信息采集使用管理制度一、總則1.目的為規(guī)范公司信息采集與使用行為，保障公司和員工的合法權(quán)益，維護(hù)公司正常運(yùn)營秩序，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司全體員工以及與公司有業(yè)務(wù)往來的合作伙伴、客戶等相關(guān)方。3.定義本制度所指信息包括但不限于員工個人信息、公司業(yè)務(wù)信息、客戶信息、市場信息等各類與公司經(jīng)營活動相關(guān)的數(shù)據(jù)和資料。二、信息采集管理1.采集原則合法合規(guī)原則：信息采集應(yīng)遵循國家法律法規(guī)和相關(guān)政策要求，不得通過非法手段獲取信息。必要適度原則：根據(jù)工作需要，采集必要的信息，避免過度采集給相關(guān)方帶來不必要的負(fù)擔(dān)。明確告知原則：在采集信息前，應(yīng)明確告知信息提供者采集的目的、范圍、方式以及使用期限等內(nèi)容，征得其同意。2.采集主體與職責(zé)人力資源部門：負(fù)責(zé)員工個人信息的采集與更新，包括但不限于基本資料、學(xué)歷、工作經(jīng)歷、薪酬福利等。各業(yè)務(wù)部門：根據(jù)業(yè)務(wù)需求，負(fù)責(zé)采集與業(yè)務(wù)相關(guān)的信息，如客戶信息、市場信息、項目信息等，并及時反饋給相關(guān)管理部門。信息技術(shù)部門：負(fù)責(zé)提供信息采集的技術(shù)支持，確保信息采集過程的安全、穩(wěn)定和高效。3.采集方式直接收集：通過面對面交流、問卷調(diào)查、表格填寫等方式直接從信息提供者處獲取信息。間接獲?。簭墓_渠道、合作伙伴提供、網(wǎng)絡(luò)平臺等途徑間接獲取信息，但應(yīng)確保信息來源合法可靠。系統(tǒng)錄入：將采集到的信息及時準(zhǔn)確地錄入公司相關(guān)信息系統(tǒng)，以便進(jìn)行管理和使用。4.員工個人信息采集入職信息采集：新員工入職時，應(yīng)填寫《員工入職登記表》，提供個人基本信息、學(xué)歷證明、身份證明、工作經(jīng)歷等相關(guān)資料。人力資源部門負(fù)責(zé)審核并錄入員工信息管理系統(tǒng)。信息變更：員工個人信息如有變更，應(yīng)及時填寫《員工信息變更申請表》，提交至人力資源部門。人力資源部門核實后進(jìn)行信息更新。離職信息處理：員工離職時，人力資源部門應(yīng)按照規(guī)定辦理離職手續(xù)，同時對員工個人信息進(jìn)行封存或刪除處理，確保信息安全。三、信息使用管理1.使用原則目的明確原則：信息使用應(yīng)基于明確的業(yè)務(wù)目的，不得超出授權(quán)范圍使用信息。合法正當(dāng)原則：信息使用應(yīng)符合法律法規(guī)和道德規(guī)范，不得用于損害公司和他人利益的行為。安全保密原則：采取必要的安全保密措施，防止信息泄露、篡改和濫用。2.使用主體與權(quán)限人力資源部門：可使用員工個人信息進(jìn)行人力資源管理，如薪酬核算、績效考核、培訓(xùn)發(fā)展等。各業(yè)務(wù)部門：根據(jù)業(yè)務(wù)需要，可使用與業(yè)務(wù)相關(guān)的信息，如客戶服務(wù)、市場營銷、項目管理等，但應(yīng)遵循信息使用審批流程。其他部門：如需使用特定信息，應(yīng)向相關(guān)管理部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可使用。3.信息使用審批流程申請：使用部門填寫《信息使用申請表》，詳細(xì)說明信息使用的目的、范圍、方式以及預(yù)計使用期限等內(nèi)容。審批：申請表提交至相關(guān)管理部門進(jìn)行審批。管理部門應(yīng)根據(jù)信息使用原則和權(quán)限進(jìn)行審核，必要時征求信息提供者的意見。備案：審批通過后，申請表及相關(guān)審批記錄應(yīng)進(jìn)行備案，以便后續(xù)查詢和監(jiān)督。4.信息共享與披露內(nèi)部共享：在公司內(nèi)部，因工作需要可在不同部門之間共享信息，但應(yīng)確保共享信息的安全性和合規(guī)性。共享信息的部門應(yīng)簽訂《信息共享協(xié)議》，明確共享信息的范圍、使用目的、保密責(zé)任等內(nèi)容。外部披露：如需向公司外部披露信息，應(yīng)嚴(yán)格按照法律法規(guī)和公司規(guī)定進(jìn)行審批。涉及員工個人信息的披露，應(yīng)事先征得員工本人同意。外部披露信息應(yīng)簽訂相關(guān)協(xié)議，明確雙方的權(quán)利義務(wù)和保密責(zé)任。四、信息安全管理1.安全措施物理安全：對存儲信息的設(shè)備和場所采取必要的安全防護(hù)措施，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備、防火防盜等。網(wǎng)絡(luò)安全：加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，設(shè)置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。數(shù)據(jù)加密：對重要信息進(jìn)行加密處理，確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲過程中的安全性。訪問控制：建立用戶權(quán)限管理制度，對信息系統(tǒng)的訪問進(jìn)行嚴(yán)格授權(quán)和控制，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問。2.安全培訓(xùn)定期組織員工參加信息安全培訓(xùn)，提高員工的信息安全意識和操作技能。培訓(xùn)內(nèi)容包括信息安全法律法規(guī)、安全保密制度、安全防范措施等。對涉及信息采集、使用和管理的關(guān)鍵崗位人員，應(yīng)進(jìn)行專項安全培訓(xùn)，確保其熟悉信息安全管理要求和操作流程。3.安全審計與監(jiān)督建立信息安全審計機(jī)制，定期對信息系統(tǒng)和信息使用情況進(jìn)行審計，檢查安全措施的執(zhí)行情況和信息使用的合規(guī)性。設(shè)立信息安全監(jiān)督崗位或指定專人負(fù)責(zé)信息安全監(jiān)督工作，對發(fā)現(xiàn)的安全問題及時進(jìn)行整改和報告。五、信息存儲管理1.存儲方式根據(jù)信息的性質(zhì)和重要程度，選擇合適的存儲方式，如紙質(zhì)檔案存儲、電子文檔存儲、數(shù)據(jù)庫存儲等。對于重要的電子信息，應(yīng)進(jìn)行備份存儲，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。備份存儲可采用磁帶備份、光盤備份、云存儲等方式。2.存儲期限員工個人信息的存儲期限應(yīng)符合法律法規(guī)要求和公司規(guī)定。一般情況下，員工離職后，其個人信息應(yīng)至少保存[X]年。公司業(yè)務(wù)信息的存儲期限應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)需求和相關(guān)法律法規(guī)確定，確保在需要時能夠提供有效的數(shù)據(jù)支持。3.存儲地點信息存儲地點應(yīng)選擇安全可靠的場所，具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。對于涉及國家機(jī)密或公司核心機(jī)密的信息，應(yīng)存儲在符合保密要求的專用場所，并采取必要的保密措施。六、信息銷毀管理1.銷毀原則對于不再需要或已超過存儲期限的信息，應(yīng)及時進(jìn)行銷毀處理，確保信息不被泄露和濫用。信息銷毀應(yīng)遵循安全、徹底的原則，采用適當(dāng)?shù)匿N毀方式，確保信息無法恢復(fù)。2.銷毀方式紙質(zhì)信息銷毀：可采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷毀。對于重要的紙質(zhì)檔案，應(yīng)在專人監(jiān)督下進(jìn)行銷毀，并做好銷毀記錄。電子信息銷毀：可采用數(shù)據(jù)擦除、格式化、物理損壞等方式進(jìn)行銷毀。對于存儲在硬盤、磁帶等存儲介質(zhì)上的電子信息，應(yīng)確保存儲介質(zhì)無法再次使用。3.銷毀流程申請：使用部門或管理部門填寫《信息銷毀申請表》，說明需要銷毀的信息內(nèi)容、存儲介質(zhì)、銷毀原因等。審批：申請表提交至相關(guān)管理部門進(jìn)行審批。審批通過后，方可進(jìn)行信息銷毀操作。執(zhí)行：按照審批確定的銷毀方式，由專人負(fù)責(zé)信息銷毀工作。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等。備案：信息銷毀完成后，應(yīng)將銷毀記錄進(jìn)行備案，以備后續(xù)查詢和監(jiān)督。七、監(jiān)督與檢查1.監(jiān)督部門公司設(shè)立信息采集使用管理監(jiān)督小組，由人力資源部門、信息技術(shù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)人員組成。監(jiān)督小組負(fù)責(zé)對公司信息采集、使用、存儲、銷毀等環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.檢查內(nèi)容信息采集是否遵循合法合規(guī)、必要適度、明確告知原則。信息使用是否符合目的明確、合法正當(dāng)、安全保密原則，是否經(jīng)過審批。信息安全措施是否有效執(zhí)行，是否存在信息泄露風(fēng)險。信息存儲是否符合規(guī)定，存儲期限是否正確。信息銷毀是否及時、徹底，銷毀流程是否規(guī)范。3.檢查方式定期檢查：監(jiān)督小組定期對公司信息采集使用管理情況進(jìn)行全面檢查，形成檢查報告。不定期抽查：根據(jù)工作需要，對特定部門或信息系統(tǒng)進(jìn)行不定期抽查，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。專項檢查：針對信息采集使用管理中的突出問題或風(fēng)險點，開展專項檢查，提出改進(jìn)措施和建議。八、違規(guī)處理1.違規(guī)行為界定未經(jīng)授權(quán)采集、使用信息。超出授權(quán)范圍使用信息。泄露、篡改、濫用信息。未按照規(guī)定進(jìn)行信息存儲、銷毀。違反信息安全管理規(guī)定，導(dǎo)致信息安全事故。拒絕配合信息采集使用管理監(jiān)督檢查工作。2.處理措施警告：對于首次違規(guī)且情節(jié)較輕的行為，給予警告處分，并責(zé)令限期整改。罰款：根據(jù)違規(guī)情節(jié)和造成的損失，對違規(guī)人員處以一定金額的罰款。解除勞動合同：對于嚴(yán)重違規(guī)行為，如泄露公司機(jī)密信息、給公司造成重大損失等，公司有權(quán)解除與違規(guī)人員的勞動合