公司日常費用采購管理制度一、總則1.目的為加強公司日常費用采購管理，規(guī)范采購行為，降低采購成本，提高采購效率，確保公司各項工作的順利開展，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司各部門日常辦公所需物品、服務等的采購活動。3.基本原則合規(guī)性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及公司相關規(guī)定。效益性原則：在保證質量的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。公開透明原則：采購過程應公開、公平、公正，接受公司內部監(jiān)督。歸口管理原則：采購工作實行歸口管理，明確各部門職責。二、采購職責分工1.采購部門職責制定采購計劃：根據各部門需求，結合庫存情況，制定合理的采購計劃。供應商管理：建立和維護供應商檔案，評估供應商資質和信譽，選擇合格供應商。采購執(zhí)行：按照采購計劃和審批結果，組織實施采購活動，確保按時、按質、按量完成采購任務。合同管理：簽訂采購合同，跟蹤合同執(zhí)行情況，協(xié)調解決合同履行過程中的問題。采購成本控制：通過談判、招標等方式，降低采購價格，控制采購成本。2.需求部門職責提出采購需求：根據工作需要，提前向采購部門提交詳細的采購申請，明確采購物品或服務的名稱、規(guī)格、數量、質量要求等。參與采購過程：協(xié)助采購部門進行供應商選擇、采購談判等工作，提供必要的技術支持和信息。驗收采購物品：負責對采購物品進行驗收，確保符合質量要求，并及時反饋驗收結果。3.財務部門職責資金審核：審核采購預算和資金安排，確保采購資金的合理使用。付款審核：對采購發(fā)票、合同等進行審核，辦理付款手續(xù)。成本核算：協(xié)助采購部門進行采購成本分析和控制，提供財務數據支持。三、采購流程1.采購申請需求部門根據工作需要填寫《采購申請表》，詳細注明采購物品或服務的名稱、規(guī)格、數量、質量要求、預計采購時間等信息?！恫少徤暾埍怼方洸块T負責人審核簽字后，提交至采購部門。2.采購審批采購部門收到《采購申請表》后，對采購需求進行審核，核實是否有庫存可滿足需求，如需采購，評估采購的必要性和合理性。對于金額較小的日常采購，由采購部門負責人審批；對于金額較大的采購項目，需提交公司分管領導審批，重大采購項目還需經過總經理辦公會審議通過。3.采購實施采購部門根據審批通過的采購申請，制定采購方案，選擇合適的采購方式，如詢價、招標、談判等。對于詢價采購，采購部門向至少三家供應商發(fā)出詢價單，要求供應商在規(guī)定時間內報價，根據報價情況選擇價格合理、信譽良好的供應商簽訂采購合同。對于招標采購，采購部門按照公司招標管理規(guī)定，組織招標活動，發(fā)布招標公告，接受供應商投標，評標委員會進行評標，確定中標供應商并簽訂合同。對于談判采購，采購部門與供應商進行一對一談判，爭取有利的采購條件，達成采購協(xié)議并簽訂合同。4.合同簽訂采購合同應明確雙方的權利和義務，包括采購物品或服務的名稱、規(guī)格、數量、價格、交貨時間、質量標準、付款方式、違約責任等條款。采購合同經采購部門負責人審核后，由公司法定代表人或其授權代表簽字蓋章，并加蓋公司合同專用章。5.采購驗收采購物品到貨前，采購部門應通知需求部門做好驗收準備。需求部門按照合同要求對采購物品進行驗收，檢查物品的數量、規(guī)格、質量等是否符合要求。對于驗收合格的物品，填寫《采購驗收單》；對于驗收不合格的物品，及時通知采購部門與供應商協(xié)商解決。采購部門負責跟蹤供應商的處理情況，確保問題得到妥善解決。6.付款結算采購物品驗收合格后，供應商提交發(fā)票及相關結算資料。財務部門對發(fā)票及結算資料進行審核，審核無誤后，按照合同約定的付款方式辦理付款手續(xù)。對于預付款項的采購項目，財務部門根據采購合同和審批結果，在規(guī)定時間內支付預付款；對于貨到付款或驗收合格后付款的項目，在收到發(fā)票及驗收合格證明后辦理付款。四、采購方式1.詢價采購適用于采購金額較小、市場價格較為透明、標準化程度較高的物品或服務。采購部門向多家供應商詢價，選擇報價最低且滿足采購需求的供應商進行采購。2.招標采購適用于采購金額較大、技術要求較高、競爭較為充分的項目。采購部門按照公司招標管理規(guī)定，組織公開招標或邀請招標，通過評標確定中標供應商。3.談判采購適用于采購物品或服務具有特殊性、獨家供應或采購金額較大且不宜采用招標方式的情況。采購部門與供應商進行一對一談判，爭取有利的采購條件。4.定點采購對于一些常用的辦公用品、耗材等，經評估確定合格的供應商后，與之簽訂定點采購協(xié)議，在一定時期內按照約定的價格和服務進行采購。五、供應商管理1.供應商選擇采購部門通過多種渠道收集供應商信息，建立供應商數據庫。對潛在供應商進行資質審查，包括營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、組織機構代碼證、生產許可證、產品質量認證等相關證件的審核。實地考察供應商的生產經營狀況、質量管理體系、售后服務能力等，評估供應商的信譽和實力。根據采購需求和供應商評估結果，選擇合格的供應商納入公司供應商名錄。2.供應商評估采購部門定期對供應商進行評估，評估內容包括產品質量、交貨期、價格、售后服務等方面。建立供應商評估指標體系，設定各項指標的權重，對供應商進行量化評分。根據評估結果，對供應商進行分類管理，對于表現優(yōu)秀的供應商給予獎勵和優(yōu)先合作機會；對于表現不佳的供應商，采取警告、限期整改、暫停合作等措施，直至取消其供應商資格。3.供應商淘汰對于出現以下情況的供應商，采購部門應及時淘汰：提供的產品質量不符合合同要求，多次出現質量問題且整改無效。交貨期嚴重延誤，影響公司正常工作開展。價格不合理，高于市場同類產品價格且無正當理由。售后服務不到位，對公司提出的問題不及時處理。違反法律法規(guī)或公司規(guī)定，存在商業(yè)賄賂等不良行為。采購部門將淘汰的供應商信息從公司供應商名錄中刪除，并通知相關部門停止與該供應商的合作。六、采購預算管理1.預算編制各部門應根據年度工作計劃和實際需求，編制本部門的采購預算，明確采購項目、金額、時間等信息。采購部門匯總各部門采購預算，結合公司整體預算安排，編制公司年度采購預算草案。公司年度采購預算草案經財務部門審核、公司分管領導審批后，報總經理辦公會審議通過，形成公司年度采購預算。2.預算執(zhí)行采購部門應嚴格按照采購預算組織采購活動，不得超預算采購。對于因工作需要確需調整采購預算的項目，需求部門應提出書面申請，說明調整原因和金額，經采購部門審核、財務部門會簽、公司分管領導審批后，報總經理辦公會審議通過。3.預算監(jiān)控財務部門定期對采購預算執(zhí)行情況進行監(jiān)控，分析預算執(zhí)行差異原因，及時發(fā)現和解決預算執(zhí)行過程中存在的問題。采購部門應每月向財務部門報送采購預算執(zhí)行情況報表，包括已采購項目、金額、未采購項目及預計采購時間等信息。七、采購風險管理1.風險識別采購部門應識別采購過程中可能存在的風險，包括市場風險、質量風險、供應商風險、合同風險、付款風險等。對識別出的風險進行分析和評估，確定風險的可能性和影響程度。2.風險應對針對不同類型的風險，制定相應的風險應對措施：市場風險：關注市場動態(tài)，加強市場調研，合理選擇采購時機，與供應商簽訂價格調整條款。質量風險：加強供應商質量管理，嚴格驗收程序，要求供應商提供質量保證承諾，對不合格產品及時退換貨。供應商風險：建立供應商評估和淘汰機制，與多家供應商保持合作關系，降低對單一供應商的依賴。合同風險：簽訂規(guī)范的采購合同，明確雙方權利義務，加強合同審核和執(zhí)行監(jiān)督，及時處理合同糾紛。付款風險：嚴格審核發(fā)票和結算資料，按照合同約定付款，避免提前付款或逾期付款。3.風險監(jiān)控定期對采購風險應對措施的執(zhí)行情況進行監(jiān)控和評估，及時發(fā)現新的風險因素，調整風險應對策略。采購部門應建立采購風險預警機制，當風險指標達到預警值時，及時發(fā)出預警信號，采取相應的風險控制措施。八、監(jiān)督與檢查1.內部審計監(jiān)督公司內部審計部門定期對采購活動進行審計，檢查采購流程的合規(guī)性、采購合同的執(zhí)行情況、采購成本的控制效果等，發(fā)現問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.財務監(jiān)督財務部門對采購資金的使用情況進行監(jiān)督，審核采購發(fā)票、付款憑證等，確保采購資金的安全、合理使用。3.采購部門自查