公務(wù)印章使用管理制度一、總則1.目的為了規(guī)范公司公務(wù)印章的使用管理，提高印章使用的安全性和規(guī)范性，確保公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)的正常開(kāi)展，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)的所有公務(wù)印章，包括但不限于公司公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法定代表人章等。3.基本原則依法合規(guī)原則：印章的使用必須符合國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定。審批授權(quán)原則：嚴(yán)格執(zhí)行印章使用審批程序，未經(jīng)授權(quán)不得使用。登記備案原則：對(duì)印章的使用情況進(jìn)行詳細(xì)登記備案，確?？勺匪?。安全保密原則：加強(qiáng)印章的保管和使用過(guò)程中的安全保密措施，防止印章被盜用、冒用。二、印章的種類及用途1.公司公章用于公司對(duì)外的正式文件、信函、合同、協(xié)議等的簽署。代表公司行使法定權(quán)利，如參加訴訟、仲裁等法律活動(dòng)。2.合同專用章專門用于公司各類合同的簽訂，具有明確的合同簽署功能。3.財(cái)務(wù)專用章用于公司財(cái)務(wù)相關(guān)的票據(jù)、憑證、報(bào)表等的蓋章確認(rèn)，如支票、匯票、財(cái)務(wù)報(bào)表等。4.法定代表人章用于公司法定代表人行使特定職權(quán)時(shí)的簽字蓋章，如在一些重要文件或合同上作為法定代表人的個(gè)人簽章。5.部門印章由各部門根據(jù)工作需要申請(qǐng)刻制，用于本部門內(nèi)部的文件、通知等的發(fā)布，不得對(duì)外使用。三、印章的刻制、啟用與廢止1.印章的刻制因工作需要刻制公務(wù)印章時(shí)，由申請(qǐng)部門填寫《印章刻制申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明印章名稱、用途、規(guī)格等信息，并提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)審批通過(guò)后，由行政管理部門統(tǒng)一安排刻制。印章刻制必須選擇具有資質(zhì)的正規(guī)印章制作單位，并嚴(yán)格按照公安機(jī)關(guān)的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行備案。2.印章的啟用新刻制的印章在啟用前，行政管理部門應(yīng)進(jìn)行登記，并留存印模。同時(shí)，應(yīng)將印章啟用的時(shí)間、范圍等信息以書面形式通知相關(guān)部門。各部門在收到通知后，應(yīng)在內(nèi)部進(jìn)行傳達(dá)，并做好印章使用的準(zhǔn)備工作。3.印章的廢止當(dāng)印章因機(jī)構(gòu)調(diào)整、職能變更、損壞等原因不再使用時(shí)，由使用部門填寫《印章廢止申請(qǐng)表》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，交行政管理部門統(tǒng)一收繳。行政管理部門在收繳廢止印章后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行登記，并將印章封存或銷毀。印章銷毀時(shí)，應(yīng)至少由兩人在場(chǎng)監(jiān)督，并做好銷毀記錄。四、印章的保管1.保管部門及人員公司公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章由行政管理部門指定專人負(fù)責(zé)保管。法定代表人章由法定代表人或其授權(quán)的專人保管。部門印章由各部門負(fù)責(zé)人指定專人保管。2.保管要求印章保管人員應(yīng)妥善保管印章，確保印章存放安全，防止印章被盜、丟失或損壞。印章必須存放在安全可靠的保險(xiǎn)柜或?qū)ｉT的印章保管箱內(nèi)，并設(shè)置密碼或鑰匙保管制度，確保只有授權(quán)人員能夠接觸到印章。印章保管人員不得擅自將印章轉(zhuǎn)借他人使用，如遇特殊情況需要委托他人代管時(shí)，必須經(jīng)過(guò)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理書面委托手續(xù)。五、印章的使用審批流程1.一般文件蓋章審批各部門起草的文件、通知等需要加蓋公司公章或部門印章時(shí)，應(yīng)先由部門負(fù)責(zé)人審核簽字，確認(rèn)文件內(nèi)容無(wú)誤后，提交行政管理部門。行政管理部門審核文件格式、內(nèi)容等是否符合公司規(guī)定，如無(wú)異議，則在《印章使用審批表》上填寫相關(guān)信息，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)文件的重要性和性質(zhì)進(jìn)行審批，審批通過(guò)后，行政管理部門方可安排印章保管人員蓋章。2.合同蓋章審批業(yè)務(wù)部門簽訂合同前，應(yīng)先將合同草本提交法務(wù)部門進(jìn)行審核，法務(wù)部門審核合同條款的合法性、合規(guī)性，并提出修改意見(jiàn)。業(yè)務(wù)部門根據(jù)法務(wù)部門的意見(jiàn)對(duì)合同進(jìn)行修改完善后，提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后的合同，由業(yè)務(wù)部門填寫《印章使用審批表》，注明合同名稱、編號(hào)、簽訂日期、對(duì)方單位等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)簽字后，交行政管理部門。行政管理部門再次審核合同及審批流程的完整性，審核無(wú)誤后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，行政管理部門安排合同專用章保管人員蓋章，并做好登記備案。3.財(cái)務(wù)票據(jù)蓋章審批財(cái)務(wù)人員在辦理涉及財(cái)務(wù)票據(jù)蓋章的業(yè)務(wù)時(shí)，如支票、匯票等，應(yīng)按照財(cái)務(wù)管理制度的規(guī)定，填寫《印章使用審批表》，注明票據(jù)種類、金額、用途等信息，經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后，財(cái)務(wù)專用章保管人員方可蓋章。六、印章的使用登記與備案1.使用登記印章保管人員在每次使用印章時(shí)，必須認(rèn)真填寫《印章使用登記表》，詳細(xì)記錄印章使用日期、文件名稱、文號(hào)、蓋章對(duì)象、蓋章份數(shù)、批準(zhǔn)人等信息。登記表應(yīng)妥善保存，以備查閱。2.備案要求行政管理部門應(yīng)定期對(duì)印章使用情況進(jìn)行匯總統(tǒng)計(jì)，每月向公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)送印章使用情況報(bào)表。同時(shí)，將印章使用登記表等相關(guān)資料進(jìn)行歸檔，保存期限按照公司檔案管理制度執(zhí)行。對(duì)于重要合同、文件等的蓋章情況，應(yīng)建立專門的檔案，進(jìn)行詳細(xì)備案，以便日后查詢和追溯。七、印章使用的監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督行政管理部門負(fù)責(zé)對(duì)印章的使用情況進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，定期抽查印章使用登記表和相關(guān)文件資料，確保印章使用符合規(guī)定的審批流程和使用范圍。審計(jì)部門有權(quán)對(duì)印章的使用情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查印章使用是否合規(guī)、審批手續(xù)是否齊全、登記記錄是否完整等。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，審計(jì)部門應(yīng)及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。2.外部監(jiān)督接受上級(jí)主管部門、政府相關(guān)部門等的監(jiān)督檢查，積極配合提供印章使用的相關(guān)資料和信息。如發(fā)現(xiàn)印章被盜用、冒用等異常情況，應(yīng)立即采取措施，如向公安機(jī)關(guān)報(bào)案，并及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，同時(shí)積極配合有關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查處理。八、違規(guī)處理1.對(duì)于違反本制度使用印章的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰對(duì)于未經(jīng)審批擅自使用印章的，責(zé)令改正，并對(duì)直接責(zé)任人給予警告處分；造成損失的，由直接責(zé)任人承擔(dān)賠償責(zé)任。對(duì)于偽造、變?cè)煊≌禄蛏米钥讨朴≌碌?，公司將依法追究其法律?zé)任；構(gòu)成犯罪的，移交司法機(jī)關(guān)處理。對(duì)于因保管不善導(dǎo)致印章丟失、被盜用的，對(duì)印章保管人員給予記過(guò)處分；造成重大損失的，予以辭退，并依法追究其賠償責(zé)任。2.因印章使用不當(dāng)給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或法律糾紛的相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任，并積極配合公司采取措施挽回?fù)p失。公司