公務(wù)用品采購管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司公務(wù)用品的采購管理，確保采購工作的公開、公平、公正，提高采購效率，降低采購成本，滿足公司正常運營的需求，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門因公務(wù)需要進行的用品采購活動，包括但不限于辦公用品、辦公設(shè)備、勞保用品、業(yè)務(wù)禮品等。（三）基本原則1.按需采購原則：各部門應(yīng)根據(jù)實際工作需要，合理編制采購計劃，避免盲目采購和浪費。2.預(yù)算控制原則：采購活動應(yīng)嚴(yán)格控制在預(yù)算范圍內(nèi)，確保采購資金的合理使用。3.質(zhì)量優(yōu)先原則：在滿足需求的前提下，優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、性能穩(wěn)定、價格合理的產(chǎn)品。4.廉潔自律原則：采購人員應(yīng)嚴(yán)格遵守廉潔自律的各項規(guī)定，不得接受供應(yīng)商的賄賂和不正當(dāng)利益。二、采購組織與職責(zé)（一）采購決策機構(gòu)公司成立采購管理委員會，負(fù)責(zé)審議和決策重大采購項目，協(xié)調(diào)解決采購過程中的重大問題。采購管理委員會由公司高層管理人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成。（二）采購執(zhí)行部門公司設(shè)立采購部門，負(fù)責(zé)具體的采購業(yè)務(wù)操作。采購部門應(yīng)配備專業(yè)的采購人員，明確其崗位職責(zé)和工作流程。采購人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德、溝通能力和市場分析能力，熟悉采購業(yè)務(wù)和相關(guān)法律法規(guī)。（三）使用部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)提出本部門公務(wù)用品的采購需求，填寫采購申請單，并詳細說明采購物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途等。2.參與采購項目的評審和驗收工作，提供技術(shù)支持和質(zhì)量反饋。3.配合采購部門做好采購合同的簽訂、執(zhí)行和結(jié)算等工作。（四）財務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算和采購合同，確保采購資金的合法性和合規(guī)性。2.按照采購合同的約定，及時辦理采購款項的支付手續(xù)。3.對采購費用進行核算和統(tǒng)計，定期提供采購財務(wù)分析報告。（五）審計部門職責(zé)負(fù)責(zé)對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程的合規(guī)性、采購合同的執(zhí)行情況以及采購資金的使用效益等，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。三、采購流程（一）采購申請1.各部門根據(jù)工作需要，填寫《采購申請單》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給采購部門。2.《采購申請單》應(yīng)注明采購物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預(yù)算金額、需求日期等信息。對于金額較大或較為重要的采購項目，還應(yīng)附上詳細的采購說明和市場調(diào)研報告。（二）采購審批1.采購部門收到采購申請單后，對其進行初步審核，檢查申請內(nèi)容是否完整、合規(guī)，采購需求是否合理。2.對于預(yù)算金額在[X]元以下的采購項目，由采購部門負(fù)責(zé)人審批；對于預(yù)算金額在[X]元至[X]元之間的采購項目，由分管采購的公司領(lǐng)導(dǎo)審批；對于預(yù)算金額在[X]元以上的采購項目，需經(jīng)采購管理委員會審議通過后方可實施。3.采購審批應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)完成，特殊情況除外。如遇緊急采購需求，采購部門應(yīng)在獲得相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)口頭批準(zhǔn)后先行采購，事后及時補辦審批手續(xù)。（三）供應(yīng)商選擇與管理1.采購部門根據(jù)采購需求，通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。供應(yīng)商的選擇應(yīng)遵循公開、公平、公正的原則，優(yōu)先選擇具有良好信譽、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價格合理、售后服務(wù)完善的供應(yīng)商。2.采購人員對收集到的供應(yīng)商進行資格審查，包括營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼證、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證等相關(guān)資質(zhì)文件的審核。對于新引入的供應(yīng)商，還應(yīng)進行實地考察，了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況、管理水平和質(zhì)量控制體系等。3.根據(jù)采購項目的特點和要求，采購部門確定若干家潛在供應(yīng)商，并向其發(fā)出詢價函或招標(biāo)邀請書。詢價函或招標(biāo)邀請書應(yīng)明確采購物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨期、報價要求等內(nèi)容。4.供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)回復(fù)詢價或投標(biāo)文件，采購部門對供應(yīng)商的報價和相關(guān)資料進行整理和分析，按照綜合評價法或最低價評標(biāo)法等評標(biāo)方法進行評標(biāo)，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。評標(biāo)過程應(yīng)做好記錄，并存檔備查。5.采購部門與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗收方式、付款方式、違約責(zé)任等條款。采購合同應(yīng)經(jīng)法律部門審核后簽訂，確保合同的合法性和有效性。（四）采購執(zhí)行1.采購部門按照采購合同的約定，及時向供應(yīng)商下達采購訂單，明確采購物品的詳細規(guī)格、數(shù)量、交貨時間、交貨地點等要求。采購訂單應(yīng)編號管理，以便跟蹤和查詢。2.供應(yīng)商應(yīng)按照采購訂單的要求組織生產(chǎn)和發(fā)貨，并在規(guī)定的交貨期內(nèi)將貨物送達指定地點。采購部門應(yīng)及時跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，與供應(yīng)商保持密切溝通，確保貨物按時、按質(zhì)、按量交付。3.對于需要運輸?shù)牟少徫锲罚少彶块T應(yīng)根據(jù)貨物的性質(zhì)和特點，選擇合適的運輸方式，并辦理相關(guān)運輸手續(xù)。在運輸過程中，如發(fā)生貨物損壞或丟失等情況，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，并向保險公司報案索賠。（五）驗收1.采購物品到貨后，采購部門應(yīng)及時通知使用部門和質(zhì)量檢驗部門進行驗收。使用部門負(fù)責(zé)對采購物品的規(guī)格、型號、數(shù)量、外觀等進行驗收，質(zhì)量檢驗部門負(fù)責(zé)對采購物品的質(zhì)量進行檢驗，確保其符合合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。2.驗收人員應(yīng)按照驗收標(biāo)準(zhǔn)和程序進行驗收，并填寫《采購物品驗收單》，詳細記錄驗收情況。對于驗收合格的采購物品，驗收人員應(yīng)簽字確認(rèn)；對于驗收不合格的采購物品，應(yīng)注明不合格原因，并及時與供應(yīng)商協(xié)商處理，要求供應(yīng)商更換或退貨。3.采購部門應(yīng)督促供應(yīng)商及時處理驗收不合格的采購物品，確保公司的正常使用不受影響。如因供應(yīng)商原因?qū)е买炇詹缓细?，給公司造成損失的，采購部門應(yīng)按照合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。（六）付款1.采購物品經(jīng)驗收合格后，采購部門應(yīng)及時整理相關(guān)驗收資料和發(fā)票，辦理付款申請手續(xù)。付款申請應(yīng)附采購合同、采購訂單、采購物品驗收單、發(fā)票等相關(guān)憑證，確保付款依據(jù)充分、合規(guī)。2.財務(wù)部門對付款申請進行審核，檢查付款金額是否與合同約定一致，相關(guān)憑證是否齊全、合規(guī)。審核通過后，按照公司的財務(wù)管理制度和資金支付流程辦理付款手續(xù)。3.對于采購合同中有預(yù)付款或分期付款約定的，采購部門應(yīng)按照合同要求及時辦理相關(guān)手續(xù)，確保資金的安全使用。四、采購預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.各部門應(yīng)根據(jù)年度工作計劃和實際工作需要，編制本部門的公務(wù)用品采購預(yù)算，采購預(yù)算應(yīng)細化到具體的采購項目和金額，并報公司財務(wù)部門審核匯總。2.財務(wù)部門根據(jù)公司的年度經(jīng)營目標(biāo)和財務(wù)狀況，對各部門的采購預(yù)算進行綜合平衡和審核，形成公司年度采購預(yù)算草案，提交公司管理層審議批準(zhǔn)。3.公司年度采購預(yù)算一經(jīng)批準(zhǔn)，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行，不得隨意調(diào)整。如因特殊情況需要調(diào)整采購預(yù)算的，應(yīng)按照預(yù)算編制和審批程序辦理相關(guān)手續(xù)。（二）預(yù)算執(zhí)行與監(jiān)控1.采購部門應(yīng)按照批準(zhǔn)的采購預(yù)算組織采購活動，嚴(yán)格控制采購支出，確保采購資金不超出預(yù)算范圍。2.財務(wù)部門應(yīng)建立采購預(yù)算執(zhí)行監(jiān)控機制，定期對采購預(yù)算的執(zhí)行情況進行檢查和分析，及時發(fā)現(xiàn)和解決預(yù)算執(zhí)行過程中存在的問題。如發(fā)現(xiàn)采購預(yù)算執(zhí)行偏差較大，應(yīng)及時與采購部門溝通，共同查找原因，采取有效措施進行調(diào)整。3.各部門應(yīng)配合財務(wù)部門做好采購預(yù)算執(zhí)行情況的統(tǒng)計和分析工作，按時報送采購預(yù)算執(zhí)行報表，提供相關(guān)采購數(shù)據(jù)和資料。五、采購合同管理（一）合同簽訂1.采購部門在確定供應(yīng)商后，應(yīng)按照公司合同管理的相關(guān)規(guī)定，與供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)采用書面形式，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保合同的完整性和準(zhǔn)確性。2.采購合同的簽訂應(yīng)遵循合法、公平、平等、自愿、誠實信用的原則，合同條款應(yīng)符合國家法律法規(guī)和公司的相關(guān)政策要求。采購合同應(yīng)包括但不限于以下主要內(nèi)容：合同雙方的名稱、地址、聯(lián)系方式等基本信息；采購物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價格、交貨期、交貨地點等；驗收方式、驗收標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量保證期限等；付款方式、付款期限、結(jié)算方式等；違約責(zé)任、爭議解決方式等。3.采購合同簽訂前，應(yīng)由法律部門對合同條款進行審核，確保合同的合法性和有效性。審核通過后的采購合同，經(jīng)雙方授權(quán)代表簽字蓋章后生效。（二）合同執(zhí)行1.采購部門和供應(yīng)商應(yīng)嚴(yán)格按照采購合同的約定履行各自的義務(wù)，確保合同的順利執(zhí)行。采購部門應(yīng)及時跟蹤合同執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。2.如因不可抗力或其他不可預(yù)見、不可避免的原因?qū)е潞贤瑹o法履行或部分無法履行的，合同雙方應(yīng)及時溝通協(xié)商，采取合理措施減少損失，并按照法律法規(guī)和合同約定承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。3.在合同執(zhí)行過程中，如需要變更合同條款的，合同雙方應(yīng)協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。變更協(xié)議作為采購合同的補充文件，與原合同具有同等法律效力。（三）合同驗收與結(jié)算1.采購物品到貨后，應(yīng)按照合同約定的驗收標(biāo)準(zhǔn)進行驗收。驗收合格后，采購部門應(yīng)及時辦理結(jié)算手續(xù)，提交相關(guān)結(jié)算資料給財務(wù)部門。2.財務(wù)部門根據(jù)采購合同和驗收情況，審核結(jié)算資料的真實性、準(zhǔn)確性和完整性，按照合同約定的付款方式和期限辦理付款手續(xù)。3.采購合同執(zhí)行完畢后，采購部門應(yīng)將合同執(zhí)行過程中的相關(guān)資料整理歸檔，包括采購申請單、采購合同、采購訂單、采購物品驗收單、發(fā)票、付款憑證等，以備查閱和審計。六、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估1.采購部門應(yīng)定期對采購過程中可能存在的風(fēng)險進行識別和評估，包括市場風(fēng)險、供應(yīng)商風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、合同風(fēng)險、法律風(fēng)險等。2.根據(jù)風(fēng)險識別和評估的結(jié)果，確定風(fēng)險的等級和影響程度，并制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.市場風(fēng)險應(yīng)對措施：關(guān)注市場動態(tài)和價格變化，建立價格預(yù)警機制，與多家供應(yīng)商保持良好合作關(guān)系，通過談判、招標(biāo)等方式爭取有利的采購價格。2.供應(yīng)商風(fēng)險應(yīng)對措施：加強供應(yīng)商管理，定期對供應(yīng)商進行評估和考核，建立供應(yīng)商淘汰機制。與重要供應(yīng)商簽訂長期合作協(xié)議，降低供應(yīng)商違約風(fēng)險。3.質(zhì)量風(fēng)險應(yīng)對措施：嚴(yán)格采購質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，加強采購物品的檢驗和驗收工作。要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證承諾和售后服務(wù)承諾，對質(zhì)量問題及時進行處理。4.合同風(fēng)險應(yīng)對措施：加強合同管理，嚴(yán)格合同簽訂流程，確保合同條款明確、合法、有效。在合同執(zhí)行過程中，及時跟蹤合同履行情況，對可能出現(xiàn)的合同糾紛提前做好防范措施。5.法律風(fēng)險應(yīng)對措施：加強法律法規(guī)學(xué)習(xí)，提高采購人員的法律意識。在采購活動中，嚴(yán)格遵守法律法規(guī)的要求，確保采購行為的合法性。對于重大采購項目，應(yīng)咨詢法律專業(yè)人士的意見，避免法律風(fēng)險。七、采購監(jiān)督與審計（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司審計部門負(fù)責(zé)對采購活動進行定期審計和不定期抽查，檢查采購流程的合規(guī)性、采購合同的執(zhí)行情況、采購資金的使用效益等。2.采購部門應(yīng)建立內(nèi)部監(jiān)督機制，加強對采購人員的日常管理和監(jiān)督，定期對采購工作進行自查自糾，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。3.各部門應(yīng)配合審