保險(xiǎn)檔案歸檔管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司保險(xiǎn)檔案的規(guī)范化管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門在保險(xiǎn)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案資料的歸檔管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司保險(xiǎn)檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：歸檔的保險(xiǎn)檔案應(yīng)真實(shí)反映保險(xiǎn)業(yè)務(wù)活動(dòng)的全過程，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、內(nèi)容完整。3.分類科學(xué)原則：按照保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的特點(diǎn)和檔案管理的要求，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類，便于查找和利用。4.安全保密原則：采取有效措施確保保險(xiǎn)檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門公司設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)保險(xiǎn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善保險(xiǎn)檔案歸檔管理制度，并組織實(shí)施。2.按照檔案管理的要求，及時(shí)收集、整理各類保險(xiǎn)檔案資料，確保檔案的齊全、完整。3.對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理工作，建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查找和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的保管工作，確保檔案的安全，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。5.按照規(guī)定的期限對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案提出銷毀意見，經(jīng)批準(zhǔn)后組織銷毀。6.負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)準(zhǔn)確地統(tǒng)計(jì)檔案的數(shù)量、種類、利用情況等信息。7.積極為公司各部門提供檔案利用服務(wù)，根據(jù)工作需要及時(shí)提供檔案資料。8.嚴(yán)格遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.保險(xiǎn)業(yè)務(wù)合同類：包括保險(xiǎn)單、投保單、保險(xiǎn)條款、批單、理賠文件等。2.客戶資料類：客戶基本信息、聯(lián)系方式、投保記錄、理賠記錄等。3.財(cái)務(wù)資料類：保費(fèi)收入、賠款支出、費(fèi)用報(bào)銷等財(cái)務(wù)憑證和報(bào)表。4.業(yè)務(wù)報(bào)表類：業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表、分析報(bào)告等。5.其他相關(guān)資料：如業(yè)務(wù)培訓(xùn)資料、宣傳資料、會(huì)議記錄等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)保險(xiǎn)檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整收集。2.收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得偽造、篡改或遺漏。3.對(duì)于電子檔案資料，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容清晰，并進(jìn)行備份存儲(chǔ)。（三）整理方法1.分類：按照檔案的類別和性質(zhì)，將保險(xiǎn)檔案分為業(yè)務(wù)合同類、客戶資料類、財(cái)務(wù)資料類、業(yè)務(wù)報(bào)表類和其他相關(guān)資料類等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、來源等信息，以便快速檢索檔案。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。5.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、編號(hào)、年度等信息。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，用于存放保險(xiǎn)檔案。檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放于檔案架或檔案柜中，排列整齊，便于查找。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)于專用的存儲(chǔ)設(shè)備中，并進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)地點(diǎn)應(yīng)與主存儲(chǔ)地點(diǎn)分開。3.對(duì)于重要的檔案資料，應(yīng)采取特殊的保管措施，如加密存儲(chǔ)、異地備份等。（三）保管期限保險(xiǎn)檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況確定，一般分為短期、中期和長(zhǎng)期。具體保管期限如下：1.短期檔案：保管期限為15年，如業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表、一般的業(yè)務(wù)文件等。2.中期檔案：保管期限為510年，如客戶資料、一般的保險(xiǎn)業(yè)務(wù)合同等。3.長(zhǎng)期檔案：保管期限為10年以上，如重要的保險(xiǎn)業(yè)務(wù)合同、財(cái)務(wù)憑證等。（四）檔案檢查檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、保管狀況等。發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并做好記錄。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和專業(yè)人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面鑒定，確定檔案是否仍具有保存價(jià)值。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，由檔案管理部門編制檔案銷毀清冊(cè)，注明檔案名稱、編號(hào)、日期、數(shù)量等信息。2.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)檔案鑒定小組審核簽字后，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.批準(zhǔn)后的檔案銷毀清冊(cè)由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀，銷毀過程應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。4.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字，并將檔案銷毀清冊(cè)存檔。六、檔案的利用（一）利用范圍公司各部門因工作需要，可查閱、借閱保險(xiǎn)檔案。查閱、借閱檔案應(yīng)遵守本制度的規(guī)定。（二）利用手續(xù)1.查閱檔案：查閱人員應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、檔案名稱、編號(hào)等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)表提供檔案，并做好查閱記錄。2.借閱檔案：借閱人員應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、檔案名稱、編號(hào)、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)在借閱期限屆滿時(shí)及時(shí)收回檔案，并檢查檔案的完整性。（三）利用限制1.涉及公司機(jī)密的檔案，未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得查閱、借閱和復(fù)制。2.查閱、借閱檔案時(shí)，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換或損壞檔案內(nèi)容。3.未經(jīng)檔案管理部門同意，不得將檔案轉(zhuǎn)借他人或帶出公司。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司保險(xiǎn)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理的效率和水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、錄入等數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.系統(tǒng)功能模塊：檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等功能模塊，方便檔案的管理和利用。3.數(shù)據(jù)安全管理：采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)、訪問控制等措施，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步更新，保證檔案信息的一致性和完整性。3.定期對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)于安全可靠的