)等情況。根據(jù)考察評估結(jié)果，選擇合適的供應(yīng)商，并建立供應(yīng)商檔案。供應(yīng)商檔案應(yīng)包括供應(yīng)商基本信息、資質(zhì)證明文件、考察評估報告、合作記錄等內(nèi)容。4.采購合同簽訂采購部門與選定的供應(yīng)商就采購商品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款進行談判協(xié)商，達成一致后簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保合同的合法性、有效性和可操作性。采購合同簽訂后，應(yīng)及時將合同副本提交給財務(wù)部門、質(zhì)量控制部門等相關(guān)部門備案。5.采購訂單下達采購部門根據(jù)采購合同的要求，向供應(yīng)商下達采購訂單。采購訂單應(yīng)明確采購商品的詳細(xì)信息、交貨時間、交貨地點等內(nèi)容，并要求供應(yīng)商簽字確認(rèn)。采購訂單下達后，采購部門應(yīng)跟蹤訂單的執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保訂單按時、按質(zhì)、按量執(zhí)行。6.到貨驗收采購商品到貨前，采購部門應(yīng)通知質(zhì)量控制部門、直營店等相關(guān)部門做好驗收準(zhǔn)備工作。質(zhì)量控制部門按照相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對采購商品進行檢驗和驗收，確保所采購商品符合質(zhì)量要求。對于驗收不合格的商品，應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨、補貨等。直營店對采購商品的數(shù)量、規(guī)格、型號等進行核對驗收，確認(rèn)無誤后在驗收單上簽字確認(rèn)。7.采購付款采購商品驗收合格后，采購部門應(yīng)及時整理相關(guān)票據(jù)，填寫《付款申請表》，并附上采購合同、驗收單、發(fā)票等證明文件，提交給財務(wù)部門審核。財務(wù)部門對《付款申請表》及相關(guān)證明文件進行審核，核實采購業(yè)務(wù)的真實性、合法性和準(zhǔn)確性。審核無誤后，按照公司的付款流程進行付款。對于預(yù)付款項，采購部門應(yīng)在采購合同中明確預(yù)付款的比例和支付條件，并嚴(yán)格按照合同約定執(zhí)行。在支付預(yù)付款后，應(yīng)跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，確保預(yù)付款的安全和有效使用。四、采購預(yù)算管理1.預(yù)算編制采購部門應(yīng)根據(jù)直營店的銷售計劃、庫存狀況及市場需求預(yù)測，結(jié)合公司的戰(zhàn)略目標(biāo)和財務(wù)狀況，編制年度采購預(yù)算。年度采購預(yù)算應(yīng)包括采購商品的種類、數(shù)量、金額、采購時間等內(nèi)容，并按照季度或月度進行分解，形成季度采購預(yù)算和月度采購預(yù)算。采購預(yù)算編制過程中，應(yīng)充分考慮市場價格波動、供應(yīng)商政策變化等因素，確保預(yù)算的合理性和準(zhǔn)確性。2.預(yù)算審批采購預(yù)算編制完成后，提交給財務(wù)部門進行審核。財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)公司的財務(wù)狀況和資金安排，對采購預(yù)算進行審核，確保預(yù)算在公司可承受的范圍內(nèi)。采購預(yù)算經(jīng)財務(wù)部門審核后，提交給相關(guān)審批人員進行審批。審批權(quán)限與采購申請審批權(quán)限一致。3.預(yù)算執(zhí)行與控制采購部門應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的采購預(yù)算執(zhí)行采購活動，不得擅自突破預(yù)算。如因特殊原因需要調(diào)整采購預(yù)算，應(yīng)按照預(yù)算編制和審批程序進行申請和審批。財務(wù)部門應(yīng)定期對采購預(yù)算的執(zhí)行情況進行監(jiān)控和分析，及時發(fā)現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行過程中存在的問題，并采取相應(yīng)的措施進行調(diào)整和糾正。采購部門應(yīng)建立采購預(yù)算執(zhí)行臺賬，詳細(xì)記錄采購預(yù)算的執(zhí)行情況，包括采購金額、采購數(shù)量、采購時間、供應(yīng)商等信息，以便于查詢和統(tǒng)計分析。五、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商開發(fā)采購部門應(yīng)根據(jù)公司的業(yè)務(wù)需求和市場情況，制定供應(yīng)商開發(fā)計劃，積極尋找潛在供應(yīng)商。通過網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等方式，收集潛在供應(yīng)商的信息，并進行初步篩選和評估。對符合基本條件的潛在供應(yīng)商進行實地考察和評估，了解其生產(chǎn)能力、質(zhì)量管理水平、價格水平、售后服務(wù)等情況。根據(jù)考察評估結(jié)果，選擇合適的供應(yīng)商進行合作，并建立供應(yīng)商檔案。2.供應(yīng)商評估與考核采購部門應(yīng)定期對供應(yīng)商進行評估和考核，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、價格水平、售后服務(wù)等方面。建立供應(yīng)商評估指標(biāo)體系，采用定量和定性相結(jié)合的方法對供應(yīng)商進行評估。評估指標(biāo)體系應(yīng)根據(jù)公司的業(yè)務(wù)需求和采購特點進行制定，確保評估結(jié)果的客觀性和公正性。根據(jù)供應(yīng)商評估結(jié)果，對供應(yīng)商進行分類管理。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予優(yōu)先合作、增加采購量等獎勵；對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，采取警告、減少采購量、暫停合作等措施，直至淘汰。3.供應(yīng)商激勵與約束建立供應(yīng)商激勵機制，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予適當(dāng)?shù)莫剟睿绗F(xiàn)金獎勵、榮譽證書、優(yōu)先合作機會等，以提高供應(yīng)商的積極性和合作意愿。建立供應(yīng)商約束機制，明確供應(yīng)商的違約責(zé)任和賠償方式。對于違反采購合同約定的供應(yīng)商，應(yīng)按照合同約定追究其違約責(zé)任，如扣除貨款、要求賠償損失等。定期與供應(yīng)商進行溝通和交流，及時反饋公司的需求和意見，加強雙方的合作與信任。六、采購風(fēng)險管理1.風(fēng)險識別與評估采購部門應(yīng)定期對采購業(yè)務(wù)進行風(fēng)險識別和評估，分析可能存在的風(fēng)險因素，如市場價格波動、供應(yīng)商違約、質(zhì)量問題、法律法規(guī)風(fēng)險等。建立采購風(fēng)險評估指標(biāo)體系，采用定性和定量相結(jié)合的方法對采購風(fēng)險進行評估。評估指標(biāo)體系應(yīng)根據(jù)公司的業(yè)務(wù)特點和采購風(fēng)險狀況進行制定，確保評估結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。根據(jù)采購風(fēng)險評估結(jié)果，對采購風(fēng)險進行分類管理，確定風(fēng)險等級，為制定風(fēng)險應(yīng)對措施提供依據(jù)。2.風(fēng)險應(yīng)對措施對于市場價格波動風(fēng)險，采購部門應(yīng)加強市場調(diào)研和分析，及時掌握市場價格動態(tài)，采取靈活的采購策略，如簽訂長期合同、套期保值等，降低價格波動對采購成本的影響。對于供應(yīng)商違約風(fēng)險，采購部門應(yīng)加強供應(yīng)商管理，選擇信譽良好、實力較強的供應(yīng)商，并在采購合同中明確違約責(zé)任和賠償方式。同時，應(yīng)建立供應(yīng)商違約預(yù)警機制，及時發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商的違約跡象，并采取相應(yīng)的措施進行防范和處理。對于質(zhì)量問題風(fēng)險，采購部門應(yīng)加強質(zhì)量控制，選擇質(zhì)量可靠的供應(yīng)商，并在采購合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗收方式。同時，應(yīng)加強到貨驗收工作，確保所采購商品符合質(zhì)量要求。對于質(zhì)量不合格的商品，應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨、補貨等。對于法律法規(guī)風(fēng)險，采購部門應(yīng)加強法律法規(guī)學(xué)習(xí)，了解國家相關(guān)法律法規(guī)及政策要求，確保采購活動的合法性。同時，應(yīng)建立法律法規(guī)合規(guī)審查機制，對采購合同、采購文件等進行合規(guī)審查，避免因違反法律法規(guī)而給公司帶來損失。3.風(fēng)險監(jiān)控與預(yù)警采購部門應(yīng)建立采購風(fēng)險監(jiān)控機制，定期對采購風(fēng)險進行監(jiān)控和分析，及時發(fā)現(xiàn)風(fēng)險變化情況，并采取相應(yīng)的措施進行調(diào)整和應(yīng)對。建立采購風(fēng)險預(yù)警指標(biāo)體系，設(shè)定風(fēng)險預(yù)警閾值。當(dāng)采購風(fēng)險指標(biāo)達到預(yù)警閾值時，及時發(fā)出預(yù)警信號，提醒相關(guān)部門采取措施進行防范和處理。定期對采購風(fēng)險監(jiān)控和預(yù)警工作進行總結(jié)和評估，分析風(fēng)險監(jiān)控和預(yù)警工作中存在的問題，及時調(diào)整風(fēng)險監(jiān)控和預(yù)警指標(biāo)體系及工作流程，提高風(fēng)險監(jiān)控和預(yù)警工作的有效性。七、采購信息管理1.采購信息收集采購部門應(yīng)建立采購信息收集渠道，廣泛收集與采購業(yè)務(wù)相關(guān)的信息，如市場價格信息、供應(yīng)商信息、產(chǎn)品質(zhì)量信息、行業(yè)動態(tài)信息等。通過網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)展會、供應(yīng)商溝通、客戶反饋等方式，及時獲取采購信息，并進行整理和分析。2.采購信息分析與利用采購部門應(yīng)定期對采購信息進行分析和研究，挖掘信息背后的潛在價值，為采購決策提供依據(jù)。通過對市場價格信息的分析，了解市場價格走勢，制定合理的采購價格策略；通過對供應(yīng)商信息的分析，評估供應(yīng)商的實力和信譽，選擇合適的供應(yīng)商進行合作；通過對產(chǎn)品質(zhì)量信息的分析，掌握產(chǎn)品質(zhì)量狀況，加強質(zhì)量控制。建立采購信息共享平臺，將采購信息及時傳遞給相關(guān)部門，實現(xiàn)信息共享和協(xié)同工作。3.采購檔案管理采購部門應(yīng)建立完善的采購檔案管理制度，對采購活動中形成的各類文件和資料