信息共享空間管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司信息共享空間的使用，提高信息資源的利用效率，促進員工之間的溝通與協(xié)作，保障公司信息安全，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工以及因工作需要進入公司信息共享空間的外部人員。（三）基本原則1.安全保密原則：確保公司信息在共享空間中的存儲、傳輸和使用安全，防止信息泄露、篡改和丟失。2.規(guī)范有序原則：明確信息共享空間的使用規(guī)則和流程，使員工能夠規(guī)范、有序地使用共享空間。3.高效利用原則：充分發(fā)揮信息共享空間的功能，提高信息資源的利用效率，促進工作協(xié)同。4.共享共建原則：鼓勵員工積極參與信息共享空間的建設，共同維護和豐富共享空間的內(nèi)容。二、信息共享空間概述（一）定義信息共享空間是公司內(nèi)部用于存儲、共享和交流各類信息資源的平臺，包括但不限于文件、資料、數(shù)據(jù)、知識文檔、工作成果等。（二）功能區(qū)域1.文件存儲區(qū)：用于存放公司各類文件和資料，按照部門、項目、類別等進行分類管理。2.共享交流區(qū)：提供員工之間交流溝通的平臺，如論壇、即時通訊群組等，方便員工分享經(jīng)驗、討論問題。3.知識管理區(qū)：集中管理公司的知識文檔，包括工作流程、技術(shù)規(guī)范、行業(yè)報告等，便于員工查閱和學習。4.項目協(xié)作區(qū)：針對特定項目設立的區(qū)域，用于項目團隊成員協(xié)同工作，共享項目相關(guān)信息和文件。（三）訪問方式1.公司內(nèi)部網(wǎng)絡：員工通過公司內(nèi)部網(wǎng)絡登錄信息共享空間，使用相應的賬號和密碼進行訪問。2.移動設備：支持員工通過移動設備（如手機、平板電腦）訪問信息共享空間，但需確保設備已安裝公司指定的移動應用，并按照公司要求進行安全配置。三、使用規(guī)范（一）賬號管理1.賬號申請：新員工入職后，由人力資源部門負責為其開通信息共享空間賬號，賬號初始密碼由系統(tǒng)自動生成并發(fā)送至員工注冊郵箱，員工需在首次登錄時及時修改密碼。2.賬號使用：員工應妥善保管自己的賬號和密碼，不得將賬號轉(zhuǎn)借他人使用。如發(fā)現(xiàn)賬號異常，應及時向信息管理部門報告。3.賬號注銷：員工離職或因其他原因不再需要使用信息共享空間賬號時，所在部門應及時通知信息管理部門進行賬號注銷。（二）文件上傳與下載1.文件上傳：員工應確保上傳至信息共享空間的文件真實、準確、完整，且符合公司相關(guān)規(guī)定和法律法規(guī)要求。上傳文件時，應按照規(guī)定的分類和命名規(guī)則進行操作，以便于查找和管理。2.文件下載：員工在下載文件時，應確保下載目的合法合規(guī)，并對下載文件的使用負責。如需將共享文件用于外部交流或其他用途，應提前獲得相關(guān)部門或人員的授權(quán)。（三）信息發(fā)布與交流1.信息發(fā)布：員工在共享交流區(qū)發(fā)布信息時，應遵守國家法律法規(guī)和公司規(guī)章制度，不得發(fā)布違法、違規(guī)、有害、虛假、敏感等信息。發(fā)布的信息應主題明確、內(nèi)容簡潔、語言規(guī)范，避免使用不文明或攻擊性語言。2.信息交流：員工在參與信息交流時，應尊重他人的意見和觀點，保持理性和客觀，不得進行惡意攻擊、詆毀、謾罵等行為。對于重要信息或涉及公司機密的討論，應采取適當?shù)谋Ｃ艽胧?。（四）知識管理1.知識文檔撰寫：員工在撰寫知識文檔時，應注重內(nèi)容的準確性、實用性和規(guī)范性，確保文檔能夠為其他員工提供有價值的參考。文檔格式應統(tǒng)一規(guī)范，便于閱讀和編輯。2.知識文檔審核：對于重要的知識文檔，應經(jīng)過相關(guān)部門或人員的審核后再發(fā)布至知識管理區(qū)。審核內(nèi)容包括文檔的準確性、完整性、合規(guī)性等。3.知識文檔更新：知識文檔應定期進行更新和維護，確保其內(nèi)容與公司業(yè)務發(fā)展和實際工作需求保持一致。員工發(fā)現(xiàn)知識文檔存在錯誤或過時信息時，應及時進行修改或補充。（五）項目協(xié)作1.項目團隊組建：針對特定項目，由項目負責人負責組建項目協(xié)作區(qū)，并邀請項目團隊成員加入。項目團隊成員應按照項目負責人的要求，及時在協(xié)作區(qū)內(nèi)共享項目相關(guān)信息和文件。2.項目進度跟蹤：項目團隊成員應定期在協(xié)作區(qū)內(nèi)更新項目進度，及時匯報工作進展、遇到的問題及解決方案等。項目負責人應負責對項目進度進行跟蹤和協(xié)調(diào)，確保項目順利推進。3.項目文檔管理：項目協(xié)作區(qū)內(nèi)的文件應按照項目階段和類別進行分類管理，確保項目文檔的完整性和可追溯性。項目結(jié)束后，項目負責人應及時對項目協(xié)作區(qū)內(nèi)的文件進行整理和歸檔。四、安全管理（一）信息安全責任1.公司責任：公司負責建立健全信息共享空間的安全管理制度和技術(shù)措施，保障信息共享空間的安全穩(wěn)定運行。2.員工責任：員工應嚴格遵守公司信息安全規(guī)定，增強信息安全意識，妥善保護個人賬號和密碼，防止信息泄露。在使用信息共享空間過程中，如發(fā)現(xiàn)安全問題或異常情況，應及時向信息管理部門報告。（二）安全防護措施1.網(wǎng)絡安全防護：公司采用防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等網(wǎng)絡安全設備，對信息共享空間進行網(wǎng)絡安全防護，防止外部非法入侵。2.數(shù)據(jù)備份與恢復：定期對信息共享空間中的重要數(shù)據(jù)進行備份，并存儲在安全的位置。制定數(shù)據(jù)恢復計劃，確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞時能夠及時恢復。3.訪問控制：根據(jù)員工的工作職責和權(quán)限，設置不同的信息訪問級別，對信息共享空間中的文件和信息進行訪問控制，確保只有授權(quán)人員能夠訪問相應的資源。4.安全審計：建立信息共享空間安全審計機制，對員工的操作行為進行審計和記錄，以便及時發(fā)現(xiàn)和處理安全違規(guī)行為。（三）數(shù)據(jù)保密1.保密協(xié)議：員工在入職時應與公司簽訂保密協(xié)議，明確對公司信息的保密義務。對于涉及公司機密的信息，應嚴格按照保密規(guī)定進行管理和使用。2.敏感信息處理：對于公司敏感信息（如商業(yè)秘密、客戶信息等），在共享和傳輸過程中應采取加密等安全措施，確保信息不被泄露。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.信息管理部門監(jiān)督：信息管理部門負責對信息共享空間的使用情況進行日常監(jiān)督，定期檢查賬號使用、文件上傳下載、信息發(fā)布交流等情況，及時發(fā)現(xiàn)和糾正違規(guī)行為。2.部門自查：各部門負責人應定期組織本部門員工對信息共享空間的使用情況進行自查，確保本部門員工遵守公司相關(guān)規(guī)定。（二）考核辦法1.考核指標：將員工在信息共享空間的使用情況納入績效考核體系，考核指標包括但不限于信息上傳質(zhì)量、共享交流活躍度、知識文檔貢獻度、項目協(xié)作參與度等。2.考核周期：績效考核周期與公司整體績效考核周期一致，一般為季度或年度。3.考核結(jié)果應用：根據(jù)考核結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的員工給予表彰和獎勵，對違反規(guī)定的員工進行批評教育、警告直至相應的紀律處分，并要求其限期整改。六、附則（一）解釋權(quán)本制度由公司