公司人員證照管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司人員證照管理，規(guī)范證照的申請、保管、使用、歸還等流程，確保公司證照的安全與完整，保障公司合法合規(guī)運(yùn)營，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工涉及的各類證照，包括但不限于營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、職業(yè)資格證書、身份證、學(xué)歷證書、學(xué)位證書等。（三）管理原則1.集中管理原則：公司指定專人負(fù)責(zé)證照的統(tǒng)一管理，建立證照管理檔案。2.規(guī)范操作原則：明確證照申請、使用、歸還等各環(huán)節(jié)的操作流程和要求，確保各項(xiàng)工作有序進(jìn)行。3.安全保密原則：采取有效措施保障證照的安全，防止遺失、損壞和泄露。4.合法合規(guī)原則：確保證照的使用符合法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。二、職責(zé)分工（一）證照管理部門公司綜合管理部為證照管理部門，負(fù)責(zé)證照的統(tǒng)一登記、保管、發(fā)放、回收、年檢及遺失補(bǔ)辦等工作。（二）證照使用部門各部門負(fù)責(zé)本部門員工證照的申請、使用，并確保在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。指定專人作為本部門證照管理員，協(xié)助綜合管理部做好相關(guān)工作。（三）員工個(gè)人員工本人負(fù)責(zé)妥善保管個(gè)人證照，按照公司規(guī)定申請、使用和歸還證照，并對證照的安全負(fù)責(zé)。三、證照的分類與登記（一）證照分類1.營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書等公司證照。2.員工個(gè)人的身份證、學(xué)歷證書、學(xué)位證書、職業(yè)資格證書等。（二）證照登記1.綜合管理部建立《公司證照管理臺(tái)賬》，詳細(xì)記錄公司證照的名稱、編號(hào)、頒發(fā)機(jī)構(gòu)、有效期、取得時(shí)間、年檢情況等信息。2.各部門建立《部門員工證照管理清單》，記錄本部門員工個(gè)人證照的名稱、編號(hào)、頒發(fā)機(jī)構(gòu)、有效期、取得時(shí)間、使用情況等信息，并定期更新。3.員工個(gè)人填寫《員工證照信息登記表》，將個(gè)人證照的詳細(xì)信息報(bào)部門證照管理員備案。四、證照的申請與審批（一）申請1.因工作需要申請使用公司證照或個(gè)人證照的員工，應(yīng)填寫《證照使用申請表》，注明申請事由、使用期限、歸還時(shí)間等內(nèi)容。2.申請使用公司證照的，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核同意后，報(bào)綜合管理部審批。3.申請使用個(gè)人證照的，由部門證照管理員審核后報(bào)部門負(fù)責(zé)人審批。（二）審批1.綜合管理部或部門負(fù)責(zé)人根據(jù)申請事項(xiàng)的合理性、必要性進(jìn)行審批。對于涉及重要業(yè)務(wù)或重大事項(xiàng)的證照使用申請，應(yīng)報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批通過后，綜合管理部或部門證照管理員在《證照使用申請表》上簽署意見，并留存?zhèn)浒?。五、證照的保管（一）公司證照保管1.綜合管理部設(shè)立專門的證照保管柜，配備必要的安全設(shè)施，如保險(xiǎn)柜、防盜門窗等，確保公司證照的安全存放。2.公司證照應(yīng)分類存放，建立電子檔案和紙質(zhì)檔案，電子檔案應(yīng)定期備份，確保數(shù)據(jù)安全。3.綜合管理部指定專人負(fù)責(zé)公司證照的日常保管，定期對證照進(jìn)行檢查、核對，確保證照的完整性和準(zhǔn)確性。（二）員工個(gè)人證照保管1.員工個(gè)人證照原則上由員工本人妥善保管，如有特殊情況需委托公司保管的，應(yīng)填寫《員工個(gè)人證照委托保管書》，明確委托保管期限、保管責(zé)任等事項(xiàng)。2.部門證照管理員應(yīng)定期提醒員工檢查個(gè)人證照的有效期，如有需要及時(shí)辦理延期或更換手續(xù)。六、證照的使用（一）公司證照使用1.經(jīng)審批同意后，綜合管理部證照管理人員按照《證照使用申請表》的要求，將公司證照原件或復(fù)印件提供給使用人，并做好登記。2.使用人應(yīng)在規(guī)定的使用期限內(nèi)妥善使用證照，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、復(fù)印或用于其他非申請用途。3.使用完畢后，使用人應(yīng)及時(shí)將公司證照歸還綜合管理部，并在《證照使用登記表》上簽字確認(rèn)。（二）員工個(gè)人證照使用1.員工因工作需要使用個(gè)人證照的，應(yīng)按照審批后的《證照使用申請表》的要求使用，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還部門證照管理員。2.部門證照管理員應(yīng)在《部門員工證照管理清單》上記錄證照的使用情況，確保賬物相符。七、證照的年檢與換證（一）年檢1.對于需要年檢的公司證照和員工個(gè)人證照，綜合管理部或部門證照管理員應(yīng)提前了解年檢要求和時(shí)間安排，及時(shí)通知相關(guān)責(zé)任人辦理年檢手續(xù)。2.辦理年檢手續(xù)時(shí)，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)按照要求準(zhǔn)備齊全所需材料，確保年檢順利通過。3.綜合管理部負(fù)責(zé)跟蹤公司證照的年檢情況，及時(shí)更新《公司證照管理臺(tái)賬》；部門證照管理員負(fù)責(zé)跟蹤本部門員工個(gè)人證照的年檢情況，及時(shí)更新《部門員工證照管理清單》。（二）換證1.當(dāng)公司證照或員工個(gè)人證照有效期屆滿需要換證時(shí)，綜合管理部或部門證照管理員應(yīng)提前通知相關(guān)責(zé)任人在規(guī)定時(shí)間內(nèi)辦理換證手續(xù)。2.辦理換證手續(xù)時(shí)，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)按照要求準(zhǔn)備齊全所需材料，確保換證工作順利完成。3.綜合管理部或部門證照管理員應(yīng)及時(shí)更新證照管理檔案，確保證照信息的準(zhǔn)確性和有效性。八、證照的遺失與補(bǔ)辦（一）遺失報(bào)告1.發(fā)現(xiàn)公司證照或員工個(gè)人證照遺失后，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)立即向綜合管理部或部門證照管理員報(bào)告，并提交《證照遺失情況說明》。2.綜合管理部或部門證照管理員接到報(bào)告后，應(yīng)及時(shí)采取措施，防止證照被非法使用。（二）補(bǔ)辦手續(xù)1.對于遺失的公司證照，綜合管理部負(fù)責(zé)按照相關(guān)規(guī)定向原頒發(fā)機(jī)構(gòu)申請補(bǔ)辦，并承擔(dān)補(bǔ)辦過程中產(chǎn)生的費(fèi)用。2.對于遺失的員工個(gè)人證照，員工本人負(fù)責(zé)按照相關(guān)規(guī)定向原頒發(fā)機(jī)構(gòu)申請補(bǔ)辦，補(bǔ)辦費(fèi)用原則上由員工個(gè)人承擔(dān)。如因公司原因?qū)е聠T工證照遺失的，公司可根據(jù)實(shí)際情況給予適當(dāng)補(bǔ)償。3.在補(bǔ)辦證照期間，如需使用證照的，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況采取相應(yīng)的替代措施，如提供證照復(fù)印件、開具相關(guān)證明等。九、證照的借閱（一）借閱申請因工作需要借閱公司證照或員工個(gè)人證照的，應(yīng)填寫《證照借閱申請表》，注明借閱事由、借閱期限、歸還時(shí)間等內(nèi)容。（二）借閱審批1.借閱申請經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核同意后，報(bào)綜合管理部審批。對于涉及重要業(yè)務(wù)或重大事項(xiàng)的證照借閱申請，應(yīng)報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批通過后，綜合管理部或部門證照管理員在《證照借閱申請表》上簽署意見，并留存?zhèn)浒?。（三）借閱管?.借閱人應(yīng)按照審批后的《證照借閱申請表》的要求借閱證照，不得擅自轉(zhuǎn)借他人或用于其他非申請用途。2.借閱期限屆滿，借閱人應(yīng)及時(shí)歸還證照，并在《證照借閱登記表》上簽字確認(rèn)。如因特殊原因需要延期借閱的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.綜合管理部或部門證照管理員應(yīng)定期對借閱的證照進(jìn)行清查，確保借閱的證照按時(shí)歸還，如有遺失或損壞，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。十、證照的銷毀（一）銷毀條件1.公司證照或員工個(gè)人證照因過期、作廢、遺失補(bǔ)辦后原證照等原因需要銷毀的，由綜合管理部或部門證照管理員提出銷毀申請。2.經(jīng)審批同意后，方可進(jìn)行銷毀處理。（二）銷毀方式1.對于紙質(zhì)證照，應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷毀，確保銷毀徹底，無法恢復(fù)。2.對于電子證照檔案，應(yīng)采用數(shù)據(jù)擦除、格式化等方式進(jìn)行銷毀，確保數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。（三）銷毀記錄銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、銷毀方式、銷毀證照名稱及數(shù)量等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。銷毀記錄應(yīng)至少保存[X]年。十一、監(jiān)督與檢查（一）定期檢查綜合管理部定期對公司證照管理情況進(jìn)行檢查，包括證照的保管、使用、年檢、遺失補(bǔ)辦等情況，確保各項(xiàng)管理制度的有效執(zhí)行。（二）不定期抽查公司領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門可根據(jù)工作需要，對公司證照管理情況進(jìn)